優(yōu)化館藏是檔案館建設的必經之路

------仁和區(qū)檔案局李紅梅

建立覆蓋人民群眾的檔案資料體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是以人為本思想對檔案工作提出的新要求，是科學發(fā)展的形勢給檔案工作提出的新任務，是對我國檔案工作實踐新趨勢的新總結，也是對以往檔案工作體系薄弱方面的新加強，檔案館能否適應社會發(fā)展的快節(jié)奏，充分發(fā)揮檔案安全保管基地、愛國主義教育基地，公開政務信息查詢點和檔案信息服務中心的“四位一體”的功能，來提升檔案局（館）的地位，使檔案工作從“三線”走向“一線”，使檔案部門由“冷部門”變?yōu)?/span>“熱部門”，其館藏檔案質量的高低是關鍵所在，這一點在社會主義市場經濟體制下，在改革開放的實踐中，已被檔案界的同仁們所承認。然而，目前絕大多數區(qū)、縣級綜合檔案館的館藏由于種種主、客觀的原因，并不盡如人意，嚴重影響和制約檔案館事業(yè)的發(fā)展，根據多年來工作經驗，就此機會談談檔案館如何優(yōu)化館藏的幾點看法。

一、目前館藏的現狀

仁和區(qū)檔案館現保管有1950-2007年的103個全宗8個門類（文書、會計、科技、專業(yè)、錄音錄像、照片、實物、電子）的檔案資料91342卷（件、盒、冊、盤、張）。其中文書檔案28736卷、14914件(折合1419卷)；會計檔案6269卷；科技檔案1093卷；專業(yè)檔案11258卷（盒）、10170件(折合為1017卷)；照片檔案138卷5572張；電子檔案99張；錄音錄像檔案10盤；實物檔案 1004枚（塊）其中：印章997枚、省級以上獎牌5塊、字畫1幅；100年程氏家譜1冊；資料13330冊。

根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案館工作通則》，檔案館是黨和國家的科技文化事業(yè)機構，是永久保管檔案的基礎，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。（本法所稱的檔案，過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄），但由于館舍面積小、人員少、經費不足等問題嚴重影響和制約檔案館的發(fā)展。致使檔案館現有館藏檔案很難適應現代化社會發(fā)展的需求，主要表現如下幾個方面不合理：

 一門類單一。文書檔案所占比重過大。我館現有館藏9.1萬卷（冊），文書檔案占總數的６5％以上。但是從檔案概念理解，檔案除黨政檔案，即文書檔案外，還應包括反映各機構、各部門主要業(yè)務職能活動的科技檔案和專門檔案。文書檔案收集得齊全完整，固然重要，但再齊全完整的文書檔案所反映的歷史面貌仍帶有片面性。

 二載體單一。走進檔案館庫房，看到一柜柜、一架架碼放整齊的紙質檔案，而照片、底片、錄音、錄像、光盤、實物等載體的檔案卻寥寥無幾。紙質檔案與非紙質檔案在館藏中的數量比是５００∶１到１００∶１之間，也就是說一個擁有9.1萬卷紙質檔案的檔案館，其館藏非紙質檔案只有館藏檔案的4.8%。。

 三內容單一。在以紙質的文書檔案是館藏檔案主體的前提下，其內容的單一在所難免。翻開文書檔案的案卷目錄，我們可以看到這些檔案的內容是：黨政會議記錄、年度工作計劃總結、綜合報表、工作簡報、調查報告、請示批復、干部的任免、職工的獎懲以及政策法規(guī)文件等，從這些材料中我們雖然也能了解一個單位的工作開展情況，但對其中的某一項業(yè)務的具體開展與發(fā)展變化，則只能了解梗概，因為更深入、更詳細的記錄只能從這項工作開展時所形成的科技檔案或專門檔案中找到。

 四玉石混雜。由于機關檔案員業(yè)務水平有限、責任心不夠強，致使其單位形成的檔案存在著很多質量上的問題，歸納起來有：１、重份文件歸檔立卷問題（如：一份相同文件可以同一全宗不同保管期限中出現，也有可能在同一全宗同一保管期限中不同卷中出現）；２、保管期限劃定過長問題（如：平級部門、還上級主管部門的年度工作總結保管期限被劃定為長期）；３、重復進館問題：（如一份20多人領導干部任免文件，可在20多全宗的永久卷可同時保存；上級業(yè)務主管部門下發(fā)的需要遵照執(zhí)行的文件，這類文件按規(guī)定應存為長期，本地區(qū)的幾個單位同屬一個上級業(yè)務主管部門，十年后，檔案館就不可避免地要收進同一份文件若干件。上述問題我想并不是一、兩個檔案館所在，應該說是檔案館的通病吧！

 五信息滯后。隨著社會的發(fā)展，信息作為一種社會資源，受到社會的普遍關注，在檔案館中保管的檔案大多是10年以前形成的，時間性、時效性大大減弱，試想，館藏中的那些反映計劃經濟的歷史記錄，對當前產業(yè)化調整、農村改革能有多少幫助。二是現行文件服務中心所公開信息收集不夠及時性、內容不夠齊全完整，影響了利用。由于部分單位對公開信息送交不夠重視仍存在,如一些群眾較為關注的房屋拆遷、生活保障等政策文件的缺乏，造成不能充分及時滿足群眾的需求。

面對上述種種不合理性，面對當今競爭社會對檔案館提出的挑戰(zhàn)，我認為區(qū)縣級檔案館的館藏結構必須調整，才能適應社會發(fā)展的需要。

二、解決的對策

對策之一：走“特色”之路。地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色。所謂“特色”，應有二層含義。其一，是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地區(qū)都會有其獨到之處，或工業(yè)生產，或農副產品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣，將這些“獨到之處”的各種資料收集全，就是這個檔案館與其他館的不同之處。應該指出的是，一個地區(qū)的“獨到之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調整收集對象。其二，館藏特色。這個概念相對“地方特色”而言。地方特色指的是館藏檔案能反映本地區(qū)的某一獨到之處的特色，而館藏特色是說，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機關及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，建立名人檔案全宗。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充，在突出地方特色的同時，自然而然地突出了館藏特色，反之亦然。應該說走特色之路已是一條優(yōu)化館藏的成功經驗。

論文對策之二：走“精品”之路。精品意味著高質量，而提高館藏質量的辦法應從以下三方面入手。第一，對現有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。第二，嚴把進館質量關，把重份文件立卷，保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前。第三，加強館藏信息資源的開發(fā)。現有館藏資源的開發(fā)途徑有三：１、做好開放工作。除館內年滿三十年的檔案要按期向社會開放外，根據《檔案法實施辦法》的有關規(guī)定，可將“經濟、科學、技術、文化等類”檔案隨時向社會開放。２、做好編研工作。通過編研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有價值的信息，分門別類編寫成系統(tǒng)的參考資料。這種參考資料是館藏中某類信息的集合，它所產生的利用價值和效益是哪一條單個的信息都無法比擬的，它使那些因先天不足，如：立卷不科學，收集不齊全等，后天又難以彌補的案卷質量得到“升華”。3、重視已有檔案中信息資源的整合與開發(fā)。如民生檔案資源的整理與開發(fā)，在過去已形成的檔案中，含有大量的民生信息，與改善民生、維護廣大人民群眾合法權益息息相關的婚姻檔案、知青檔案、勞動保障二輪土地承包、移民安置、計劃生育、土地征用、農民建房等由于歷史原因處于保管分散，檢索不甚便捷的民生檔案，優(yōu)先整理、優(yōu)先數字化，建立科學檢索體系。總之，走所謂“精品”之路，就是要在提高案卷質量和開發(fā)信息資源上做文章。

對策之三：拓寬館藏信息領域。一是根據《檔案館通則》中對區(qū)縣級檔案館接收時限在“１０年左右”的規(guī)定，可以考慮對一些重點部門或機關的接收時間適當提前，其提前的“度”掌握在３－５年為宜。二是實現館藏檔案數據互動，按時接收各單位目錄數據和全文數據。發(fā)揮檔案館的“中介”作用，使一些室藏檔案提前產生社會效益。三是收集與館藏檔案有關的各種資料如本館根據館藏編寫的各種文件匯集和檔案參考資料，其他部門或單位編寫的與本地區(qū)有關的地方志、專業(yè)志、年鑒、統(tǒng)計數字匯集以及口碑性、傳說性的文章、書籍等，使之成為檔案信息不可或缺的一種補充。四是切實發(fā)揮好檔案館政府信息查閱場所作用。中心應及時收集有關房屋拆遷、企業(yè)改制、城市建設、農村、城市居民醫(yī)保、養(yǎng)老保險、計劃生育等方面文件，為群眾解決切身利益，了解黨和國家的方針、政策，消除疑惑、化解矛盾，為和諧社會的構建作出積極努力。