隨著現代科學技術的發展，信息化交流在各層級的作用日益凸顯。2014年5月5日，中央兩辦出臺《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，隨后各地方政府也相應出臺貫徹落實意見,大大推進了檔案管理工作日趨信息化的進程。檔案管理是科協工作的主要內容之一，它為科協工作提供全面、有價值的關于學會、科技工作者等的信息資源，為科協領導決策提供準確的信息，為科協組織團結引領廣大科技工作者指明方向。但是，由于山區科協各方面的條件相對比較落后，距離檔案信息化發展還有一定的距離，應引起科協工作的重視。筆者就以三明市科協檔案管理為例，淺談山區科協檔案管理的現狀及對策。
一、山區科協檔案管理工作的現狀
（一）工作模式傳統粗放
2007年，中國人民大學馮慧玲教授主持完成中國科學技術協會重點項目“電子文件管理機制研究”；2008年7月中國科學技術協會將《關于加強我國電子文件管理的報告》送呈中央領導；2008年7月26日，溫家寶總理做出重要批示。由此可見，檔案管理工作早已受到科協界的關注。但是像三明市科協這樣的山區科協，由于技術條件和硬、軟件環境還不夠完善，檔案信息化發展還處于較低級的層次，工作步伐和成效還不夠理想，基本上停留在原始材料的收集、整理、分類、錄入、保管這樣一個傳統粗放的歸檔模式。三明市科協目前已經連接了三明市檔案局的文檔系統終端，有單獨的檔案室，配備了計算機、打印機，但是由于受到技術、經費、專業人員等的限制，適用于檔案信息化工作要求的專門的掃描儀、刻錄機、攝像機等設備配備還不夠齊全；市里也未建立電子檔案館。所以，目前只是在市檔案局的檔案文檔系統著錄電子目錄，便于提供檔案目錄查詢服務。而檔案基本上還是以傳統的紙質檔案形式進行保存，電子文件只是作為輔助材料保存。
（二）檔案作用日益下降
目前，檔案對科協工作的作用微乎其微。大部分山區科協沒有檔案專職人員負責本單位各類文件的收集、歸檔與保存，許多重要文件處于自生自滅的狀態。有的雖然每年按要求對檔案信息進行收集和管理，但是卻忽視對檔案信息資源的利用，更談不上將原始材料進行編研統計，從而上升到再利用的高度。
（三）檔案工作逐漸邊沿化
據勞動與社會保障部《全球產業結構調整中的職業發展和變化》顯示，在全球產業結構調整中，社會職業發生了增長和發展、衰落和消退、調整和變化三種趨勢。其中，圖書與檔案管理員以平均年增長負1.0％被列在“衰落和消退”的職業之中。特別是山區科協，檔案管理工作得不到重視，很少擺上工作議事日程，檔案工作逐漸邊沿化了。
二、做好山區科協檔案管理工作的對策
（一）提高檔案人員的檔案素質
檔案是由檔案人員通過收集整理與歸檔形成的重要信息資源。據調查，70％管理+30％技術=100％資源，這也反映了室藏檔案的組成元素。由此可見，在檔案信息資源形成的過程中，人的管理占主體地位。因此，提高檔案人員的檔案素質是做好檔案管理工作的前提條件。1.要敢于擔當檔案是人類社會實踐活動的原始記錄，是歷史的見證，檔案人員要有使命感，本著對黨、對人民、對歷史高度負責任的精神，維護歷史的真實面貌；要有責任感，有強烈的事業心，熱愛本職工作；要有緊迫感，對檔案工作一絲不茍、毫不懈怠。2.要了解實情檔案人員要全面了解本單位檔案管理工作的基本情況，摸清摸透本單位檔案管理工作的重點，存在的矛盾和困難，準確把握工作中的各個環節。3.要勤于學習隨著社會的發展，特別是計算機、網絡等技術的廣泛應用，檔案工作逐漸走向信息化，由主要以傳統紙質檔案為主向以電子檔案為主的轉變與發展，這種變化對檔案人員的工作提出新的更高的要求。檔案管理人員不但要拓寬自己的視野，還要加強對檔案信息化工作等相關文件、前沿科技知識的關注和學習，提高素質，應對檔案信息化發展所帶來的挑戰。4.要勇于探索檔案人員要根據本單位檔案工作的實際情況，結合檔案現代化發展的趨勢，勇于探索創新，創建可行高效的檔案管理模式，讓檔案工作更上一臺階。
（二）建立協同合作的歸檔模式
一項工作能否取得長遠實效，取決于是否有明確的目標、合理的定位和科學的規劃。近年來三明市科協對檔案管理工作尤為重視，根據科協整體工作特點，結合新形勢下檔案工作信息化發展趨勢，制定三明市科協檔案管理方案，建立適合山區科協的檔案管理模式。1.建立檔案工作組織體系三明市科協于2017年12月2日印發《三明市科學技術協會關于建立檔案工作組織體系的通知》（明科協綜〔2017〕87號），形成由主要領導、辦公室分管領導、檔案人員、各責任部門組成的檔案工作組織體系。組織體系自下而上，明確責任人和責任領導。建立“誰辦結，誰歸檔”的檔案工作機制，各責任部門指定的一名文件管理負責人是直接責任人，負責把本部門業務過程產生的文件按要求進行收集、整理，然后紙質送達檔案人員；檔案人員是主要責任人，負責收集各責任部門的文件材料，完整、規范、安全地完成歸檔工作各個環節；辦公室分管領導是檔案管理工作的第二責任領導，下情上達，負責指導檔案人員的業務工作，向主要領導匯報檔案管理工作情況；主要領導是第一責任領導，負責監管整個檔案管理工作。2.建立電子文件共享系統設置科協檔案人員與各業務部門檔案文件管理負責人的計算機共享。為與將來的電子檔案接軌，各業務部門文件管理負責人要將文件資料的電子版一份發送共享系統保存，一份由各業務部門自行保存。
（三）搭建有序高效的利用平臺
1.共享系統查詢如果所需查詢利用的文件內容不涉密，也不需要查看文件的原件（因為電子文件淡化了原件的概念），查檔人員就可通過各業務部門的文件管理負責人直接在共享系統查詢所需文件。2.檔案室登記查詢在檔案室門口備一本檔案利用登記簿，如果在共享系統查詢不到所需要的文件，或是需要查看文件的原件，查檔人員可以隨時將所要查詢的相關信息進行登記，檔案人員會第一時間進行受理。3.文檔系統查詢一般查詢的權限在于檔案人員，根據登記簿的查詢申請，利用檔案文檔系統進行目錄查詢，再到檔案室或檔案館進行查詢利用。總之，科協檔案管理工作應把握歷史契機，主動融入新時代，創建適合科協實際工作的檔案管理模式，使檔案信息資源為科協工作發揮它應有的作用，從而助推提升科協履行“四服務”的能力。
作者：鄭真珠
