研討與交流7
淺談文書檔案管理存在的問題及對策
攀鋼能動中心 代永勤
摘要： 本文針對機構改革后的能源動力中心在檔案管理工作方面存在的一些問題，進行了說明和分析，并提出了相應對策，以求檔案管理在企業生存和發展中越來越發揮著不可替代的作用，使檔案在收集、管理、利用上逐步走向規范化、為本企業生產、經營管理做出貢獻。
關鍵詞： 檔案管理、問題及對策
概況 新鋼釩能動中心2007年8月成立，由原動力廠、氧氣廠、熱電廠組織機構改革后成立的新鋼釩能動中心。由此，文書檔案由以前的庫存2000多卷增加到近6000卷、財務檔案由以前的 4000來卷增加到近8000卷，人事檔案由以前的近2000卷增加到3000多卷、還有其它檔案：如音像、榮譽檔案等。現氧氣廠劃出但檔案還歸屬于能動保管，沒有歸還氯氣廠。機構和人員的變動，使檔案在基礎建設、收集、利用上存在一些問題。
1、 能動中心文書檔案管理存在的主要問題
1、 檔案收集不規范。有些部門的一個崗位由幾個人管理事務，在資料收集過程中，他們想交就交、不想交就說沒有，科室產生的有保存價值的資料不會主動交于檔案室，放在他們手中用起來方便。檔案部門知道的資料檔案室去收集，不知道的資料他們不主動交，檔案部門就無法收集，就會產生資料收集不全，檔案收集考核不明確。
2、檔案整理不規范。從三個片區的歸檔情況看，不同檔案人員在文件資料的分類中，對資料歸屬有不同的認識，特別是生產類文件，有的牽涉到設備、生產、在歸屬上有的放在生產類、有的放在設備類，不利于查找利用。
3、檔案綜合管理力度不夠。各部門沒有一個兼職檔案人員，檔案部門不知向誰索要文件資料，并且各部門多數人員不知道把有保存價值的文件資料主動交于檔案室歸檔，有些部門自設資料庫，給檔案資料收集齊全帶來困難。
4、現代化管理手段應用較差。三個片區的檔案檢索、查找、利用沒有一套切實可行的檔案軟件，動力片區用的是電子表格的形式查閱文件目錄，熱電、氧氣片區雖然開發了檔案軟件，已只能查閱文件目錄，三個片區運用計算機及網絡技術管理檔案的少、信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用。
5、文書檔案開發利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者們缺少對檔案價值的認識，檔案部門在單位中處于弱勢地位，主要精力放在借閱、重管理上，輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發表。
綜上所述，只有調整管理思路以改進檔案管理辦法，檔案管理工作才能為企業服好務。
2、 主要對策
1、抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵
一是成立以主要科室負責人為單位的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。指派各部門一個管理人員作兼職檔案員，負責本科室該歸檔的材料，檔案部門只對兼職檔案員，保障歸檔材料收集齊全。二是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展。將檔案工作同業務工作放在同等重要位置，納入單位年度目標管理責任制，與經濟利益掛鉤，做到獎懲分明，以促進檔案工作人員和兼職檔案人員主動收集、整理、歸檔，從而確保文書資料的完整性和系統性。
2、 加強檔案基礎工作管理，實現案卷規范化
能動中心現庫存存量較大，首先要抓好檔案基礎管理，形成一套科學、合理、完整的管理辦法。檔案貴在利用，重在管理。將那些組卷不規范的案卷進行重新組卷，重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。重新組卷不僅可以優化館藏，科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、 加強培訓力度，努力提高檔案管理人員素質
能動中心成立以來，各部門還沒有一個兼職檔案員，不利于檔案工作的開展。建立相關管理制度，明確檔案管理負責人，各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門資料的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，加大檔案業務培訓工作的力度。一是要積極參加上級和公司檔案管理部門舉辦的專業培訓班；二是派檔案管理人員到先進單位認真觀摩學習，訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼職）檔案人員開展自學活動，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。
4、 信息化建設是搞好文書檔案管理工作的途徑
現代信息技術和互聯網技術為檔案開發利用提供了很多新的手段。能動中心檔案管理目前只有簡單的文件目錄儲存，已不適應企業的經營管理，只有創造條件購置必要的現代化設施，建立本部門的檔案目錄數據庫，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化、使文書檔案發揮最大效益，更好地為能動中心的生產，經營管理做出更大的貢獻。
5、開發利用檔案信息資源服務是體現檔案價值的核心。檔案是一種回溯性信息，是對歷史的真實記錄，逆向追溯其價值的過程，其核心價值在于信息記載和信息服務。因此，開展文書檔案信息服務是檔案發揮效益的關鍵，通過做好查（借）閱登記，設立檔案信息總反饋表形式，以及進行編研深層次開發，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。
