網絡信息存檔是指有關主體針對網絡信息更新快、易消逝等特點，對其中具有長遠保存價值的信息實施捕獲、歸檔和存儲等管理過程，其目標是實現網絡信息的長期保存和可利用。實施網絡信息存檔行動，其意義在于：
再現社會活動的本來面貌
網絡資源具有更新快、易消逝等特點，如果不及時加以保存，大量具有重要價值的學術、文化、管理信息就會丟失。例如，伴隨著行政體制改革，從中央到地方均有行政機構在不斷消失。發布在這些政府機構網站上的信息，對學者們研究和了解近當代中國行政生態是很重要的參考依據，對全面真實地反映政府管理活動的本來面貌也具有重要意義。因此，對這些機構政府網站上的信息就需要進行歸檔和保存。此外，網上發布為數不少的學術信息、會議信息、博客信息、論壇信息等根本不會以紙本信息備份留存，它們也存在徹底丟失的危險，對這些信息進行歸檔保存更是刻不容緩。從檔案資源體系建設的戰略高度看，近年來我國已經出現基本導向上的重大轉變。在檔案資源體系建設中從關注政府到關注社會、從關注政務到關注民生、從關注事件到關注人物等均是這種變化的具體體現。在檔案資源體系建設中，通過采集和保存網絡空間中豐富多彩的微觀信息，有利于全面再現當今社會的真實運行狀態。從這個意義看，有選擇地連續跟蹤采集和保存一些微觀主體形成的微觀活動信息，有利于進一步改變我國現有的檔案資源體系結構。
為國家積累數字文化遺產或資產
網絡信息存檔實踐是為了回應現代社會的需求。網絡信息已被置于國家戰略資源的高度，被譽為國家的"數字資產”。但是，這些"原生數字資源”和"數字化遺產”也正面臨著消失和不可獲得風險。網絡信息生產者和發布者可以自由地在網上發布更新信息，但它們并無信息長期保存的責任。而作為公共信息機構之一的綜合檔案館則在人類歷史文化遺產保存活動中有著不可推卸的歷史責任。我國綜合性檔案館雖已開始收藏機關、事業或企業單位的電子文件，但顯然對處于動態變化中的網絡信息缺少關注，特別是忽略了網民個人形成的各類博客和論壇信息等，這些也是我國數字文化遺產的重要組成部分。
為公民信息獲取權利的實現提供條件
綜合性檔案館承載著保存與傳播文化的社會職責，其存在的目的就是保障公民信息獲取權等權利的實現。因此，綜合檔案館所提供的信息不能只有紙本文獻信息，也應包括網絡信息，在條件許可時甚至能夠實現對網絡信息的證據保全。由于網絡信息面臨著隨時消失和不可獲得風險，這就要求綜合性檔案館在應對這種風險中有所作為。事實上，國際社會已紛紛啟動了諸如"網頁存檔計劃”、"數字檔案系統”、"Web信息博物館”等建設計劃或項目，上述計劃或項目的實施均是典型的國家存檔行為，雖然具體實施這種行為的主體有多種選擇的可能性，但從這種存檔行為與檔案業務活動的聯系看，綜合性檔案館責無旁貸。
為經濟與社會的科學發展提供資源
在現代社會,"信息是支配性資源和戰略性資源”已經成為共識。一個國家的科技創新能力、國際競爭力和經濟社會發展水平都越來越依賴于保存、開發和利用網絡信息的能力，歐美國家甚至將網絡信息生產、獲得和利用作為國家信息化建設的關鍵。實現對網絡信息的長期安全保存是進一步開發和再利用這種新型經濟資源的基礎和保證。
綜上所述，網絡信息存檔行為及其重要性表明，目前已經到了必須對網絡信息存檔活動進行系統規劃與安排的時候。事實上，從我國檔案事業發展的外部環境看，作為公共信息機構之一的檔案部門也面臨著愈來愈多的外部競爭壓力，公共圖書館、專業信息服務商等均以服務優勢、資源優勢、親民優勢等擠壓著檔案事業的發展空間。面對這種形勢，如何進一步形成檔案部門的優勢，搶抓各種發展機遇，這就成為各級檔案行政管理部門必須認真思考的問題。從這一點上看，網絡信息存檔工程就是檔案事業發展進程中出現的一個歷史性機遇。但從目前看，我國各級各類檔案館還沒有任何開展網絡信息存檔行為的動向，筆者提出以下檔案機構實施網絡信息存檔的主要策略，希望為大家提供借鑒。
選擇存檔目標對象。全面存檔與選擇存檔是當前國際社會針對網絡信息存檔所采取的兩種不同策略,其中較為流行的是選擇存檔。在選擇存檔中，當前國際社會選擇存檔的客體對象較多集中在學術和科技信息等方面，相對忽視了對政府、企業網頁信息以及個人博客、論壇信息等的存檔。為了全面反映社會活動的真實面貌，我國國家綜合性檔案館在館藏體系建設上應該更加關注一些具有代表性的微觀館藏信息。代表性的微觀館藏信息是指綜合性檔案館應該通過抽樣調查，選取一些代表性的地區、單位、家庭或個人等，全面跟蹤采集和收藏它們在參與各類活動中所形成的網絡信息。
規范存檔運行流程。網絡信息存檔活動的實現必須依托于一個科學的運作流程。在網絡信息存檔實施的全流程中，它依次包括選擇、歸檔和存儲三個階段，且每個階段均會涉及很多管理元素。在網絡信息選擇階段，它包括選擇對象類型、對象名稱、選擇原因、選擇機構、責任人、選擇日期等管理元素；在網絡信息歸檔階段，它包括歸檔內容（內容類型、資源描述）、歸檔時間、歸檔機構、歸檔方式（如法定呈繳、自愿呈繳、贈送或搶救性歸檔等）、載體介質、數字格式、接收機構、驗收機構、驗收責任人等管理元素；在網絡信息存儲階段，它包括驗證（網絡信息的有效性）、配置（支撐運行平臺）、復制與備份、目錄管理、格式轉換、遷移與更新等管理元素。由于在存檔流程中存在不同階段而且又涉及眾多管理元素，這就要求必須強調不同存檔流程及其各管理元素之間的相互銜接和配合。存檔流程各階段及其各管理元素之間的相互銜接和配合的水平會極大地影響到網絡信息存檔權實現的狀態。
形成存檔協作機制。網絡信息存檔協作機制不僅包括檔案館與圖書館、專業信息服務商等之間的分工協作，而且也包括檔案系統內部的分工協作。如果說，圖書館、專業信息服務商等較專注于學術信息、文化信息、科技信息等的存檔保存，檔案館則更多應專注于社會生活、典型人物、社會事件等相關網絡信息的存檔保存。一般認為，網絡信息可以區分為檔案級、服務級、鏡像級和鏈接級等幾個級別。檔案部門涉足的網絡信息存檔對象一般應控制在"檔案級”這個級別上，而且針對"檔案級”的網絡信息，也應根據不同類型檔案機構的管理職能與服務定位分別制定具體的存檔實施方案。例如，地區綜合性檔案館應以區域范圍作為確定網絡信息捕獲與歸檔重點的基本界限，可以對本區域范圍內的網站信息或者針對本區域形成的網絡信息內容進行捕獲與歸檔；國家級檔案館則可以對中央機關或企業的網站信息進行捕獲和存檔，也可以從傳承文化和存續歷史的高度，對具有全國乃至國際影響力的重大歷史事件、社會事件等網絡信息進行捕獲與歸檔。
爭取存檔基礎資源。人才、技術、經費和基礎設施保障是檔案部門開展網絡信息存檔活動的基本條件。雖然在"十一五”期間我國很多地區綜合性檔案館館舍建設取得了很大進展，但其內涵建設水平尚差強人意，人才、技術和經費等仍是制約綜合性檔案館開展新業務的主要因素。網絡信息存檔不僅對綜合性檔案館的基礎設施提出了新要求（一定程度上要求對檔案信息化的目標定位進行新思考），而且也考驗著各級檔案管理干部的意識和能力。因此，積累和爭取各種基礎資源仍是檔案部門參與網絡信息存檔行動的必要條件。
明確存檔責任體系。檔案部門是網絡信息存檔的主要責任者之一。我國檔案管理組織體系十分健全，從中央到地方和行業均有檔案業務部門，一般組織單位內部也配備了檔案管理機構或人員。因此，在這個嚴密的組織體系中進一步明確各級各類檔案業務部門在網絡信息存檔中的責任就是確保網絡信息存檔行動高質量和高效率的必然要求。特別值得推薦的是，作為對網絡信息存檔的責任者，各級檔案部門（特別是綜合檔案館）可以通過模擬和借鑒文件歸檔、建檔、檔案收集、檔案征集或接收進館等一整套業務規范或程序來指導網絡信息存檔的運作，并以此為基礎建立起一整套的責任體系。
目前，檔案界在網絡信息存檔行動中尚缺少作為的意識。筆者建議，有條件的地區或檔案機構不妨先行一步，此舉將對進一步豐富和改善我國檔案資源體系的內容與結構起到重要作用。作者系蘇州大學社會學院副院長兼電子政務系主任）
