21世紀以來，網絡信息科技技術的不斷發展，帶動了社會經濟的發展，全國各地企業如雨后春筍般冒出來。企業的增多，加大了市場經濟的壓力，也使得企業之間的競爭更加激烈。因此，企業在不斷努力創造產品銷量和利益，同時降低想方設法降低企業生產成本。而企業檔案管理社會化就是為降低企業成本的需要而提出來的。企業檔案管理社會化不僅能降低企業生產成本投入，還能提高企業管理水平，最終為企業創造效益。下面就具體探討企業檔案管理社會化的問題。
一、企業檔案社會化管理理念
20世紀80年代，改革開放的春風吹遍了祖國大地，改變了經濟體制和企業的發展。許多企業都進行了業務外包，利用與整合外部優秀、專業的資源，使得企業降低生產成本，提高生產效率，從而提高企業效益。同時，改革開放也帶出社會化分工、社會化服務、社會化管理等詞語，并使得企業檔案管理社會化初出成型。目前，企業檔案管理社會化指的是企業為了降低生產成本，將部分檔案管理通過業務分包的形式，分給社會上專業的組織或個人進行管理，使檔案管理更加規范、科學，內部管理得到更多利益與競爭優勢。企業檔案外包業務主要有檔案數字加工、檔案管理業務、檔案庫房建設業務、檔案管理軟件開發、檔案管理相關工作業務。
二、不同企業檔案管理業務分包需求的分析
1.房地產類企業檔案管理分包需求眾所周知，房地產類公司涉及開發、銷售、物業等工作，檔案類型多。近年來，經濟發展迅猛，房地產開發公司也越來越多，有些工業企業也加入到房地產開發隊伍當中。而房地產開發的項目也越做越大，參與施工單位多，產生許多復雜的工程項目檔案。對于房地產開發企業產生的檔案，一般都會建立專門的檔案管理室，但是由于房地產類公司檔案繁多，管理起來仍然存在很多漏洞，單一的企業內部管理，讓項目檔案就是一堆數字，并不能發揮其應有的作用。所以，更多的房地產開發類公司會把檔案管理分包出去，以獲得更多優秀的更專業的資源，幫助公司獲得更大的效益。房地產類公司檔案管理分包業務主要包括幫助企業建設檔案管理體系，企業長期的檔案管理業務。2.生產企業分包檔案業務的需求生產企業主要是以產品為主打的企業，由于生產需要而購入大量的原料，生產過程中涉及產品加工工藝，以及產品后期的銷售與售后服務，這些都產生大量的產品檔案。由于生產企業的檔案類型比較多，有工藝檔案、設備檔案、原料檔案、產品檔案、客戶檔案等，企業為了節約生產成本，一般不會聘請專門的檔案管理人員進行檔案管理。另外，還會把重要的檔案與不太重要的檔案分開管理，以便保護企業的商業秘密，防止泄露核心的生產工藝秘密。但是這種分開檔案管理存在著非常大的問題，很有可能丟失或者弄亂檔案，不利于長期保存檔案，以及查找相關檔案。企業隨著社會市場經濟的發展，認識到分開管理檔案的弊端和問題的嚴重性，為了更好的企業發展與更規范的檔案管理，更多生產企業需要并選擇專業的檔案管理組織或個人來承接企業的檔案管理工作。3.國有企業檔案管理業務的需求一般大型企業都會有專門的檔案管理室，而檔案管理室歸于行政部門管理。在國有企業中，檔案管理在原則上按照《企業檔案管理規定》或《國有企業文化材料的歸檔方法》等國家檔案管理的法規來管理企業檔案。雖然國有企業管理檔案方法方式比一般企業規范，但是相對一般企業，國有企業規模較大，檔案繁多，管理工作相對復雜。如政府中的檔案，會采取統一管理模式，不同等級的政府部門則分級執行檔案管理。大型國有企業則較為重視檔案管理工作，設立專門的檔案管理部門及聘請專業的檔案管理人才來做檔案管理工作。即使如此，隨著社會經濟的發展，國有企業的規模不斷擴大，檔案隨之增多并復雜，企業內部的檔案管理難度增加，檔案管理工作需要分包出去。國有企業將檔案管理業務分包出去，不僅有利于企業內部管理工作的進行，還為企業減少不必要的人力資源，同時，檔案管理工作更加規范，建立健全更加完善的檔案管理體系，獲得更多優秀的專業資源，為企業創造更大的利益。
三、分析企業檔案管理社會化的必要性
1.社會化企業檔案管理降低管理成本、增加資源利用率企業檔案管理的社會化不僅能有效降低企業檔案管理的成本投入，還能增加企業檔案資源的利用效率，企業最終獲取更大的效益。企業檔案管理社會化的必要性有兩方面。一方面，企業將檔案管理的工作分包出去，而承接分包業務的組織或個人憑借自身的專業和實力，對檔案進行專業化、規范化管理。近年來，承接檔案管理的中介機構越來越多，企業投入的管理成本相對減少。另一方面，專業的檔案管理機構提供檔案管理服務的同時，利用企業的檔案信息，整合其他優秀資源，為企業創造利益，實現資源再次利用。一般企業與檔案管理機構達成業務合作關系，就會簽署相關保密協議。而檔案管理機構想要贏得更多的業務和聲譽，必須為其合作企業維護并保守檔案信息及商業機密，為自身機構長遠發展打下良好基礎，實現企業與檔案管理機構的共同發展。2.企業檔案管理的社會化為社會提供更多機會企業檔案管理的社會化管理不僅能實現資源的最優化配置，還能為社會提供更多市場，提供更多創業與就業機會。檔案管理本來是企業內部管理的問題，但隨之企業檔案社會化管理的出現，就出現了專業的檔案管理機構公司，學校就會培養專業的檔案管理人才，市場就會增加更多的檔案管理崗位。企業利用檔案管理機構的人才技術資源，增強檔案資源的利用率。同時，檔案管理機構得到相應的發展，滿足市場發展的需求。3.有助于實現資源優化配置進入新時期以來，隨著市場經濟體制不斷深入，在這種情況下使得企業員工有以往終身制轉向聘用制，這對于提高人才流動性發揮了重要的作用，但從企業檔案管理角度來說卻讓此項工作量及難度都增加了，但企業檔案管理社會化地實施能夠很好地解決這一問題。首先，企業檔案管理社會化不但能夠在細化分工情況下借助于外部資料為企業檔案管理工作進行服務，進而有效地建設此項工作量與難度，并且專業外部服務地引進還可以在減少企業檔案管理諸如人員、設備等方面的投入情況下提升其利用效率。其次，企業檔案管理社會化地實施還可以借助于專業的檔案管理機構使得社會資源得以有效地利用，并且在統籌社會資源情況下有助于資源優化配置，這也是當前市場經濟發展中所提倡的一大重點。
四、分析企業檔案管理社會化的可行性
首先，現代科學技術為企業檔案管理社會化提供了可行性條件。信息網絡技術時代，把地球縮小到足不出戶便知天下事。所以，企業利用信息網絡技術進行檔案管理，能隨時隨地進行有效的交流合作，為雙方節約更多是時間和人力物力，提高了企業的辦事效率，從而提升企業的效益。其次，規范的檔案管理機構和健全的中介服務市場，為企業檔案管理社會化可行性提供了有利保障。最后，從長遠發展來看，企業檔案管理社會化的可行性是可以滿足企業發展需求，也是提高企業效益的有效手段。企業檔案社會化管理已經逐漸被各大企業所接受，而檔案管理機構也將越來越多，這類中介服務市場也將逐步規范。
五、企業檔案管理社會化主要形式
通過對相關文獻研究以及結合筆者工作實踐來看，企業檔案管理社會化主要有三種形式：1.集中統一管理集中統一管理是企業檔案管理社會化主要形式之一，目前被廣泛地采用，這主要是得益于其相較于以往管理形式具有以下兩方面優點：第一，對企業來說，檔案集中統一管理形式地應用不但能夠在有效地降低此項工作中有關設備與人員投入情況下減少成本支出，同時也有助于提高檔案管理利用的便捷性；第二，結合實踐來看，以往企業檔案工作中采用傳統管理形式時，其主要是通過人員級別、所屬部門等規則進行分別管理，如此一來便會造成檔案管理工作效率性不高，同時相關信息資源地應用率也較低。而集中統一管理形式地應用使得企業能夠借助于專業機構對檔案開展集中統一管理，這樣一來不僅實現了專業化、規范化以及高效化，同時也能夠大大地提升企業檔案工作效率及應用率。2.集約化管理對企業來說，檔案管理工作不僅是其信息管理資產與知識產權重要內容，同時它也會對企業生產經營地有效開展構成一定的影響。在以往企業檔案傳統管理工作開展時往往是利用一套計算機系統，并且相關管理制度與方法等都不太完善，另外在加上人事流動大的干擾，如此一來便會造成企業檔案管理工作量及難度增加。在這種情況下，通過將集約化管理應用到企業檔案管理工作中，可以使得此項工作借助于網絡及數據管理地應用而極大程度提升檔案工作效率及治療。此外，隨著越來越多先進技術及手段應用在集約化管理形式中，這就更進一步提升企業檔案管理工作效率、便捷性以及安全性，從而使得企業更好地利用相關信息資源來保障生產經營有效開展。3.實施檔案外包，提升企業競爭力隨著我國各種企業的逐漸壯大，企業的用工量和業務量的不斷攀升，在這種情況企業現有的人力、物力資源對于發展來說本已無法滿足企業的發展，這樣一來如何解決繁重的企業檔案管理工作成為一個難題。而通過實施檔案外包規則，借助于檔案管理機構為企業檔案管理提供了便利，促進企業的管理性發展，業務外包不僅能增強企業對檔案資料的需求，提高效率，更能增強企業的競爭力。
六、結束語
隨著我國市場經濟的不斷發展，各種企業的規模不斷擴大，企業檔案越來越多，檔案管理工作難度逐漸增大，解決企業檔案管理問題成為企業首要問題。企業檔案管理社會化是解決企業檔案管理問題的有效措施，專業的檔案管理機構為企業提供專業有效的管理服務，同時為企業節約管理成本，降低運營難度，保障檔案管理長久保存，便于查找，實現檔案信息雙重利用，有助于加強企業整體規范有效管理。有鑒于此，上文在充分結合筆者對相關文獻研究以及自己多年工作實踐經驗，重點圍繞于企業檔案管理社會化問題展開探究，以供廣大同行參考。
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作者：劉麗麗 單位：北京京能房山熱力供應有限公司
