企業檔案管理1

對做好重點工程竣工技術資料審查交付的思考

攀鋼礦業新白馬公司選礦廠 劉 東 瓊

摘 要:工程竣工技術資料對建筑工程質量控制、工程竣工結算,起著極其重要的作用。是工程全過程活動中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,具有依據、憑證、參考的作用。現在白馬二期工程正在建設當中，即將面臨后期大量工程竣工技術資料的交付和驗收工作。但就目前的情況來看工程竣工技術資料編制、交付中存在著很多問題,本文從實踐中總結和分析這些問題并提出改進建議,希望能促進后期工作更規范、更順利的進行。

關鍵詞:技術資料 交付審查 管理措施

工程竣工技術資料是指工程項目在其立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。是記載著建筑物、構筑物、基礎設施等建設活動中形成的檔案文件,也是工程整體質量的重要保障。目前,許多施工單位對工程竣工技術資料管理粗糙,存在著一些問題,需要我們探討和改進。

一、存在的問題

1、施工單位資料管理人員對檔案意識淡薄

竣工資料的主要來源是工程施工單位，但是很多工程施工單位在工程施工過程中沒有及時將工程中形成的過程資料收集歸檔。等到要辦結算的時候才草草的找一些復印件的資料來整編好交付。這樣的態度就是為了應付、結算，這樣的資料收集起來對以后的查考利用，并沒有太多實際的意義。

2、監理單位沒有認真履行檔案管理職責

監理單位是代表業主對工程全過程負責的，但是就現在的情況看來，監理并沒有起到這個作用。監理單位連自己的監理資料都收集不全，移交的時候存在諸多的問題。

3、建設單位工程負責人沒有起到檔案材料把關的作用

在整個工程竣工技術資料的交付和審查過程中工程管理人員起著至關重要的作用，他們不但了解整個工程的具體情況，而且工程進度也清楚。但是很多的工程管理人員在簽工程竣工技術資料認可證明書的時候并沒有對施工單位所提供的工程竣工技術資料進行專業性的審查，而是草草簽字，以至于資料交到檔案部門是還存在諸多的問題。

4、施工單位未按規定移交工程竣工技術資料

施工單位在移交工程竣工技術資料沒有移交手續。而且施工單位沒有按文件規定的日期移交竣工資料，一般都是拖后幾個月甚至更長時間。

5、工程竣工技術資料編制存在問題

（1）材料很多都是復印件，不利于檔案材料的長期保存

（2）過程資料、認可證明書簽字不規范

（3）一個圖號是多個單位施工的資料收集不齊全

（4）設備隨機資料沒有隨工程竣工技術資料一并移交

（5）整編、裝訂不規范，資料有缺失

（6）變更材料和竣工圖的編制不規范、竣工章有代簽現象

二、 工程竣工技術資料審查交付的對策

1、從各施工單位工程管理人員和工程竣工技術資料管理者入手,規范工程竣工技術資料管理。宣傳檔案法律法規，提高他們的檔案意識，從工程施工開始就跟蹤收集過程資料，保證最后交付的工程竣工技術資料齊全完整，具有真實性和利用價值。

2、監理單位認真履行職責，代表業主對整個工程的質量、造價、進度等進行嚴格的把關。并對形成的工程竣工技術資料予以審查簽字，出具審查報告。

3、建設單位工程管理人員要對整個工程的各項進度進行監督，和檔案部門配合在工程開工時應該通知檔案部門，避免造成工程完工后未收到工程竣工技術資料，給企業以后的查考利用帶來不便。在給施工單位簽認可證明書的時候，先對資料進行嚴格的審查，根據工程的實際情況如有與實際不符的，退回讓其拿回去改正。起到中間協調的作用，及時向施工單位宣傳檔案管理標準。從而減少后期資料收集工作的難度。

4、歸檔超前控制。跟蹤工程進度在工程竣工后及時催交工程竣工技術資料。工程竣工后、施工單位必須在45天內，一千萬的60天內。將具備移交條件的工程竣工技術資料交檔案部門。移交時由施工單位將資料移交監理單位審查合格后持現場監理開據的審查報告到使用單位開具資料認可證明書。在使用單位工程管理部門審查合格后施工單位方能將工程竣工技術資料移交檔案部門，同時提供移交清單。如果一個圖號是幾個單位施工的由合同總包方將各分包單位資料匯總后移交。

5、嚴格審查。工程施工單位、監理、工程管理部門、檔案部門都嚴格履行各自的職責，對各方面都嚴格要求把關，保證資料的質量。認真按照攀鋼集團公司檔案管理標準審查。

施工單位移交的一式三套資料要求必須都是原件。工程竣工技術資料的（Ι、Ⅱ、Ⅲ）類文字材料必須按照檔案管理標準所要求的整編排序。

竣工圖必須是新藍圖，要求無破損，未被污染，按照規定要求折疊好，并加蓋竣工章。每一套竣工圖都必須有目錄，竣工章在編制時必須填寫齊全，不得代簽。若幾欄為同一人應該分欄簽。所作的竣工圖必須得到使用單位、監理（監理項目）和設計部門的簽字、蓋章認可，才能作為竣工圖。

過程資料需要監理和設計、使用單位簽字的必須本人簽字不能有代簽，簽字要準確的表述工程實際情況。如果涉及到工程中產生了設備隨機資料的，施工單位應該將隨機資料一并移交檔案部門。

6、加強監督與指導。檔案部門從工程開始就應該及時聯系工程管理部門跟蹤進度，嚴把審查關對施工單位移交的工程竣工技術資料按照攀鋼集團公司檔案管理標準嚴格審查，不合格的退回去，直至整改達到要求后才接收，給予辦理相關手續。

7、實施保證金制度。使用單位工程管理部門、檔案部門、財務認真的做好銜接工作。在資料不合格之前不退給施工單位資料保證金，從而提高施工單位移交資料的的主動性。

工程竣工技術資料對一個企業以后的發展是必不可少的，只有我們各個責任單位，都認真負責的做好自己的本質工作，從工程一開始就重視起來，收集資料，把收集此項工程中形成的各種資料當成一項首要的工作來抓。認真按照標準整編，從頭做起、從小事做起，這項工作一定會逐步實現規范化。以上做的這幾點分析是都是在工作中遇到的實際問題，是個人見解，有不足之處，希望給予批評指正。