一、現代高校檔案管理存在的問題
過去那種人工管理方式,在沒有通過管理人員允許的情況下,少數教師自由出入檔案室,隨意支取相關檔案,這種散漫、隨意的管理模式,會造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高,管理成本較高。龐大的工作量,需要投入大量的人力、物力以及財力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護檔案難度較大。在傳統檔案管理模式下,若檔案積累的時間一長,將產生大量的文件和數據,查詢檔案較為困難,更新維護檔案更不能做到準確科學。
二、創新學校檔案管理是提升現代學校檔案管理水平的必然選擇
管理創新的過程將至始至終地貫穿著觀念創新的思想,觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識,特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化,把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本,服務至上”的服務理念,把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向,以創新理念和創新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發展的新途徑。不能單純地以場所、設備和室藏為標準去評價檔案室的管理水平,而應主要以服務效果和開發利用程度為標準。檔案室的管理工作重點,應當從過去的設備、資料管理逐步轉變為對檔案室工作人員的管理,加大對檔案室用戶的服務力度。
檔案工作管理模式的更新,是實現高校檔案事業創新發展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門,但大多屬于非獨立結構,一般情況下掛靠校辦,或者是校辦的一個科室,其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化,一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用,在高校機構改革中,先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來,升格為直屬單位,變成檔案管理的職能部門,由被動執行變為主動決策,對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率,確保檔案服務工作質量的重要條件,是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用,越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性,同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發,將計算機作為方便管理的重要工具,進一步合理有效利用。只有這樣,才能實現高校檔案工作的超越,呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
總之,創新高校檔案管理對提高高校檔案管理水平有著不容忽視的作用。針對目前高校檔案管理存在的問題,創新高校檔案管理迫在眉睫。隨著社會的進步,會有更多的人關注現代學校檔案管理方面的知識,將會對如何進行現代學校檔案管理有著更趨完善的詮釋。