20世紀70年代以來，現代計算機技術伴隨網絡技術的快速發展和普及，已日益成為現代社會經濟、文化發展中的重要組成部分，并廣泛地滲透到社會各個行業和人們的日常生活之中。與此同時，在網絡環境下，諸如集成管理系統、數據庫技術、只讀光盤、電子（數字）文獻和網絡信息服務平臺等一系列IT技術成果，為傳統的檔案管理運行模式和服務方式的變革創造了新的機遇，檔案信息利用工作創新的課題已現實地擺在我們面前。
    一、網絡環境下，對傳統的檔案信息利用工作提出了新的挑戰
    1、網絡信息利用以方便、快速、高效，不受時間、地點限制等特點，形成了一種全新的備受利用者歡迎的服務方式。首先它不同于檔案館（室）只在特定的上班時間提供服務，而是全天候的，可以實現365天，每天24小時，在任何有計算機和網絡的地方上網，通過與數據庫的聯接而獲取需的信息，能夠隨時隨地滿足利用者獲取信息的需要；其次，由于同一信息資源的電子文本（網絡版）的制作和傳遞比紙質實體印刷文本快捷得多，從而大大提高了信息的傳遞速度。網絡技術為利用者提供了在第一時間內獲取最新前沿信息資源的條件。
    2、開放的環境和新穎、豐富的網絡資源與封閉狀態下單一、陳舊的館藏資源形成強烈的反差，網絡技術為利用者創造了獲取利用檔案信息資源的廣闊空間。通過網絡展現在利用者面前的檔案信息資源不再是本系統、本單位、個別館（室）的有限資源，而是所有聯網單位的相關資源的總和，并且不受行業、地區、國別的限制、凡允許共享的資源都會一一呈現在利用者眼前。同時網絡技術為進一步對所需的檔案信息資源進行分類、整理、分析，提供了強有力的技術支持，增強了利用者利用檔案信息資源的能力,拓展了工作空間。
    3、傳統的檔案信息服務模式，正在發生重大變革。事實上，在網絡環境下，就檔案信息服務工作而言，目前發生的變化，已不是一般意義上的服務方式的變化，而是更深層次上的服務模式的轉變：第一，檔案信息的流通模式正在由檔案實體借閱向信息傳遞轉變。利用現有的自動化辦公系統或局域網信息服務平臺完全可以實現集檔案信息檢索，全文瀏覽和傳遞于一體，把相關信息送到利用者的手中，即使尚未數字化的相關資源也可通過掃描進入計算機再在網絡上進行信息傳遞；第二，檔案信息的查閱模式正在從到檔案館（室）實地查閱向利用者的工作場所或家庭的桌面瀏覽轉變。這本身就是網絡遠程服務特點給利用者帶來的極大便利；第三，檔案信息服務工作的咨詢模式正由檔案管理人員面對面為利用者解答個別問題，向通過網絡進行雙向信息交流，主動推薦檔案信息，提供全方位的咨詢服務轉變。利用者可以通過局域網的檔案工作站或網頁，非常方便地查到館藏檔案信息資源和檢索查閱方法，按照授權進入相關的數據庫索取需要的信息并下載，對一些特別要求，還可通過留言得到及時回復等。不言而喻，通過網絡展開的檔案信息服務，無論是在工作效率還是在服務質量上，都發生了革命性的變化。
    二、突出工作重點，積極推進網絡環境下的檔案信息服務工作
    方興未艾的網絡技術，為檔案信息服務工作實現現代化和提供高科技的智能型服務，奠定了堅實的技術基礎，但現在工作中的網絡建設發展不平衡與實際服務工作轉變滯后的問題，嚴重地影響了我們前進的步伐。突出重點，突破瓶頸已是推進工作的當務之急。
    1、要下大力氣，建設好屬于自己的網絡服務體系。在網絡時代，要搞好檔案信息服務的創新，必然要依賴高效優質的網絡設施，網絡建設的水平，顯得尤為重要。目前就已在線運行的大部分檔案信息網站來看，一是普遍存在技術支持薄弱的問題：一般只能提供信息瀏覽服務（WWW）、電子郵件服務（E—mail）和少量的咨詢與接待服務，而很少提供遠程登錄（Telnet），文件傳輸（FTP）以及電子公告（BBS）等服務；二是不少網站除了對館藏資源的簡單介紹和部分目錄之外，幾乎沒有別的信息，網站信息資源的缺乏和陳舊已影響到開發利用和服務的效果，網頁內容更新的不及時，也大大降低了對利用者的吸引力。根據攀鋼的實踐經驗看，要建設好自己的檔案信息網絡服務體系，首先要把公司和廠兩級的內部局域網建好，只有具備了可靠的內部網絡通訊設施，才會具備企業內部檔案館、室之間的互聯、互通、共享的基礎。
    2、從實際出發，積極利用網絡技術，改變傳統被動服務方式，提供主動式的服務。當前，最基本的主動服務方式的工作方向，是通過內部局域網讓利用者可以隨時查閱到館藏資源信息。為此，我們應該緊緊抓住對館藏資源的開發、揭示和與利用者的交流這三個環節開展工作。在檔案信息資源的開發上，要根據各自工作實際，建立各具特色的檔案信息資源數據庫，并形成數據規模，把館藏檔案信息資源進一步深入開發出來，使檔案信息服務的水平和能力有實質性的提高；在檔案信息的揭示上，要盡可能采用最直觀的方式，將館藏目錄總覽，數據庫資源檢索系統，及相關服務項目等詳盡地展現在利用者的桌面上，利用網上留言預約，檔案實體掃描傳送或復印傳真等形式，將傳統的檔案實體查閱最大限度的網絡化；在信息與工作交流方面，可利用電子郵件與利用者保持密切的聯系，了解他們的需求，有針對性地主動推送相關信息。
    三、建設檔案信息網絡服務系統的工作構想
    以網絡為基礎平臺的檔案信息服務系統的建設，是一項涉及方方面面的系統工程，整個工作責任重而道遠。從目前的實際工作狀況和技術條件分析來看，筆者認為，工作應分三步走：
    1、利用現有條件，對傳統服務項目進行創新，推進傳統服務向網絡服務轉變。如前所述，在內部局域網建設的基礎上，對館藏檔案信息資源的揭示和傳遞，可以很快地轉為網絡化；在咨詢服務與工作交流方面，我們可以利用網絡技術進行多項創新，從而推動檔案由實體管理向信息化管理的轉變。這是當前非常現實也是大有可為的一項工作。
    2、加強培訓，推動檔案管理人員的素質提高與知識更新。在檔案信息網絡服務系統之中，是否具有既懂檔案專業知識又能掌握現代化信息技術的人員，是整個服務系統能否正常運轉的關鍵。網絡服務要求管理人員必須具備相應的計算機應用技能與網絡服務技能，必須熟悉各種相關的資源數據庫，特別是需要具備局域網服務地址管理、數據庫用戶管理、專業數據庫檢索技能及信息實體轉換為電子版本及傳送等技能和知識，相對于傳統管理的知識結構來說，無疑是必須進行全面的更新。這是一項關系長遠的非常緊迫的工作，而且一定要有提前量，才能適應網絡服務的新型勢。
    3、統一規劃，建立全新的基于Web方式的網絡服務體系。制定標準、統一數據和軟件，是檔案信息服務網絡化的基礎。為此，必須在統一規劃的基礎上采取統一的數據格式、統一的軟件程序、統一的技術標準、統一的工作規程，才能真正形成有效的網絡服務系統，實現網內資源的交流與共享。這是一項事關全局的工作，一個好的規劃，起碼可以使我們少彎路。
因特網以其強大的信息處理能力和便捷的遠程信息服務方式，為檔案信息服務帶來了生機與活力。可以預見，一個上下成線，縱橫成網，能夠真正實現檔案信息資源互聯、互通和高度共享的檔案信息化網絡的實現已為期不遠。通過我們的努力，檔案信息服務工作在網絡環境下一定會躍上一個新層次。