當前，我國經濟發展已經進入高效率、低成本、中高速增長的新常態階段，企業檔案工作作為企業經濟發展中不可或缺的組成部分，應當順應時代的需求，將以前企業紙質檔案轉化為數字檔案，企業檔案管理要由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變，這就要求企業加快檔案數字化進程，狠抓電子文件的歸檔和管理，加強企業檔案信息資源建設，更好地適應新常態下企業發展的需要。
1建立現代檔案管理模式
傳統檔案管理模式是手工管理，內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等。隨著存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的不斷深入，企業檔案載體出現了縮微膠片、光盤、磁盤、磁帶、照片、唱片等新型載體，檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，并且隨著管理模式的不斷變化，其管理理念、管理流程和工作手段等也發生了相應的變化，以前基于手工的檔案管理流程需要根據數字化、自動化、網絡化的發展趨勢進行相應的調整，以適應、促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平的需要。
1.1檔案管理信息化
東方電氣集團東方鍋爐股份有限公司于2004年建成了電子檔案信息管理系統，實現了圖紙資料生產計劃編制、開單和跟蹤控制管理的自動生成，實現了授權范圍內的網上利用和檔案信息資源共享，公司檔案管理工作從人工管理轉變為信息化管理。2009年完成了系統升級，開發了公司WEB查詢系統，增加了生產圖發放查詢，解決了瀏覽安全問題，進一步提升了公司檔案管理利用平臺[1]。
1.2加快檔案數字化進程
近年來，公司一方面加快了存量檔案的數字化工作，購買了高速文檔掃描儀、工程掃描儀、膠片掃描儀、數字存檔機，完成了400多萬張庫存圖紙資料的掃描任務，建立了一個大規模的電子圖庫，網上按權限歸檔、管理和利用，提升了公司辦公效率，節約了大量時間和空間，更好地適應了公司自貢、成都、德陽三地辦公格局。另一方面，積極推行產品生命周期（PLM）管理系統，檔案管理模塊成為PLM系統的子模塊，電子版圖紙、工藝文件歸檔率大幅提升，產品檔案管理的對象從臘底圖轉變成了電子檔案，2015年，共歸檔電子版圖紙343644張、電子版工藝文件84527張，電子版歸檔率達到93.15%，從歸檔源頭實現了電子化。
1.3不同載體無障礙轉化
檔案的唯一性決定了檔案存檔要雙套制。紙質檔案的保管會占用大量的人力資源和檔案庫房，檔案庫房隨時都有爆庫的可能，光盤和縮微膠卷成為檔案存儲的新寵。公司利用漢龍數模整合處理軟件將縮微系統、電子信息檔案管理系統、數字膠片存檔系統和掃描系統整合起來，建成了數字影像整合系統，實現了縮微膠片、磁介質、紙介質之間的無障礙轉化[2]。新歸檔或掃描的電子文件刻錄成光盤按權限提供查閱利用，縮微膠片按國家標準要求存檔，保證了檔案的保管壽命和法律效力，多載體無障礙轉化解除了臘底圖銷毀的后顧之憂，緩解了檔案庫房脹庫壓力，滿足了公司檔案的存儲和利用的需要，為公司三地生產經營提供利用及實現異地圖紙資料生產提供了保證。
2檔案信息安全保障
檔案信息安全保障體系的建設是檔案信息化建設中極為重要的組成部分，如何確保檔案網絡安全、系統安全、信息安全是檔案信息化建設過程中的關鍵問題。公司采用技術手段確保涉及公司商業秘密、技術秘密的檔案和電子檔案實體與信息的安全。通過“KOA”申請檔案的利用與借閱，實施檔案利用刷卡、刷條形碼登記查詢系統，嚴密了檔案利用的審批和監控；實施了文檔加密策略，對公司計算機產生、存儲或處理的TIF、DWG、PDF等格式的圖紙資料進行了加密管理；在供用戶使用的電子光盤上加上水印、鎖上加密狗等方法來保證外發圖紙的保密安全。建立了公司數字檔案的FTP服務平臺，對檔案的利用進行授權訪問及定期備份；在光盤、縮微閱覽室安裝了門禁和監控，實施了光盤、縮微異地備份，確保了光盤、縮微檔案信息安全。
3圖紙生產智能化
長期以來，公司圖紙生產以曬圖為主。2011年以來，公司緊跟白圖生產發展趨勢，逐步淘汰了曬圖機，配備了3臺白圖打圖疊圖一體機、1臺藍白圖打圖疊圖一體機、3臺白圖高速復印機和1臺藍圖復印機，同時還配備了2臺自動折頁機、2臺自動蓋章機等設備，形成了一整套的智能化圖紙生產系統，實現了各種載體的優化出圖，“白圖替代藍圖”工程取得重大成果，2015年完成技術圖紙資料生產3000萬A4頁，智能化出圖比率達到99.64%，滿足了公司對藍/白圖的需要。
4結語
公司現階段處于自貢、成都、德陽三地辦公的管理模式，公司的電子檔案為解決異地查閱利用提供了條件，節約了大量時間和空間，大大提高了工作效率，經過近幾年工作實踐證明，電子檔案系統為公司帶來了很好的經濟效益。下一步，公司檔案將在現有的基礎上確定更高目標、更高要求，管理與服務并重，推動新常態下的企業檔案工作再上新臺階。
參考文獻：
[1]江雪芬.加強檔案信息化建設服務企業生產經營[J].機電兵船檔案，2010(5):12-13.
[2]程立巍.從我廠實踐談企業現代化管理[J].機電兵船檔案，2012(5):27-28.
[3]聶艷萍.檔案信息安全保障體系建設中的問題和策略[J].蘭臺世界，2013(S6):68-69.
作者：牟永芳 單位：東方電氣集團東方鍋爐股份有限公司檔案管理部
