1.范圍
本標準規定了照片檔案著錄格式、著錄項目及著錄細則。
本標準適用于大連市各級綜合檔案館、機關檔案室照片檔案的著錄，其它各專業檔案館、檔案室可參照執行。
2.引用標準
GB/T11821-2002 照片檔案管理規范
DA/T18-1999 檔案著錄規則
3.術語
照片檔案
國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影象為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。
4.照片檔案目錄數據格式
照片檔案目錄數據格式分為文件級和案卷級兩種。
4.1照片檔案案卷級目錄數據格式。見表1
表1：照片檔案案卷級目錄數據格式
序號 字段名稱 字段名 類型 長度 取值范圍
1 分類號 FLH 字符 24 字符
2 檔案館代碼 DAGDM 字符 6 字符
3 檔號 DH 字符 50 字符
4 題名 TM 字符 254 字符
5 責任者 ZRZ 字符 60 字符
6 起止時間 QZSJ 日期 20 日期
7 歸檔日期 GDRQ 日期 8 日期
8 密級 MJ 字符 6 字符
9 保管期限 BGQX 字符 4 字符
10 載體類型 ZTLX 字符 12 字符
11 載體規格 ZTGG 字符 12 字符
12 主題詞 ZTC 字符 100 字符
13 附注 FZ 字符 100 字符
4.2照片檔案文件級目錄數據格式。見表2
表2：照片檔案文件級目錄數據格式
序號 字段名稱 字段名 類型 長度 取值范圍
1 分類號 FLH 字符 24 字符
2 檔案館代碼 DAGDM 字符 6 字符
3 檔號 DH 字符 50 字符
4 照片號 ZPH 字符 50 字符
5 底片號 DPH 字符 50 字符
6 參見號 CJH 字符 70 字符
7 題名 TM 字符 254 字符
8 攝影者 SYZ 字符 60 字符
9 攝影時間 SYSJ 日期 8 日期
10 攝影地點 SYDD 字符 60 字符
11 歸檔日期 GDRQ 日期 8 日期
12 密級 MJ 字符 6 字符
13 保管期限 BGQX 字符 4 字符
14 載體類型 ZTLX 字符 12 字符
15 載體規格 ZTGG 字符 12 字符
16 文字說明 WZSM 字符 254 字符
17 主題詞 ZTC 字符 100 字符
18 附注 FZ 字符 100 字符
5.照片檔案著錄要求
5.1 分類號
依據《中國檔案分類法》和GB/T 15418-94《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。
5.2 檔案館代碼
依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄。
5.3 檔號
檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。用50位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、冊號、張號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-冊號-張號
5.3.1 全宗號
檔案館給立檔單位編制的代號。用5位代碼標識。
5.3.2 檔案類目號
表示檔案種類及其屬類的代號。檔案類目號按照檔案分類方案執行，根據需要可用到二級類目。
5.3.3 冊號
在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1”開始的順序編號。用4位代碼標識。
5.3.4 張號
照片在某一全宗某一保管期限某一照片冊的排列從“1”開始的順序編號。用4位代碼標識。
5.4 照片號
固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼。用50位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、冊號、張號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-冊號-張號
5.5 底片號
固定和反映底片在全宗內排列順序的一組字符代碼，用20位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、張號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-張號
5.6 參見號
與本張照片有密切聯系的其他載體的檔號。其格式如下：相關檔案種類+檔號。
5.7 題名
表達檔案中心內容、形式特征的名稱。照片檔案的題名為說明性題名，應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。
5.8 責任者
對照片檔案內容進行創造、負有責任的個人或團體。著錄責任者時，一般用全稱或通用簡稱。
5.9 起止時間
著錄案卷內最早和最遲形成照片的時間。
5.10 攝影者
形成檔案內容并對其負有責任的團體或個人。一般填寫個人，必要時可加寫單位。
5.11 攝影時間
照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2002年3月15日寫作20020315。
5.12 攝影地點
照片的拍攝地址。著錄檔案內容發生或涉及的有檢索意義的具體場所。
5.13 歸檔日期
檔案歸檔時間。用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2006年7月27日寫作20060727。
5.14 密級
照片、底片保密程度的等級。一般按照片形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的照片，應著錄新的密級。
5.15 保管期限
按照照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。著錄照片檔案形成時所定的保管期限，分別用“Y、C、D”對應永久、長期、短期。
5.16 載體類型
照片檔案載體物質形態的種類。如膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據實著錄。
5.17 載體數量
照片檔案載體物質形態的數量。用阿拉伯數字標識。
5.18 主題詞
在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。主題詞按照DA/T 19-1999《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》及本專業、本單位的規范化詞表進行標引。
5.19 文字說明
文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片所反映的全部信息；或對題名未及內容作出補充。
5.20 附注
著錄檔案中需要解釋和補充的事項。附注項的內容依各項目的順序著錄，項目以外需解釋和補充的列在其后。
本標準規定了照片檔案著錄格式、著錄項目及著錄細則。
本標準適用于大連市各級綜合檔案館、機關檔案室照片檔案的著錄，其它各專業檔案館、檔案室可參照執行。
2.引用標準
GB/T11821-2002 照片檔案管理規范
DA/T18-1999 檔案著錄規則
3.術語
照片檔案
國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影象為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。
4.照片檔案目錄數據格式
照片檔案目錄數據格式分為文件級和案卷級兩種。
4.1照片檔案案卷級目錄數據格式。見表1
表1：照片檔案案卷級目錄數據格式
序號 字段名稱 字段名 類型 長度 取值范圍
1 分類號 FLH 字符 24 字符
2 檔案館代碼 DAGDM 字符 6 字符
3 檔號 DH 字符 50 字符
4 題名 TM 字符 254 字符
5 責任者 ZRZ 字符 60 字符
6 起止時間 QZSJ 日期 20 日期
7 歸檔日期 GDRQ 日期 8 日期
8 密級 MJ 字符 6 字符
9 保管期限 BGQX 字符 4 字符
10 載體類型 ZTLX 字符 12 字符
11 載體規格 ZTGG 字符 12 字符
12 主題詞 ZTC 字符 100 字符
13 附注 FZ 字符 100 字符
4.2照片檔案文件級目錄數據格式。見表2
表2：照片檔案文件級目錄數據格式
序號 字段名稱 字段名 類型 長度 取值范圍
1 分類號 FLH 字符 24 字符
2 檔案館代碼 DAGDM 字符 6 字符
3 檔號 DH 字符 50 字符
4 照片號 ZPH 字符 50 字符
5 底片號 DPH 字符 50 字符
6 參見號 CJH 字符 70 字符
7 題名 TM 字符 254 字符
8 攝影者 SYZ 字符 60 字符
9 攝影時間 SYSJ 日期 8 日期
10 攝影地點 SYDD 字符 60 字符
11 歸檔日期 GDRQ 日期 8 日期
12 密級 MJ 字符 6 字符
13 保管期限 BGQX 字符 4 字符
14 載體類型 ZTLX 字符 12 字符
15 載體規格 ZTGG 字符 12 字符
16 文字說明 WZSM 字符 254 字符
17 主題詞 ZTC 字符 100 字符
18 附注 FZ 字符 100 字符
5.照片檔案著錄要求
5.1 分類號
依據《中國檔案分類法》和GB/T 15418-94《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。
5.2 檔案館代碼
依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄。
5.3 檔號
檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。用50位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、冊號、張號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-冊號-張號
5.3.1 全宗號
檔案館給立檔單位編制的代號。用5位代碼標識。
5.3.2 檔案類目號
表示檔案種類及其屬類的代號。檔案類目號按照檔案分類方案執行，根據需要可用到二級類目。
5.3.3 冊號
在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1”開始的順序編號。用4位代碼標識。
5.3.4 張號
照片在某一全宗某一保管期限某一照片冊的排列從“1”開始的順序編號。用4位代碼標識。
5.4 照片號
固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼。用50位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、冊號、張號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-冊號-張號
5.5 底片號
固定和反映底片在全宗內排列順序的一組字符代碼，用20位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、張號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-張號
5.6 參見號
與本張照片有密切聯系的其他載體的檔號。其格式如下：相關檔案種類+檔號。
5.7 題名
表達檔案中心內容、形式特征的名稱。照片檔案的題名為說明性題名，應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。
5.8 責任者
對照片檔案內容進行創造、負有責任的個人或團體。著錄責任者時，一般用全稱或通用簡稱。
5.9 起止時間
著錄案卷內最早和最遲形成照片的時間。
5.10 攝影者
形成檔案內容并對其負有責任的團體或個人。一般填寫個人，必要時可加寫單位。
5.11 攝影時間
照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2002年3月15日寫作20020315。
5.12 攝影地點
照片的拍攝地址。著錄檔案內容發生或涉及的有檢索意義的具體場所。
5.13 歸檔日期
檔案歸檔時間。用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2006年7月27日寫作20060727。
5.14 密級
照片、底片保密程度的等級。一般按照片形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的照片，應著錄新的密級。
5.15 保管期限
按照照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。著錄照片檔案形成時所定的保管期限，分別用“Y、C、D”對應永久、長期、短期。
5.16 載體類型
照片檔案載體物質形態的種類。如膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據實著錄。
5.17 載體數量
照片檔案載體物質形態的數量。用阿拉伯數字標識。
5.18 主題詞
在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。主題詞按照DA/T 19-1999《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》及本專業、本單位的規范化詞表進行標引。
5.19 文字說明
文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片所反映的全部信息；或對題名未及內容作出補充。
5.20 附注
著錄檔案中需要解釋和補充的事項。附注項的內容依各項目的順序著錄，項目以外需解釋和補充的列在其后。
