一、ERP環境下會計檔案的新特點
1.會計檔案載體更豐富。根據財政部和國家檔案局自1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》的有關條例規定，要求采用計算機進行會計核算的企業，不僅要保存電子會計數據，還要保存打印出來的紙質會計數據。因此，ERP環境下的會計企業會計檔案具有雙重載體，既包括傳統意義上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等內容，還包括電算化載體所需的系統程序、會計軟件和儲存在計算機硬盤、光盤等磁性介質中的全部文件資料，使得會計檔案的形式和內容更加豐富。2.會計檔案使用效率更高。企業ERP環境下的電子會計檔案以磁盤、光盤等介質為載體，配合現代信息技術的使用，使得會計檔案的讀取、查閱更加方便。同時，利用計算機的各種功能對電子信息進行進一步加工分析，提高了會計檔案的使用效率和效果，在保證數據真實、準確、完整的同時節省了大量的人力和物力。3.會計檔案技術含量更高?，F階段企業的會計檔案不僅有傳統意義上的紙張，還包括計算機硬盤、光盤等對環境依賴性較強的其他磁性介質，需要儲存在防潮、防水、防火、防磁、防塵的環境中。同時電子檔案易被修改且不易留下痕跡，數據恢復困難，因此，需要注意會計檔案的數據安全，提高電子會計檔案的保密程度，防止惡意篡改和損毀。
二、ERP系統的實施對會計檔案管理的影響
1.會計憑證的種類、數量增加。由于ERP系統貫穿企業所有業務流程，將企業所有的資源信息進行全面的整合，導致以會計憑證為首的會計檔案種類發生變化，數量也不斷增加。除了企業傳統財務部門的會計憑證外，企業其他部門，例如投資、采購、銷售、物流等各個部門的會計憑證以及系統自動生成的憑證，都將成為會計檔案的一部分，會計憑證的種類、數量不斷增加。同時，ERP系統的實施使得會計憑證由“實務憑證”向“電子憑證”轉變，導致企業會計檔案管理工作需要不斷向制度化、標準化方向發展。2.會計憑證、會計賬簿的格式變化。企業ERP環境下所提供的會計憑證、會計賬簿的打印、記載程序區別于傳統的會計檔案管理，在ERP系統中打印的例如記賬憑證、銀行存款日記賬等會計檔案與傳統紙質載體保存的會計檔案在格式、內容等方面差別較大，也很難進行整合處理，從而不符合《會計基礎工作規范》和《會計電算化工作規范》的要求。因此，ERP環境下對企業原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等資料的格式設計、填制、審核、傳遞、保管等流程造成一定影響，也提出新的挑戰。3.會計憑證的歸集、分類變化。ERP系統作為企業的綜合管理平臺，將會計部門與業務部門整合起來，實現財務業務一體化，使得會計憑證成為整個信息處理流程的一部分。會計憑證的歸集和分類不僅受會計工作基本規范制約，而且與企業不同的業務性質和管理需要有關，因此，ERP環境下的會計憑證不僅僅是簡單的“收付轉”三類，而需要根據不同的業務信息將會計憑證歸集為不同的類別。
三、ERP環境下會計檔案管理的新措施
1.建立規范的ERP系統內部控制制度。在ERP環境下，企業的會計數據主要以電子形式存放于計算機硬盤、光盤等磁性介質中，取代了傳統的手工活頁賬、訂本賬的記載形式，同時由于計算機的智能高效，減少了工作人員，例如填表、審批、傳遞等各種手續流程易被合并處理，無法做到手工環境中的相互監督、制約，成為內部控制的隱患。規范的內部控制制度是保證ERP系統中信息真實可靠的基礎，需要建立嚴格的程序操作規則，例如制定計算機業務處理流程中的具體操作步驟和具體要求，包括統一的操作指令、規范的審批制度、系統的傳遞流程和非常情況下的特殊處理等內容。在數據信息訪問授權制度中，要為系統中的不同用戶設置不同的身份識別標志，用戶進入系統、離開系統、修改數據等步驟都會留下詳細記錄。針對各個部門的權責，明確各部門人員可訪問的數據資源，并對訪問進行身份鑒別和口令核對。同時，實行不相容職位的相分離，對不同部門不同崗位賦予不同權限，防止越權審批和越權操作。在電算化環境下，企業只有建立規范的ERP系統內部控制制度，才能保證會計檔案信息的真實、可靠、準確、完整。2.加強紙質和電子會計檔案的歸檔管理。電子計算機的智能操作一方面加大了數據信息的處理速度，另一方面由于管理和技術上的缺陷，使得數據在修改、傳遞、保存等方面的安全無法得到保證。企業ERP系統的建立造成會計數據的處理方式發生巨大變化，電子符號代替了白紙黑字，數據載體由傳統紙張轉變為磁性介質，這些介質對環境要求較高，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動等影響而失效。企業會計檔案是反映企業的業務處理流程和經營效率效果的資料和證據，具有較高的安全性要求，因此，ERP環境下的企業會計檔案的數據安全問題亟待解決?？刹扇∫韵麓胧旱谝唬ㄆ谠诰€備份和線下備份相結合。電子會計檔案易被篡改、損毀，需要定期備份，備份盤也需定期復制、異地保管，從而防止因磁性介質老化等問題導致的數據丟失。備份包括線上備份和線下備份，線上備份可以使整個企業的數據信息得到及時流通、傳遞，防止因信息短缺導致決策失誤等問題，線下備份可以保證企業數據的準確、完整，在網絡中斷的情況下提供相關信息。第二，紙質會計檔案與電子會計檔案相結合。紙質會計檔案是電子會計檔案的必要補充，現實工作中的大量一手會計資料是以紙質形式存在的，雖然拍攝、掃描等技術得到廣泛應用，但一些原始憑證字跡不清楚、格式不規范，導致電子版本的可辨識性較差，仍需將紙質資料進行歸檔保管。同時，在財務軟件的升級換代過程中，要確保軟件的相互兼容，對于因不兼容造成的數據丟失，應及時做好紙質版本的備份，從而確保數據的完整。3.加強稽核，確保會計憑證格式的標準化。與傳統管理模式相比，ERP環境下會計憑證的生成流程發生較大變化。傳統記賬模式中，會計人員根據原始憑證填制相應的會計憑證，同時稽核人員對原始憑證和記賬憑證進行確認復核，確認無誤后方可記賬，若發現錯誤，需要根據復核結果對記賬憑證進行修改。在ERP系統中，會計人員根據原始憑證在系統內直接做賬進行業務處理，系統確認過賬之后，即自動形成會計憑證。若業務處理錯誤，會計人員無法直接對已過賬、自動生成的會計憑證進行修改，只能在系統內沖銷錯誤的業務處理，重新產生新的會計憑證。因此，為了減少錯誤的業務處理，減少錯誤的記賬憑證，需要提高會計核算的水平，加強會計稽核水準。加強稽核工作的重要一步是規范企業會計憑證的格式，對會計憑證的合規性、合法性進行稽核，確保企業ERP系統生成的會計資料的準確、完整。同時，企業根據內部控制的規定，對各個項目的預算審批、立項結項、經費報銷、價格控制等流程的審批單據進行規范，完成相關內部控制的具體要求，設置審核批準欄，并要求相關人員簽字蓋章。對于一些原始憑證，如驗收單、交貨單、入庫單、工程進度單等，應按照單據類別進行分類和排序，統一格式標準，及時歸檔整理，并由相關人員定期檢查。4.建立會計憑證的分類和歸集標準。企業應根據實際業務流程，將ERP系統中的全部會計憑證進行分類處理，如分為單項會計憑證、集成會計憑證和系統會計憑證等三個大類。單項會計憑證是指針對一些特殊的業務處理，由財務人員根據業務內容，手工錄入系統中產生的全部會計憑證，進行會計核算。集成會計憑證是指由系統中其他模塊生成的會計憑證，以及數量較多無法手工錄入、分拆裝訂的單項會計憑證。系統會計憑證是指企業ERP系統自動生成的各種憑證信息，如系統進行月結操作時，根據當月數據自動生成的管理信息憑證。按照這種分類標準，會計憑證不再是簡單的“收付轉”三類，而是根據業務流程形成的不同憑證類別，為之后的編號、打印、裝訂等步驟提供了便利。在會計憑證的歸集過程中，需要建立統一的編號規則。對于單項會計憑證，會計人員應設置自動編號程序，從而在ERP系統中形成連續的、不間斷的順序號，例如ERP系統編號與利潤中心順序號兩個編號實現一一對應的關系，對于集成會計數據應按類別劃分，并確定統一的歸集時間和歸集方法，確保各個部門憑證傳遞的順暢，實現會計憑證的快速查詢和準確檢索，保證會計檔案的完整和安全。
作者：孫穎 戎冰 單位：保定職業技術學院
