1）各部門在運用檔案信息管理類軟件的過程中所采用的技術(shù)水平不同

導(dǎo)致各部門間管理水平存在不同程度的差異，造成不少管理效率較低的檔案資源需要重新進行錄入，嚴重降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，企事業(yè)單位內(nèi)部在運用檔案管理軟時，還存在某些質(zhì)量方面的問題，嚴重阻礙了檔案管理信息平臺的有效應(yīng)用。當(dāng)前，不少企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理制度存在不合時宜的情況，主要體現(xiàn)在檔案管理方式不靈活，管理效率較企事業(yè)單位檔案機構(gòu)的調(diào)整稍有滯后，導(dǎo)致檔案管理無法很好地滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求。

2）檔案管理軟件及設(shè)備難以滿足現(xiàn)代化需求

而且軟件管理系統(tǒng)智能化、數(shù)字化水平較低，此外，由于缺乏足夠的靈活性，難以很好地適應(yīng)機構(gòu)調(diào)整對于檔案管理工作提出的要求，用戶查詢檔案信息的效率較低企業(yè)配置的軟件應(yīng)用水平較差，實際管理過程中極易導(dǎo)致重要的檔案信息數(shù)據(jù)丟失。

3）管理軟件現(xiàn)代化程度不高

導(dǎo)致檔案查詢及使用軟件過程中出現(xiàn)難以查詢，或查詢信息錯誤等狀況。由此可見，亟需進一步深化檔案管理信息平臺的應(yīng)用，加快構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息平臺，以解決這些問題。

4）進一步明確應(yīng)用需求及目標(biāo)

就目前檔案管理信息平臺應(yīng)用中存在的各種問題，相關(guān)專業(yè)人員全面考慮了企事業(yè)單位目前檔案管理信息化建設(shè)水平，認為應(yīng)加快構(gòu)建內(nèi)部B/S多層應(yīng)用體系，利用SOA、J2EE等現(xiàn)代化技術(shù)，進一步深化檔案管理軟件的全面應(yīng)用，解決當(dāng)前檔案管理中存在的諸多問題，進一步提升檔案管理信息化水平及管理效率。除此以外，應(yīng)進一步明確應(yīng)用目標(biāo)，推動企事業(yè)單位的檔案信息逐步朝著橫向集成、縱向貫通、全面分享方向發(fā)展。具體而言，應(yīng)積極開發(fā)檔案管理信息平臺的各項功能，全面實現(xiàn)信息化傳輸、網(wǎng)絡(luò)化利用、自動化管理等目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理功能。此外，還應(yīng)進一步開發(fā)多種諸如全宗、門類定制等的定制功能，使檔案管理信息平臺能夠隨著業(yè)務(wù)變化而自行進行定制，減少由于業(yè)務(wù)變動所引發(fā)的二次開發(fā)的時間與費用，以便使用。要求檔案管理信息平臺應(yīng)包括如下應(yīng)用模塊：企業(yè)知識、部門知識、個人知識、應(yīng)知應(yīng)會以及你問我答等，其中，數(shù)字檔案主要在企業(yè)知識這一模塊中，針對不同檔案的屬性可將其分為如下幾類：文書、生產(chǎn)、科研、合同、基建、設(shè)備、聲像、實物、招標(biāo)等檔案。其中，檔案檢索條件主要包括文號、題名、機構(gòu)、主題、分類號、負責(zé)人、起止日期、文件主要類型、關(guān)聯(lián)詞等等。對于檔案管理信息平臺而言，其主要將保障檔案資源的真實性、完整性、可用性及可靠性等方面作為主要目標(biāo)，明確該平臺的十大基本功能，即明確所需收集的檔案，確定檔案信息存儲日期，并完成檔案的收集、登記、分類、保管、儲存、跟蹤、開發(fā)利用、計劃實施，并完成檔案管理整個過程的全面記錄。用戶可以以學(xué)術(shù)研究、工作考查情況、經(jīng)濟建設(shè)、政策落實等目標(biāo)為依據(jù)，對檔案進行檢索。通常而言，檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺，在進行檢索的過程中能夠智能理解信息，并對檔案資源的內(nèi)容展開各種分析，以及文本挖掘、提煉內(nèi)容等文本智能化處理，從各種無序、龐大的數(shù)據(jù)中找出數(shù)據(jù)相互間的規(guī)律以及關(guān)聯(lián)性，從而實現(xiàn)了檔案信息資源應(yīng)用價值地進一步提升。除此以外，檔案管理信息平臺還具有某些特殊化的應(yīng)用，如檔案分類并非全部應(yīng)用業(yè)務(wù)職能分類法，有些根據(jù)業(yè)務(wù)活動進行類別劃分，同時，綜合應(yīng)用了機構(gòu)的級別、性質(zhì)，文件格式、所屬區(qū)域等分類標(biāo)準(zhǔn)。

作者：王萍 單位：南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校