檔案工作的內容及其相互關系

       從廣義上講，檔案工作包括宏觀的檔案事業管理和微觀的檔案管理活動，即管理檔案和檔案事業的活動。從狹義上講，就是指檔案管理，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編目與檢索、提供利用、編研等活動。通常所說的檔案工作，是指狹義的檔案工作。

（一）檔案工作的內容（狹義）

       檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編目與檢索、提供利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八個業務環節。

檔案的前身是文件，而文件是隨著實踐活動分散形成的，文件處理完畢后，為便于查考，需要對分散的文件加以挑選，擇其有繼續保存價值的文件材料，經歸檔整理后，集中保存在形成單位檔案管理機構。過了若干年后，其中具有長遠保存價值的檔案，應當按照規定移交有關檔案館保存，這就形成了檔案的收集工作。檔案收集工作是檔案由分散到集中的過程，它是檔案工作的起點，也是檔案工作的首要環節。

       收集起來的檔案是相對零亂的，因為檔案數量較多，內容復雜，為了便于管理和利用，需要對零亂的檔案進行分門別類，加以條理化，使之規范有序，這就形成了檔案的整理工作。檔案整理工作是指檔案由零亂到系統，從無序到有序的過程，它是檔案工作的基礎。

       隨著時間的推移，由于自然的和人為的各種因素影響，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至可能遭到突變性的破壞，比如，紙張發黃變脆、字跡褪色，或遭受火災、水淹、蟲蛀、霉變等等。為了解決檔案的不斷損毀與長遠利用的矛盾，就需要將檔案加以妥善的保管，采取各種有效的保護措施，保證其完整與齊全，最大限度地延長其壽命，這就形成了檔案的保管工作。

       檔案數量日益增多，有些檔案失去了保存價值，為防止檔案龐雜，就需要剔除那些喪失了保存價值的檔案，還要區分不同檔案的保存價值，以便分級保管，發揮重要檔案的作用，這就形成了檔案的鑒定工作。

       對檔案進行科學管理，需要對檔案和檔案工作的情況進行全面了解，做到“胸中有數”，因此，對檔案和檔案工作狀況進行數量的統計、分析和研究，就形成了檔案的統計工作。

       檔案數量很多，基本上是按自身形成規律整理和存放的，但社會各界利用檔案的要求則是特定的，又是多方面的。利用者面對浩如煙海的檔案，要查找自己所需要的檔案材料，猶如“大海撈針”，這就需要編制成套的檢索工具，從各種途徑揭示檔案的內容和成分，供檔案人員和利用者使用，以解決數量龐大的館藏與利用者特定需要的矛盾，這就形成了檔案的編目與檢索工作。

       保存檔案的目的是提供檔案為社會各界服務，充分發揮檔案的作用。為了能使檔案的作用及時、充分地發揮出來，需要我們開辟各種途徑，采取各種方式方法，向利用者介紹檔案館（室）藏，提供檔案信息利用，這就形成了檔案的提供利用工作。

       檔案的特點是原始記錄，多為孤本，價值珍貴，在提供利用中，一般只用于館內借閱。為了更廣泛而又主動地提供檔案為更多的利用者服務，同時，也為了保護檔案的原件，就需要對浩瀚的檔案史料進行研究，匯編并出版檔案史料和參考資料，在更大范圍內發揮檔案的作用，這就形成了檔案的編研工作。

（二）檔案工作各業務環節的關系

       檔案工作各項業務環節都有各自不同的工作內容、特點和要求，每項工作都是整個檔案工作的重要組成部分，都是必不可少的、相對獨立的一個環節。

       檔案工作基本業務環節的劃分是相對的，而不是絕對的。在工作步驟上，不能按檔案工作各業務環節機械地劃分先后次序，而應注意各業務環節工作間的銜接，以及相互交叉、滲透和影響，做到全面、統籌、協調發展，共同提高。

       檔案工作各業務環節是彼此依存、相互制約的一個有機整體，不能把各個業務環節割裂開來。比如，收集工作必須與整理、鑒定工作相結合，收集檔案應同時考慮到檔案的質量和價值以及今后的利用；又如，整理工作要與編目工作相結合，編制檢索工具的檔案，必須是已經整理的檔案，這部分檔案不能輕易地打亂重新整理，否則，會使檢索工具與檔案實體不相對應，導致編目工作的混亂。

       從檔案工作各業務環節的相互作用中，可以看出它們之間的一種最基本關系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編目與檢索等各個環節，都是為檔案提供利用及編研工作創造條件的，因此，它們都屬于基礎業務工作范疇。這樣，整個檔案工作的內容可以劃分為兩個方面，即基礎工作和提供利用及編研工作。它們是既矛盾又統一的有機整體。基礎工作為提供利用及編研工作提供物質基礎，創造工作條件，沒有基礎工作，便無法開展提供利用及編研工作；提供利用及編研工作直接體現了檔案工作的目的和方向，它既反映了基礎工作的成果，又向基礎工作提出了要求，促使基礎工作更進一步，沒有提供利用及編研工作，基礎工作則失去了存在的意義和工作的目標。實踐證明，這兩方面工作的關系是對立統一的，必須妥善處理它們之間的關系。過分地重視基礎工作而忽略提供利用及編研工作，會使提供利用及編研工作處于停滯狀態，工作進展不大；過分地強調提供利用及編研工作而輕視基礎工作，會使工作沒有后勁，同樣得不到發展，因此，二者不可偏廢。不能關起門來“打基礎”，不能因為沒有開展過基礎工作而不提供利用及編研這部分檔案，這種“先打基礎，后搞利用”的想法是錯誤的。應該看到，基礎工作是在提供利用及編研過程中不斷發展、完善的，應積極開展提供利用及編研工作，讓提供利用及編研工作促進基礎工作不斷提高。