高校干部人事檔案是高校組織、人事部門按照國家政策、教育方針，在培養、選拔、任用和管理干部過程中形成的，以個人為單位組合起來以備考察的文件材料，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，真實記錄和反映個人經歷與德、能、才、績表現。近年來，隨著干部人事檔案達標工作的深入，各高校都緊抓住這一發展契機，進一步加強了干部人事檔案的制度化、規范化管理，但目前高校的干部人事檔案管理仍存在不少困難與問題，一定程度上影響和制約了干部人事信息的有效利用。
　　一、高校干部人事檔案工作現狀
　　1、 管檔體制逐步理順、檔案管理工作日益規范
　　隨著全國干部人事檔案“集中升級達標活動” 的啟動，各高校組織人事部門嚴格按照有關要求，專門下發文件進行指導，根據干部管理權限和便于干部人事檔案建設的原則，對管檔體制進行了適當調整，進一步理順管理體制，規范了干部檔案管理工作。
　　2、 基礎設施建設力度加大、檔案硬件建設明顯改善
　　硬件設施建設是檔案保管保護的基礎條件，在干部人事檔案達標工作的帶動和促進下，各級管檔單位紛紛將檔案工作經費納入財政預算，積極爭取和自籌資金，配置必要的保管保護設備，極大地改善了干部檔案的保管保護和工作條件。
　　3、 管檔人員培訓加強，人員素質明顯提高
　　為確保高質量完成干部人事檔案目標管理升級達標工作，各級管檔部門在原有基礎上，加大了培訓力度，豐富了培訓方式，進一步提高了各級組織人事部門干部人事檔案工作業務骨干的業務素質，為高標準、高質量做好干部人事檔案升級達標工作提供了人才保障。
　　4、 檔案內容建設不斷完善、干部檔案質量明顯提高
　　為順利推進干部人事檔案達標工作，各級管檔單位緊緊圍繞內容建設這一核心，逐步將檔案工作重心從偏重檔案整理向充實完善檔案內容轉移，通過采取上門收集、定時收集、集中收集、跟蹤收集等多種方式，把真實反映干部德、能、勤、績等方面情況的材料收集齊全。同時嚴格按照相關要求，對干部的“三齡一歷”進行了審核認定，有效維護了干部檔案的真實性、嚴肅性和完整性，進一步提高了干部人事檔案的利用價值。
　　二、高校干部人事檔案管理工作存在的主要問題
　　1、 對于干部人事檔案工作的重要性認識不夠
　　由于干部人事檔案工作短時間內難以出成績，工作的重要性不容易顯現，人們往往認為干部人事檔案部門僅僅是存放檔案實體、有足夠的庫房和具備基本操作能力的檔案保管人員的保管機構，干部人事檔案管理工作只是對一些資料的簡單整理、歸檔和保存。因此，很多高校很少過問干部人事檔案管理工作，甚至在年初工作計劃和年終工作總結中都很少提及，對干部人事檔案工作的業務建設、機構設置、人員配備、庫房建設、資金投入等問題不研究、不考慮、不解決，使得干部人事檔案工作進展緩慢、困難重重。由于不夠重視，致使高校干部人事檔案管理工作長期處于被忽視的地位，不僅相關的規章制度建立很難落實，軟硬件配套設施和人員結構也很不完善。
　　2、 人事檔案管理制度不健全
　　高校干部人事檔案管理工作制度不健全、不完善是當前高校普遍存在的問題。由于缺乏檔案收集、及時整理、安全保管、提供利用等方面嚴格的規章制度，很多高校存在檔案材料的收集渠道不暢、本該及時歸檔的材料沒有及時歸檔、造成檔案材料收集不完整、部分檔案材料填寫隨意等諸多問題。即便很多高校建立了相關管理制度，但由于在實際工作中落實不到位，在查借閱和傳遞干部人事檔案的過程中，也存在著不出具介紹信函、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案、不及時回復回執單等現象。
　　3、缺乏高素質的復合型人才
　　干部人事檔案工作的專業性和業務性都比較強，要求管理人員要具備檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等各方面的專業知識。目前，大多數從事干部人事檔案管理工作的都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對干部人事檔案管理工作的重要性認識不足、對干部人事檔案管理工作的具體要求和專業技能也不夠熟練。而且很大一部分的干部人事檔案管理人員都身兼數職，對干部人事檔案工作精力投入不足，一定程度上影響了干部人事檔案管理的質量。
　　4、人事檔案管理信息化程度不高
　　目前，很多高校的干部人事檔案載體仍以紙質材料為主，管理方式主要還是以傳統手工操作為主，計算機技術在人事檔案管理中運用還非常不充分。由于不夠重視，管理人員配備數量不足并且往往身兼數職，使得檔案管理人員整天忙于材料的收集、整理、裝訂、入卷等大量簡單、重復的手工操作。而對于卷內信息的編研和利用非常薄弱。資料檢索等工作基本上還是采用手工操作，加之干部人事檔案的保密程度要求較高，要實現安全的無紙化閱檔還很有難度，這種傳統的干部人事管理不僅效率不高，也不利于檔案的深層次管理和有效利用。
　　三、進一步提高高校干部人事檔案管理工作的對策
　　1、增強對高校干部人事檔案管理工作重要性的意識
　　干部人事檔案管理部門要積極主動向主管領導匯報，以增進領導對干部人事檔案工作的了解和認識，爭取其對干部人事檔案工作的重視和進一步的支持。同時，要注意人事檔案工作不是由檔案管理部門單獨就能做好的，因為歸檔材料本身來源于很多部門和個人，必須得到相關業務部門和個人的支持與配合，才能把干部人事檔案管理工作做好。因此，要注意不定期的對干部人事檔案的主要利用部門和相關提供者進行積極有效的溝通與宣傳，及早發現并及時完善本校干部人事檔案管理制度中的不足，從源頭上杜絕歸檔材料不規范、無法裝訂或損壞入檔材料等問題的發生。
　　2、不斷完善人事檔案管理機制
　　隨著干部人事檔案達標工作的深入推進，部分舊的規章制度已經不能適應新形勢下干部人事檔案管理工作發展的要求，需要及時修訂與完善。如收集與移交制度，應當根據學校和個人的發展變化及時調整和明確收集與移交的范圍、收集與移交的時間以及相應的移交手續，以便各部門在日常工作中形成的屬于人事檔案歸檔范圍的檔案材料都能夠及時地收集并移交給干部人事檔案管理部門。
　　3、加強業務學習與培訓，提高管理人員整體素質
　　作為利用制度的直接貫徹執行者，擔負利用服務工作的檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任，因此必須要有正確的世界觀、人生觀和價值觀，要有樂于奉獻和吃苦耐勞的精神，要有高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風以及良好的職業道德，特別注意“無形”存儲在頭腦中的秘密泄露。除加強檔案管理人員自身素質外，各高校檔案管理部門也應通過支持、鼓勵檔案管理人員參加職稱評聘、集中培訓等多種形式，為干部檔案管理人員提供學習和提升的機會，使干部人事檔案工作基礎得到進一步加強，檔案管理工作日益規范。
　　4、不斷完善高校干部人事檔案材料管理工作
　　隨著高校干部人事制度改革的深入，高校干部人事部門在進行干部任免、考察、年度考核、學歷認定、聘任、專業技術職務晉升等過程中，不斷增添需要入檔的材料，給干部人事檔案材料的收集帶來很多挑戰。干部人事檔案管理人員必須及時將收集到的與干部人事檔案有關的各種材料，仔細鑒別、認真整理，對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門，要做到歸檔有憑有據、有條有理，確保材料的轉進、轉出手續完備，確保材料的完整性、真實性、準確性和連續性。
　　5、加強干部人事檔案管理的信息化建設和網絡建設
　　實現高校干部人事檔案管理信息化，是高校干部人事檔案服務于干部人事工作以及人事制度改革的需要，是學校總體發展對干部人事檔案信息需求日漸增強的客觀需求。雖然干部人事檔案管理信息化的目標是實現檔案的無紙化和電子化，但從目前干部人事檔案管理工作現狀來看，由于現有技術水平有限、缺乏完善穩定的干部人事檔案管理軟件支撐，還不能在保證信息安全、保密的情況下將干部人事檔案的保密信息通過網絡實現資源共享，但可以嘗試采用信息化管理與傳統管理方式相結合的方法，以便在能提高檔案的利用率的同時保證信息的安全。
　　以貴州財經學院為例，我校確立了特有的“領導――聯絡員――教職員工”三方機制，確立了干部人事檔案工作責任人制度并將此項工作納入目標考核管理，為主要檔案材料的形成部門和利用部門配備了掃描儀，還成立了干部人事檔案工作專用QQ群，定期對各單位、各部門聯絡員進行培訓，及時通過網絡解決各單位、各部門在收集檔案材料過程中遇到的各種問題，有效減少了形成干部人事檔案材料不認真、不規范，送交干部人事檔案材料不及時、不完整等影響干部人事檔案工作質量的問題的發生，使各單位、各部門都能充分發揮自身職能，共同做好材料收集、轉遞、保管保護等工作，從不同層面確保了不失密、不泄密及文件的完好無損。
　　高校干部人事檔案管理工作的積極創新，對于高速發展的高等院校在教學人員的合理引進、有效培養，教職員工特長的發現與發揮以及干部選賢任能、知人善任等方面具有十分重要的意義。只有將高校干部人事檔案管理的改革創新與時俱進地同高校的生存與發展戰略緊密聯系在一起，主動思考高校干部人事檔案管理中遇到的各種問題，并積極探尋相應的解決之道，才能更好地為高校科學發展提供強大的人才資源保障和人力利用信息支持。