歸檔文件檔號編制規則——歸檔文件應按照分類方案和排列順序逐件編寫檔號。

檔號編制應當滿足以下要求：
    （一）采用兩級分類的單位，其檔號結構格式為：全宗號-檔案門類?年度-保管期限-件號；采用三級分類的單位，其檔號結構格式為：全宗號-檔案門類?年度-機構（問題）-保管期限-件號。
    （二）檔號結構格式中各項目內容及其填寫要符合要求。
    1． “全宗號”填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。
    2．“檔案門類?年度”中歸檔文件檔案門類以代碼標識，由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識，其中市屬國有企業以“管理”漢語拼音首字母“GL”或“黨群”、“行政”、“經營”、“生產”漢語拼音首字母“DQ”、“XZ”、“JY”、“SC”標識；年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2015”。
    3．“保管期限”指歸檔文件的保管期限，分為永久、定期30年、定期10年。檔號結構格式、歸檔章中保管期限用代碼“Y”、“D30”、“D10”標識，檔案盒盒脊、歸檔文件目錄封面保管期限項不使用代碼，直接填寫永久、30年、10年。
    4．“機構（問題）”指歸檔文件按照機構（問題）分類的，歸檔文件所屬機構（問題）。檔號結構格式、歸檔章中機構（問題）采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等；檔案盒盒脊、歸檔文件目錄封面機構（問題）項不使用代碼，直接用漢字標識。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，此項留空。
    5．“件號”指歸檔文件的排列順序號。檔號結構格式中件號用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”；歸檔章、檔案盒盒脊件號項不用“0”補足，直接填寫排列順序號。
    例：1348-WS?2015-Y-0001 或1348-GL?2015-Y-0001
    (全宗號) -（檔案門類 ? 年度）-（保管期限）-（件號）或(全宗號) -（檔案門類 ? 年度）-（保管期限）-（件號）
1348-WS?2015-BGS-Y-0001或 1348-WS?2015-ZHL-Y-0001
      (全宗號)  -（檔案門類 ? 年度）-(機構即辦公室)-（保管期限）-（件號） 或  (全宗號) -（檔案門類 ? 年度）-（問題即綜合類）-（保管期限）-（件號）
    歸檔文件應當逐件加蓋歸檔章。歸檔章應加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置。歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、檔案門類、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A）。全宗號、檔案門類、年度、保管期限、機構（問題）、件號填寫要求同檔號結構格式要求，頁數填寫該件歸檔文件總頁數。