目前，在我院檔案中心的館藏中占主要地位的仍是以紙張為載體的檔案，為了適應(yīng)信息化要求，提高檔案的利用效率，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化已是檔案中心迫在眉睫的一項(xiàng)工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以?xún)?yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，還可以節(jié)約存儲(chǔ)空間，保護(hù)檔案原件。
　　
　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性。
　　
　　高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
　　（一）歷史檔案的搶救問(wèn)題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時(shí)間較長(zhǎng)、加上保管不當(dāng)?shù)脑颍呀?jīng)處于非常“危險(xiǎn)”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時(shí)加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。
　　（二）檔案移交后利用難的問(wèn)題：通常各部門(mén)檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當(dāng)需要查詢(xún)用時(shí)，必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱，查詢(xún)過(guò)程比較繁瑣。
　　（三）檔案管理利用難的問(wèn)題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢(xún)工作被動(dòng)性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價(jià)值的挖掘。
　　（四）傳統(tǒng)檔案利用局限的問(wèn)題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會(huì)存在損壞原始檔案可能性。
　　（五）傳統(tǒng)檔案的安全問(wèn)題：每份檔案都是有價(jià)值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無(wú)法挽回的損失。
　　針對(duì)上述問(wèn)題，我認(rèn)為有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化制作。
　　
　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。
　　
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
　　
　　三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。
　　
　　（一）提高經(jīng)濟(jì)效益
　　隨著我院每年工程項(xiàng)目的增加，館藏量越來(lái)越大。為了保證及時(shí)整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費(fèi)用來(lái)解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間；其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時(shí)間。使用起來(lái)極為方便迅速，既方便了設(shè)計(jì)人員，又避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
　　（二）提高辦公效率
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實(shí)現(xiàn)檢索、查詢(xún)。但是一些歷史檔案，由于年代久遠(yuǎn)，檢索起來(lái)，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫(kù)房逐件翻查；有時(shí)候?yàn)榱苏乙环輾v史資料，要花上半天的時(shí)間，浪費(fèi)設(shè)計(jì)人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會(huì)出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，所有的查詢(xún)工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢(xún)時(shí)間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
　　（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
　　將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。以紙質(zhì)透明底圖為例，底圖歸檔后，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)曬的情況，而我院以卷放的形式保管底圖，在調(diào)圖的過(guò)程中，往往會(huì)人為地對(duì)底圖造成不同程度的損害（將圖紙從卷內(nèi)抽出――曬圖――再將圖紙放入卷內(nèi)，這一系列的過(guò)程，都是通過(guò)人工完成）。時(shí)間一長(zhǎng)，這樣的反復(fù)操作，就會(huì)導(dǎo)致圖紙破損，不利于保護(hù)檔案原件。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后，這一系列的流程可以減免，在電腦上查找到電子圖，再打印出來(lái)便可使用。
　　為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化將大大提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，通過(guò)逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。