檔案的概念

檔案是一種原始信息記錄。相對于圖書、情報資料等信息記錄，檔案信息有其特殊性。雖然，目前在圖書館、情報中心、紀念館、博物館等非檔案管理機構也收藏有一些檔案，檔案館也保存了圖書、文物等，但檔案與生俱來的特性始終是存在的。從事檔案工作，有必要了解檔案的概念、特點，從理論上解決什么是檔案，什么不是檔案等問題，才能有效地指導工作實踐。

關于檔案的概念，國內外檔案學界有不同觀點，20世紀80年代，全國范圍內也有過廣泛討論。檔案概念有學術概念和法律概念，主要體現在《檔案工作基本術語》(以下簡稱《術語》)和《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)關于檔案的表述。

《術語》中“檔案”一詞解釋為:“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”

《檔案法》第二條規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

上述兩種表述，外延不同，內涵基本上是一致的。《術語》中的檔案，指的是普遍存在的、一般意義上的檔案，其價值作用對象可以是組織，也可以是個人；《檔案法》所稱的檔案，是指法律監管范圍的檔案，從法律上明確了國家管理檔案的范圍，專指“對國家和社會有保存價值的檔案”，而并非一般意義的檔案。但是，它對形成普遍的檔案概念有促進共識的作用。

上述檔案概念包括了如下四個方面的含義：

1.檔案的形成主體是國家機關、社會組織和個人（形成者）

檔案是一種普遍存在的社會現象，只要有人、有組織機構存在的地方，就會有活動，就會有檔案。這種普遍性體現了檔案來源的廣泛性、多元性和規律性。每個單位的各個部門、各個崗位的每一個人都會形成檔案，都有責任、義務形成好、保管好符合要求的檔案。那種認為檔案就是檔案人員的事情的觀點是錯誤的。同時，普遍存在的檔案又蘊含著特殊性，即不同的組織、不同的實踐活動，形成的檔案內容千差萬別，應根據不同情況有針對性地做好檔案工作。

2.檔案是有保存價值的文件（價值條件）

組織及個人在實踐活動中，會產生大量的文件。這些文件為處理某一事情的需要而產生,是自然形成的。事情處理完畢后，文件完成了現行使命，經鑒定，一部分文件失去了效用，應予銷毀；一部分文件仍有使用價值，應繼續保存。有使用價值的文件，經過規范整理后保存下來就成為檔案。無意識（自然）的形成需要通過有意識的制作和有意識的保存，才能成為檔案。因此，不是所有產生的文件都能成為檔案，只有那些有保存價值并且已經處理完畢的文件才能轉化為檔案。

   檔案是處理完畢的、具有查考價值的、集中保存起來的文件有機體。檔案和現行文件，從它們的社會職能來說各不相同，而從它們的內容和形式構成來說則是同一的，是同一事物的兩個不同階段。文件就是檔案的前身，為了做好檔案工作，必須研究文件管理，尤其是要掌握文件運行規律，加強對文件形成、積累、整理、歸檔的指導與監督，確保檔案的質量。

3.檔案的實存形態是多種多樣的（記錄方式與載體）

檔案是人們在實踐活動中形成的原始記錄。這種原始記錄的內容需要根據實踐活動的需要，通過不同的記錄方式和載體形式表現出來。檔案內容的記錄方式有文字的、圖像的、聲音的、數碼的等等。檔案載體，古代主要有龜甲獸骨、竹木、金石、貝葉、縑帛、紙張等；近現代主要有紙張、膠片、磁帶、磁盤及各種實物等。可見，檔案內容的記載形式是豐富多彩的，我們既要關注古代檔案的收集保管，又要重視近現代檔案管理；既要重視常見的紙質檔案管理，又要重視膠片、錄音錄像帶、磁盤等檔案管理，還要重視辦公自動化環境下電子文件的歸檔管理。

檔案實存形態的多樣性，要求檔案人員用發展的、運動的眼光來了解檔案內容，明確歸檔范圍。在檔案的收集工作中，尤其要掌握檔案物質形式的存在和運動情況，對那些劣質的記錄形態應及時糾正，如不耐久的字跡材料、不符合存儲要求的記錄方式和載體等。那些良好的各種形態的檔案要全面、完整的予以接收保管。

4.檔案是直接形成的歷史記錄

與圖書、情報等一般信息不同，檔案信息是特定的形成者在當時當地直接、自然地形成的，而不是事后編寫或隨意收集的材料，更不是憑空杜撰的。檔案具有原始記錄性特點，如活動的歷史痕跡、當事人簽名手跡、單位原始蓋章等等反映歷史面貌、自然狀態的記錄。檔案記錄和反映了真實歷史面貌，可以讓過去告訴現在，讓現在告訴未來。檔案的原始記錄性也是檔案的根本價值所在，保管保護好檔案，最根本的就是要維護檔案的原始性，保持檔案的歷史面貌。以毀損檔案原始性為代價，無論出于何種目的，都是違規甚至是違法行為。