教學檔案體現出教學與管理活動內容的客觀素材，是評判教學能力及品質的主要依據，記錄著高校建設及發展過程的內容。傳統高校教學檔案大部分為紙質材料，可是隨著信息技術與網絡技術的發展，使傳統教學檔案管理面臨著新的挑戰。為了順應時代的步伐，高校應當建立符合現代化標準的檔案管理模式。
一、高校教學檔案管理工作的特征
1.廣泛性。高校教學檔案包含了所有級別教育主管部門在教學創新、教學規劃、教學工作中的指示；學校為完成教學目標而規定的所有與教學有關的制度、章程、條例；也包含了教學過程中的所有工作審查、評估；教學任務的編輯與完成狀況；專業與學科的設定、實驗室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學籍管理、各種賽事、得獎狀況、畢業生相應材料等。2.多樣性。多樣性指的是高校教學檔案的類別較多。由于高校教育教學的改革，使高校學科類別設置持續增加，各個學科相互間的界限愈發模糊，學科中的門類也逐漸細化，所有學科的融合性持續提高。這些在某種程度上決定了高校教學檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。3.時間性。時間性指的是教學檔案存在相應的時間順序。教學檔案在總體教學實踐中按照時間順序及教學活動進行材料組建，可以有效展現教學活動中的過程性與階段性。
二、高校教學檔案管理模式面臨的挑戰
1.管理人員意識及水平無法適應教學檔案的管理所需。高校教學檔案作為高校教學活動主要環節與組織方式之一，依舊會對其在理解及認識方面具有誤區及不足，教學檔案管理人員在專業素養及能力方面需要提升。首先，有些教學檔案管理人員對教學檔案的地位缺乏充分的認識，也不明確教學檔案的功能及意義，僅將教學檔案視為教學材料的收集地，只是簡單地呈現教學過程，在管理及處置時也較為隨便，甚至在教學活動剛剛結束后，教學檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數為一線教師或行政人員，欠缺專業的管理檔案及管理教學的能力，無法確保教學檔案管理的實際效果。同時還有些人為兼職管理人員，并不能在時間和心理上符合教學檔案管理要求。2.運行機制未順應以人為本的觀念。有些高校在教學檔案管理的實際運行機制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機關化、行政化傾向，無法很好地體現以人為本的管理服務理念。雖然大力倡導科學發展觀，深入實施群眾路線實踐教育活動，高校也在教學檔案管理人員及管理部門中逐步樹立以人為本的理念，開始在教學檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務于師生，服務于教學活動及培養人才等環節。可是在從教學檔案的管理實踐方面來講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現象；僅注重管理材料，而不注重發揮其服務能力的現象；僅注重管理，而不注重發揮師生員工積極性的現象。從整體來看，學校教學檔案管理工作機制依然無法真正順應新時期新理念的標準。3.在管理現狀、科學管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數高校具有教學檔案管理的相應規定，有利于高校教學管理品質及辦學規范程度的提升，發揮著重要的作用。可是在教學檔案管理制度實施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學并規范化的管理教學檔案，體現出教學核心地位。可是有些高校受傳統理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實不明確、制度不規范、檢查不改正的現象，隨意收集或修改教學檔案，教學檔案應有的作用及地位并未得到有效的體現及肯定。有些現象與我國高等教育科學化、規范化、法治化進程存在一些距離，從某一層面而言，對我國高等教育的長期發展以及依法治理理念的執行尤為不利。
三、高校教學檔案管理模式的現狀及問題
1.教學檔案管理體制不夠完善。長期以來許多高校并未在提升教學品質上吝惜投入財力、物力及人力，可是往往卻對收集整理、研發運用教學檔案過于忽視，令教學檔案管理出現滯后的現象。這不但對高校檔案管理工作的開展不利，也對教學質量及教學管理質量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學檔案管理章程，但卻存在許多問題。2.教學檔案管理部門工作職責模糊。教學檔案在管理方面具有較強的分散性，工作量較大，教學檔案涵蓋院校的不同部門及不同院系。職能部門、人事處、教務處、財務處、學生處等部門均直接擔負或間接擔負管理教學的工作，都會建立教學檔案。由于高校各個部門之間欠缺良好的溝通，各自執行教學檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責中包括所有內容，因此，具有管理教學檔案職責模糊的問題。3.管理人員欠缺專業性。以當前的狀況而言，因為強化高校檔案管理工起步行相對較晚，很多學校領導教學檔案管理意識較為淡漠，并未充分認識到教學檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠專業。大多數學校并未配備專業的教學檔案管理人員，身兼數職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過專業檔案管理工作的培訓，對檔案管理業務及要求并不熟悉，令教學檔案管理工作空有標準，實則并未嚴格執行，成為紙上談兵。4.并未真正發揮教學檔案的應用價值。教學檔案的應用價值既表現在教學評估工作中，將教學檔案資料當作主要評估資料，權衡高校教學能力，體現高校教學品質。還需在平時的教學管理當中，通過查找教學檔案，運用教學檔案深化教學內容，和教學方式改革。可是傳統教學檔案管理方式較為落后，主要進行手工操作，將紙張案卷作為載體進行采集、歸類和搜索。教學檔案收集不完整、不及時、不規范，都會降低教學檔案的水準，較難真正發揮教學檔案的應用價值。
四、構建高校教學檔案管理新模式
1.完善制度，確保教學檔案管理有理有據。做好制度建設工作尤為關鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學檔案的完整系統，以頂層設計入手，通過有效的方法，以檔案的內容、目錄、不同級別需存檔的內容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時間、存檔時限等不同內容著手，規定相應的教學檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環節當中，力爭所有工作均能夠有據可依。并且需創建相應的借閱、移交管理制度，將管理程序規范化，將工作人員職責進一步明確。保障所有教學檔案的完整性。2.分級管理，明確權責。當前高校執行的三級管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教學檔案歸類至一個地方管理，在當前的環境中，并不能執行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現出當前管理模式的優勢，需要具備明確權責的頂層規劃。依照所有級別的利弊，對所有級別需掌管的內容、范疇、職責、權利進行劃分，如此則能夠各取所需。3.提升教學檔案管理信息化。在科學技術的發展當中，運用計算機已經變成十分普遍的現象。創建數字化、信息化、網絡化的氛圍，將紙質檔案為輔的全新檔案管理模式，已經變成必然的趨勢。因此，身為學校，應當持續壯大資金、設施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設。并且檔案管理的工作人員應當持續提升業務能力，掌握更多的計算機專業知識，快速順應當前的形式，積極融入到教學檔案管理的改革當中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學校檔案管理工作的總體能力。
五、結束語
由于高校在規模上持續壯大，令教學檔案翻倍增長，檔案在借閱、查詢、編排等方面的工作量也迅速增加，如果對信息化方式不利，將較難順應當前的時代標準。并且，隨著高校教學改革的深入，教學檔案信息的所需也逐漸擴大，檔案部門必須轉變原本的被動服務形式，加大服務渠道，改革服務方式，逐漸完成簡化收集整理，加強檢索功能，提升服務品質的要求。
作者：李思 單位：廣東醫學院
