在高校檔案管理質量不斷提高的今天，人們不斷引進各種新的理論去提高檔案管理的管理質量。因為，激勵理論是管理心理學中的一個核心問題，同時也是一種管理理論,在實際管理工作中得到人們的大力推廣與使用。激勵理論主要是根據個體的具體實際情況,采用與之相適應的各種管理手段,從而達到激發個體并使個體在某種激勵下始終保持奮進、積極的工作狀態的目的,最終使個體的潛能得到最大限度地發揮。調查顯示，我國高校檔案工作一直以來往往都是偏重于對檔案實體管理,切忽視對檔案工作人員的激勵,從而不同程度地影響到了我國高校檔案工作的進展。因此，為了是我國高校檔案管理工作能夠跟上社會發展的步伐，滿足高校發展的需求，必須不斷引進激勵模式的管理理念,并建立有效的管理機制，從而為提高我國高校檔案管理工作的效率提供可靠保障。
一、激勵理論在高校檔案管理中應用的必要性
1.提高檔案管理人員工作效率的需要
近幾十年來,雖然我國高校檔案管理工作已經逐步地建立了科學管理制度并取得了一定的效果,但也顯露出了許多問題。隨著我國經濟的發展和人們生活水平的提高,傳統的、低效的激勵機制已經不能適應當今檔案管理工作的發展。因此，檔案管理人員必須深入調查高校檔案管理工作的問題，并結合高校的實際情況，學習與借鑒先進管理理論,并運用先進管理手段的知識與方法,從而使檔案工作人員正當的心理需要得到必要的滿足,從而使高校檔案管理人員工作積極性和主動性難以持續調動，進而提高檔案工作的效率。
2.提高檔案管理人員素質的需要
目前，我國社會結構正處于大發展大變革的優化轉型期,不同程度地給人們的心理帶來一定的沖擊。因此，高校加快研究激勵理論,通過對高校檔案工作者的心理規律的研究,切實地提高其心理管理素質,為高校檔案管理工作的有效進行提供可靠保障。這就要求高校檔案管理者必須加強激勵理論的應用,充分地調動檔案工作人員的積極性,并提高檔案工作人員素質以提高工作效率，進而最終實現高校檔案工作管理的制度規范化、科學化。
3.提高檔案管理人員主動服務意識的需要
研究表明，目前我國許多高校的檔案管理人員普遍存在工作思想自我封閉,缺乏主動參與意識的現象,從而不能及時地發現問題解決問題,沒有充分發揮高校檔案管理工作應有的價值。因此，在高校檔案管理中運用激勵理論,能夠有效地將他們的精力有效地調整到工作上來,服務學校發展大局，改變傳統的被動服務局面,切實地提高高校檔案管理人員主動服務意識，使之能夠正確地把握學校的中心工作,積極深入校內各部門,主動去收集各類檔案信息,了解高校檔案管理與利用的需求，進而為高校各部門提供相應的服務。
二、激勵理論在高校檔案管理中應用的策略分析
1.情感關懷激勵
一直以來，情感關懷激勵在各行各業的管理工作中扮演著重要的角色，對于在高校檔案管理工作中的應用也不例外。所謂情感關懷激勵，指的是上級對下屬的積極情感和關懷態，主要涉及到領導者對下級工作人員的關懷、尊重等，使之能夠更好地滿足他們的精神需要。同時，在探討高校檔案的管理和重大問題的決策時，還應該讓工作人員參與進來,積極征求他們的意見,充分尊重他們的感受，提高檔案管理工作的效率。此外，領導還應該深入了解工作人員,從生活和感情上給予他們足夠的關懷,幫助他們解決生活上的實際困難,并激發他們愛崗敬業、熱愛集體、熱愛檔案事業,使他們全心全意地投入到高校檔案管理工作中并愿意為學校檔案工作做出更大的貢獻。
2.獎懲激勵
在高校檔案管理中，采取獎懲激勵的主要目的就是根據高校檔案管理工作的特點并結合檔案管理工作人員的心理需求，制定出科學、合理的規章制度,以便對檔案工作者的所作所為給予相應的肯定、鼓勵或批評等,從而有效地調動檔案工作者的積極性的管理方法。因此，在高校檔案管理中必須引進恰當的獎勵措施,以調動高校檔案管理工作人員工作的積極性與主動性，但是獎勵激勵必須要適度原則并注意時效性，同時增加獎懲的透明度，切實地使高校檔案管理工作要獎懲要公平、公開、公正，進而提高高校檔案管理工作的質量。
3.思想政治工作激勵
在高校檔案管理過程中，高校相關部門只有在不斷地改進其服務方式,引進新的管理理念,提高服務質量,才能最終實現高校檔案管理的社會效益和經濟效益,并使我國高校檔案的職能得以最大限度的發揮。因此,這就需要高校切實地做好檔案工作人員的思想工作,提高其思想意識，這才能更好地與高校檔案工作人員是檔案服務工作中最活躍的因素相符合,也就是說高校檔案管理的服務質量必須要以工作人員的思想為依托。這就需求高校不斷引進新的思想激勵理論,采取各種措施轉變一些人自私落后的意識,使之能夠將自己的人生理念與檔案管理工作有機結合起來，并全心全意地投入到檔案管理工作中。同時，如果思想政治工作激勵方法運用得當,將能夠更加有效地發揮檔案工作人員的作用,最大限度地提高服務質量。
三、結語
綜上所述，隨著我國經濟地不斷發展，高校檔案管理工作的質量越來越受到人們的重視，這就需求高校在檔案管理中不斷引進新的激勵理論，充分調動檔案管理人員的工作熱情和積極性,并提高他們的工作效率和主動服務意識,以便更好地適應我國高校的發展要求,并為高校的檔案管理工作開創新局面。
