1、PDCA循環原理
PDCA循環是美國管理學專家戴明提出的著名理論，P(Plan計劃):根據任務的目標和要求，制定科學的計劃;D(Do執行):進行具體運作，實施計劃;C(Check檢查):對管理的結果進行系統的總結和評價:A(Action行動):在結果評估時總會出現各種問題，必須采取有關的措施進行改進。在每一次的循環過程中舊的內容都會被新的所替代，逐漸一些問題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實質上來說，每一次的循環，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進中優化、升級，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環并不是原地周而復始的運轉，而是螺旋式上升的運轉，然后一環扣一環，互相制約，互為補充，因此PDCA循環又稱為質量環。
2、醫院文書檔案管理的內涵
醫院文書檔案是由醫院在日常行政往來、管理工作中形成的公文轉變而來，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫院重大事件、重要活動的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對醫院的進一步發展具有十分重要的價值。就醫院本身來說檔案管理構成了其存在的基礎，也是醫院辦公室的基礎文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過程。隨著醫院的發展，文書檔案管理在醫院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現了整個醫院的基礎管理水平。
3、醫院文書檔案管理中實踐PDCA循環理論
P———計劃階段:1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫院的實際運行和管理的有關情況，對于這些文件需要進行妥善的保管。最首要的任務就是建立起一套規章制度，從規章制度上入手，逐漸完善相應的體系建設工作，促使文書檔案管理工作向著正規化、人性化的方向逐步發展。2、對于醫院文書檔案管理過程中來說，涉及的最基礎的環節的工作就是對各種文案進行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎。在實際管理過程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進管理效率的提升，也保障了管理的質量。(1)設定歸檔方針。在文書檔案的管理過程中需要確立一個合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準點。實踐中各個科室的檔案是不同的，必須形成科學合理的歸檔方針。在平時還要加強不同科室間的交流，從而不斷對歸檔范圍進行修繕。(2)文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據前面的方針進行文書檔案的收集工作，在收集的過程中管理的人員一定要本著認真、負責的態度進行。在收集的過程中一定要將各個科室的資料進行嚴格的分類統計，還要保證資料不能有缺失。(3)合理確定分類。之所以進行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質量。因此，在進行檔案的分類過程中一定要依據各個科室的實際情況進行。由于部分科室之間的文書檔案會存在交集，對于這類文書檔案要合理地進行區分，避免出現混淆現象，從而影響到以后的文書檔案的使用。3、除了完善規章制度，規范業務流程，還要逐步制定檔案人員的培訓計劃和培養方案，提高檔案管理的專業技能，使檔案人員的業務水平不斷更新，以便跟上檔案發展的步伐。
4、最后再確定引進專業設備計劃，完善現有辦公自動化程序，升級檔案管理系統，逐步提高硬件基礎設施
D———實施階段:1、醫院根據《國家檔案局8號令》、《江蘇省歸檔文件整理規則》、《江蘇省檔案管理條例》等文件精神，為了保證文書檔案具有一定的安全性，文書檔案管理部門對現有的規范性文件進行了整理和篩選，逐步制定出了有關的文件，比如說《檔案室管理制度》、《文書檔案整理制度》、《保密制度》、《檔案借閱制度》，禁止醫院的文書檔案內部局域網與外網連接，確保文書檔案管理系統的可控性、可靠性和安全性，用嚴密、規范、科學的制度來確保文書檔案系統的可靠運行。明確相應的崗位職責，并將這些制度納入醫院《制度匯編》，為程序化操作提供了制度保障和依據。2、文書檔案業務流程是基礎工作，強化檔案工作流程的規范性、可及性，包括以下三個方面:(1)規范檔案整理。在實踐過程中，文書檔案管理部門的人員應該根據文書檔案的有關年限最好本年度的文書整理工作，在整理的過程中要保證文書檔案的完整性，不能出現缺失、遺漏。在整理的過程中也要按照文書檔案的內在價值進行合理的分類。(2)檔案及時歸檔。要定期對文書資料歸檔，嚴防丟失。及時整理填充文書檔案，做到文書檔案分類準確、材料齊全、外觀整齊。(3)檔案銷毀的嚴密性。文書檔案具有一定的價值，對于這類文書檔案超過一定的保存期限后應該進行及時的銷毀處理，在實際處理的過程中。管理部門的人員應該對需要銷毀的文書檔案進行統計，列出清單，交由有關部門進行審批，應當派員進行銷毀過程的規范性的監督，銷毀后在文書檔案目錄上刪除。3、后期的學習也是文書檔案工作質量不斷提高的重要保障。在管理的過程中首先要確立文書檔案的管理理念，培養具有管理意識的管理人員;過去很多的文書檔案管理人員認為文書檔案管理可有可無，導致文書檔案出現了很多的問題。因此，要逐漸促使管理人員提搞文書檔案管理的重要性認識。對文書檔案管理人員的專業知識的培訓也十分重要，在平時過程中，應該多派一些管理人員取先進的單位學習和進修。通過進修不但提升自己的能力，還發現本單位文書檔案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是實現文書檔案管理的前提。文書檔案的過程中離不開相關的設備，在設備方面一定要和時代相適應，能夠滿足日常的文書檔案管理工作的需要。辦公自動化系統是目前文書檔案管理中常用的計算機軟件，沒有引進的醫院應該加快引進的步伐，用自動化來提升文書檔案管理的水平，從而將文書管理工作落到實處。C———檢查階段:在實踐過程中為了避免出現規章和操作相違背的現象，應該進行有效的監督和管理，避免不良現象的出現。本文建議在文書檔案管理的過程中可以建立一支專門的文書檔案管理隊伍，這支隊伍可以由醫院各科室負責人員和文書檔案管理部門的人員按照一定的比例組成。在制定一系列文書檔案監督管理措施與方案的基礎上，積極開展抽查、摸查。對整個文書檔案管理的過程實施監督。A———總結和反饋:總結和反饋工作是十分重要的，是整個工作是否成功的體現。在文書檔案管理的過程中，需要經常組織專門的總結會議。針對在檢查中出現的問題，進行探討。找出出現這些問題的主要原因，研究如何解決這些問題。從而促使文書檔案管理能夠逐漸向著規范化邁進。同時，要將沒有解決的問題輸入下一階段研究。在文書檔案管理的過程中，只有遵循PDCA的基本原則，才能促使管理質量實現螺旋式的上升。
作者：郭云 單位：鹽城市第一人民醫院
