企業檔案管理7

企業應加強科技檔案管理

攀煤集團公司供應處 廖紅

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，并制定本企業文件材料歸檔范圍和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。隨著市場經濟體制的不斷完善，國有企業改革的不斷深化和推進，檔案工作也要緊隨企業的發展而發展，并且不斷更好的完善企業檔案的管理工作。

一、企業科技檔案管理的重要性

企業科技檔案主要是指企業擁有的科學技術研究、產品、基本建設、設備儀器等檔案資料，這些檔案中含有技術設計文件材料、產品專利權、商標權、著作權、房地產權等，是具有保存和參考價值的科學技術資料，這些資料對企業的發展起著重要的作用。

1、科技檔案是企業科技活動真實歷史記錄

科技檔案是反映企業的科研、生產活動的全過程，是企業生產發展變化的歷史記錄，它真實地記載了科技工作者的思想、方法和經驗，是廣大科技人員的勞動結晶。它能為企業的科研人員在進行科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、經驗總結、推廣應用等方面提供信息和依據。

2、科技檔案是維護企業合法權益的重要證據

科技檔案能有效地維護企業的技術利益和合法權益，能處理好企業與個人之間在技術產權上的關系，妥善地保護企業的知識產權不被侵犯。科技檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的全過程，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。

3、科技檔案是企業寶貴的無形資產，蘊藏著巨大財富

它在企業產品換型、設備維護修理、廠房改擴建中為工程技術人員提供所需檔案資料，有效地提高工作效率，增加收益，節約資金。并且，它能促進企業的生產發展，提高企業的知識創新能力、新產品開發能力和企業核心競爭能力。

4、科技檔案收集與整理是檔案管理的重要環節

檔案法中規定的檔案管理的幾個環節中，檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等，首先強調對文件材料收集，使這處于組織的集中統一控制之下，才能進行其它環節的管理。由此可見，強調對產生的文件材料進行收集、集中統一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為企業發展，為社會和諧，為科學發展提供服務。

二、企業科技檔案收集與管理工作存在的主要問題

1、重憑證文件收集，輕技術文件歸檔

檔案的價值包括憑證作用和利用價值。傳統的檔案管理與檔案工作似乎更注重憑證作用，科技檔案講究真憑實據。技術參考利用價值是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理要求中都毫無例外地要求歸檔原件，如果有人歸檔的文件材料為復印件，在檢查、審核中被發現，就是工作的失誤，導致人們為符合歸檔要求，歸檔材料非原件不要。這似乎滿足了歸檔要求，但卻使一些重要的非原件的技術文件不能歸檔，影響了檔案材料的內在質量，使檔案資源的參與利用價值大打折扣。

2、重管理文件收集，輕檔案資源處理

科技檔案作為一種信息資源，具有獨特的應用價值，但必須通過應用開發才能實現。檔案信息的完整、系統、準確是檔案資源開發利用的基礎。完整，要求歸檔文件材料要齊全、要成套。系統，要求所收集的反映科研活動過程的文件材料輸入、輸出因果清晰、層次分明、項目系統構成完整，整理有序。準確，要求文件材料必須客觀反映科研活動的真實過程，保證項目的依據充分，方法正確、試驗科學、結論正確。

3、檔案分類不完善影響了檔案資源數據庫構架

科技檔案資源的利用程度與作用發揮，取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎。在以往的檢索利用中，經常發生知道技術文件資料在檔案館里，但不知道放在什么位置，或者要找某一份內容非常具體的技術文件或資料，又不知道歸于哪一類，也不知道哪一個型號或項目，導致無法索取到需要的文件資料。這都是由于檔案管理中分類不合理導致擺放混亂造成的。分類看似簡單實際卻很復雜，其復雜性主要體現在分類在很大程度上影響檔案業務管理和資源利用。

4、編目不完善影響檢索利用

科技檔案資源的利用率、檢索效率高低主要取決于對檔案文件所進行的編目是否完善。如無法找到需要文件資料的現象，與檔案文件的編目是有關的。檢索是檔案資源利用的基礎，而檔案編目是檢索利用的基礎，通過編目，建立多種查找檢索文件資料的途徑，編目著錄項的多少，標引深度都是影響檔案資源檢索查全率和查準率的主要因素，檔案編目是檔案資源能否得到充分利用的重要前提。目前，信息資源檢查多采用主題詞檢索，檔案資源檢索也是如此。而一些檔案文件編目中缺少了主題詞標引，這都是檔案資源檢索利用的明顯缺陷。

三、加強企業科技檔案管理的對策

1、轉變觀念，解決好思想認識問題

堅持以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化，走出一條科技管理高，經濟效益好，資源消耗低，環境污染少，人力資源優勢得到充分發揮的新路子，為我國工業發展指明了方向，企業科技管理工作迎來了新的機遇。加強科技檔案的開發和運用，有利于提高企業核心競爭力，有利于企業以最小的資源消耗去換取較大的經濟效益，有利于企業開發新產品，新工藝，提高新產品在市場上的競爭能力。同時，強化科技檔案的開發和運用。也是一種潛在的經濟效益。

2、嚴格執行檔案管理規程

做好科技檔案收集、整理、保管工作 。各企業單位應建立，健全科技文件的形成、積累、歸檔制度，做到每一項科研、生產、基建等活動都有完整、準確、系統的科技文件材料歸檔保存，各單位在對每一項科研成果、產品試驗、基建工程或其他技術項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案管理部門參加，并對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統的科技文件材料的項目，不得驗收。上述規定明確了科技檔案人員的職責，職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。

3、加強學習培訓，提高檔案管理人員的素質

知識經濟，信息時代為檔案管理工作提供了發展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。檔案管理隊伍素質的高低決定著檔案事業發展的成效，加強檔案工作者的繼續教育，有計劃、有重點、抓好學習、培訓、提高檔案人員的素質，是檔案工作現代化的前提，也是實施以人為本，科教興檔的關鍵，是推動企業檔案現代化管理的動力和源泉。

總之，檔案管理是一門很深的學問，加強檔案管理應用理論的研究，是做好檔案管理工作的基礎，理論與實踐的結合，是理性認識到實踐的升華。