現行文件利用中心建設存在的主要問題及對策

市檔案局 李加強 張薔 李衛坤

現行文件利用中心建設，始于“十.五”期間，是各級檔案行政管理部門和各級國家綜合檔案館貫徹“三個代表”重要思想，努力拓展檔案館社會服務功能，而采取的重大舉措。即將過去分散在各級黨委、政府部門已公開或可公開的對人民群眾生產、生活具有重要查考利用價值的現行各類政策、法規性文件，提前接收到各級國家綜合檔案館的“現行文件閱覽室”,集中提供利用的一種服務方式。其作用重大，效果明顯，深受廣大人民群眾的歡迎。檔案館現行文件利用中心，開展已公開現行文件利用工作符合“三個代表”重要思想的要求，是檔案部門貫徹“三個代表”重要思想的創新之舉和具體體現，對最大限度地滿足社會各界和人民群眾對不斷增長的社會公務活動的知情權及檔案利用需求，搶占政府公開信息制高點，推動檔案事業發展空間具有極其重要的現實意義，顯示了檔案工作服務社會、造福人民的魅力與勇氣。我們要按照“科學發展觀”的要求，進一步做好這方面的工作。

一、我市現行文件中心建設的現狀及存在問題

（一）現行文件中心建設的基本情況

攀枝花市轄三區兩縣，共有6個國家綜合檔案館，其中市級檔案館1個，區(縣)級檔案館5個。現行文件中心建設始于2003年。當時按照省檔案局的安排，市、縣（區）兩級國家綜合檔案館，逐步完成了“現行文件中心查閱室”的建設任務。全市6個國家綜合檔案館“現行文件利用中心”已全部建成，6個“現行文件利用中心”全部得到本地區相關部門的批復和認可，文件中心機構健全，制度比較完善，收集、整理、保管、利用各項工作運轉基本正常。截止2009年，共收集了市、縣（區）兩級黨委、政府近200個單位已公開的現行文件和政策法規文件近 15500份。從總的運行情況看，大部分檔案館的“現行文件中心查閱室”已經在逐步的開展了提供利用工作，個別的正在不斷完善的過程中，但利用率不高，效果不很理想。

市檔案館于2004年月12月開始著手建立了現行文件服務中心。市委辦公室、市政府辦公室發出了《關于報送現行文件材料有關問題的通知》，在市檔案館保管利用部增掛了服務中心的牌子，對現行文件的報送工作提出了具體的要求。收集了市級63個相關部門2000年—2005年形成的可公開的現行文件3453份(紙質)，并掃描成電子文件存儲。2005年5月開始從黨政網上接收市級各單位報送的電子現行文件。截止2009年5月底，已收集電子文件1917件，向省檔案局現行文件中心上傳現行文件290件。

各縣（區）檔案館從2003年開始，也逐步按照要求，由縣（區）黨委、政府辦公室聯合發文，分別成立了本地的現行文件服務中心，并明確了在檔案館增掛現行文件利用中心的牌子，對現行文件的報送工作提出了具體要求。同時，逐步開展了現行文件的接收、整理和提供利用。截止目前，共接收137個縣（區）政府部門2000年以來10130份現行文件。

（二）現行文件利用中心建設存在的主要問題

我市現行文件利用中心的建設雖然已初步建立，但從運行的情況來看，前景不容樂觀，利用效果非常不理想，兩級檔案館的“現行文件利用中心”的利用率都非常低，有的甚至到無人問津的尷尬境地。存在的主要問題是：

1、“現行文件利用服務中心”的稱謂不規范

“現行文件利用服務中心”是《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱條例）頒布實施前檔案系統約定成俗的稱謂。根據《條例》的規定，“現行文件利用服務中心”收集、提供利用的已公開現行文件應是政府信息公開的內容。而“現行文件利用服務中心” 稱謂不管是從內含還是外延上講都與“政府信息查閱場所” 稱謂有著本質的區別。雖然二者的實質都是提供信息利用服務，但“現行文件利用服務中心”的收集范圍是沒有明確的法律依據，只是憑檔案部門的需要而定，具有隨意性。而“政府公開信息查閱場所”的主體資格與主體地位和收集范圍是有法律明確規定的，其收集范圍只能是政府各部門已經公開的現行文件，沒有公開的檔案部門不能擅自接收。如果不從名稱上進行正本清源，回到《條例》的規范稱謂“政府公開信息查閱場所”的建設上來，容易引起群眾的混淆和誤解，更談不上信息服務社會、服務群眾和確保檔案部門依法行政。因此，“現行文件利用服務中心”，規范稱謂應該是叫“政府公開信息查閱中心”，這樣才是名正言順。

2、“政府信息公開場所”建設還未提上政府的議事日程

傳統意義上的“現行文件利用中心”建設，是檔案部門一相情愿的主動行為，而并沒有各級政府和相關職能部門的積極主動參與，即使發了文件，掛了牌子，成立了中心，也是形式上的只有機構而無人員編制和經費保證，使中心的工作受到嚴重影響。其表現是雖然《條例》要求建立“政府公開信息查閱場所”，但從目前政府的角度說，既沒有給市、縣（區）檔案館設置專門的機構，也沒有增加必要的人員編制，更沒有把“政府公開信息查閱場所”建設相關的費用列入地方財政預算予以保證。

3、未建立起科學有效的政府信息查閱工作管理體制

《條例》頒布實施后，市政府發文對全市貫徹提出了具體的實施意見和要求，要求各相關部門要在2008年前完成本部門《信息公開指南》和《信息公開目錄》的編制，并在“攀枝花政務公開網”站和本單位和部門網站上或相關政府查閱場所公布，但遺憾的是政府未把“政府信息查閱場所”建設納入到政府信息公開總的管理體系之中一并進行統籌規劃與協調。其具體表現：一未制定地方政府管理規范明確政府信息公開后信息的最后歸宿與流向；二未對政府信息公開部門提出在公開信息的同時，向同級檔案館同時報送信息的具體要求；三是政府信息公開考核體系未將已公開信息向“政府信息查閱場所”報送情況納入考核內容，一并進行考核與督查。

4、未建立 “政府公開信息查閱場所”信息資源建設的報送機制

“政府公開信息查閱場所”建設關鍵的是要建立政府公開信息的報送機制。但就我市目前的情況看，信息報送機制沒有完全建立，致使信息報送渠道嚴重不暢。雖然市、縣區均由黨委、政府發文對信息的報送作了要求，但因缺乏必要的考核機制，仍有大部分單位沒有按要求及時主動的向“現行文件服務中心”報送政府已公開文件。一些單位報送的文件大多數是信息、簡報，基本上是處于應付狀態，真正能滿足人民群眾利用需求的規范性、政策性文件較少。

5、無專用的現代化信息查閱檢索體系

現行文件已實現從黨政網上接收電子文件，而接收政府已公開的信息目前無相應的電子現行文件的管理軟件，從黨政網上簽收的電子文件只能存儲于計算機硬盤上，不能實現計算機系統檢索，給政府已公開信息的提供利用帶來極大的困難，降低了利用質量，影響了群眾對信息的利用和政府公開信息作用的發揮。

6、未建立檔案部門政府信息查閱工作體系

我市盡管市、縣（區）都初步建立了現行文件查閱利用服務中心，但都處于散兵游勇各自為政的狀態，還沒有從總體上實現統籌協調和市、縣（區）檔案部門政府信息查閱工作的兩級聯動機制，致使政府已公開信息的查閱利用率極低，個別的幾乎無人查閱利用，出現了接收來的已公開政府現行文件少有人問津的尷尬局面。就其原因：一是已接收進“現行文件中心”的大部分政府已公開的信息都屬于不保密的文件，人民群眾可以從政府其他相關職能部門直接獲取，到檔案部門利用反而不便，因為對公開政府信息的咨詢答疑檔案部門并不具優勢；二是所收集的政府公開信息內容涉及人民生產、生活的政策法規文件少。因此，表現出現行文件中心雖然建立起來了，但要運行起來可說是舉步為艱。

二、對策與措施

“政府公開信息查閱場所”建設，既是一項復雜的系統工程，也是一項長期的歷史任務。針對以上存在問題，根據《條例》的規定和檔案館在新時期政府信息公開中所承擔的職責，應采取以下有效措施，有針對性地加強“政府公開信息查閱中心”建設，突出服務性、體現時代性、注重整體性、堅持聯動性，以健全制度和創新機制為保證，以科學發展的理念，推動政府信息公開查閱場所建設，努力把我市的檔案館建成名副其實的“政府公開信息查閱中心”。

（一）加強宣傳，明確檔案館政府公開信息查閱場所的主體地位

“政府公開信息查閱場所”建設的關鍵是要發揮政府信息查閱平臺的作用，為人民群眾集中查閱已公開的政府信息提供方便，使群眾的利益通過檔案館提供的查閱政府信息平臺得以維護。因此，要加大對《條例》和檔案館利用政府信息的規定的宣傳力度，使各級機關、團體、企事業單位和人民群眾明確和了解國家綜合檔案館是政府信息查閱利用場所。同時，突出檔案館在政府公開信息查閱中的主體地位和作用，增加社會有關方面信息報送和配合檔案部門搞好信息資源建設的自覺性。

（二）加強與政府信息公開主管部門的溝通與協調，爭取政府的大力支持

《條例》第三條二款規定：“縣級以上地方人民政府辦公廳（室）或者縣級以上地方人民政府確定的其他政府信息公開工作主管部門負責推進、指導、協調、監督本行政區域的政府信息公開工作”。因此，要緊緊依靠市、縣（區）人民政府的領導，積極主動與政府信息公開主管部門——政府辦公室的溝通與協調，加強政府信息公開查閱場所的硬件環境建設。具體說就是依托政府的支持，結合實際需要，向政府報送專題報告；爭取將政府信息查閱場所建設納入政府信息公開工作的總體規劃，并爭取將建設所需經費和硬件建設列入財政預算；爭取將所需的設備（觸摸式查閱儀、電腦、服務器等），列入政府采購，統一解決，不斷改善政府公開信息查閱場所條件，完善提供便利的查閱平臺，為群眾提供一條方便、快捷的信息服務渠道，建立科學有效的政府公開信息查閱工作機制，真正發揮檔案館政府公開信息查閱場所的功能。

（三）加強制度建設，制定政府公開信息地方管理規范

《條例》第四條規定：“各級人民政府及縣級以上人民政府部門應當建立健全本行政機關的政府信息公開工作制度……。”因此，要爭取以政府的名義制定政府公開信息地方管理規范，明確全市政府公開信息查閱場所建設的管理體制、信息報送的具體要求等，包括政府公開信息查閱場所建設的規模、方式、運作方式、機構設置、人員、基礎設施配備、公開信息報送范圍、報送程序、報送時間、報送方式、信息格式及載體形式、信息公開的保密審查、監督與考核、制度建設等，以規范政府公開信息報送行為，為場所建設提供必要的組織和法制保障。

（四）加強政府公開信息的資源建設，建立信息報送工作機制

政府公開信息查閱場所建設最關鍵的是要搞好信息資源建設，而信息資源建設的關鍵是信息報送渠道的通暢。因此，檔案部門要緊緊依靠信息公開主管部門和各行政機關信息公開工作的整體推進，搞好政府公開信息資源建設。一是通過制定地方政府規范性文件，要求市、縣（區）政府部門建立健全政府信息主動公開機制，按照規定和法定程序，編制《部門信息公開指南》和《部門信息公開目錄》，該公開的要及時向社會公開，確保政府信息公開的來源。同時，要求政府各部門建立健全向本級政府信息查閱場所提供主動公開信息的及時報送機制；二是要建立檔案館及時全面掌握和接收各部門主動公開信息目錄和政府已公開信息的信息接收機制，以確保政府公開信息的合理流向與安全。

（五）加強考核，建立政府公開信息報送保障機制

《條例》第二十九條規定：“各級人民政府應當建立健全政府信息公開工作考核制度、社會評議制度和責任追究制度，定期對政府信息公開工作進行考核、評議。”而參與考核的主體是主管政府信息公開的主管部門和行政監察機關，他們只負責對政府部門應公開信息的情況進行監督、檢查和考核，而各政府部門信息公開后是否及時、主動的將已公開的紙質和電子信息向當地政府公開信息查閱場所——檔案館報送的情況卻未納入政府信息公開考核體系。對此，檔案部門要采取積極有效的措施，及時與信息主管部門或監察機關溝通與協調，爭取他們的理解與支持，把檔案部門作為政府已公開信息報送情況的考核主體，并將各級行政機關根據《條例》規定，及時向國家檔案館提供、報送主動公開的政府信息情況納入各級政府年度目標考核的內容，占一定的考核分值，以此來保障各級行政機關及時向國家檔案館及時、主動提供公開的政府信息不流于形式。