1 范圍
本標準規(guī)定了文書檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案目錄數(shù)據(jù)字段著錄細則和檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式。
本標準適用于大連市各級綜合檔案館、機關(guān)檔案室文書檔案目錄數(shù)據(jù)的保存和交流，其它各專業(yè)檔案館、檔案室可參照執(zhí)行。
本標準規(guī)定目錄數(shù)據(jù)文件的保存與交換格式為.XML文
件；目錄數(shù)據(jù)中的字符、數(shù)字、標點、空格等均為半角狀態(tài)。
2 引用標準
DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T 13―94檔號編制規(guī)則
DA/T 9―94 明清檔案檔號編制規(guī)則
DA/T 1―2000 檔案工作基本術(shù)語
GB/9705-88 文書檔案案卷格式
GB2808－81 全數(shù)字式日期表示法
GB11714－1997 全國組織機構(gòu)代碼編制規(guī)則
大檔發(fā)〔1998〕26號 大連市文書檔案質(zhì)量標準
3 定義
3.1 檔案目錄數(shù)據(jù)：是將描述檔案內(nèi)容和形式特征的數(shù)據(jù)按
一定格式存入計算機存儲器所形成的數(shù)據(jù)集合。具有數(shù)據(jù)的
檢索、存取、修改、增刪和整理等功能。
3.2數(shù)據(jù)記錄：描述數(shù)據(jù)條目的數(shù)據(jù)集合，每條由若干數(shù)據(jù)字段組成。
3.3 數(shù)據(jù)字段：描述著錄條目中某一特定屬性的數(shù)據(jù)集合。
3.4 字段類型:是指數(shù)據(jù)字段的基本屬性。
3.5 字段長度:是指字段所包容字符的最大個數(shù)。
3.6 代碼:是一個或一組有序的、易于計算機和人識別和處理的數(shù)字、字母、代碼及其它符號。
3.7 檔案著錄：在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
3.8 文件級著錄：是以單份文件或多份內(nèi)容密切相關(guān)的文件
組合為著錄對象的檔案著錄。
3.9 案卷級著錄：是以一個案卷為著錄對象的檔案著錄。
3.10 著錄項目：揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。包
括題名項、責任說明項、密級與保管期限項、時間項、載體
形態(tài)項、附注項、編號項。
3.11著錄級次：著錄字段的選擇層次及著錄字段的詳簡程度。
3.12 檔案目錄數(shù)據(jù)交換：是指檔案目錄在計算機網(wǎng)絡上傳輸，或存儲在磁性介質(zhì)、光盤等載體上，通過計算機進行的數(shù)據(jù)交換。
3.13 .XML文件：一種數(shù)據(jù)交換格式，利用.XML能方便和快捷地實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，并且不容易丟失數(shù)據(jù)，特點是文件格式清晰，便于查看和編輯。
4 文書檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
文書檔案目錄數(shù)據(jù)分為文件級和案卷級兩種。
4.1 文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分2000年以前文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和2001年以后文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，詳見表1、表2。
表1 2000年以前文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
序號 字段名稱 字段名 字符
類型 文字
類別 字段
長度
1 檔案館代碼 DAGDM C 字符 6
2 檔號 DH C 字符 50
3 電子文檔號 DZWDH C 字符 50
4 全宗號 QZH C 字符 5
5 目錄號 MLH C 字符 3
6 案卷號 AJH C 字符 4
7 年度 ND C 字符 4
8 頁號 YH C 字符 7
9 文件題名 WJTM C 字符 254
10 副題名 FTM C 字符 254
11 責任者 ZRZ C 字符 60
12 文件編號 WJBH C 字符 60
13 成文時間 CWSJ C 字符 20
14 密級 MJ C 字符 6
15 保管期限 BGQX C 字符 4
16 類目名稱 LMMC C 字符 30
17 分類號* FLH C 字符 24
18 主題詞* ZTC C 字符 100
19 開放標識 KFBS C 字符 2
20 存放地點 CFDD C 字符 9
21 載體類型* ZTLX C 字符 12
22 全文標識* QWBS C 字符 254
23 被轉(zhuǎn)發(fā)文號* BZFWH C 字符 60
24 附注* FZ C 字符 100
25 卷內(nèi)文件順序號 JNWJSXH C 字符 3
注：帶“*”為可選擇著錄項目。
表2 2001年以后文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
序號 字段名稱 字段名 字符
類型 文字
類別 字段
長度
1 檔案館代碼 DAGDM C 字符 6
2 檔號 DH C 字符 50
3 電子文檔號 DZWDH C 字符 50
4 全宗號 QZH C 字符 5
5 年度 ND C 字符 4
6 件號 JH C 字符 4
7 頁數(shù) YS C 字符 3
8 文件題名 WJTM C 字符 254
9 副題名 FTM C 字符 254
10 責任者 ZRZ C 字符 60
11 文件編號 WJBH C 字符 60
12 成文時間 CWSJ C 字符 20
13 密級 MJ C 字符 6
14 保管期限 BGQX C 字符 4
15 類目名稱 LMMC C 字符 30
16 分類號* FLH C 字符 24
17 主題詞* ZTC C 字符 100
18 開放標識 KFBS C 字符 2
19 存放地點 CFDD C 字符 9
20 載體類型* ZTLX C 字符 12
21 全文標識* QWBS C 字符 254
22 被轉(zhuǎn)發(fā)文號* BZFWH C 字符 60
23 附注* FZ C 字符 100
注：帶“*”為選擇著錄項目。
4.2 案卷級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：案卷級目錄數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)記錄由16個數(shù)據(jù)字段組成。字段名稱、字段名、字段類型及字段長度見表3。
表3 案卷級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
序號 字段名稱 字段名 字符
類型 文字
類別 字段
長度
1 檔案館代碼 DAGDM C 字符 6
2 檔號 DH C 字符 50
3 全宗號 QZH C 字符 5
4 目錄號 MLH C 字符 3
5 案卷號 AJH C 字符 4
6 年度 ND C 字符 4
7 件數(shù) JS C 字符 3
8 總頁數(shù) ZYS C 字符 3
9 案卷題名 AJTM C 字符 254
10 起止時間 QZSJ C 字符 17
11 保管期限 BGQX C 字符 4
12 類目名稱 LMMC C 字符 30
13 開放標識 KFBS C 字符 2
14 附注* FZ C 字符 100
15 存放地點 CFDD C 字符 9
16 載體類型* ZTLX C 字符 12
注：帶“*”為選擇著錄項目。
5 文件級目錄數(shù)據(jù)著錄要求
5.1 檔案館代碼
5.1.1字段描述：《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予每個檔案館的代碼。
5.1.2 字段長度：用6位代碼標識。
5.1.3 取值范圍：數(shù)字。
5.1.4 著錄要求：按綜合檔案館代碼著錄。
大連市各級綜合檔案館代碼見表4。
表4 大連市各級綜合檔案館代碼表
檔案館名稱 檔案館代碼 檔案館名稱 檔案館代碼
大連市檔案館 421016 中山區(qū)檔案館 421017
西崗區(qū)檔案館 421018 沙河口區(qū)檔案館 421019
甘井子區(qū)檔案館 421020 旅順口區(qū)檔案館 421021
瓦房店市檔案館 421022 金州區(qū)檔案館 421023
普蘭店市檔案館 421024 長海縣檔案館 421025
莊河市檔案館 421026 開發(fā)區(qū)檔案館 412000
5.2 檔號
5.2.1字段描述：依據(jù)DA/T 13-94《檔號編制規(guī)則》編制的檔號結(jié)構(gòu)為：
全宗號-案卷目錄號-案卷號-件號、頁(張)號
文書立卷改革后，檔案室按照DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案目錄，檔號結(jié)構(gòu)為：
全宗號-年度-保管期限-件號 或
全宗號-年度-保管期限-機構(gòu)(問題)-件號。
5.2.2 字段長度：不超過50個字符。
5.2.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、符號。
5.2.4 著錄要求：根據(jù)其構(gòu)成要素自動生成。
5.3 全宗號
5.3.1 字段描述：檔案館給定每個全宗的代碼。
5.3.2 字段長度：用5位代碼標識。
5.3.3 取值范圍：漢語拼音字母、數(shù)字。
5.3.4著錄要求：用五位代碼標識，第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，如館藏檔案屬性單一，可以用“0”標識，后四位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類內(nèi)全宗的順序號。
5.3.5 本標準規(guī)定標識明朝檔案的全宗屬性用“M”、清朝檔案的全宗屬性用“Q”、民國檔案的全宗屬性用“G”、革命歷史檔案的全宗屬性用“L”、舊政權(quán)檔案的全宗屬性用“J”，各檔案館如果編制其它的屬類代碼，需報市檔案局備案。
5.4 目錄號
5.4.1 字段描述：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。
5.4.2 字段長度：用3位代碼標識。
5.4.3 取值范圍：數(shù)字。
5.4.4 著錄要求：在一個全宗內(nèi)不應有重復的目錄號。
5.5 案卷號
5.5.1 字段描述：一個目錄內(nèi)案卷排列的順序號。
5.5.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.5.3 取值范圍：數(shù)字。
5.5.4 著錄要求：一個案卷目錄內(nèi)，案卷按排列次序流水編號，不應有空號、重號。
5.6 年度
5.6.1 字段描述：文件形成年度。
5.6.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.6.3 取值范圍：數(shù)字。如：“1990”、“2005”。
5.6.4 著錄要求：著錄檔案的所屬“年度”。
5.7 件號
5.7.1 字段描述：件號是文件排列順序號。
5.7.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.7.3 取值范圍：數(shù)字。
5.7.4 著錄要求：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件順序從“0001”開始標注。不應有空號、重號、分件號。
5.8 頁號
5.8.1 字段描述：頁號是案卷內(nèi)文件每頁（張）按排列次序的流水編號。
5.8.2 字段長度：用7位代碼標識。
5.8.3 取值范圍：數(shù)字、符號。
5.8.4 著錄要求：文件中有圖文的頁面為一頁，著錄檔案所在案卷內(nèi)每一文件的首頁頁號，案卷內(nèi)最后一份文件著錄起止頁號，中間用“-”分開。
5.9 頁數(shù)
5.9.1 字段描述：頁數(shù)是每份文件的頁數(shù)。
5.9.2 字段長度：用3位代碼標識。
5.9.3 取值范圍：數(shù)字。
5.9.4 著錄要求：著錄每一份文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁。
5.10 文件題名
5.10.1 字段描述：文件題名是表達文件中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
5.10.2 字段長度：不超過254個字符。
5.10.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號。
5.10.4 著錄要求：著錄歸檔文件的原題名；如果原題名含義不清或不能全面揭示檔案文件內(nèi)容或沒有題名，應重新擬寫題名，置于“[ ]”內(nèi)；文件題名超過字段長度，應重新擬寫題名，置于“[ ]”內(nèi)；文件題名中的數(shù)字，表示時間時，用阿拉伯數(shù)字著錄，如：大連市檔案局1999年工作總結(jié)；表示會議屆次時，用中文大寫數(shù)字，如：大連市第九屆人民代表大會第二次會議。
5.10.5 題名項中的責任者與責任者項中的責任者相同，則可以省略，但如果責任者名稱是題名不可缺少的組成部分時，則應將責任者名稱作為題名的一部分著錄。
5.11 副題名
5.11.1 字段描述：副題名是正題名的解釋和補充。
5.11.2 字段長度：不超過254個字符。
5.11.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號。
5.11.4 著錄要求：當正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無需著錄；反之則照實著錄。
5.12 責任者
5.12.1 字段描述：責任者是對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人。
5.12.2 字段長度：不超過60個字符。
5.12.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號等。
5.12.4 著錄要求：應著錄責任者的全稱或通用簡稱，個人責任者著錄正名；責任者有多個時，應著錄列于首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄，一般不超過3個責任者，省略的責任者后加“等”字。各責任者之間用“；”隔開，考證不出責任者時，用3個“□”代替。
5.13 文件編號
5.13.1 字段描述：文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號。
5.13.2 字段長度：不超過60個字符。
5.13.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、符號。
5.13.4 著錄要求：文件編號包括發(fā)文字號、科研實驗流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。若文件有多個編號時，一般只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號，中間用“；”隔開。 文件沒有編號著錄“無”。
5.14 成文時間
5.14.1 字段描述：成文時間即文件形成時間。
5.14.2 字段長度：不超過20個字符。
5.14.3 取值范圍：數(shù)字、符號。
5.14.4 著錄要求：著錄建國后文件的形成時間，用8位代碼標識，其中第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
5.14.5 歷史檔案中的時間應著錄換算好的公元紀年，并加“（）”，將原文時間著錄在附注項內(nèi)；沒有形成時間的文件，應考證出其形成時間，并加“[ ]”。
5.14.6 多份內(nèi)容密切相關(guān)的文件組合著錄為一個條目時，著錄其中最早和最遲形成的文件時間，中間用“-”連接。
示例：某文件組合有1999年1月8日；1999年4月1日；1999年6月13日；1999年12月30日形成的4份文件。文件時間應著錄為：19990108-19991230。
5.14.7 當文件形成時間不完整或部分時間字跡不清時，應著錄原時間，“年度”缺少或字跡不清部分以“□”代替，“月”、“日”缺少或字跡不清部分以“0”代替。
5.15 密級
5.15.1 字段描述：密級是文件保密的等級。
5.15.2 字段長度：不超過6個字符。
5.15.3 取值范圍：漢字。
5.15.4 著錄要求：著錄歸檔文件形成時所定的密級，對已升、降、解密的，應著錄新的密級，文件無密級時著錄“無”。
5.16 保管期限
5.16.1 字段描述：保管期限是指根據(jù)檔案的價值確定檔案應保存的時間。
5.16.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.16.3 取值范圍：漢字。
5.16.4 著錄要求：按案卷組成時所定的保管期限著錄，保管期限一般分為永久、長期、短期，若已更改的，著錄新的保管期限。
5.17 類目名稱
5.17.1 字段描述：類目名稱是指根據(jù)文件所屬機構(gòu)或問題等特征而對其區(qū)分類目的名稱。
5.17.2 字段長度：不超過30個字符。
5.17.3 取值范圍：漢字、符號。
5.17.4 著錄要求：著錄檔案所屬類目的名稱，各單位要按機構(gòu)或問題編制分類方案，并保持前后一致，不能隨意改動。
5.18 分類號
5.18.1 字段描述：分類號應依據(jù)《中國檔案分類法》（第二版）和GB/T 15418-94《檔案分類標引規(guī)則》進行標引。
5.18.2 字段長度：不超過24個字符。
5.18.3 取值范圍：大寫漢語拼音字母、數(shù)字。
5.18.4 著錄要求：檔案分類標引應根據(jù)檔案的主題內(nèi)容、價值、實際用途等因素，選定適當?shù)臉艘疃龋话悴怀^3個分類號，各分類號之間用“；”號連接。
5.19 主題詞
5.19.1 字段描述：揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。
5.19.2 字段長度：不超過100個字符。
5.19.3 取值范圍：漢字、符號。
5.19.4 著錄要求：主題詞應依據(jù)《中國檔案主題詞表》或本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表及DA/T 19-1999《檔案主題標引規(guī)則》進行標引。
5.20 開放標識
5.20.1 字段描述：開放標識是根據(jù)文件形成時間及文件內(nèi)容確定檔案是否向社會開放。
5.20.2 字段長度：用2位代碼標識。
5.20.3 取值范圍：大寫漢語拼音字母。
5.20.4 著錄要求：向社會開放的檔案用“Y”標識，不開放用“N”標識。
5.21 附注
5.21.1 字段描述：附注是文件的解釋和說明的部分。
5.21.2 字段長度：不超過100個字符。
5.21.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、外文、空格、標點等。
5.21.4 著錄要求：著錄檔案中需要解釋和補充的事項 。
5.22 存放地點
5.22.1 字段描述：存放地點是檔案保存在庫房和裝具中的具體位置。
5.22.2 字段長度：用9位代碼標識。
5.22.3 取值范圍：數(shù)字。
5.22.4 著錄要求：第1-2位表示樓層，第3-4位表示庫房號，第5-6位表示指定庫房內(nèi)檔案裝具的列數(shù)，第7-8位表示每列裝具內(nèi)的組數(shù)，第9位表示每組內(nèi)的層數(shù)。
示例：某全宗檔案存放在11樓第10號庫房的第23列密集架的第5組第4層內(nèi)，其存放地點應著錄為：111023054。
5.23 載體類型
5.23.1 字段描述：載體類型是保存檔案的物質(zhì)形態(tài)的種類。
5.23.2 字段長度：不超過12個字符。
5.23.3 取值范圍：漢字。
5.23.4 著錄要求：以紙張為載體的檔案不著錄，其它載體應據(jù)實著錄，如：照片、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。
5.24 全文標識
5.24.1 字段描述：檔案原文數(shù)字化后，電子文件在計算機系統(tǒng)內(nèi)保存的具體位置。
5.24.2 字段長度：不超過254個字符。
5.24.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、外文等。
2.24.4 著錄要求:電子文件保存為.XML格式,分為三級目錄結(jié)構(gòu)保存,第一級為全宗文件夾,第二級為年度文件夾,第三級為電子文件文件夾,所需要保存的電子文件全部放到對應的第三級文件夾中,包括TIF圖片、WORD文檔、EXCEL表等。
5.25 電子文檔號
5.25.1 字段描述：是指代表文件全文級的唯一代碼。
5.25.2 字段長度：不超過50個字符。
5.25.3 取值范圍：漢字、數(shù)字。
5.25.4 著錄要求：數(shù)字化的文件，則以其檔號作為文件名，擴展名為.XML。
2000年以前傳統(tǒng)的立卷方式著錄項目包括全宗號、目錄號、案卷號、頁號。用15位代碼標識，其中第1-5位表示全宗號，第6-8位表示目錄號，第9-12位表示案卷號，第13-15位表示頁號。
2001年以后歸檔文件整理方式著錄項目包括全宗號、年度、保管期限、類目名稱、件號。其中全宗號、年度、件號用數(shù)字標識，保管期限、類目名稱用漢字標識，其中類目名稱為可選擇項。
5.26 被轉(zhuǎn)發(fā)文號
5.26.1 字段描述：轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一件時，著錄被轉(zhuǎn)發(fā)文的文號。
5.26.2 字段長度：不超過60個字符。
5.26.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、符號。
5.26.4 著錄要求：著錄格式及要求按5.12執(zhí)行。
5.27 卷內(nèi)文件順序號
5.27.1 字段描述：一個案卷內(nèi)文件排列的順序號。
5.27.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.27.3 取值范圍：數(shù)字。
5.27.4 著錄要求：一個案卷內(nèi)，文件按排列次序流水編號，不應有空號、重號。
6 案卷級目錄數(shù)據(jù)著錄要求
6.1 檔案館代碼
著錄格式及要求按5.1執(zhí)行。
6.2 檔號
著錄格式及要求按5.2執(zhí)行。
6.3 全宗號
著錄格式及要求按5.3執(zhí)行。
6.4 目錄號
著錄格式及要求按5.4執(zhí)行。
6.5 案卷號
著錄格式及要求按5.5執(zhí)行。
6.6 年度
著錄格式及要求按5.6執(zhí)行。
6.7 件數(shù)
6.7.1 字段描述：一卷檔案內(nèi)文件的份數(shù)。
6.7.2 字段長度：用3位代碼標識。
6.7.3 取值范圍：數(shù)字。
6.7.4 著錄要求：著錄一卷檔案內(nèi)所有文件的總數(shù)。
6.8 總頁數(shù)
6.8.1字段描述：總頁數(shù)是一卷檔案內(nèi)所有文件總的頁數(shù)。6.8.2 字段長度：用3位代碼標識。
6.8.3 取值范圍：數(shù)字。
6.8.4 著錄要求：著錄一卷檔案內(nèi)所有文件總的頁數(shù)；文件中有圖文的頁面為一頁。
6.9 案卷題名
6.9.1 字段描述：案卷題名是表達案卷中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
6.9.2 字段長度：不超過254個字符。
6.9.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號。
6.9.4 著錄要求：著錄表達檔案中心內(nèi)容、形式特征的案卷標題，一般照原案卷標題著錄，題名不規(guī)范時應重新擬寫
如果原題名含義不清或不能全面揭示檔案文件內(nèi)容或案卷題名字段長度超長，應重新擬寫題名，置于“[]”內(nèi)；案卷題名中的數(shù)字，表示時間時，用阿拉伯數(shù)字著錄，如：大連市檔案局1999年黨組會議記錄；表示會議屆次時，用漢語大寫數(shù)字，如：大連市第九屆人民代表大會第二次會議。
6.10 起止時間
6.10.1 字段描述：起止時間是案卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時間。
6.10.2 字段長度：用17位代碼標識。
6.10.3 取值范圍：數(shù)字、符號。
6.10.4 著錄要求：著錄案卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時間，前八位著錄文件最早形成的時間，后八位著錄文件最遲形成的時間，中間用“-”號分隔。
6.10.4.1 歷史檔案中的時間應著錄換算好的公元紀年，并加“（）”，將原文時間著錄在附注項內(nèi)。
6.10.4.2 當文件形成時間不完整或部分時間字跡不清時，應著錄原時間，“年度”缺少或字跡不清部分以“□”代替，“月”、“日”缺少或字跡不清部分以“0”代替。
6.11 保管期限
著錄格式及要求按5.16執(zhí)行。
6.12 類目名稱
著錄格式及要求按5.17執(zhí)行。
6.13 開放標識
著錄格式及要求按5.20執(zhí)行。
6.14 附注
著錄格式及要求按5.21執(zhí)行。
6.15 存放地點
著錄格式及要求按5.22執(zhí)行。
6.16 載體類型
著錄格式及要求按5.23執(zhí)行。
7 數(shù)據(jù)交換要求
7.1 交換數(shù)據(jù)文件由數(shù)據(jù)級別、檔案館代碼、全宗號、數(shù)據(jù)交換年度組成。 交換文件格式：
× ×××××× ××××× ×××× .XML
數(shù)據(jù)交換年度
全宗號
檔案館代碼
數(shù)據(jù)級別代碼
7.1.1 數(shù)據(jù)級別：分為文件級數(shù)據(jù)和案卷級數(shù)據(jù)。文件級數(shù)據(jù)用“W”表示，案卷級數(shù)據(jù)用“A”表示。
7.1.2 檔案館代碼：檔案館名稱代碼。各單位按檔案將要移交到的綜合檔案館代碼著錄。
7.1.3 全宗號：檔案館給定的全宗代碼。
7.1.4 數(shù)據(jù)交換年度：數(shù)據(jù)文件進行交換時的年度。
示例：數(shù)據(jù)交換單位是中共大連市委員會，向大連市檔案館移交（市檔案館代碼421016），數(shù)據(jù)交換級別是文件級數(shù)據(jù)，全宗號00001，數(shù)據(jù)交換年度2004年。
數(shù)據(jù)交換文件名著錄為：W421016000012004.XML。
7.2 經(jīng)過加密處理的數(shù)據(jù)交換，移交時須提供解密手段。
7.3 經(jīng)過壓縮處理的數(shù)據(jù)交換，移交時須提供解壓縮手段
7.4 檔案目錄數(shù)據(jù)交換可采用在線和離線兩種方式，脫機存儲載體建議使用光盤、可移動磁盤。
7.5 檔案目錄數(shù)據(jù)交換盤應帶有外部標識，注明全宗名稱、全宗號、相關(guān)年度及盤號，館室際之間檔案目錄數(shù)據(jù)交換要注明檔案館代碼。
7.6 檔案目錄數(shù)據(jù)交換盤應確認為無病毒盤才能接收。
7.7 數(shù)據(jù)字段中無著錄內(nèi)容時，不得填加任何內(nèi)容，包括空格。
7.8 數(shù)據(jù)字段中著錄內(nèi)容之前不留空格。
7.9 有些字段，如：全宗號、目錄號、案卷號、頁號、件號、頁數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)等著錄內(nèi)容不夠規(guī)定長度時，不足部分用“0”填充。
7.10 本標準的數(shù)據(jù)字段類型全部為字符型，用“C”表示，文字類別分為“字符”和“漢字”兩類，字符是指GB/T1988所規(guī)定的西文字母、數(shù)字及符號的圖形字符，每個字符在內(nèi)存中占一個字節(jié)。漢字是指GB2312所規(guī)定簡化漢字的圖形符號，每個漢字在內(nèi)存中占兩個字節(jié)。著錄時出現(xiàn)錯別字、繁體字，在所著錄條目中予以更正。
7.11 案卷級數(shù)據(jù)記錄中的“檔案館代碼”、“全宗號”、“目錄號”、“案卷號”、“保管期限”等字段的內(nèi)容必須與屬于該案卷的文件級數(shù)據(jù)記錄中相應的同名數(shù)據(jù)字段的內(nèi)容完全一致。
本標準規(guī)定了文書檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案目錄數(shù)據(jù)字段著錄細則和檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式。
本標準適用于大連市各級綜合檔案館、機關(guān)檔案室文書檔案目錄數(shù)據(jù)的保存和交流，其它各專業(yè)檔案館、檔案室可參照執(zhí)行。
本標準規(guī)定目錄數(shù)據(jù)文件的保存與交換格式為.XML文
件；目錄數(shù)據(jù)中的字符、數(shù)字、標點、空格等均為半角狀態(tài)。
2 引用標準
DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T 13―94檔號編制規(guī)則
DA/T 9―94 明清檔案檔號編制規(guī)則
DA/T 1―2000 檔案工作基本術(shù)語
GB/9705-88 文書檔案案卷格式
GB2808－81 全數(shù)字式日期表示法
GB11714－1997 全國組織機構(gòu)代碼編制規(guī)則
大檔發(fā)〔1998〕26號 大連市文書檔案質(zhì)量標準
3 定義
3.1 檔案目錄數(shù)據(jù)：是將描述檔案內(nèi)容和形式特征的數(shù)據(jù)按
一定格式存入計算機存儲器所形成的數(shù)據(jù)集合。具有數(shù)據(jù)的
檢索、存取、修改、增刪和整理等功能。
3.2數(shù)據(jù)記錄：描述數(shù)據(jù)條目的數(shù)據(jù)集合，每條由若干數(shù)據(jù)字段組成。
3.3 數(shù)據(jù)字段：描述著錄條目中某一特定屬性的數(shù)據(jù)集合。
3.4 字段類型:是指數(shù)據(jù)字段的基本屬性。
3.5 字段長度:是指字段所包容字符的最大個數(shù)。
3.6 代碼:是一個或一組有序的、易于計算機和人識別和處理的數(shù)字、字母、代碼及其它符號。
3.7 檔案著錄：在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
3.8 文件級著錄：是以單份文件或多份內(nèi)容密切相關(guān)的文件
組合為著錄對象的檔案著錄。
3.9 案卷級著錄：是以一個案卷為著錄對象的檔案著錄。
3.10 著錄項目：揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項。包
括題名項、責任說明項、密級與保管期限項、時間項、載體
形態(tài)項、附注項、編號項。
3.11著錄級次：著錄字段的選擇層次及著錄字段的詳簡程度。
3.12 檔案目錄數(shù)據(jù)交換：是指檔案目錄在計算機網(wǎng)絡上傳輸，或存儲在磁性介質(zhì)、光盤等載體上，通過計算機進行的數(shù)據(jù)交換。
3.13 .XML文件：一種數(shù)據(jù)交換格式，利用.XML能方便和快捷地實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，并且不容易丟失數(shù)據(jù)，特點是文件格式清晰，便于查看和編輯。
4 文書檔案目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
文書檔案目錄數(shù)據(jù)分為文件級和案卷級兩種。
4.1 文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分2000年以前文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和2001年以后文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，詳見表1、表2。
表1 2000年以前文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
序號 字段名稱 字段名 字符
類型 文字
類別 字段
長度
1 檔案館代碼 DAGDM C 字符 6
2 檔號 DH C 字符 50
3 電子文檔號 DZWDH C 字符 50
4 全宗號 QZH C 字符 5
5 目錄號 MLH C 字符 3
6 案卷號 AJH C 字符 4
7 年度 ND C 字符 4
8 頁號 YH C 字符 7
9 文件題名 WJTM C 字符 254
10 副題名 FTM C 字符 254
11 責任者 ZRZ C 字符 60
12 文件編號 WJBH C 字符 60
13 成文時間 CWSJ C 字符 20
14 密級 MJ C 字符 6
15 保管期限 BGQX C 字符 4
16 類目名稱 LMMC C 字符 30
17 分類號* FLH C 字符 24
18 主題詞* ZTC C 字符 100
19 開放標識 KFBS C 字符 2
20 存放地點 CFDD C 字符 9
21 載體類型* ZTLX C 字符 12
22 全文標識* QWBS C 字符 254
23 被轉(zhuǎn)發(fā)文號* BZFWH C 字符 60
24 附注* FZ C 字符 100
25 卷內(nèi)文件順序號 JNWJSXH C 字符 3
注：帶“*”為可選擇著錄項目。
表2 2001年以后文件級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
序號 字段名稱 字段名 字符
類型 文字
類別 字段
長度
1 檔案館代碼 DAGDM C 字符 6
2 檔號 DH C 字符 50
3 電子文檔號 DZWDH C 字符 50
4 全宗號 QZH C 字符 5
5 年度 ND C 字符 4
6 件號 JH C 字符 4
7 頁數(shù) YS C 字符 3
8 文件題名 WJTM C 字符 254
9 副題名 FTM C 字符 254
10 責任者 ZRZ C 字符 60
11 文件編號 WJBH C 字符 60
12 成文時間 CWSJ C 字符 20
13 密級 MJ C 字符 6
14 保管期限 BGQX C 字符 4
15 類目名稱 LMMC C 字符 30
16 分類號* FLH C 字符 24
17 主題詞* ZTC C 字符 100
18 開放標識 KFBS C 字符 2
19 存放地點 CFDD C 字符 9
20 載體類型* ZTLX C 字符 12
21 全文標識* QWBS C 字符 254
22 被轉(zhuǎn)發(fā)文號* BZFWH C 字符 60
23 附注* FZ C 字符 100
注：帶“*”為選擇著錄項目。
4.2 案卷級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：案卷級目錄數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)記錄由16個數(shù)據(jù)字段組成。字段名稱、字段名、字段類型及字段長度見表3。
表3 案卷級目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
序號 字段名稱 字段名 字符
類型 文字
類別 字段
長度
1 檔案館代碼 DAGDM C 字符 6
2 檔號 DH C 字符 50
3 全宗號 QZH C 字符 5
4 目錄號 MLH C 字符 3
5 案卷號 AJH C 字符 4
6 年度 ND C 字符 4
7 件數(shù) JS C 字符 3
8 總頁數(shù) ZYS C 字符 3
9 案卷題名 AJTM C 字符 254
10 起止時間 QZSJ C 字符 17
11 保管期限 BGQX C 字符 4
12 類目名稱 LMMC C 字符 30
13 開放標識 KFBS C 字符 2
14 附注* FZ C 字符 100
15 存放地點 CFDD C 字符 9
16 載體類型* ZTLX C 字符 12
注：帶“*”為選擇著錄項目。
5 文件級目錄數(shù)據(jù)著錄要求
5.1 檔案館代碼
5.1.1字段描述：《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予每個檔案館的代碼。
5.1.2 字段長度：用6位代碼標識。
5.1.3 取值范圍：數(shù)字。
5.1.4 著錄要求：按綜合檔案館代碼著錄。
大連市各級綜合檔案館代碼見表4。
表4 大連市各級綜合檔案館代碼表
檔案館名稱 檔案館代碼 檔案館名稱 檔案館代碼
大連市檔案館 421016 中山區(qū)檔案館 421017
西崗區(qū)檔案館 421018 沙河口區(qū)檔案館 421019
甘井子區(qū)檔案館 421020 旅順口區(qū)檔案館 421021
瓦房店市檔案館 421022 金州區(qū)檔案館 421023
普蘭店市檔案館 421024 長海縣檔案館 421025
莊河市檔案館 421026 開發(fā)區(qū)檔案館 412000
5.2 檔號
5.2.1字段描述：依據(jù)DA/T 13-94《檔號編制規(guī)則》編制的檔號結(jié)構(gòu)為：
全宗號-案卷目錄號-案卷號-件號、頁(張)號
文書立卷改革后，檔案室按照DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案目錄，檔號結(jié)構(gòu)為：
全宗號-年度-保管期限-件號 或
全宗號-年度-保管期限-機構(gòu)(問題)-件號。
5.2.2 字段長度：不超過50個字符。
5.2.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、符號。
5.2.4 著錄要求：根據(jù)其構(gòu)成要素自動生成。
5.3 全宗號
5.3.1 字段描述：檔案館給定每個全宗的代碼。
5.3.2 字段長度：用5位代碼標識。
5.3.3 取值范圍：漢語拼音字母、數(shù)字。
5.3.4著錄要求：用五位代碼標識，第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，如館藏檔案屬性單一，可以用“0”標識，后四位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類內(nèi)全宗的順序號。
5.3.5 本標準規(guī)定標識明朝檔案的全宗屬性用“M”、清朝檔案的全宗屬性用“Q”、民國檔案的全宗屬性用“G”、革命歷史檔案的全宗屬性用“L”、舊政權(quán)檔案的全宗屬性用“J”，各檔案館如果編制其它的屬類代碼，需報市檔案局備案。
5.4 目錄號
5.4.1 字段描述：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。
5.4.2 字段長度：用3位代碼標識。
5.4.3 取值范圍：數(shù)字。
5.4.4 著錄要求：在一個全宗內(nèi)不應有重復的目錄號。
5.5 案卷號
5.5.1 字段描述：一個目錄內(nèi)案卷排列的順序號。
5.5.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.5.3 取值范圍：數(shù)字。
5.5.4 著錄要求：一個案卷目錄內(nèi)，案卷按排列次序流水編號，不應有空號、重號。
5.6 年度
5.6.1 字段描述：文件形成年度。
5.6.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.6.3 取值范圍：數(shù)字。如：“1990”、“2005”。
5.6.4 著錄要求：著錄檔案的所屬“年度”。
5.7 件號
5.7.1 字段描述：件號是文件排列順序號。
5.7.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.7.3 取值范圍：數(shù)字。
5.7.4 著錄要求：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件順序從“0001”開始標注。不應有空號、重號、分件號。
5.8 頁號
5.8.1 字段描述：頁號是案卷內(nèi)文件每頁（張）按排列次序的流水編號。
5.8.2 字段長度：用7位代碼標識。
5.8.3 取值范圍：數(shù)字、符號。
5.8.4 著錄要求：文件中有圖文的頁面為一頁，著錄檔案所在案卷內(nèi)每一文件的首頁頁號，案卷內(nèi)最后一份文件著錄起止頁號，中間用“-”分開。
5.9 頁數(shù)
5.9.1 字段描述：頁數(shù)是每份文件的頁數(shù)。
5.9.2 字段長度：用3位代碼標識。
5.9.3 取值范圍：數(shù)字。
5.9.4 著錄要求：著錄每一份文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁。
5.10 文件題名
5.10.1 字段描述：文件題名是表達文件中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
5.10.2 字段長度：不超過254個字符。
5.10.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號。
5.10.4 著錄要求：著錄歸檔文件的原題名；如果原題名含義不清或不能全面揭示檔案文件內(nèi)容或沒有題名，應重新擬寫題名，置于“[ ]”內(nèi)；文件題名超過字段長度，應重新擬寫題名，置于“[ ]”內(nèi)；文件題名中的數(shù)字，表示時間時，用阿拉伯數(shù)字著錄，如：大連市檔案局1999年工作總結(jié)；表示會議屆次時，用中文大寫數(shù)字，如：大連市第九屆人民代表大會第二次會議。
5.10.5 題名項中的責任者與責任者項中的責任者相同，則可以省略，但如果責任者名稱是題名不可缺少的組成部分時，則應將責任者名稱作為題名的一部分著錄。
5.11 副題名
5.11.1 字段描述：副題名是正題名的解釋和補充。
5.11.2 字段長度：不超過254個字符。
5.11.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號。
5.11.4 著錄要求：當正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無需著錄；反之則照實著錄。
5.12 責任者
5.12.1 字段描述：責任者是對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人。
5.12.2 字段長度：不超過60個字符。
5.12.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號等。
5.12.4 著錄要求：應著錄責任者的全稱或通用簡稱，個人責任者著錄正名；責任者有多個時，應著錄列于首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄，一般不超過3個責任者，省略的責任者后加“等”字。各責任者之間用“；”隔開，考證不出責任者時，用3個“□”代替。
5.13 文件編號
5.13.1 字段描述：文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號。
5.13.2 字段長度：不超過60個字符。
5.13.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、符號。
5.13.4 著錄要求：文件編號包括發(fā)文字號、科研實驗流水號、標準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。若文件有多個編號時，一般只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。若著錄多個文件編號，中間用“；”隔開。 文件沒有編號著錄“無”。
5.14 成文時間
5.14.1 字段描述：成文時間即文件形成時間。
5.14.2 字段長度：不超過20個字符。
5.14.3 取值范圍：數(shù)字、符號。
5.14.4 著錄要求：著錄建國后文件的形成時間，用8位代碼標識，其中第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
5.14.5 歷史檔案中的時間應著錄換算好的公元紀年，并加“（）”，將原文時間著錄在附注項內(nèi)；沒有形成時間的文件，應考證出其形成時間，并加“[ ]”。
5.14.6 多份內(nèi)容密切相關(guān)的文件組合著錄為一個條目時，著錄其中最早和最遲形成的文件時間，中間用“-”連接。
示例：某文件組合有1999年1月8日；1999年4月1日；1999年6月13日；1999年12月30日形成的4份文件。文件時間應著錄為：19990108-19991230。
5.14.7 當文件形成時間不完整或部分時間字跡不清時，應著錄原時間，“年度”缺少或字跡不清部分以“□”代替，“月”、“日”缺少或字跡不清部分以“0”代替。
5.15 密級
5.15.1 字段描述：密級是文件保密的等級。
5.15.2 字段長度：不超過6個字符。
5.15.3 取值范圍：漢字。
5.15.4 著錄要求：著錄歸檔文件形成時所定的密級，對已升、降、解密的，應著錄新的密級，文件無密級時著錄“無”。
5.16 保管期限
5.16.1 字段描述：保管期限是指根據(jù)檔案的價值確定檔案應保存的時間。
5.16.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.16.3 取值范圍：漢字。
5.16.4 著錄要求：按案卷組成時所定的保管期限著錄，保管期限一般分為永久、長期、短期，若已更改的，著錄新的保管期限。
5.17 類目名稱
5.17.1 字段描述：類目名稱是指根據(jù)文件所屬機構(gòu)或問題等特征而對其區(qū)分類目的名稱。
5.17.2 字段長度：不超過30個字符。
5.17.3 取值范圍：漢字、符號。
5.17.4 著錄要求：著錄檔案所屬類目的名稱，各單位要按機構(gòu)或問題編制分類方案，并保持前后一致，不能隨意改動。
5.18 分類號
5.18.1 字段描述：分類號應依據(jù)《中國檔案分類法》（第二版）和GB/T 15418-94《檔案分類標引規(guī)則》進行標引。
5.18.2 字段長度：不超過24個字符。
5.18.3 取值范圍：大寫漢語拼音字母、數(shù)字。
5.18.4 著錄要求：檔案分類標引應根據(jù)檔案的主題內(nèi)容、價值、實際用途等因素，選定適當?shù)臉艘疃龋话悴怀^3個分類號，各分類號之間用“；”號連接。
5.19 主題詞
5.19.1 字段描述：揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。
5.19.2 字段長度：不超過100個字符。
5.19.3 取值范圍：漢字、符號。
5.19.4 著錄要求：主題詞應依據(jù)《中國檔案主題詞表》或本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表及DA/T 19-1999《檔案主題標引規(guī)則》進行標引。
5.20 開放標識
5.20.1 字段描述：開放標識是根據(jù)文件形成時間及文件內(nèi)容確定檔案是否向社會開放。
5.20.2 字段長度：用2位代碼標識。
5.20.3 取值范圍：大寫漢語拼音字母。
5.20.4 著錄要求：向社會開放的檔案用“Y”標識，不開放用“N”標識。
5.21 附注
5.21.1 字段描述：附注是文件的解釋和說明的部分。
5.21.2 字段長度：不超過100個字符。
5.21.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、外文、空格、標點等。
5.21.4 著錄要求：著錄檔案中需要解釋和補充的事項 。
5.22 存放地點
5.22.1 字段描述：存放地點是檔案保存在庫房和裝具中的具體位置。
5.22.2 字段長度：用9位代碼標識。
5.22.3 取值范圍：數(shù)字。
5.22.4 著錄要求：第1-2位表示樓層，第3-4位表示庫房號，第5-6位表示指定庫房內(nèi)檔案裝具的列數(shù)，第7-8位表示每列裝具內(nèi)的組數(shù)，第9位表示每組內(nèi)的層數(shù)。
示例：某全宗檔案存放在11樓第10號庫房的第23列密集架的第5組第4層內(nèi)，其存放地點應著錄為：111023054。
5.23 載體類型
5.23.1 字段描述：載體類型是保存檔案的物質(zhì)形態(tài)的種類。
5.23.2 字段長度：不超過12個字符。
5.23.3 取值范圍：漢字。
5.23.4 著錄要求：以紙張為載體的檔案不著錄，其它載體應據(jù)實著錄，如：照片、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。
5.24 全文標識
5.24.1 字段描述：檔案原文數(shù)字化后，電子文件在計算機系統(tǒng)內(nèi)保存的具體位置。
5.24.2 字段長度：不超過254個字符。
5.24.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、外文等。
2.24.4 著錄要求:電子文件保存為.XML格式,分為三級目錄結(jié)構(gòu)保存,第一級為全宗文件夾,第二級為年度文件夾,第三級為電子文件文件夾,所需要保存的電子文件全部放到對應的第三級文件夾中,包括TIF圖片、WORD文檔、EXCEL表等。
5.25 電子文檔號
5.25.1 字段描述：是指代表文件全文級的唯一代碼。
5.25.2 字段長度：不超過50個字符。
5.25.3 取值范圍：漢字、數(shù)字。
5.25.4 著錄要求：數(shù)字化的文件，則以其檔號作為文件名，擴展名為.XML。
2000年以前傳統(tǒng)的立卷方式著錄項目包括全宗號、目錄號、案卷號、頁號。用15位代碼標識，其中第1-5位表示全宗號，第6-8位表示目錄號，第9-12位表示案卷號，第13-15位表示頁號。
2001年以后歸檔文件整理方式著錄項目包括全宗號、年度、保管期限、類目名稱、件號。其中全宗號、年度、件號用數(shù)字標識，保管期限、類目名稱用漢字標識，其中類目名稱為可選擇項。
5.26 被轉(zhuǎn)發(fā)文號
5.26.1 字段描述：轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一件時，著錄被轉(zhuǎn)發(fā)文的文號。
5.26.2 字段長度：不超過60個字符。
5.26.3 取值范圍：漢字、數(shù)字、符號。
5.26.4 著錄要求：著錄格式及要求按5.12執(zhí)行。
5.27 卷內(nèi)文件順序號
5.27.1 字段描述：一個案卷內(nèi)文件排列的順序號。
5.27.2 字段長度：用4位代碼標識。
5.27.3 取值范圍：數(shù)字。
5.27.4 著錄要求：一個案卷內(nèi)，文件按排列次序流水編號，不應有空號、重號。
6 案卷級目錄數(shù)據(jù)著錄要求
6.1 檔案館代碼
著錄格式及要求按5.1執(zhí)行。
6.2 檔號
著錄格式及要求按5.2執(zhí)行。
6.3 全宗號
著錄格式及要求按5.3執(zhí)行。
6.4 目錄號
著錄格式及要求按5.4執(zhí)行。
6.5 案卷號
著錄格式及要求按5.5執(zhí)行。
6.6 年度
著錄格式及要求按5.6執(zhí)行。
6.7 件數(shù)
6.7.1 字段描述：一卷檔案內(nèi)文件的份數(shù)。
6.7.2 字段長度：用3位代碼標識。
6.7.3 取值范圍：數(shù)字。
6.7.4 著錄要求：著錄一卷檔案內(nèi)所有文件的總數(shù)。
6.8 總頁數(shù)
6.8.1字段描述：總頁數(shù)是一卷檔案內(nèi)所有文件總的頁數(shù)。6.8.2 字段長度：用3位代碼標識。
6.8.3 取值范圍：數(shù)字。
6.8.4 著錄要求：著錄一卷檔案內(nèi)所有文件總的頁數(shù)；文件中有圖文的頁面為一頁。
6.9 案卷題名
6.9.1 字段描述：案卷題名是表達案卷中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
6.9.2 字段長度：不超過254個字符。
6.9.3 取值范圍：漢字、外文、數(shù)字、符號。
6.9.4 著錄要求：著錄表達檔案中心內(nèi)容、形式特征的案卷標題，一般照原案卷標題著錄，題名不規(guī)范時應重新擬寫
如果原題名含義不清或不能全面揭示檔案文件內(nèi)容或案卷題名字段長度超長，應重新擬寫題名，置于“[]”內(nèi)；案卷題名中的數(shù)字，表示時間時，用阿拉伯數(shù)字著錄，如：大連市檔案局1999年黨組會議記錄；表示會議屆次時，用漢語大寫數(shù)字，如：大連市第九屆人民代表大會第二次會議。
6.10 起止時間
6.10.1 字段描述：起止時間是案卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時間。
6.10.2 字段長度：用17位代碼標識。
6.10.3 取值范圍：數(shù)字、符號。
6.10.4 著錄要求：著錄案卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時間，前八位著錄文件最早形成的時間，后八位著錄文件最遲形成的時間，中間用“-”號分隔。
6.10.4.1 歷史檔案中的時間應著錄換算好的公元紀年，并加“（）”，將原文時間著錄在附注項內(nèi)。
6.10.4.2 當文件形成時間不完整或部分時間字跡不清時，應著錄原時間，“年度”缺少或字跡不清部分以“□”代替，“月”、“日”缺少或字跡不清部分以“0”代替。
6.11 保管期限
著錄格式及要求按5.16執(zhí)行。
6.12 類目名稱
著錄格式及要求按5.17執(zhí)行。
6.13 開放標識
著錄格式及要求按5.20執(zhí)行。
6.14 附注
著錄格式及要求按5.21執(zhí)行。
6.15 存放地點
著錄格式及要求按5.22執(zhí)行。
6.16 載體類型
著錄格式及要求按5.23執(zhí)行。
7 數(shù)據(jù)交換要求
7.1 交換數(shù)據(jù)文件由數(shù)據(jù)級別、檔案館代碼、全宗號、數(shù)據(jù)交換年度組成。 交換文件格式：
× ×××××× ××××× ×××× .XML
數(shù)據(jù)交換年度
全宗號
檔案館代碼
數(shù)據(jù)級別代碼
7.1.1 數(shù)據(jù)級別：分為文件級數(shù)據(jù)和案卷級數(shù)據(jù)。文件級數(shù)據(jù)用“W”表示，案卷級數(shù)據(jù)用“A”表示。
7.1.2 檔案館代碼：檔案館名稱代碼。各單位按檔案將要移交到的綜合檔案館代碼著錄。
7.1.3 全宗號：檔案館給定的全宗代碼。
7.1.4 數(shù)據(jù)交換年度：數(shù)據(jù)文件進行交換時的年度。
示例：數(shù)據(jù)交換單位是中共大連市委員會，向大連市檔案館移交（市檔案館代碼421016），數(shù)據(jù)交換級別是文件級數(shù)據(jù)，全宗號00001，數(shù)據(jù)交換年度2004年。
數(shù)據(jù)交換文件名著錄為：W421016000012004.XML。
7.2 經(jīng)過加密處理的數(shù)據(jù)交換，移交時須提供解密手段。
7.3 經(jīng)過壓縮處理的數(shù)據(jù)交換，移交時須提供解壓縮手段
7.4 檔案目錄數(shù)據(jù)交換可采用在線和離線兩種方式，脫機存儲載體建議使用光盤、可移動磁盤。
7.5 檔案目錄數(shù)據(jù)交換盤應帶有外部標識，注明全宗名稱、全宗號、相關(guān)年度及盤號，館室際之間檔案目錄數(shù)據(jù)交換要注明檔案館代碼。
7.6 檔案目錄數(shù)據(jù)交換盤應確認為無病毒盤才能接收。
7.7 數(shù)據(jù)字段中無著錄內(nèi)容時，不得填加任何內(nèi)容，包括空格。
7.8 數(shù)據(jù)字段中著錄內(nèi)容之前不留空格。
7.9 有些字段，如：全宗號、目錄號、案卷號、頁號、件號、頁數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)等著錄內(nèi)容不夠規(guī)定長度時，不足部分用“0”填充。
7.10 本標準的數(shù)據(jù)字段類型全部為字符型，用“C”表示，文字類別分為“字符”和“漢字”兩類，字符是指GB/T1988所規(guī)定的西文字母、數(shù)字及符號的圖形字符，每個字符在內(nèi)存中占一個字節(jié)。漢字是指GB2312所規(guī)定簡化漢字的圖形符號，每個漢字在內(nèi)存中占兩個字節(jié)。著錄時出現(xiàn)錯別字、繁體字，在所著錄條目中予以更正。
7.11 案卷級數(shù)據(jù)記錄中的“檔案館代碼”、“全宗號”、“目錄號”、“案卷號”、“保管期限”等字段的內(nèi)容必須與屬于該案卷的文件級數(shù)據(jù)記錄中相應的同名數(shù)據(jù)字段的內(nèi)容完全一致。
