我院是惠州地區(qū)唯一一所綜合性三級甲等醫(yī)院,是中山大學(xué)、廣東醫(yī)學(xué)院的教學(xué)醫(yī)院,承擔(dān)著惠州地區(qū)的醫(yī)療、教學(xué)、科研和醫(yī)師培訓(xùn)任務(wù)。目前在職員工1889人,其中各類醫(yī)技藥專業(yè)技術(shù)人員1699人,占職工總數(shù)90%。因此,衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案(以下簡稱“個人業(yè)務(wù)檔案”)管理成為我院人事檔案的重要組成部分,為醫(yī)院有效合理使用人才提供決策依據(jù),促進(jìn)優(yōu)化人力資源管理。下面,筆者結(jié)合我院工作實(shí)際,談?wù)勍ㄟ^加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理促進(jìn)人力資源管理的一些新思路。

1 個人業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

個人業(yè)務(wù)檔案是國家機(jī)構(gòu)和社會組織管理活動中,直接產(chǎn)生的反映個人經(jīng)歷、政治思想、職業(yè)道德、工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)實(shí)績等為內(nèi)容的文件材料;是以個人為立卷單位,按照一定的原則和方法加工整理而成的個人業(yè)務(wù)檔案材料[1]。個人業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容主要包括基本材料(基本情況、學(xué)位、學(xué)歷證明、資格證書等)、任職材料(職稱晉升中形成的文件材料以及聘任證書等)、成果材料(專業(yè)工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研項(xiàng)目等)、考核材料(年度考核、獎懲情況、考核小組審核意見等)和其他材料(參加的學(xué)術(shù)團(tuán)體、社會兼職和榮譽(yù)證書等)。個人業(yè)務(wù)檔案作為重要的人事檔案之一,主要以下幾個特點(diǎn)。

1.1 專業(yè)性

個人業(yè)務(wù)檔案是專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)療活動中形成的文件材料收集而成的。從內(nèi)容和形式上具有明顯的專業(yè)技術(shù)性,集中反應(yīng)了醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、工作業(yè)績、職稱、科研等活動情況。

1.2 獨(dú)立性

個人業(yè)務(wù)檔案是每個專業(yè)技術(shù)人員入職后從初級職稱到高級職稱的晉升、每次業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)論文發(fā)表、科學(xué)研究等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中,個人專業(yè)技術(shù)水平不斷提高變化的過程的真實(shí)反應(yīng),是人事檔案中的一個獨(dú)立的整體。所以,個人業(yè)務(wù)檔案是以個人為單位,沿其業(yè)務(wù)成長的發(fā)展獨(dú)立管理。

1.3 動態(tài)性

個人業(yè)務(wù)檔案是不斷充實(shí)和變化的,是隨著個人在技術(shù)生涯中每一階段成長而“成長”的。在專業(yè)技術(shù)人員的晉升、進(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、科研論文和專著發(fā)表、業(yè)務(wù)交流、教學(xué)和培養(yǎng)人才等,以及在工作能力和業(yè)務(wù)水平逐步提高的每個過程中所不斷產(chǎn)生的新業(yè)務(wù)材料,使個人業(yè)務(wù)檔案在不斷補(bǔ)充中逐步完善。

2 個人業(yè)務(wù)檔案的作用

醫(yī)療是一種特殊服務(wù)行業(yè),醫(yī)療服務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)水平直接關(guān)系到為患者服務(wù)的效果,甚至影響到醫(yī)院的生存和發(fā)展。因此,管理好衛(wèi)生技術(shù)人員個人業(yè)務(wù)檔案對于優(yōu)化人力資源管理有著舉足輕重的作用,主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 有利于優(yōu)化人力資源管理,合理調(diào)配人才資源

建立個人業(yè)務(wù)檔案,是醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)水平、工作成果和辛勤工作的承認(rèn)和體現(xiàn),也是其在職場生涯中成長歷程的最完整、最真實(shí)的證明材料。因此,一方面醫(yī)院管理層可以從業(yè)務(wù)檔案內(nèi)相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)和分析,準(zhǔn)確了解和掌握醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷構(gòu)成、工作能力、業(yè)務(wù)水平等情況,有利于醫(yī)院制定有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修計(jì)劃;另一方面,通過業(yè)務(wù)檔案所紀(jì)錄的真實(shí)內(nèi)容和職業(yè)成長經(jīng)歷,醫(yī)院能夠較為完整、準(zhǔn)確地掌握每個技術(shù)人員的知識水平、技術(shù)成就、經(jīng)驗(yàn)積累等情況,分析每個醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì),為建立合理的人才構(gòu)架提供有力的基礎(chǔ)參考依據(jù),從而促進(jìn)人力資源管理的優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)有效調(diào)配和最大限度地利用醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人才資源。

2.2 有利于職稱評聘資質(zhì)甄別,確保人才管理的公正性

職稱評定和聘用是醫(yī)院人力資源管理的一項(xiàng)重要工作之一,直接影響專業(yè)技術(shù)人員的切身利益和工作熱情。尤其目前在貫徹實(shí)施國家評、聘分開的人事制度改革之際,業(yè)務(wù)檔案所收集記載的關(guān)于個人職稱評、聘的一系列真實(shí)材料,更是成為甄別其相關(guān)技術(shù)資質(zhì)的有力證明,避免了職稱評審和聘任工作時因資料不全或虛假材料等情況導(dǎo)致錯審、誤聘情況的發(fā)生,更是確保了專業(yè)技術(shù)職務(wù)評、聘工作的公平、公開、公正。

2.3 有利于促進(jìn)交流學(xué)習(xí),提高專業(yè)技術(shù)水平

我院每年及時把新產(chǎn)生的專業(yè)技術(shù)人員論文、論著、科研成果、專業(yè)成就、獎勵等資料存人業(yè)務(wù)檔案,同時對相關(guān)業(yè)績進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總并加以獎勵。醫(yī)院對學(xué)術(shù)有進(jìn)步、科研有創(chuàng)新、技術(shù)有精進(jìn)的專業(yè)技術(shù)人員及其論文、科研、新技術(shù)項(xiàng)目等相關(guān)業(yè)績材料,匯篇成冊進(jìn)行交流學(xué)習(xí),在院內(nèi)營造了“互看、互學(xué)、互助、互補(bǔ)、互促”的學(xué)術(shù)氛圍,增強(qiáng)了醫(yī)院發(fā)展后勁,也大大提高了專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)水平,形成學(xué)術(shù)上良性競爭循環(huán)的發(fā)展局面。

3 個人業(yè)務(wù)檔案的管理

我院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人業(yè)務(wù)檔案的建立,在人力資源管理上發(fā)揮了重要的作用。但從管理實(shí)際情況來看,依然存在一定的困難,如業(yè)務(wù)檔案意識不強(qiáng)、管理環(huán)境和條件相對落后、管理工作繁重、信息化程度不高、檔案資料更新不及時等。為了更好的加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的管理工作,使其更好的發(fā)揮作用,筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾項(xiàng)工作入手。

3.1 喚起風(fēng)險(xiǎn)意識,強(qiáng)化管理理念

風(fēng)險(xiǎn)存在于業(yè)務(wù)檔案管理的方方面面,一旦發(fā)生不良后果,危害難以估量。然而很多管理人員把收集、處理、制作、保存和利用人事檔案看作是一件極為平常的事,相比之下更為關(guān)注的是文件的現(xiàn)行效用和運(yùn)行效率,很少有人瞻前顧后,有意識地從全局、全程角度防范風(fēng)險(xiǎn),往往在遭遇不良后果如業(yè)務(wù)檔案不全、失真而無法作為憑證情況時,才領(lǐng)教了業(yè)務(wù)檔案管理面臨的種種難題和麻煩[2]。因此,增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)意識,樹立風(fēng)險(xiǎn)意識并培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)檔案管理作風(fēng)是規(guī)范檔案管理的第一步。

3.2 規(guī)范管理制度,實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理

首先要規(guī)范完善個人業(yè)務(wù)檔案管理制度,用標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理工作。如明確業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍和內(nèi)容、規(guī)范對形成個人業(yè)務(wù)檔案相關(guān)科室的職責(zé)要求、在檔案鑒別上遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則等。同時還要完善運(yùn)行各個部門、過程、環(huán)節(jié)之間的溝通,要求在各個工作環(huán)節(jié)形成的材料,要及時收集、登記并匯總后交由人力資源部專門檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。其次建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系,把風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的重點(diǎn)放在防范上。如果管理者不知其缺、不知其漏、不知后果、不知癥結(jié),就會埋藏隱患[2]。因此,建立日后事故的預(yù)案,防患于未然更顯重要。

3.3 完善規(guī)定內(nèi)容,增強(qiáng)檔案效力

要創(chuàng)新性地完善業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容,保證檔案材料的數(shù)量和質(zhì)量。如建立人才誠信檔案信息,作為業(yè)務(wù)檔案的補(bǔ)充,動態(tài)記錄專業(yè)技術(shù)人員各方面情況,增加提供學(xué)歷、學(xué)位、職稱、教育培訓(xùn)、科研成果、工作業(yè)績和經(jīng)歷等相關(guān)的誠信報(bào)告和證明[3],增強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容全面性、真實(shí)性和效力。

3.4 構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò),提高管理效率

把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到業(yè)務(wù)檔案管理中,能節(jié)省人力和時間成本,提高工作效率和管理水平,方便儲存、檢索、開發(fā)、利用,有效促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性、合理性。尤其在建立業(yè)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫后,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一次錄入即可反復(fù)查找利用,同時生成各類型報(bào)表,還可根據(jù)需要對檔案資料進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析,方便快捷,大大提高利用業(yè)務(wù)檔案信息的效率和質(zhì)量,為我院人員進(jìn)行宏觀調(diào)控發(fā)揮積極作用,其他的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中受益[4],促進(jìn)實(shí)現(xiàn)行政管理一體化。總而言之,只有用發(fā)展的眼光創(chuàng)造性地工作,才能使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保持實(shí)效性,更好地為人力資源管理服務(wù)。