檔案工作標準化

檔案工作標準化，是指檔案行政管理部門會同標準化主管機關或單獨就檔案工作的原則和方法、概念和設施等，制定科學的、統一的規則和技術規范，并予以實施的過程。

1．檔案工作標準化的意義

（1）檔案工作標準化是實現檔案工作科學管理，提高工作質量與效率的重要手段。沒有標準化，就不可能做到科學管理。比如：沒有《歸檔文件整理規則》，檔案整理時各行其是，導致整理單元規格不一，內在質量低劣，就無法進行科學管理；如果沒有接收檔案的標準，檔案館檔案質量就得不到保證。所以，檔案工作各項業務環節都要有標準，做到有規可循，避免人為的錯誤，節約人力、財力、物力。檔案工作各種科學管理制度正是建立在標準基礎之上的。

（2）檔案工作標準化是實現檔案工作現代化的前提條件。現代科學技術與設備要求檔案工作各部門、各環節依據標準協調一致。比如：計算機技術在檔案工作中已被廣泛地運用，用計算機檢索檔案，沒有統一的著錄和標引的標準，將嚴重影響檔案信息的存貯和查找。所以，沒有標準化，就沒有現代化，現代化的程度越高，就越需要標準化。

（3）檔案工作標準化是推動檔案學理論發展的重要因素。標準化的大量內容是檔案工作的基本理論、概念和技術方法的研究成果，是經過實踐檢驗的公認一致的準則和規范。檔案工作標準化本身就是檔案學研究的重要組成部分。

2．檔案工作標準化的內容（三種劃分標準）

檔案工作標準化是一個過程，包含制定、發布和實施檔案工作標準三部分內容。這里著重介紹檔案工作標準的制定和標準類型。

按照發生作用的范圍和審批程序，檔案工作標準可分為國家標準、行業標準、地方標準和企業標準。（四種標準）

檔案工作國家標準，是在全國范圍內統一的檔案工作技術要求，由國家檔案局或國務院其他行業主管部門起草，國家質量監督檢驗檢疫總局發布，中國標準出版社或中國檔案出版社出版。國家標準分為強制性標準（以“GB”表示）和推薦性標準（以“GB/T”表示）。有效年限一般為5年，過了年限后，就應修改或重新制定。《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》 （GB/T11822-2008）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）等都是檔案工作的國家推薦性標準。

檔案工作行業標準，是在全國檔案行業內統一執行的技術標準，由國家檔案局發布并報國家質量監督檢驗檢疫總局備案。行業標準也分為強制性標準和推薦性標準，目前發布的基本上為推薦性標準，以“DA/T”表示，如《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）、《檔號編制規則》（DA/T13-1994）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）、《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）等。

檔案工作地方標準，是在一個地方或一個區域統一執行的檔案工作標準。一般是在沒有國家和行業標準，又需要有地方統一要求的情況下，可由省級標準化主管機關制定地方標準，以“DB”表示，如浙江省檔案局起草、浙江省質量技術監督局發布的《浙江省行政處罰案件檔案整理規則》（DB33/T498-2004）。在國家和行業標準公布后，地方標準即應廢止。

檔案工作企業標準，是在企業范圍內需要協調統一的檔案管理要求、技術要求等，由企業制定并發布。企業標準，一般以“Q”作為開頭。

檔案工作標準內容涉及檔案工作專業名詞術語標準、代號代碼標準、檔案著錄和目錄組織標準、標引語言標準、檔案工作各項業務建設標準以及檔案庫房、裝具、各種設備標準等。