一、檔案管理軟件的發展變化
　　檔案作為承載人類文化的重要載體，隨著社會的發展進步，種類，數量不斷的在增加，如何對實體檔案和電子檔案進行管理就成了我們不得不關注的問題?？v觀我市檔案管理系統的發展，從1999年至今，我市使用了《LUCK文檔管理系統》軟件、《金沙文檔管理系統》軟件、《四川省電子文檔管理系統》軟件。軟件的功能、用途不斷的在完善和升級，以此滿足不斷發展進步的社會需求。
　　二、檔案管理軟件簡介
　　1、《LUCK文檔管理系統》軟件作為我市第一代檔案管理軟件，是我市檔案電子化管理的一個開始。由于開發軟件當時的技術、設備等原因《LUCK文檔管理系統》軟件系統穩定性差，操作性不強，成為此軟件的不足之處。
　　2、《金沙文檔》系攀枝花市檔案局組織有關專家開發研制的第二代文件檔案管理軟件。其特點是文件、檔案管理工作一體化、簡單化。操作方式的流水作業化。 檢索查詢的齊全化。數據的安全化。數據錄入、檔號編制、全文存貯的智能化。系統數據完全共享化。文件、檔案、資料管理的全面化。年度統計工作準確化、簡單化。借閱管理的規范化。①
　　3、《四川省電子文檔管理系統》軟件為第三代檔案管理軟件。該軟件實現電子公文（含紙質文件）從公文下載到移交進館的全程信息化管理；從公文下載到移交進館的業務流程化管理；從公文下載到移交進館的行業規范化管理；從公文下載到公文接收、從制作年報上報盤到接收年報上報盤、從移交進館到進館接收的接口標準化管理；信息查詢、條目檢索、信息統計及報表生成的格式統一化管理。②
　　三、《四川省電子文檔管理系統》軟件的使用體會
　　1、優點：
　?。?）系統參數設置的多樣性。在這個功能項中，我們可對保管期限、密級、緩急程度等進行參數值的設定。以保管期限的參數值設置為例。檔案保管期限一般分為永久、長期和短期三類，我們可以根據需要設置保管期限的具體時長，如會計檔案的保管期限就可以直接設置為15年。
　?。?）用戶管理的人性化。在用戶管理設置中可設置多個用戶名和用戶口令，還可以上傳照片，這體現出軟件的人性化。
　?。?）結果集顯示范圍設置。這一功能是在以往的檔案管理軟件里沒有的。它的設計目的是：在我們讀取本軟件數據的時候，因數據過大，會引起計算機反應過慢甚至死機的發生，有了此功能后，就可以根據計算機的讀取能力選擇顯示結果集的范圍，使計算機能在自身能承受的范圍內讀取數據，有效的避免了因死機而引起的數據丟失。
　?。?）日志管理。此功能能詳細的記錄每個用戶的每次操作，為軟件的故障排出提供了依據。
　?。?）數據備份功能。較以往檔案管理軟件在備份的時候，不但要備份數據，而且還要備份全文，使數據的備份變得繁瑣，在此功能中數據備份可直接選擇備份全文和不備份全文，大大簡化了備份的過程。
　　（6）數據清除功能。以往的檔案管理軟件在清除數據的時候要將不同類的檔案分別篩選出來，再一步步的刪除，很費時。而此功能可一次性完全清除所有數據。
　?。?）在數據的著錄方面。首先從文件著錄標引的版面設計上看，軟件將大部分功能都集中在了一個版面上，這為我們提供了很大的方便。如“查詢”、“排序”、“打印”、“件號調整”等，操作者不用在不同的版面上切換，就能完成各項功能的操作，有效的提高工作效率。其次是在全文的掛接上，以往的軟件只能掛接一份全文，如遇全文份數多的文件將無法完整的將全文掛接到軟件中去，使數據缺乏完整性。新軟件在這方面做了改進，沒有限制全文的掛接數量，可以多份掛接，保證了檔案數據的完整性。
　　（8）新軟件在其他的功能上也有很大的改進，在此就不一一介紹。
　　2、不足之處：
　　新一代的檔案管理軟件有著老一代軟件不可比擬的優勢，但同樣也存在著不足的地方。如在數據著錄時，遇錄入重復系統只會默認題名和責任者作為檢查重復的參數，這就意味著不同年度如著錄同樣的題名或責任者，系統都會提示重復。再如要查詢以老方法（檔號）錄入的數據，只能在“檔案檢索”欄目里查詢，但是如需修改數據在“檔案檢索”欄目則無法實現。
　　《四川省電子文檔管理系統》軟件的開發和推廣，象征著四川省檔案信息化管理進入了一個新的歷史階段，也是四川省檔案信息化管理新的起點。同時也是軟件系統不斷升級完善的起點，希望通過不斷的實踐，修改和完善，使其功能更加完備，從而推動檔案信息化建設的不斷發展。

參考文獻：
①《金沙文檔》使用說明。
②《四川省電子文檔管理系統》使用說明。