隨著信息時代的不斷發(fā)展，無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，在運作中需要的信息量會更大。傳統(tǒng)的檔案管理模式過于狹隘，使之無法與新的經(jīng)濟形式相匹配。因此，新時期的檔案管理人員，必須要積極的對形勢加以分析，在工作中發(fā)現(xiàn)存在的問題，并就這些問題成因加以分析，以尋找合適的解決方案。這些都需要從我國當前檔案管理的實際狀況著手。
一、檔案管理的存在意義
傳統(tǒng)的檔案管理，實際上就是對某類信息的整合以及記錄，從而使其在后期的使用中，能夠準確地被查閱與利用，以提供一定的依據(jù)。檔案是已經(jīng)被單位所運用或者所知悉的內(nèi)容。然而，隨著社會的不斷進步，當前的檔案管理已經(jīng)不再單純的是這個含義。而檔案管理，實際上是檔案館對檔案實體與檔案信息進行管理并且提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。另外，在部分企業(yè)之中，也存在檔案管理，其檔案管理類似于信息管理，是對企業(yè)運行中的某些信息進行準確的收集與儲存，并加以運用。從性質(zhì)來說，其本身是一項管理性、服務性的工作。而檔案管理系統(tǒng)更是國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分，是社會科學能力的主要支撐。
二、新時期檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)
（一）檔案管理工作人員的管理意識較為薄弱
檔案管理工作是一項十分重要卻又相當復雜的工作，但是，很多單位的檔案工作人員沒有正確認識到其重要性。對檔案管理重視程度的缺乏，會導致領導層以及相關人員忽視這項工作。檔案管理人員沒有認識到其從事工作的重要性，在實際操作中，其工作責任感就低?；蛘哒f，還有一部分工作人員會片面地認為檔案管理工作就是簡單的資料整理與核對，從而忽視了對信息本身有效性的認識。這些現(xiàn)象的存在，會使得檔案管理工作整體效率低下。
（二）檔案管理制度存在的缺陷
由于管理層對于檔案管理的認知缺乏，從而導致在整個管理過程中，管理制度的制定存在較大的缺陷。就目前來說，多數(shù)檔案管理工作都沒有對應的制度作為支撐，這就導致在檔案管理工作實踐中，存在管理內(nèi)容狹窄、管理質(zhì)量較低、檔案價值欠缺等現(xiàn)象。除此之外，在檔案管理過程中，其現(xiàn)行制度沒有對各個環(huán)節(jié)進行約束，從而使得在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的責任人沒有一一有效對應。這就使得很多檔案在管理過程中，可能會遺漏，從而導致檔案無端缺失。
（三）管理工作流程不規(guī)范
當前，很多企業(yè)對于檔案管理的認知都相對缺乏，這就使得在其招聘工作人員時，都是以人力成本最低為考量因素。因此，往往招聘來的工作人員大多沒有對應的專業(yè)管理知識，且管理技能也相對較弱。所以，在工作過程中，無法準確掌握檔案管理的工作要求，從而使得整個管理工作欠缺規(guī)范，工作效率也異常低下。
三、新時期檔案管理創(chuàng)新方案
（一）提升檔案管理意識
無論是個人還是單位，檔案管理意識的缺乏，直接使得檔案管理工作得不到重視。面對此種狀況，筆者認為，必須要采取一定的措施，讓其了解檔案管理的基本內(nèi)容，繼而認識到檔案管理的實際意義。檔案管理意識的提升，會讓單位領導及相關工作人員認識到檔案管理對于單位長期發(fā)展的作用，其必然會對檔案管理重新認識與規(guī)劃，進而實現(xiàn)管理方案的創(chuàng)新，有效提高管理效率。
（二）加強檔案信息的有效利用
檔案信息的有效利用，是檔案管理工作中的主要環(huán)節(jié)與最終目標。檔案管理的基礎意義就是對于信息的儲存與使用，從而達到對應的使用效益。在檔案管理的過程中，管理工作人員可以通過有效的運用或者合理的分類，使得有效信息充分顯現(xiàn)出來，為對應的使用者提供一定的引導。另外，在檔案管理的過程中，管理人員必須要樹立自身的服務意識，認識到檔案管理工作本身應具備的服務性。這是檔案信息實現(xiàn)有效利用的關鍵。
（三）新檔案管理制度的建立
管理制度對于管理工作的開展具有較強的引導作用。因此，在整個管理環(huán)節(jié)中，必須要求單位制定合理的管理制度。就管理制度的創(chuàng)建，筆者認為需要注意以下幾點：第一，管理制度需要與單位性質(zhì)一致。比如企業(yè)單位進行檔案管理，其以營利性為主，在信息處理上會更加側(cè)重于其經(jīng)濟效益的獲取。而在事業(yè)單位中，信息則以全面、真實為主，側(cè)重于服務能力的提高。第二，管理制度中需要對管理流程進行合理的規(guī)劃。流程的規(guī)劃不合理，會導致整個管理過程中人力物力的浪費。
（四）提升工作人員的整體素質(zhì)
在檔案管理工作人員的聘用上，不應該盲目地追求低廉的人力資源成本，而應該從成本與效益兩個方面出發(fā)。尤其是當前教育體系中已經(jīng)有對應的檔案管理專業(yè)教育，這就給檔案管理工作提供了大量的專業(yè)人才。因此，在人員的聘用上，要多引進專業(yè)人才，從而保證其員工的整體素質(zhì)。再者，在日常檔案管理工作的開展中，也要不定期對檔案管理人員進行培訓，從而不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。在社會不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作的要求也在不斷改變。傳統(tǒng)的檔案管理已無法適應社會發(fā)展的需求，因此，必須要采取一定的措施對其進行創(chuàng)新。
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作者：朱志能 單位：廣東省深圳市春暉信檔案技術服務有限公司
