基建工程檔案是科技檔案的主體，它是在各種工程建設中形成的，以工程項目為單位的包括各種文字材料、圖紙、圖表、目錄在內的科技文件材料，是維護、改建、擴建的依據。基建檔案的完整、準確、標準化、規范化直接關系到檔案利用價值的大小。正確把握案卷質量的諸要素，做好基建工程竣工文件的收集、整理、審查工作。不斷改進和提高案卷質量是我們幾年來檔案工作的側重點。
　　一、提前介入、牢固基礎
　　⒈基建工程竣工文件收集歸檔工作難度較大的原因之一是機構設置不合理。檔案部門一直以來隸屬行政綜合部門（辦公室）主管，而工程建設則由各指揮部及相關的業務部門掌握，對工程的開、竣工及工程進度情況檔案部門知之甚少。因此，在基建工程籌建之初就將檔案室（資料室）劃歸工程部主管，使檔案工作人員能夠更多地了解工程開、竣工及施工進度情況，及時提供檔案的利用，參與工程竣工驗收，指導竣工文件的收集、整理、移交。
　　⒉竣工文件是在基建工程施工過程中形成的，包括各種施工技術措施、隱蔽工程記錄，工程質量檢查記錄，開（竣）工報告、竣工圖紙等等，它不可能是一朝一夕編纂出來的，因此，施工過程中竣工文件的保存整理顯得尤為重要。對基建工程的諸多點、難點及行業規范，標準了解不多不透，在竣工文件的編制工作中出現了這樣或那樣的問題。針對這一現象，我們提出了“提前介入、提供輔導、當好后期”的口號，在工程開工之初，就要舉辦同各施工單位參加的“竣工文件編制學習班”邀請檔案館的有關專家講課。在施工過程中，檔案人員要深入到施工單位，對竣工文件的編制提供實質性指導，對施工單位上交的文件材料，逐項認真審查，耐心修正。力爭當好后勤，對施工中需要的各種隱蔽工程檢查證、交接表、驗工計價表、軟封面、檔案盒進行登記統一訂購，為施工單位竣工文件的編制提供物質保證。
　　⒊建立健全竣工文件資料保證金制度。規定每項基建工程發包的時候必須留足百分之五的工程款作為竣工文件保證金。工程竣工驗收后，施工單位向檔案部門、城建檔案館移送竣工文件后，并填寫項目交接表，寫明移交竣工文件的項目及份數交監理、監察及相關科室簽章后送檔案部門審核，檔案部門接收資料審查合格后在交接表上簽字蓋章。施工單位憑檔案部門開具的交接表，方能到概算及財務部門辦理工程決算，領取工程保證金。
　　二、統一標準、嚴循規范
　　竣工文件是工程的直接記錄，是工程驗交維修、改擴建的依據，編制質量好壞，是反映施工單位的管理水平和工程質量的重要標志，同時也是影響檔案工作質量的重要因素。一份竣工文件的形成，要經過若干環節和許多步驟，其中不同的環節，不同的工程項目各有不同的質量要求。
　　1、頒發文件作為竣工文件編制的基本依據。將竣工項目分為十六大類，規定了各專業項目組卷原則、內容、順序，并對卷內文字材料、目錄、封面、備考表、檔案盒的制成、書寫、裝訂方法、圖紙的折疊、保存方法等給予指導。
　　2、隨著社會的不斷進步，各種信息日益擴大，檔案工作現代化已經成為提高案卷質量，提高檔案利用率的重要手段。特別是案卷標題的擬寫往往體現出組卷的水平，直接影響到檢索工具的編制和檔案的開發利用，對檔案現代化管理起著舉足輕重的作用。因此，要求案卷標題必須符合語法規范、內容完整、文字簡練、語句通暢、主次明確、便于計算機輸入、查找。
　　三、層層把關、反復審查
　　1、嚴把施工單位關。要求施工單位實行竣工文件與工程進度“三同步”；在布置施工任務的同時布置竣工文件的編制工作；竣工文件形成積累與施工單位進度同步；工程驗收交接與竣工文件交接同步。同時要求每一個施工單位必須由總工程師掛帥負責，從竣工文件的形成、收集、整理、組卷到移交全過程監督、把關、簽字認可，出現問題由組卷單位負責人組織整改。
　　2、嚴把技術審核關。案卷內容是否真實、準確、可靠是案卷質量的生命。合格的檔案材料能夠為國家建設節約大量的人力物力，創造良好的社會經濟效益，反之也會帶來巨大的損失。要求監理、監察工程師在工程開工之初，施工之中就對竣工文件中的每一項隱蔽工程記錄、檢查證、施工記錄進行現場審核，每一道工序都必須有監理、監察簽字認可，確保竣工文件的內容能夠真實反映工程項目的實況，為提高竣工文件的案卷質量提供了質的保證。
　　3、嚴把文件整理質量關。通過對專業竣工文件的審核發現其文件整理工作出現的問題主要集中在以下幾個方面：⑴文字材料不齊全。有的缺各種重要的表格、記錄、合格證或試驗報告，有的無責任人簽字，沒有單位公章；⑵文字材料內容不準確。首先歸類不準確，應該劃分歸類的沒有歸到各個專業，應該以每一單項工程為一個編制單位的又統統編在一起。其次是有些工程總結內容混亂，工程數量匯總表數量與實際不符，張冠李戴，還有些試驗報告、隱蔽工程記錄日期前后矛盾、混凝土新標號混雜，超齡現象時有發生，個別工程關鍵性部位數據填寫錯誤；⑶文件整理質量不高。在審查中我們發現那些在施工過程中形成的材料存在問題較多，如有些用鉛筆、圓珠筆填寫，用雙面復寫紙復寫，有的復印件模糊不清，有的裝訂不夠整齊牢固，卷內文件排列順序有誤，有些工程竣工圖磨損嚴重，修改部分沒有加蓋修正章等等；⑷竣工文件中出現的數據錯誤，原因有二：一是筆誤，由于施工中頭緒多，人員雜等原因，難免有漏寫和錯寫現象。二是施工中出現的安全質量問題，對此檔案人員會同有關技術人員查資料、下現場、找問題、補漏洞、力爭消除隱患。
　　以上種種現象直接影響到竣工文件的案卷質量，對于在審查中發現的各種問題，檔案工作人員共同研究、仔細分析、積極與施工單位聯系組織整改。缺少的材料必須補齊，應該簽字蓋章的，必須簽章，圓珠筆、鉛筆、雙面復寫紙填寫或不清楚的，要用碳素墨水重描，金屬物全部去除，文字材料用棉線裝訂，排列順序按工程施工順序編排，對竣工圖不準確的要求修正，破損較嚴重的，要求重新描繪，并加蓋竣工圖章，切實把竣工文件案卷質量的提高落到實處。