根據國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》、《文書檔案案卷格式標準》的規定要求，為加強機關文書檔案的科學管理，實現全市檔案管理的標準化、規范化，更好地為機關工作服務和為國家
積累檔案史料，特制定本標準。
1 主要內容與適用范圍
1．l 本標準規定了文件的收集、分類、組卷、編目、裝訂等要求。
1．2 本標準適用于大連市各級檔案館（室）和機關、團體、企業、事業單位的文書部門和業務部門。
2 名詞術語
2．l 立卷：是將一個全宗內形成的互有聯系的若干文件材料經過分類、組卷、編目而組成案卷的一個過程。
2．2 立卷分類：是在文件收集齊全的基礎上，將文件按一定的分類方案進行分類的過程。
2．3 組卷：將經過分類的文件，按一定特征組成案卷的過程。
2、4 立卷編目：將分類、組卷以后的案卷，擬寫案卷題名，進行系統排列、編號、編制卷內目錄和進行案卷目錄的編制。
3．文件材料的收集
3．1 凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。具體收集范圍按國家檔案局《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規定執行。
3．2 一個年度應歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，完整率要達100％。
3·3 收集的重點
3．3．1 本單位自己制成的文件材料，包括沒經登記的會議記錄、工作』總結（或專題，總結）調查報告、領導的重要講話和各種統計報表等“賬外”文件。
3．3．2 上、下級及其他機關針對本卓位主管業務有密切聯系的文件材料。
3．3．3 本單位匯總、編寫的有關資料。
3．4 在收集中如發現用不規范的紙張、圓珠筆、鉛筆、彩筆擬搞、批辦的文件，要退回重新繕寫。
4．案卷質量總的要求
遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，使于保管和利用。使組成的案卷，反映本單位的主要職能活動和基本歷史面貌。
5．分類
5．1 文件的整理首先應編制分類方案，分類應保持前后一致，不能隨意變動。
5．2 分類一般采用年度——組織機構或年度——問題進行分類
5、3 區分文件的類目名稱，如按年度——組織機構分類法可分為黨委（總支）、組織部、宣傳部、辦公室、人事處、財務處、計劃處……；如按年度——問題分類法可分為黨務（總支）類，綜合類、人事管理類，財務管理類—…·；
5·4 區分文件的所屬年度
5.4.1 一般的收文和發文，放在形成的年度。
5.4.2 年度計劃、，總結、報告，放在針對的年度。
5.4.3 多年的規劃、計劃、預算放在開始的年度；跨年度的總結、決算放在結束的年度。
5.4.4 上一年總結和下一年計劃寫在一起，而且只有一份，放在總結的年度。
5.4.5 跨年度的會議文件，放在開幕的年度。
5.4.6 非訴訟的案件材料，放在結案的年度。
5.4.7 跨年度轉發與批轉的文件，放在轉發和批轉的年度。
5.4.8 跨年度的請示與批復，放在批復的年度。無批復的重要請示放在請示年度，一般的可不存檔。
5.4.9 跨多年的臨時性工作形成的文件，分別放在形成的年度。
5.4.10 文電應合一立卷。
5．5 分機構
5．5．1 將文件按其形成或承辦部門分開。
5．5．2 業務部門立卷的可直接采用5．6、5．7、5．8條分類。
5.6 區分文件的級別
5.6.1 將文件按其作者之間的關系分成上級、本級、同級和下級。
5.6.2 對有密切聯系的文件，如上級的批復、下級的請示；上級轉發、批轉本機關的文件，應與本級文件放在一起組卷。
5．7 區分保管期限
5.7.1 根據國家檔案局印發的《關于機關檔案保管期限的規定》（國檔發［1997］ 27號），將文件分成永久、長期、短期三個不同保管期限，分別組卷。
5．8 分問題
5．8.1 將文件按其不同的問題分別組卷。
5.8.2 上級、本級文件數量特別少，不能按問題組卷的，可不再分問題，按文件字號或時間順序排列組卷。
6．組卷
6.1 根據以問題為主，適當分級，區別價值，照顧數量的立卷方法，將文件組成案卷。
6.1．1 行政管理工作和業務活動形成的各種業務文件（調研材料、制度、條例、法規等），一般按單一問題組卷。
6.1．2 會議文件，按照會議的名稱、屆次等單獨組卷，根據文件的多少，可以組成一會一卷或數卷。
6.1．3 會議記錄，單獨組卷。如果會議有紀要或討論件，可將會議紀要、記錄、討論件組成一卷或數卷。
6.1．4 工作計劃、總結等文件，一般可按作者結合名稱組卷。
6.1．5 統計表、名冊等文件，一般按同一種格式、名稱或同一系統的組成一卷或數卷。
6．1．6 非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組卷，可以一案一卷、一案數卷或數人一卷。
6.1．7 人民來信，可接來信所反映的問題或信件作者或信件的處理形式組卷。
6.1．8 簡報、刊物，可按照期號順序組卷，可一期一卷或數期一卷。
6．1．9 密不可分的文件，如：正件與附件，印件與底稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，要組合在一起立卷。
6．1．10 特殊性文件（本標準未指明的文件材料）根據具體情況進行組卷。
7 編目
7．1 卷內文件的排列
7．1·1 會議文件
7．1·1·1 工作會議：按會議通知、議程、日程、工作報告、領導講話、會議發的文件、會議總結、簡報、會議記錄順序排列。
7．1．1．2 代表大會（代表會議）：按會議通知、代表名單、議程、開幕詞、大會報告、決議、領導講話、大會發的文件、選舉結果、提案、會議總結、閉幕詞、會議簡報、會議記錄順序排列。
7．1．1．3 黨委會議、常委會議、擴大會議、局務會議、辦公會議、碰頭會議記錄等，按開會次序或時間順序排列。
7．1．2 非訴訟案件材料：按結論、決定、判決性的文件材料在前，依據性材料在后的順序排列。
7．1．3 正常的單份文件，可根據組成案卷的特點進行排列。
7．1·3·1 一個作者，幾個問題組成的案卷，可先排問題，后按時間順序排列。
7．1．3．2 一個作者、一個問題組成的案卷，按時間順序排列。
7．1．3．3 多作者、多問題組成的案卷可以采取先排問題，再接作者排列。
7．1·3．4 請示與批復，批復在前，請示在后。
7．1·3·5 正件與附件，正件在前，附件在后。
7．1·3·6 印件與定稿，印件在前，定稿在后。
7．1．3．7 轉發和批轉的文件，轉發、批轉件在前，原件在后。
7．1．3．8 重要法規性文件的歷次修改稿，要依次排列在定稿之后。
7．2 編寫卷內文件的頁號和件號
7．2．1 裝訂的案卷，均應在有書寫內容的正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。
7．2．2 不裝訂的案卷，應在卷內每份材料的右上方加蓋檔號章（檔號章包括：全宗號、目錄號、案卷號、件號），并逐份編件號。
7．3 案卷封面的編寫
7．3．l 案卷封面的第一格，填寫全宗名稱（立檔單位名稱）。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱（用膠印加蓋為宜）。
7．3．2 案卷封面的第二格，填寫類目名稱。
7．3．3 案卷封面的第三格（中間大方格）填寫案卷題名。案卷題名結構要完整，能準確概括反映本卷文件的主要制發機關、內容、名稱。文字力求簡練、通順、準確。字數不超過五十字為宜。
7．3·4 時間：填寫卷內文件所屬的起止年月。
7．3．5 保管期限：按立卷時劃定的保管期限，加蓋永久、長期、短期專用章。
7．3．6 件、資數：裝訂的案卷填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。
7．3．7 歸檔號：由文書處理部門填寫每年的案卷順序號（不分永、長、短）。
7．3．8 檔號的編制
7．3．8．1 全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。（檔案未進館前暫不填寫）
7．3．8．2 目錄號：全宗內案卷所目錄的編號。在一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。
7．3．8．3 案卷號：目錄內案卷的順序編號。在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。
7．3．9 卷脊項目包括：全宗號、目錄號、案卷號、年度。均采用阿拉伯數字1、2、3……，選用耐久性好的黑色油墨或碳素墨水用膠印加蓋。
7．3．9．1 檔號各項待案卷歸檔后，由檔案室統一編寫。
7．3．10 案卷封面可打字或用毛筆、鋼筆書寫，書寫材料采用耐久的墨汁、碳素或蘭黑墨水。字跡要工整、美觀、大方。
7．4 卷內文件目錄的編制
7．4．1 順序號：按卷內文件排列順序填寫。
7．4．2 文號：填寫文件制發機關的發文字號。（代字、年度、順序號）
7．4．3 責任者：填寫文件的署名者。
7．4．4 題名：即文件標題。一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內容的，可自擬標題，外加“［］”號。
7．4．5 日期：填寫文件的制發日期，沒有日期的文件應考證清楚后填寫。
7．4．6 頁號：填寫每份文件的首頁號，最后一份文件填寫起止頁號。填寫頁號，要準確無誤，防止錯編、漏編。
7．4．7 備注：留待對卷內文件有變化時做說明之用。
7．4．8 填寫卷內目錄要認真，打字或用鋼筆書寫，字跡要工整清晰。
7．5 卷內備考表的編制
7．5．l 填寫案卷存在的問題及本卷內需要說明的情況（如文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）。
7．5．2 立卷入：由立卷人員簽名。
7．5．3 檢查人：由案卷質量審核者簽名。
7．5．4 立卷時間：填寫完成立卷的日期。
7．6 案卷各部分的排列格式：案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。
8．案卷裝訂要求
8．1 案卷裝訂前要拆除金屬物，對殘缺破損，小于或大于卷面的材料和字跡偏左、裝訂后影響閱卷的材料，要進行修補、裱糊和折疊。
8．2 字跡不清的重要文件，應進行復制，并與原件一起立卷，復制件在前，原件在后。
8．3 案卷以每卷50～150頁左右為宜。
8. 4 裝訂時做到右、下齊，無倒頁、不漏訂。用白線繩，左側四眼一線裝訂，線頭要結死，勿外露，使裝訂的案卷整齊美觀。
9．案卷的排列編號
9．l 案卷的排列要劃分階段（跨年度）。階段的劃分要根據案卷數量的多少或時間而定，一個階段的案卷一般不得超過三位數。
9．2 一個階段內的案卷，應按不同保管期限——年度——組織機構或問題排列。
9．3 按照案卷的排列順序編寫案卷號，以固定案卷位置。
9．4 案卷的排列方法前后保持一致，不可任意改動。
10．案卷目錄的編制
10．1 案卷目錄：要按不同保管期限和階段分別打字或用鋼筆填寫一式三份，一份留文書處理部門使用，兩份隨檔案移交。
10．2 案卷目錄的編號，應按不同保管期限，不同階段，分別編寫目錄號。
10．2．1 第一階段永久案卷目錄為一號，長期為二號；第二階段永久為三號，長期為四號，以次類推。短期案卷目錄單獨編號，號前加蓋“短”字，即“短1”、“短2”等。
11．整理文書檔案用的卷皮和目錄
文書檔案卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表等，由大連市檔案局按照國家標準統一監制。各單位不得自行印制。
大連市檔案局
一九九七年十二月三十一日
積累檔案史料，特制定本標準。
1 主要內容與適用范圍
1．l 本標準規定了文件的收集、分類、組卷、編目、裝訂等要求。
1．2 本標準適用于大連市各級檔案館（室）和機關、團體、企業、事業單位的文書部門和業務部門。
2 名詞術語
2．l 立卷：是將一個全宗內形成的互有聯系的若干文件材料經過分類、組卷、編目而組成案卷的一個過程。
2．2 立卷分類：是在文件收集齊全的基礎上，將文件按一定的分類方案進行分類的過程。
2．3 組卷：將經過分類的文件，按一定特征組成案卷的過程。
2、4 立卷編目：將分類、組卷以后的案卷，擬寫案卷題名，進行系統排列、編號、編制卷內目錄和進行案卷目錄的編制。
3．文件材料的收集
3．1 凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。具體收集范圍按國家檔案局《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規定執行。
3．2 一個年度應歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，完整率要達100％。
3·3 收集的重點
3．3．1 本單位自己制成的文件材料，包括沒經登記的會議記錄、工作』總結（或專題，總結）調查報告、領導的重要講話和各種統計報表等“賬外”文件。
3．3．2 上、下級及其他機關針對本卓位主管業務有密切聯系的文件材料。
3．3．3 本單位匯總、編寫的有關資料。
3．4 在收集中如發現用不規范的紙張、圓珠筆、鉛筆、彩筆擬搞、批辦的文件，要退回重新繕寫。
4．案卷質量總的要求
遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，使于保管和利用。使組成的案卷，反映本單位的主要職能活動和基本歷史面貌。
5．分類
5．1 文件的整理首先應編制分類方案，分類應保持前后一致，不能隨意變動。
5．2 分類一般采用年度——組織機構或年度——問題進行分類
5、3 區分文件的類目名稱，如按年度——組織機構分類法可分為黨委（總支）、組織部、宣傳部、辦公室、人事處、財務處、計劃處……；如按年度——問題分類法可分為黨務（總支）類，綜合類、人事管理類，財務管理類—…·；
5·4 區分文件的所屬年度
5.4.1 一般的收文和發文，放在形成的年度。
5.4.2 年度計劃、，總結、報告，放在針對的年度。
5.4.3 多年的規劃、計劃、預算放在開始的年度；跨年度的總結、決算放在結束的年度。
5.4.4 上一年總結和下一年計劃寫在一起，而且只有一份，放在總結的年度。
5.4.5 跨年度的會議文件，放在開幕的年度。
5.4.6 非訴訟的案件材料，放在結案的年度。
5.4.7 跨年度轉發與批轉的文件，放在轉發和批轉的年度。
5.4.8 跨年度的請示與批復，放在批復的年度。無批復的重要請示放在請示年度，一般的可不存檔。
5.4.9 跨多年的臨時性工作形成的文件，分別放在形成的年度。
5.4.10 文電應合一立卷。
5．5 分機構
5．5．1 將文件按其形成或承辦部門分開。
5．5．2 業務部門立卷的可直接采用5．6、5．7、5．8條分類。
5.6 區分文件的級別
5.6.1 將文件按其作者之間的關系分成上級、本級、同級和下級。
5.6.2 對有密切聯系的文件，如上級的批復、下級的請示；上級轉發、批轉本機關的文件，應與本級文件放在一起組卷。
5．7 區分保管期限
5.7.1 根據國家檔案局印發的《關于機關檔案保管期限的規定》（國檔發［1997］ 27號），將文件分成永久、長期、短期三個不同保管期限，分別組卷。
5．8 分問題
5．8.1 將文件按其不同的問題分別組卷。
5.8.2 上級、本級文件數量特別少，不能按問題組卷的，可不再分問題，按文件字號或時間順序排列組卷。
6．組卷
6.1 根據以問題為主，適當分級，區別價值，照顧數量的立卷方法，將文件組成案卷。
6.1．1 行政管理工作和業務活動形成的各種業務文件（調研材料、制度、條例、法規等），一般按單一問題組卷。
6.1．2 會議文件，按照會議的名稱、屆次等單獨組卷，根據文件的多少，可以組成一會一卷或數卷。
6.1．3 會議記錄，單獨組卷。如果會議有紀要或討論件，可將會議紀要、記錄、討論件組成一卷或數卷。
6.1．4 工作計劃、總結等文件，一般可按作者結合名稱組卷。
6.1．5 統計表、名冊等文件，一般按同一種格式、名稱或同一系統的組成一卷或數卷。
6．1．6 非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組卷，可以一案一卷、一案數卷或數人一卷。
6.1．7 人民來信，可接來信所反映的問題或信件作者或信件的處理形式組卷。
6.1．8 簡報、刊物，可按照期號順序組卷，可一期一卷或數期一卷。
6．1．9 密不可分的文件，如：正件與附件，印件與底稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，要組合在一起立卷。
6．1．10 特殊性文件（本標準未指明的文件材料）根據具體情況進行組卷。
7 編目
7．1 卷內文件的排列
7．1·1 會議文件
7．1·1·1 工作會議：按會議通知、議程、日程、工作報告、領導講話、會議發的文件、會議總結、簡報、會議記錄順序排列。
7．1．1．2 代表大會（代表會議）：按會議通知、代表名單、議程、開幕詞、大會報告、決議、領導講話、大會發的文件、選舉結果、提案、會議總結、閉幕詞、會議簡報、會議記錄順序排列。
7．1．1．3 黨委會議、常委會議、擴大會議、局務會議、辦公會議、碰頭會議記錄等，按開會次序或時間順序排列。
7．1．2 非訴訟案件材料：按結論、決定、判決性的文件材料在前，依據性材料在后的順序排列。
7．1．3 正常的單份文件，可根據組成案卷的特點進行排列。
7．1·3·1 一個作者，幾個問題組成的案卷，可先排問題，后按時間順序排列。
7．1．3．2 一個作者、一個問題組成的案卷，按時間順序排列。
7．1．3．3 多作者、多問題組成的案卷可以采取先排問題，再接作者排列。
7．1·3．4 請示與批復，批復在前，請示在后。
7．1·3·5 正件與附件，正件在前，附件在后。
7．1·3·6 印件與定稿，印件在前，定稿在后。
7．1．3．7 轉發和批轉的文件，轉發、批轉件在前，原件在后。
7．1．3．8 重要法規性文件的歷次修改稿，要依次排列在定稿之后。
7．2 編寫卷內文件的頁號和件號
7．2．1 裝訂的案卷，均應在有書寫內容的正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。
7．2．2 不裝訂的案卷，應在卷內每份材料的右上方加蓋檔號章（檔號章包括：全宗號、目錄號、案卷號、件號），并逐份編件號。
7．3 案卷封面的編寫
7．3．l 案卷封面的第一格，填寫全宗名稱（立檔單位名稱）。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱（用膠印加蓋為宜）。
7．3．2 案卷封面的第二格，填寫類目名稱。
7．3．3 案卷封面的第三格（中間大方格）填寫案卷題名。案卷題名結構要完整，能準確概括反映本卷文件的主要制發機關、內容、名稱。文字力求簡練、通順、準確。字數不超過五十字為宜。
7．3·4 時間：填寫卷內文件所屬的起止年月。
7．3．5 保管期限：按立卷時劃定的保管期限，加蓋永久、長期、短期專用章。
7．3．6 件、資數：裝訂的案卷填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。
7．3．7 歸檔號：由文書處理部門填寫每年的案卷順序號（不分永、長、短）。
7．3．8 檔號的編制
7．3．8．1 全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。（檔案未進館前暫不填寫）
7．3．8．2 目錄號：全宗內案卷所目錄的編號。在一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。
7．3．8．3 案卷號：目錄內案卷的順序編號。在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。
7．3．9 卷脊項目包括：全宗號、目錄號、案卷號、年度。均采用阿拉伯數字1、2、3……，選用耐久性好的黑色油墨或碳素墨水用膠印加蓋。
7．3．9．1 檔號各項待案卷歸檔后，由檔案室統一編寫。
7．3．10 案卷封面可打字或用毛筆、鋼筆書寫，書寫材料采用耐久的墨汁、碳素或蘭黑墨水。字跡要工整、美觀、大方。
7．4 卷內文件目錄的編制
7．4．1 順序號：按卷內文件排列順序填寫。
7．4．2 文號：填寫文件制發機關的發文字號。（代字、年度、順序號）
7．4．3 責任者：填寫文件的署名者。
7．4．4 題名：即文件標題。一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內容的，可自擬標題，外加“［］”號。
7．4．5 日期：填寫文件的制發日期，沒有日期的文件應考證清楚后填寫。
7．4．6 頁號：填寫每份文件的首頁號，最后一份文件填寫起止頁號。填寫頁號，要準確無誤，防止錯編、漏編。
7．4．7 備注：留待對卷內文件有變化時做說明之用。
7．4．8 填寫卷內目錄要認真，打字或用鋼筆書寫，字跡要工整清晰。
7．5 卷內備考表的編制
7．5．l 填寫案卷存在的問題及本卷內需要說明的情況（如文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）。
7．5．2 立卷入：由立卷人員簽名。
7．5．3 檢查人：由案卷質量審核者簽名。
7．5．4 立卷時間：填寫完成立卷的日期。
7．6 案卷各部分的排列格式：案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。
8．案卷裝訂要求
8．1 案卷裝訂前要拆除金屬物，對殘缺破損，小于或大于卷面的材料和字跡偏左、裝訂后影響閱卷的材料，要進行修補、裱糊和折疊。
8．2 字跡不清的重要文件，應進行復制，并與原件一起立卷，復制件在前，原件在后。
8．3 案卷以每卷50～150頁左右為宜。
8. 4 裝訂時做到右、下齊，無倒頁、不漏訂。用白線繩，左側四眼一線裝訂，線頭要結死，勿外露，使裝訂的案卷整齊美觀。
9．案卷的排列編號
9．l 案卷的排列要劃分階段（跨年度）。階段的劃分要根據案卷數量的多少或時間而定，一個階段的案卷一般不得超過三位數。
9．2 一個階段內的案卷，應按不同保管期限——年度——組織機構或問題排列。
9．3 按照案卷的排列順序編寫案卷號，以固定案卷位置。
9．4 案卷的排列方法前后保持一致，不可任意改動。
10．案卷目錄的編制
10．1 案卷目錄：要按不同保管期限和階段分別打字或用鋼筆填寫一式三份，一份留文書處理部門使用，兩份隨檔案移交。
10．2 案卷目錄的編號，應按不同保管期限，不同階段，分別編寫目錄號。
10．2．1 第一階段永久案卷目錄為一號，長期為二號；第二階段永久為三號，長期為四號，以次類推。短期案卷目錄單獨編號，號前加蓋“短”字，即“短1”、“短2”等。
11．整理文書檔案用的卷皮和目錄
文書檔案卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表等，由大連市檔案局按照國家標準統一監制。各單位不得自行印制。
大連市檔案局
一九九七年十二月三十一日
