為了加強(qiáng)房地產(chǎn)公司檔案的管理，房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)運(yùn)而生。這一工作的產(chǎn)生要求工作人員要對相關(guān)檔案資料進(jìn)行分年度立卷，按照不同的類別、價值、部門等，對各個系統(tǒng)工作過程中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分門別類的立卷和歸檔，這項(xiàng)工作對房地產(chǎn)管理有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、房地產(chǎn)檔案管理的特征

（一）法律憑據(jù)性

政府職能部門在依照法律的相關(guān)規(guī)定，代表國家對房地產(chǎn)所有權(quán)和相關(guān)的權(quán)利進(jìn)行登記、確認(rèn)和規(guī)范的管理活動時，就產(chǎn)生了房地產(chǎn)檔案。它是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的具體體現(xiàn)，是能合法地證明權(quán)利人和房屋土地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)上的管理和產(chǎn)權(quán)上的保障提供了必要的法律依據(jù)。

（二）動態(tài)性

房地產(chǎn)檔案不同于其他門類的檔案，動態(tài)性是房地產(chǎn)檔案的鮮明特點(diǎn)。形成這一特性的原因主要有兩個方面：一是房地產(chǎn)本身發(fā)生了變化，例如舊城改造、房屋拆遷、城市規(guī)劃等行為的出現(xiàn)；二是房屋外部條件的變化，引起了房地產(chǎn)的變化，例如房地產(chǎn)的買賣、贈予、交換、轉(zhuǎn)讓、劃撥、集成、合并、裁決和分割等原因，都導(dǎo)致了權(quán)屬轉(zhuǎn)移或者變更。房地產(chǎn)檔案的動態(tài)性使對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行動態(tài)管理成為了必不可少的一項(xiàng)，動態(tài)管理可以保證房地產(chǎn)權(quán)利現(xiàn)狀的一致性和現(xiàn)實(shí)性[1]。

（三）區(qū)域性

屬地管理是房地產(chǎn)檔案管理的基本原則。每一宗房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的記錄和管理都是唯一的，在每個地區(qū)中的房地產(chǎn)檔案中都處于壟斷地位和獨(dú)占地位。能直接影響到某地區(qū)房地產(chǎn)市場的管理秩序和發(fā)展進(jìn)程的重要因素是房地產(chǎn)檔案管理是否進(jìn)行得科學(xué)、合理。

二、房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

（一）管理手段落后、效率低

進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的第一步是對來源分散的地產(chǎn)資料進(jìn)行收集、整理，按照公司現(xiàn)有的檔案管理制度和具體的資料歸檔原則與分類方案進(jìn)行初步的處理。但在實(shí)際情況中，基于各個公司的檔案管理沒有形成制度化，定期化機(jī)制也暫時沒有形成，參加檔案收集、取材的工作人員的專業(yè)素質(zhì)也不夠，所以導(dǎo)致落實(shí)在各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的資料收集工作很難全面有效進(jìn)行，繼而導(dǎo)致工作效率不高。與此同時，在具體進(jìn)行房地產(chǎn)檔案整理工作時，因?yàn)楫?dāng)前房地產(chǎn)管理的手段相對落后，且房地產(chǎn)檔案的種類繁多，進(jìn)行文字上的資料篩選工作繁瑣，導(dǎo)致很多檔案整理被簡單化，缺乏了一定的科學(xué)管理性[2]。

（二）信息化管理程度偏低

隨著房地產(chǎn)檔案資料的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式在這個信息化的時代下，越來越難以滿足對檔案管理的需求。作為能夠及時呈現(xiàn)某項(xiàng)房地產(chǎn)活動相關(guān)的時間、位置、面積、結(jié)構(gòu)、價格等信息資料的房地產(chǎn)檔案，它是能服務(wù)廣大社會群眾的信息傳達(dá)的工具。這就要求房地產(chǎn)檔案管理的信息化程度應(yīng)該有所提高。當(dāng)前不少房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)部門不能將相關(guān)的信息資料按時歸檔，或者在實(shí)際的操作中，檔案權(quán)利意識薄弱，對房地產(chǎn)檔案管理的過程不規(guī)范，這些都導(dǎo)致許多和房屋相關(guān)聯(lián)的統(tǒng)計報表、影像資料、平面分布圖等都與房屋的實(shí)際情況不一致，使房地產(chǎn)檔案本身的參考價值大大降低。除此之外，由于實(shí)施人員業(yè)務(wù)水平的限制，檔案管理只能勉強(qiáng)地滿足一些查詢檔案和相關(guān)咨詢的需求[3]。

（三）房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)不高

隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，信息化辦公越來越成為企業(yè)辦公的一種趨勢。在房地產(chǎn)檔案管理中，數(shù)字化的步伐也越來越快，以后檔案管理人員的工作內(nèi)容主要就向提供高質(zhì)量的房地產(chǎn)信息服務(wù)轉(zhuǎn)變了。這一轉(zhuǎn)變就要求檔案管理人員不僅需要擁有豐富的房地產(chǎn)檔案管理的知識，還應(yīng)該具有敏銳的信息洞察能力，能根據(jù)不同用戶的不同需求，為用戶提供相關(guān)的有價值的房地產(chǎn)檔案信息。這進(jìn)一步要求房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該相應(yīng)提高自身素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和水平。

三、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作的具體措施

（一）促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理的收集工作更加科學(xué)化、規(guī)范化

對檔案的歸檔原則、歸檔范圍、歸檔實(shí)踐、歸檔要求等都應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)地說明。例如，對商品房的銷售明碼標(biāo)價書、商品房的認(rèn)購書、處理合同糾紛的民事調(diào)解書、判決書、住房公積金專項(xiàng)政策性貸款的申請審批表、權(quán)屬人身份證復(fù)印件、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證的復(fù)印件等一系列需要?dú)w檔的文件必須做到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確且字跡清晰工整的簽字，相應(yīng)的手續(xù)也必須完備，這樣就便于長期的保存。房地產(chǎn)檔案的簽訂應(yīng)該以《商品房買賣合同》上的時間為準(zhǔn)，區(qū)分不同的所屬年度。房地產(chǎn)檔案整理的要求，大致上和企業(yè)檔案的管理要求一致[4]。房地產(chǎn)檔案的編號則應(yīng)該嚴(yán)格按照《檔案分類編號方案》去執(zhí)行，使房地產(chǎn)檔案的收集工作能有條不紊地進(jìn)行，做到有章可循、有法可依，并逐步走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路。

（二）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也由傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段過渡。通過以網(wǎng)絡(luò)為支撐的計算機(jī)技術(shù)不斷促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理模式的重大變革，真正意義上實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用方面的現(xiàn)代化，達(dá)到了提高檔案管理水平和利用質(zhì)量的效果，更好地為房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該按照先新后舊的順序進(jìn)行安排。對于那些需要新建立的檔案，全部采取計算機(jī)錄入的方式，將其變成電子文檔。可集中錄入原有數(shù)據(jù)，做到有據(jù)可查。充分利用計算機(jī)的信息處理功能，進(jìn)行各種檢索工具的編制，形成計算機(jī)檢索和手工互補(bǔ)的檔案信息檢索體系。這些都為提供更高效、更便捷的查詢服務(wù)提供了便利條件。計算機(jī)科學(xué)的應(yīng)用，在滿足保護(hù)檔案原件的同時，還滿足了使用房地產(chǎn)檔案的使用者的需求[5]。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)

隨著檔案管理專業(yè)性程度的不斷提高，要求檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和自身素養(yǎng)也需要不斷提升。房地產(chǎn)檔案管理迫切需要實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的管理。為了適應(yīng)這一要求，檔案管理人員除了要擁有一定的檔案管理知識外，還應(yīng)該熟悉并掌握房地產(chǎn)的相關(guān)知識。在建立數(shù)字化檔案和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的過程中，都離不開這些專業(yè)化的管理人才。公司在招聘房地產(chǎn)檔案管理人員時，應(yīng)該更加注重對檔案、房地產(chǎn)兩方面都擅長的多元化人才。而對于公司原有的員工，則應(yīng)定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，不斷提升檔案管理的水平[6]。房地產(chǎn)檔案管理工作需要根據(jù)時代的發(fā)展不斷改革創(chuàng)新。為了更好地服務(wù)房地產(chǎn)檔案管理工作，應(yīng)該加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，規(guī)范管理機(jī)制，以提高房地產(chǎn)檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)：

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[2]蔣瑛.房地產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價值[J].城建檔案，2014（2）：50-52.

[3]高琰.關(guān)于房地產(chǎn)檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2014（3）：134.

[4]王娟.淺議房地產(chǎn)檔案管理[J].管理觀察，2013（24）：172-173.

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[6]黃曉屏.關(guān)于房地產(chǎn)檔案信息管理工作的特點(diǎn)及安全性思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（17）：53.

作者：陳永芬 單位：廣東省中山市土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案館

第二篇：房產(chǎn)檔案管理問題及對策

【摘要】本文論述了房產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容，以及目前房產(chǎn)檔案管理中面臨的問題，并針對問題提出了相應(yīng)的解決對策，旨在加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；檔案管理；問題分析；解決對策

一、房產(chǎn)檔案概述

就證據(jù)學(xué)來說，房產(chǎn)檔案在房產(chǎn)檔案的行政訴訟中起著原始憑據(jù)的作用，能夠很好地還原房產(chǎn)糾紛的事實(shí)來源。行政訴訟的證據(jù)分為兩類，第一類是原始憑證，第二類是傳來證據(jù)。房產(chǎn)檔案顯然屬于原始憑證，是案件處理的第一手資料。房產(chǎn)檔案指的是在房屋購買過程中對產(chǎn)權(quán)加以證明的保存價值比較強(qiáng)的圖紙、文字以及圖表和聲像或者電子數(shù)據(jù)等，是產(chǎn)權(quán)證明的重要載體，對房屋產(chǎn)權(quán)問題的證明力比較強(qiáng)。對房產(chǎn)檔案的有效查閱能夠確保房產(chǎn)行政訴訟的順利進(jìn)行，還原案件真相。

二、目前房產(chǎn)檔案管理中的問題分析

房產(chǎn)檔案管理是關(guān)系到人民群眾生活的重要問題之一，具有重要的社會價值與法律價值，但是在目前的房產(chǎn)管理中依然存在很多問題，主要表現(xiàn)在房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險的能力比較有限、房產(chǎn)檔案管理的信息化風(fēng)險以及房產(chǎn)檔案管理工作具有一定的時代性。（一）房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險的能力比較有限。房產(chǎn)檔案是一種意義非常重大的產(chǎn)權(quán)資料，但是由于受到傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)思想觀念的影響，在目前的房產(chǎn)檔案管理中存在著抵御風(fēng)險能力比較低的問題。由于各種房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，目前有關(guān)部門已經(jīng)加強(qiáng)了針對房產(chǎn)檔案的管理工作，但是當(dāng)遇到一些自然災(zāi)害等不可地域的危害時，在風(fēng)險抵御方面的能力依然比較有限。（二）房產(chǎn)檔案管理的信息化風(fēng)險。在房產(chǎn)檔案管理工作加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時，計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用，但是同時網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)發(fā)展的程度也對房產(chǎn)檔案的管理帶來了不同程度的阻礙。黑客、病毒以及信息的竊取在房產(chǎn)檔案的信息化管理中帶了非常不安定的因素，房產(chǎn)檔案管理面臨著主觀泄露與客觀上對于房產(chǎn)信息進(jìn)行竊取與侵害的風(fēng)險。（三）房產(chǎn)檔案管理工作具有一定的時代性。房產(chǎn)檔案管理具有鮮明的時代性特征，是時代發(fā)展的重要印證，因此房產(chǎn)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行相應(yīng)的更新與調(diào)整。但是在目前的房產(chǎn)檔案管理中存在著沒有緊跟時代發(fā)展的現(xiàn)象。由于房產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響，針對房產(chǎn)檔案的管理水平比較有限，對于房產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題不能夠做到及時發(fā)現(xiàn)與解決，影響了房產(chǎn)檔案管理工作的正常進(jìn)行。在歷史發(fā)展階段，房產(chǎn)檔案是用紙質(zhì)記錄，針對房產(chǎn)的描述主要體現(xiàn)在平面的結(jié)構(gòu)圖，對于房產(chǎn)周圍的建筑情況等有關(guān)問題缺乏足夠的了解與把握。

三、完善房產(chǎn)檔案管理工作的途徑分析

基于房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，有關(guān)部門與機(jī)構(gòu)應(yīng)做好房產(chǎn)檔案的收集記錄以及管理和整理的工作，當(dāng)前我國法制建設(shè)逐漸推進(jìn)，房產(chǎn)問題又一直是社會熱點(diǎn)，關(guān)乎著人民群眾的切身利益，與此同時，房產(chǎn)糾紛現(xiàn)象也比較多，在這種社會大背景下房產(chǎn)檔案的價值日益凸顯了出來，因此需要加強(qiáng)檔案的保存管理和查閱工作，具體可以加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險意識、提高工作人員的檔案管理意識以及加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理流程的完備與信息化管理水平三個方面入手分析。（一）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險意識。風(fēng)險意識是最近比較流行的一種經(jīng)濟(jì)管理方式，在房產(chǎn)檔案管理中具有重要的應(yīng)用價值空間。如果在房產(chǎn)檔案管理中只顧眼前工作的方便與利益，而沒有風(fēng)險管理的意識，一旦發(fā)生突發(fā)性的風(fēng)險就會給房產(chǎn)檔案管理工作帶來不同程度的威脅。在汶川地震中，房產(chǎn)檔案的破壞給房產(chǎn)評估工作的進(jìn)行帶來了很多障礙，因此應(yīng)當(dāng)從上級領(lǐng)導(dǎo)部門出發(fā)加強(qiáng)對于各個部門與每一位檔案管理工作人員的風(fēng)險管理意識，把風(fēng)險管理工作寓于在日常的工作之中。（二）提高工作人員的檔案管理意識。有關(guān)部門要提高相關(guān)工作人員包括檔案存檔管理人員和房產(chǎn)交易人員的檔案意識。《物權(quán)法》《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《檔案法》等法律法規(guī)已經(jīng)規(guī)定了房地產(chǎn)相關(guān)資料文件的存檔處理措施方式，對檔案管理部門中各部門的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行了明確，在工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的工作實(shí)際以及檔案管理的具體流程進(jìn)行檔案工作的存檔和保存，促進(jìn)各流程環(huán)節(jié)工作人員的檔案管理意識，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案在行政訴訟和房產(chǎn)交易中的價值。（三）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理流程的完備與信息化管理水平。為了確保房產(chǎn)檔案的社會服務(wù)價值和法律價值的有效性和準(zhǔn)確性，對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案材料收集環(huán)節(jié)和記錄環(huán)節(jié)都要對相關(guān)的手續(xù)和證件進(jìn)行檢查，確保完整齊全可靠，能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)地記錄和反映。同時，在對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行整理時，要加強(qiáng)對目錄的整理，做到保存有法并裝訂成冊，這項(xiàng)工作雖然繁瑣，但是在后續(xù)要查閱檔案時能夠保證方便快速地進(jìn)行查找，前期的工作是為了在后期工作質(zhì)量和工作效率的提高。隨著信息化技術(shù)的普及和推廣，在房產(chǎn)檔案工作中應(yīng)當(dāng)積極利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)錄入和檢索系統(tǒng)，提高對檔案管理的質(zhì)量，更好地加強(qiáng)社會服務(wù)。

四、結(jié)束語

針對房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，房產(chǎn)檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對原始數(shù)據(jù)的收集和整理工作，保證檔案數(shù)據(jù)的完整真實(shí)和有效性，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會價值以及法律價值。

【參考文獻(xiàn)】[1]江世林.淺談房地產(chǎn)檔案管理的問題及對策[J].科學(xué)與財富,2017(11).

[2]生華.淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問題與對策[J].市場觀察,2015(z2).

[3]劉偉.淺析房地產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險因素及具體對策[J].城市建設(shè)理論研究:電子版,2016(12).

作者：高磊 單位：山東省高密市房地產(chǎn)交易中心

第三篇：數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理的運(yùn)用

摘要：如今已經(jīng)進(jìn)入科技時代和信息時代，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)改變了人類的生產(chǎn)生活方式，對社會的方方面面均產(chǎn)生了一定影響。對房地產(chǎn)檔案而言，信息化管理可以有效提高檔案管理效率。筆者立足工作實(shí)踐，對數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用進(jìn)行分析，以期為促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：科技時代；信息時代；房地產(chǎn)檔案；數(shù)字化技術(shù)

近年來，我國社會整體的現(xiàn)代化、科技化水平都在不斷上升，在實(shí)踐過程中，人們逐漸認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)的內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)，并充分認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用對相關(guān)工作產(chǎn)生的積極影響。房地產(chǎn)檔案管理工作任務(wù)重、內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案工作的需求，而數(shù)字技術(shù)用于房地產(chǎn)的檔案管理中，可以有效解決目前房地產(chǎn)檔案管理工作中遇到的現(xiàn)實(shí)問題。基于此，本文圍繞主題展開論述。

一、數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢

（一）促使檢索更加快捷

傳統(tǒng)的檔案管理過程中，若用戶需要檢索信息，則檔案的管理人員需要根據(jù)具體事件、相關(guān)問題，從所有檔案目錄中找到目標(biāo)檔案，然后根據(jù)目錄顯示的信息到對應(yīng)的檔案室去查找對應(yīng)檔案，找到后才可以實(shí)現(xiàn)對檔案的使用。目前，我國的房地產(chǎn)行業(yè)已經(jīng)進(jìn)入快速發(fā)展階段，對于規(guī)模較大的房地產(chǎn)企業(yè)而言，傳統(tǒng)以人力工作為主的房地產(chǎn)檔案管理工作已無法滿足企業(yè)對檔案的使用要求。而將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理，對所有的檔案進(jìn)行編號，然后將檔案以號碼的形式錄入計算機(jī)存儲系統(tǒng)中，在需要查找檔案時，則可以通過計算機(jī)快速地檢索。

（二）切實(shí)增加檢索途徑

數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，為房地產(chǎn)檔案使用人員提供了多種查閱方式。其中，無論是檢索途徑還是查詢手段，都得到切實(shí)的增加。具體表現(xiàn)為，在檢索和查閱檔案時，不僅可以進(jìn)行模糊查詢，還可以進(jìn)行多重查詢，提高查詢的精確性。計算機(jī)可以根據(jù)人們輸入的關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞以及用戶的具體指令，為用戶選擇最優(yōu)的查詢方式。與此同時，還能夠?yàn)闄n案使用人員從繁多的檔案中，篩選出與所要查找檔案相關(guān)、相類似的檔案。

（三）便于設(shè)置權(quán)限

企業(yè)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部的部分房地產(chǎn)檔案涉及到商業(yè)機(jī)密，需要對其進(jìn)行保密。運(yùn)用了數(shù)字化技術(shù)的檔案管理，在進(jìn)行檔案查詢時，有且僅有“檔案查詢”一個端口，用戶也只能通過此端口進(jìn)行檔案檢索。檔案的管理人員可以通過系統(tǒng)對檔案的使用權(quán)限進(jìn)行限制，在用戶登錄賬號，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢時，系統(tǒng)會自動判別用戶的權(quán)限，僅允許用戶查詢對該用戶開放的房地產(chǎn)檔案，而無法檢索和查閱不對用戶開放的房地產(chǎn)檔案，有效地保證了房地產(chǎn)檔案的安全，減輕了檔案管理工作對具有保密性質(zhì)檔案管理的工作強(qiáng)度和工作難度。

（四）有助于統(tǒng)計工作

檔案管理工作當(dāng)中，為提高檔案數(shù)據(jù)分析的精準(zhǔn)程度，管理人員需要對房地產(chǎn)企業(yè)所有的檔案進(jìn)行全面統(tǒng)計。其中，將檔案類型作為區(qū)分檔案的界限。同時，需要為不同情況的檔案專門寫一份書面報告，統(tǒng)計工作繁重。在房地產(chǎn)檔案管理中，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)以后，檔案管理人員則可以以電腦為依托，通過檔案管理系統(tǒng)，對所有的檔案實(shí)施全面的統(tǒng)計。一方面，可以有效減少檔案統(tǒng)計工作的時間，另一方面，能夠提高檔案統(tǒng)計工作的質(zhì)量。

二、數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)

（一）專業(yè)化特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案，是對房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中所有重大歷史事件的真實(shí)記錄，也是房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理的具體體現(xiàn)。不同房地產(chǎn)企業(yè)中檔案內(nèi)容相應(yīng)的有所差別，但其側(cè)重點(diǎn)都是與房地產(chǎn)企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容。房地產(chǎn)檔案，是房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的歷史史冊，真實(shí)記錄了發(fā)展過程中的重大歷史活動。因此，無論是記錄語言的使用上，還是記錄內(nèi)容的選擇上，都具有一定的專業(yè)水準(zhǔn)。

（二）項(xiàng)目化特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營和運(yùn)轉(zhuǎn)，均是以房地產(chǎn)項(xiàng)目為依據(jù)進(jìn)行的，此種情況導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目開發(fā)，是以時間順序展開的。因此，想要從整體上全面地對房地產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目開發(fā)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目結(jié)果三者進(jìn)行記錄，則檔案管理工作要對房地產(chǎn)企業(yè)所有的發(fā)展活動展開一次科學(xué)系統(tǒng)的分類，并遵循項(xiàng)目原則，收集和整理所有的項(xiàng)目資料。貫徹和落實(shí)項(xiàng)目原則，在此基礎(chǔ)上形成的房地產(chǎn)檔案，才具有系統(tǒng)性和科學(xué)性，項(xiàng)目原則下的檔案，具有更高的參考價值[1]。

（三）共存性特點(diǎn)

一般情況下，房地產(chǎn)企業(yè)在開發(fā)房地產(chǎn)時，其開發(fā)工作對象通常有兩種，一是特定區(qū)域，二是某個片區(qū)，而在房地產(chǎn)開發(fā)過程中，其開發(fā)模式，也以分棟建設(shè)模式為主。雖然，在實(shí)際的開發(fā)過程中，具體的工程以分散的形式進(jìn)行，但是，無論是項(xiàng)目的審批還是項(xiàng)目的建設(shè)，或者是項(xiàng)目的管理，都是房地產(chǎn)企業(yè)以集中的方式展開的。所以，對于房地產(chǎn)企業(yè)檔案的管理而言，無論是項(xiàng)目的開發(fā)檔案，還是項(xiàng)目的建設(shè)檔案，抑或是項(xiàng)目的管理檔案，在檔案管理工作中，也要采用分散管理和集中管理結(jié)合的方式進(jìn)行管理，其中，每一份單獨(dú)的檔案，都要有相應(yīng)的開發(fā)環(huán)節(jié)與之相對，最大限度地減少檔案交叉情況的發(fā)生。

（四）共有性特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行的一切開發(fā)工作，都將以商品的形式體現(xiàn)出來，商品是開發(fā)工作的最終成果，商品被購房者購買后，購房者可以自行對自己所購買的商品檔案進(jìn)行查閱，加深對商品的了解。房地產(chǎn)企業(yè)的管理人員，需要利用檔案對企業(yè)開發(fā)出來的商品進(jìn)行科學(xué)、有效、系統(tǒng)地管理，而對于商品的購買者而言，可以利用商品的相關(guān)檔案，在商品發(fā)生質(zhì)量問題、手續(xù)問題時，有效地維護(hù)自己的合法權(quán)益，向房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行索賠[2]。所以，商品的檔案成為了可以同時被開發(fā)者和購買者利用的檔案，無論是購買者還是商品的開發(fā)者都可以檢閱檔案，都可以自行使用檔案。

三、應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)需要注意的事項(xiàng)

（一）改善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提高了房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，同時也對檔案管理工作人員提出了更高的要求。因此，在引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)以后，要采取有效措施，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)。具體而言，可以通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促使現(xiàn)有的檔案管理人員能夠正確操作數(shù)字化管理設(shè)備以及完成設(shè)備的日常養(yǎng)護(hù)工作，并且在設(shè)備發(fā)生故障時，可以切實(shí)解決故障，保證設(shè)備的穩(wěn)定工作。與此同時，要加大力度，增加檔案管理人員的現(xiàn)代化、信息化知識儲備，保證檔案管理人員具備操作計算機(jī)以及運(yùn)用數(shù)據(jù)庫等軟件系統(tǒng)的能力。此外，還應(yīng)該引進(jìn)優(yōu)秀、現(xiàn)代化的檔案管理人才，提升檔案管理人員的整個素質(zhì)，以便更好地開展工作[3]。

（二）關(guān)注傳統(tǒng)與數(shù)字化的關(guān)系

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使房地產(chǎn)檔案的形式發(fā)生變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，而電子檔案的自身產(chǎn)生與保存，都需要依托光盤、磁帶、U盤等載體，在讀取檔案的過程中，會對這些檔案載體造成一定程度的損壞，讀取使用的次數(shù)增多，檔案信息則會由于載體的損壞以及保存環(huán)境的變化遭到破壞，影響檔案的完整性，甚至導(dǎo)致整個檔案的丟失。而且，電子檔案的損壞不易被發(fā)現(xiàn)，難以及時補(bǔ)救。此外，電子檔案易被修改，因此，在利用電子檔案時要注意結(jié)合紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，進(jìn)一步提高房地產(chǎn)檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）建立健全管理制度體系

任何高質(zhì)量的工作，都離不開健全的管理制度，房地產(chǎn)檔案管理工作也是如此。需要對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行不同秘密等級的界定，加強(qiáng)對重要檔案的保密和存儲工作，并對其進(jìn)行備份，盡量避免重要檔案發(fā)生被盜取、被惡意篡改，建立健全房地產(chǎn)檔案的管理制度。最為重要的是，要為檔案系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，建立安全管理制度。同時，要做好檔案管理的監(jiān)督工作，防止有人蓄意盜取和篡改電子檔案。綜上所述，當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理工作中的運(yùn)用還存在一些問題，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立也不是可以在朝夕之間完成的。我們要認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義，特別是要明確在房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)所具有的優(yōu)勢和特點(diǎn)，進(jìn)而采取有效措施，將數(shù)字化信息技術(shù)更好地運(yùn)用于檔案管理中。這需要檔案管理部門具有創(chuàng)新意識，需要工作人員不斷提升自我，更加需要房地產(chǎn)企業(yè)的大力支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玉紅.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用[A].《決策與信息》雜志社，北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與經(jīng)營決策學(xué)術(shù)研討會”論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社，北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016（1）.

[2]王耀波.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（22）：135.

[3]肖靜.云計算技術(shù)對數(shù)字化檔案管理的探索與應(yīng)用[J].民營科技，2012（6）：83.

作者：于明明 單位：廣東省中山市土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案館