西安市行政村檔案管理辦法

第一章　 總　 則

第一條　為了加強全市行政村檔案工作，逐步實現(xiàn)農(nóng)村檔案工作規(guī)范化，有效地保護和利用檔案，為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案條例》、《西安市檔案管理條例》及《國家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部關(guān)于加強社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的意見》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條　本辦法適用于西安市行政區(qū)域內(nèi)行政村檔案管理工作。

第三條　本辦法所稱的行政村檔案是指村黨組織、村民委員會、村經(jīng)濟組織在實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

第四條　各區(qū)縣檔案行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)的行政村檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條　各區(qū)縣涉農(nóng)部門應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，與檔案行政管理部門齊抓共管，做好行政村檔案管理工作。

第六條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨委和政府要切實加強領(lǐng)導(dǎo)，將行政村檔案工作列入新農(nóng)村建設(shè)規(guī)劃，加大支持和投入力度，使檔案工作與新農(nóng)村建設(shè)的各項事業(yè)同步發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）檔案機構(gòu)對所轄區(qū)域內(nèi)的行政村檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章　檔案機構(gòu)及其職責(zé)

第七條　行政村黨組織和村民委員會要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作列入工作計劃和議事日程，明確主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實解決檔案工作中遇到的實際問題，保障檔案工作所需經(jīng)費，確保檔案工作與本村各項工作同步發(fā)展。

第八條  各行政村要設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一保管本村各種門類和載體的檔案，并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督與指導(dǎo)。

第九條  行政村檔案室要建立健全檔案的收集、保管、保密、借閱、移交、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等制度，并堅持實施。

第十條  行政村要指定專人負(fù)責(zé)本村各類檔案的收集、管理和提供利用工作，并保持人員相對穩(wěn)定。檔案人員應(yīng)具有較好的政治素質(zhì)，忠于職守，遵紀(jì)守法，具備高中以上文化水平，定期接受檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。

第三章　文件材料的歸檔與整理

第十一條  凡是反映本行政村工作活動、具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)由專人或承辦人整理后向檔案室移交歸檔，交接雙方應(yīng)清點核對，履行簽字手續(xù)。任何單位和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十二條  歸檔時間：

(一) 各項管理活動形成的文件材料，于次年第一季度內(nèi)歸檔；

(二) 會計檔案由財務(wù)人員保管2年后，于次年第一季度內(nèi)歸檔；

(三) 建設(shè)活動中形成的文件材料，在工程竣工驗收后3個月內(nèi)歸檔；

(四) 膠片照片由拍攝者在拍攝、洗印完畢后1個月內(nèi)連同底片、文字說明一并歸檔；數(shù)碼照片由拍攝者在拍攝完畢后1個月內(nèi)連同文字說明一并歸檔，并應(yīng)定期刻成光盤;

(五) 實物檔案在活動結(jié)束后及時歸檔；

(六) 電子文件于次年6月底前歸檔。

第十三條  歸檔要求：

（一）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備，載體和書寫材料符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不得使用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不耐久的書寫材料；

（二）歸檔的文件材料必須做到分類清楚，排列有序，保管期限劃分準(zhǔn)確，檔案目錄填寫清楚無誤，整理規(guī)范；

（三）歸檔的聲像材料應(yīng)音像清晰，圖畫完整,未加修飾剪裁,底片和正片一致,對無底片的照片應(yīng)翻拍底片；

（四）電子文件應(yīng)與打印出的紙質(zhì)文件一并歸檔，并使用不可擦除型光盤進行存儲。

第十四條  歸檔文件材料的整理：行政村檔案一般由文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、電子檔案等不同門類和載體構(gòu)成。

（一）文書檔案按保管期限—年度—問題或保管期限—年度進行分類整理排列編號；

（二）基建檔案按工程項目分類整理，按項目—時間排列編號；

（三）會計檔案按類別（憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他）—年度--保管期限分類整理排列編號； 

（四）聲像檔案按載體形式進行分類整理排列編號；

（五）實物檔案按載體不同分類，以件為單位，按時間順序跨年度大流水編號。

第四章  檔案信息化管理

第十五條  各行政村應(yīng)采用計算機等先進技術(shù)，應(yīng)用檔案行政管理部門認(rèn)可的檔案管理應(yīng)用軟件管理和利用檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第十六條  各行政村應(yīng)積極開展電子文件的形成、收集、整理、歸檔工作，并應(yīng)采取可靠存儲介質(zhì)進行備份。

第五章檔案的統(tǒng)計、鑒定、銷毀和移交

第十七條  各行政村應(yīng)建立各種檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況進行及時、準(zhǔn)確統(tǒng)計和登記，并按規(guī)定向鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。 

第十八條  各行政村應(yīng)開展檔案鑒定工作，根據(jù)《西安市行政村文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》（見附件），對應(yīng)歸檔的文件材料確定保管期限，對保管期限已滿的檔案重新進行鑒定。對失去保存價值的檔案，應(yīng)清點核對，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)行政村領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）檔案機構(gòu)審批后，由兩人以上在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

第十九條 嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案應(yīng)按以下要求辦理：

（一）在指定地點銷毀，注意保密；

（二）不得出賣或用作其他用途；

（三）應(yīng)指定監(jiān)銷人、經(jīng)辦人，兩人以上共同執(zhí)行，同時在銷毀清冊上簽名，以示負(fù)責(zé)；

（四）銷毀清冊應(yīng)歸檔保存，并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）備案。

第二十條  村干部、檔案管理人員離任時要進行檔案移交，履行交接手續(xù)。　

第二十一條　建制村在撤銷、合并或轉(zhuǎn)為社區(qū)時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定將檔案妥善移交給接收單位，防止檔案散失。

第二十二條 對列入地方綜合檔案館進館名冊的行政村檔案，自形成之日起滿十年后，連同檔案目錄等檢索工具一并向所在地檔案館移交。

第六章  檔案的保管和利用

第二十三條　各行政村要根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置檔案專用庫房或?qū)Ｓ脵n案柜。檔案庫房要堅固，符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防塵、防潮、防高溫的要求，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。

第二十四條　各行政村應(yīng)制定檔案借閱制度，根據(jù)檔案的內(nèi)容確定不同的利用范圍和審批程序。借閱利用時應(yīng)遵循借閱利用手續(xù)，做好檔案借閱登記和檔案利用效果登記。利用者不得涂改、污損檔案，不得泄密，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自抄錄、復(fù)制檔案。 

第二十五條 各行政村檔案室應(yīng)編制適應(yīng)利用需要的檔案檢索工具，并編寫全宗介紹、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和村史等編研材料，積極開發(fā)檔案信息資源，為本村建設(shè)和各項工作服務(wù)。

第二十六條 各行政村檔案室應(yīng)根據(jù)本村各項工作的需求，除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等不應(yīng)向社會公開的檔案外，積極做好檔案提供利用工作。

第七章　附　　則

第二十七條　各區(qū)縣檔案行政管理部門可以根據(jù)本辦法，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定實施辦法或細(xì)則，并報市檔案局備案。

第二十八條　本辦法由西安市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十九條　本辦法自2015年1月1日起施行。

附件：《西安市行政村文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》