列寧:“定義可能有許多，因為對象有許多方面。”
    下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個定義：
    檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。
    也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。
    除了這種表述外，還可以表述為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。
    為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。

　  另外再介紹《檔案法》上的定義。
　　《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。
    第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”
　　這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內外常用的較為廣義的文件。 所謂廣義的文件，它不僅指常規的機關文書，也包括技術文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。
  　一、檔案來源
    從形成者看來源，有三類：機構 、組織  、個人。
    中國大陸以前不承認個人擁有檔案合法性，不重視個人檔案，因此許多個人保存的檔案，沒有集中到一個檔案館保管，相應地削弱了有些檔案的利用價值。而國外有些國家則不同，一些檔案管理機構承認個人擁有檔案，并鼓勵個人把檔案存入管理機構，而管理機構只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規定檔案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個人所有。
    二、檔案形成
    檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三：
    （一）辦理完畢的文件才能成為檔案
     所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：
    1、文件內容要求馬上辦理完畢，并且已經辦理完畢。
    2、文件內容要求長期執行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經濟遠景規劃等，只要經過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執行也算辦理完畢。
　  3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢
    從這個角度來看，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
    （二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。
    從這個角度來看，可以說“文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華”。
    （三）按照一定的規律保存起來的文件，才能最后成為檔案
    從這個角度來看，可以說“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。”
    三、檔案的形式：
    檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。
    從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。
    表達方式基本有三種：文字、圖像、聲音；
    從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。
    從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。現代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。
　　從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。
  　四、檔案內容：
    檔案內容反映了人們各種社會活動，即檔案內容上的特征是：
    1、十分豐富，無所不包
    一個國家的全部檔案記載著國家的誕生和發展，政治、經濟、軍事、文化等各種各樣的內容；一個機關的檔案記載著機關開展工作和生產活動的信息。從古到今的檔案，數量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。
    2、原始性
    檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。
    檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項工作自然地形成的。對于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
    原始性和真實性的區別：
    從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數是真實的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：
    一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案；
　　二是檔案內容失真，形成是真實的，但其內容不真實；
    因此，我們應該辯證地看待這個問題。
　　一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實和可靠性，但也不能懷疑一切。應當看到絕大部分的檔案是真實的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實的，但這些也有保存價值，不能隨意銷毀、涂改。