計算機是工業化時代和信息化時代的一種必然產物，在企業檔案管理過程中具有重要作用，檔案管理的效率提高離不開對于信息化時代的計算機管理方式的合理應用，受限于多種影響因素，計算機檔案管理依然顯得有些混亂，因此筆者的主要目的就是提供計算機檔案管理的理論基礎，實現新的技術條件下人們對于計算機檔案管理的重新認識，并且提高其管理效率，使得大量的檔案管理工作變得相對簡單，保證檔案的完整性，這樣才能為人力資源的管理等工作起到積極的促進作用。

1計算機檔案管理的基本功能

1.1推動檔案信息的數字化

在傳統的紙質檔案中，由于數量巨大，而且管理十分復雜，無論是在整理、收集上都是十分艱巨的任務，在最后的歸檔階段成為最大的麻煩，復雜且容易出現錯誤。對于日后的查詢也不是特別的方便，隨著計算機的出現，計算機電子檔案管理法成為一種必然，在保存上、收集上都更加方便。電子檔案可以隨時修改，但這一點既是優勢，也是劣勢。在人力資源錄入上，存在錯誤可以及時修改，但也可能被不良人員進行暗箱操作?？傊嬎銠C檔案管理方式實現了管理的數字化和信息化，最大限度的提高了檔案的使用效率，并且降低了成本支出，可以滿足更多的要求，因此從整體上具有更多的優勢。

1.2推動檔案管理智能化

隨著計算機管理的出現，檔案管理過程中的大量信息得以快速處理，檔案管理涉及多個方面，只有智能化的計算機管理才能推動檔案管理。檔案管理在各方面的需求也不斷增加，采用不同的信息管理軟件，只通過一次錄入就可以完成檔案的保存等工作，也使得大量的信息檔案得以進一步的開發。智能化是檔案管理的一種重要手段，也是計算機出現的一種必然現象。未來，我們要將人工管理和智能化管理結合起來，這樣才能發揮其最大的作用。最后，通過智能化的建設可以實現檔案信息的共享化，推動檔案信息共享化。目前的檔案管理水平已經實現了信息檢索網絡化。計算機管理融合了現今網絡的特點，將物聯網技術和智能終端等技術結合起來，使得其功能更加強大，使用范圍更加廣泛，現今的計算機檔案管理已經實現了單機檢驗和在線檢索等基本功能，資源共享更深一種簡單的技術。

2影響計算機檔案管理的主要因素

2.1數字檔案的準確性受到挑戰

計算機電子檔案雖然存在一個優勢，就是對于錯誤的檔案可以隨時修改，但由于檔案通過一定的方式可被其他人所見，這使得正確的檔案也可能被修改，出現一些檔案失準的現象。并且這一現象對于當事人和對于管理人都是一種負擔。同時，在計算機檔案管理過程中，需要大量的人工錄入、傳輸，目前狀態下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出現錯誤。在這一過程中，也很容易受到來自網絡的計算機病毒的侵蝕。一旦信息丟失，就很難再找回，這是電子檔案丟失的主要原因，雖然檔案的保存更加方便，但丟失也是一種不可避免的事情。檔案的管理受到網絡安全的挑戰，如何能夠確保計算機檔案管理的安全性，使信息更加準確，則成為這一時期檔案管理的主要問題。

2.2檔案管理人員綜合素質影響

檔案管理是一項復雜的過程，并且管理人員的薪資待遇并不高，這項工作的發展空間小，因此其受歡迎程度不高。在具體的工作中，就會表現為管理不認真，管理過程散漫，存在人為的檔案錯誤，對檔案的保護也不夠。使得我國檔案管理雖然已經進行了多年，但管理效果并不盡如人意，而且管理觀念上更新也較慢，部分管理人員缺少有檔案文件缺乏“保存”和“歸檔”意識，還沒有正確區分電子檔案和紙質檔案的真正區別，沒有重視到如何來保存電子檔案，也沒有對其進行正式的歸檔與保存，導致信息很輕易的就被其他人獲取。在原始檔案和電子檔案的保存上，認為原始檔案需要保護，但電子檔案只需要錄入就算完成任務，這恰恰給檔案管理帶來了災難。另一方面，在正確的輸入下，可以很方便的調出需要的檔案，但由于錄入人員不認真，導致信息有誤，這樣比紙質檔案更難找到。理念上的落后就會造成查找不方便等問題，因此計算機檔案管理的影響因素就會成為電子信息時代檔案管理的一種阻礙。

2.3檔案管理標準不統一

近年來，計算機檔案管理效率已經得到提高，并且還在快速的發展，憑借這一發展勢頭，計算機檔案將成為一種全新的管理方案。但事實上，我國各個地方的檔案管理并為采用統一的手段，缺乏統一的標準，對應的檔案管理問題也是不斷的出現。在檔案開發上，就存在一個較為突出的問題，那就是檔案管理部門不能提供統一的標準，在很大程度上，管理的數據庫結構存在差異，檔案數據格式不兼容因此很難實現統一的管理，一定程度上降低了管理效率。所謂的國家管理并未出臺，也缺少相關的指導意見。檔案管理的核心就是資源共享，不能實現資源共享就會使得其檢索受到影響，數據交換乃至建立全國性計算機檔案管理網絡的制約瓶頸。

3計算機檔案管理的控制措施

3.1強化數字檔案的信息基礎設施建設

基礎管理的加強是計算機檔案管理的前提，也是目前需求解決的問題之一。加強基礎管理才能確保檔案信息的準確性、完整性和可靠性。也是未來計算機智能化和數字化的重要條件，管理理念上，要重視電子檔案的管理，與紙質檔案一樣需要進一步的加強。相關部門應加大對于檔案管理的重視程度，加強對于檔案管理人員的培訓，投入人力的同時也要投入財力，使管理人們認可檔案管理。通過手工錄入、掃描錄入等形式，實現紙質檔案向電子檔案的轉變，這樣可以確保其準確性，并且減少工作人員的壓力，為工作效率的提高奠定了基礎。

3.2推進計算機檔案數據庫規范化建設與管理

要確保計算機檔案管理的規范化，就要加大管理力度。全面整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加，質量提高，并且實現結構優化。另外，還需要加強對于電子檔案共享平臺的建立，建立多種的平臺供管理者參考，推進服務機制創新，建立長效的管理機制，使檔案管理能夠提上日程，在這一管理方案下，我國電子檔案的管理水平才會穩步上升。最后，根據檔案管理需求，應遵守標準統一，并且正式管理的方式，從而推進傳統的載體檔案的數字化和電子化進程。對于網絡管理中存在的具體的問題，還要根據互聯互通的方式將紙質檔案和電子檔案之間的結合更加緊密，建立與完善當下計算機管理的數據庫，不要忽視紙質檔案的作用，而是要發揮其在電子檔案轉化中的作用。

3.3完善計算機檔案管理制度

針對我國目前檔案管理意識上存在的問題，應進一步的完善的計算機管理的工作的規章制度，包括計算機的相關資料。文檔和數據上的基本數據，在計算機上的整理合歸檔備案。對計算機檔案管理人員進行考核與評價，禁止檔案管理人員泄露機房內的數據和資料，不得以任何一種方式將信息以及相關的有效文件隨意傳播。在涉及到網絡問題上，還應該做到妥善存放，尤其是針對非本市戶口人員的檔案，要確保其真實性，還要進行正確的查閱。實現完全的制度化的管理方案，才能確保檔案管理的高效性。

3.4強化計算機檔案管理人才建設

由于計算機檔案管理也是一項具有復雜性和專業性的工作，因此需要一只專業性的隊伍。從學歷上來看，檔案管理人員的學習可以滿足工作需求，但在相關的技能培訓和理念轉變培訓上依然缺乏。應從信息技術發展角度要求管理人員，使其信息技術的掌握能力得到增強。增加檔案管理人員的薪資水平，并且增加社會對這一職業的認識程度，引入更多的年輕人來加入這一行列，更好的促進檔案管理的高效性。并且對相關人員進行必要的培訓，使其技術水平上得到提高。也可以考慮結合本地區和外部地區的人才，形成一種團體優勢，解決人才匱乏的問題。提出檔案管理中的共性問題，實現共同解決。針對檔案管理人才的培養上，還可以從高校內部建立檔案管理等相關專業，或者開設相關的培訓班，培養一批專門負責此類工作的人員，可以使檔案管理工作與部門其它更有發展的工作聯系在一起，給與員工更大的發展空間，使其從主觀上喜歡上這份工作。

4總結

檔案信息是信息系統管理中不可缺少的部分，在社會發展中占據主要的地位。在管理過程中，需要正確認識檔案管理的作用，并且要關注其管理流程，提高管理技術和管理重視程度，減少電子檔案管理中的問題，確保其高效性。對于管理部門來說，應致力于分析影響計算機檔案的因素，并且通過各種途徑來解決問題，采用計算機檔案管理的統一規劃，建立完善的管理制度，并且要強化計算機檔案管理人才，總之要不斷的改進計算機檔案管理水平。

參考文獻

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作者：胡佳 單位：丹東邊防檢查站