電子文件歸檔管理實例(上海市)
隨著國家信息化建設(shè)的不斷發(fā)展,政府職能的轉(zhuǎn)變和電子政務(wù)的不斷推行,電子文件大量產(chǎn)生,已經(jīng)動搖了紙質(zhì)文件占主導地位的傳統(tǒng)公文運轉(zhuǎn)模式。電子文件以一種現(xiàn)成的數(shù)字信息資源形式進入各級檔案館,給檔案管理部門帶來了新的機遇;同時,管理對象主體形態(tài)的變化給檔案管理部門帶來了新的課題;如何使具有保存價值的電子文件不再流失,如何使電子文件安全地歸檔保存、有效地提供利用,已成為檔案部門必須立即加以研究和解決的問題。
1 電子文件歸檔管理的初步實踐
電子文件已作為人類社會活動“記憶”的主角登上了歷史舞臺,電子文件歸檔管理中存在的種種問題也成為檔案領(lǐng)域研究的熱點,我國也不例外,從國家檔案局到地方的一些檔案部門都在研究電子文件歸檔管理方法。上海市檔案界也在這方面進行了積極的探索和實踐,概述如下。
1.立項研究
上海檔案行政管理部門對電子文件歸檔管理方面的課題研究起步于1997年6月,由上海市檔案局與上海市靜安區(qū)檔案局共同承擔了上海市科委批準下達的上海市局管基金項目《電子文件歸檔及管理方法研究》,結(jié)合上海的實際,通過幾年研究,探索了一套較可行的管理方法,并對電子文件管理中涉及的一些概念,如正式電子文件、非正式電子文件、在線式歸檔、卸載式歸檔等,進行了較深入的研究,形成了《電子文件歸檔及管理辦法》、《電子文件歸檔及管理實施細則》等研究成果。該項目年底于1999通過了市科委組織的專家評審,并獲得國家檔案局優(yōu)秀科研成果二等獎。
在軟課題研究的基礎(chǔ)上,2000年4月經(jīng)國家檔案局批準,由上海市靜安區(qū)檔案局和上海市檔案局科研處共同承擔,對電子文件歸檔及管理系統(tǒng)立項研究,并列入2000年度國家檔案局科技項目計劃(項目編號: 2000-J-07)。該課題旨在實現(xiàn)用計算機完成對電子文件歸檔的全過程管理,主要研究歸檔電子文件的動態(tài)管理、歸檔電子文件完整性和可靠性、電子文件歸檔管理操作程序、歸檔電子文件的檢索和利用方法、歸檔電子文件鑒定方法等內(nèi)容,并與上海中信信息技術(shù)發(fā)展有限公司合作,開發(fā)出一個相對獨立、完整的應用軟件。該課題于2002年7月通過了國家檔案局組織的專家鑒定。
隨著課題研究的不斷深入,制訂符合電子文件特點的歸檔范圍和保管期限已迫在眉睫,而這個問題必須由檔案行政管理部門組織研究。2001年,由上海市檔案局科研處、上海市靜安區(qū)檔案局共同向國家檔案局申請,對“通用電子文件的鑒定與保管期限表”立項研究并獲得批準,目前正在積極進行之中。
2.制定暫行辦法
在課題研究和基層檔案部門實踐的基礎(chǔ)上,上海市檔案局于1999年1月制定了《上海市國家行政機關(guān)電子文件歸檔管理暫行規(guī)定》(以下簡稱《暫行規(guī)定》),并以滬檔(1999)1號文件作為規(guī)范性文件下發(fā)全市,旨在加強本市國家行政機關(guān)的電子文件歸檔管理,保障歸檔電子文件的安全保管和有效利用?!稌盒幸?guī)定》共計7章27條,內(nèi)容涵蓋了管理體制和職責、電子文件的歸檔方式、移交與保管、提供與利用等方面,對當前困擾檔案部門的一些問題從宏觀管理角度提出了指導性的意見。
3.開發(fā)應用軟件
面對計算機軟硬件的快速發(fā)展,要讓各種不同操作系統(tǒng)、不同平臺、不同版本、不同信息類型的電子文件都能按照檔案工作的原理有效地進行管理,將理論成果應用于實踐,并通過計算機等現(xiàn)代化手段加以實踐。為此,在“電子文件歸檔及管理系統(tǒng)”課題研究成果的基礎(chǔ)上,上海市靜安區(qū)檔案局、上海市檔案局科教處與專業(yè)軟件公司(中信信息技術(shù)發(fā)展有限公司)合作,研制開發(fā)了產(chǎn)品化的通用軟件——“光典”電子文件歸檔及管理系統(tǒng)。2002年5月軟件開發(fā)完成,經(jīng)過上海市西中學、靜安區(qū)計生委等單位試用,取得了良好的效果,該軟件還通過了上海市軟件測評中心的權(quán)威測試。該軟件功能覆蓋了對屬于歸檔范圍內(nèi)的電子文件進行搜集、整理、歸檔、維護、利用等全過程,使檔案人員能夠方便、有效地進行電子文件的歸檔管理。
4.編制行業(yè)標準
近年來,上海市政府進一步加大了電子政務(wù)建設(shè)的力度,電子文件的數(shù)量急劇增加。一方面,許多電子文件自生自滅,特別是一些有價值的電子文件散失情況嚴重;另一方面,電子文件歸檔管理因缺少操作性強的行業(yè)標準而難以規(guī)范化,難以深入推行。因此,研究和制定有關(guān)電子文件歸檔管理的實施細則,并作為行業(yè)標準頒布執(zhí)行已勢在必行。通過幾年的研究與實踐,上海檔案部門已積累了一些經(jīng)驗,也得到了一些教訓,為制訂相關(guān)行業(yè)標準奠定了基礎(chǔ)。2001年,國家檔案局要求上海承擔“電子文件歸檔及管理實施細則”這一標準化課題的研究工作,上海檔案部門目前正通過調(diào)研從以下幾方面著手研究:
(1)總結(jié)電子文件歸檔及管理的經(jīng)驗教訓,提出實現(xiàn)電子文件歸檔管理必須具備的條件,以及電子文件歸檔管理的目的,分析電子文件歸檔管理的階段性任務(wù),提出前瞻性管理要求。
(2)對電子文件歸檔及管理活動中形成的專業(yè)術(shù)語進行界定。
(3)通過對電子文件歸檔管理的試點與案例的分析,形成相應的操作程序。
(4)研究在公務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件的生命周期,提出電子文件的收集、整理、歸檔、管理、鑒定、利用等活動的一般方法。
(5)研究OA系統(tǒng)和計算機應用的普遍規(guī)律,提出電子文件的歸檔管理與計算機應用水平相結(jié)合、以及對電子文件運行的軟硬件環(huán)境主動管理的規(guī)范性要求。
目前,該項行業(yè)標準正在研制過程中。
5.組織推廣工作
為了讓電子文件歸檔管理方面的先進技術(shù)和管理方法得以推廣,上海市檔案局正在計劃組織召開經(jīng)驗交流會、成果展示會,積極推廣規(guī)范化的管理方法?!肮獾洹彪娮游募w檔及管理系統(tǒng)的產(chǎn)品發(fā)布會與演示會已于2002年11月召開,獲得了預期的效果。此外,還將采取以下幾項措施加大推廣的力度:
(1)大張旗鼓地宣傳電子文件歸檔管理的必要性和緊迫性。
(2)加大對試點單位的指導,使試點單位的電子文件歸檔管理工作穩(wěn)固扎實地推進并獲得實效,讓事實說話,消除一些部門和工作人員對電子文件歸檔管理工作的疑慮。
(3)進一步探討研究電子文件歸檔管理中需要完善的環(huán)節(jié),不斷優(yōu)化電子文件歸檔管理系統(tǒng)。
(4)舉辦各種電子文件歸檔管理學習班,培訓檔案人員掌握電子文件歸檔管理的知識和技能。
(5)通過各種渠道進行“光典”電子文件歸檔及管理系統(tǒng)的產(chǎn)品介紹。
6.納入上海市電子政務(wù)系統(tǒng)
城市信息化是上海未來發(fā)展的基本戰(zhàn)略目標,上海市委、市府領(lǐng)導高度重視信息化工作,提出要在近幾年內(nèi),加快上海市公務(wù)網(wǎng)的建設(shè),建立和完善網(wǎng)上政務(wù)辦公系統(tǒng),提高政務(wù)管理和決策的水平。電子文件是電子政務(wù)管理的依據(jù)和條件,是電子政務(wù)系統(tǒng)信息資源的重要組成部分,更是數(shù)字政府的核心資源。上海市檔案局在參與公務(wù)網(wǎng)建設(shè)的同時,通過積極溝通得到了上海市信息辦的支持,將電子文件歸檔管理列入了《上海公務(wù)網(wǎng)檔案應用項目建設(shè)方案》之中,明確提出了“各聯(lián)網(wǎng)單位檔案部門均應建立電子文件歸檔管理系統(tǒng),使公務(wù)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)單位的電子文件按照檔案工作的要求實行規(guī)范、統(tǒng)一和有序管理”的要求,并建議在上海公務(wù)網(wǎng)共享信息庫基礎(chǔ)上,建立聯(lián)網(wǎng)單位的電子檔案移交和接收管理系統(tǒng),并與公務(wù)網(wǎng)信息庫的數(shù)據(jù)備份同步建設(shè),實行電子檔案的永久性保存,使其能在網(wǎng)上按權(quán)限分層次地提供服務(wù)。
在上海市檔案局積極參與上海公務(wù)網(wǎng)建設(shè)的同時,上海市靜安區(qū)檔案局利用他們在電子文件歸檔方面已取得的一些科研成果,也及時與區(qū)信息委溝通,參與到區(qū)公務(wù)網(wǎng)建設(shè)中,指導網(wǎng)上歸檔并提出電子文件歸檔及電子檔案管理的應用需求,他們向區(qū)信息委申報公務(wù)網(wǎng)上電子文件歸檔管理的應用項目已獲得批準,并通過區(qū)信息委進一步上報上海市信息辦。
7.組織試點,總結(jié)經(jīng)驗教訓
上海市檔案局重視組織和指導各級檔案部門開展電子文件歸檔試點,并及時予以總結(jié)和推廣。主要情況如下:
(1)雙軌制管理方面
上海市政府辦公廳目前已實現(xiàn)了現(xiàn)行收發(fā)文全部數(shù)字化,實行從文件處理到歸檔保存的全程雙軌制管理,即紙質(zhì)文件與電子文件并存的處理方式。他們一方面將一些需要長期、永久保存和維護原始性的電子文件,及時拷貝成紙質(zhì)文件;另一方面,為了方便利用和傳輸,將一些紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件。他們改變了過去對紙質(zhì)文件實行的隔年歸檔的辦法,對電子文件實行隨時辦結(jié)隨時歸檔。改變原先手工整理時以“卷”為單位的組卷方式,而代之以“件”為單位進行整理。他們充分利用了電子文件的信息服務(wù)優(yōu)勢,積極地開展檔案信息服務(wù)。如:原先匯編市政府文件一般都是隔年收集,還要花很多精力分類編排,而現(xiàn)在可以隨時收集,稍作選擇和調(diào)整就可付印,大大縮短了《市政府文件匯編》的編印時間。但在實踐過程中他們也發(fā)現(xiàn)了雙軌制的一些弊端,其一是增加了管理負擔;其二是仍無法避免以紙質(zhì)文件為利用核心。這將客觀上影響推進無紙化電子文件歸檔管理的速度與效果。
(2)卸載式歸檔方面
上海港務(wù)局是從采用計算機輔助檔案管理實踐中開始著手對電子文件進行研究的,他們從實際出發(fā),專門制定了歸檔電子文件和電子檔案管理的試行辦法。規(guī)定列入歸檔范圍的文件歸檔時,必須將相關(guān)電子文件集中卸載至光盤、磁帶、磁盤等載體材料上脫機保存,向檔案管理部門歸檔,由檔案部門集中保存。他們提出了電子文件整理的組盤概念和具體方法,強調(diào)了對歸檔電子文件和電子檔案的著錄,并已形成了具體規(guī)則。通過試行,將歸檔電子文件納入了檔案管理的范圍,明確了檔案部門的管理職能,使具有保存價值的電子文件從原來的隨意處理和無序管理狀態(tài)納入規(guī)范管理的軌道,成績顯著。但卸載式歸檔以后,對于存儲在脫機載體上的歸檔電子文件,如何實現(xiàn)對其的長期保存和有效提供利用,還有待進一步研究解決。
(3)在線式歸檔方面
上海寶山鋼鐵(集團)公司于1996年底開始在企業(yè)內(nèi)部采用辦公自動化,其網(wǎng)絡(luò)在基層有200多個終端,全部實行無紙化辦公。公文的行文、辦文、辦結(jié)、歸檔全過程都在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)中運行,他們在長期實踐和探索中形成了一套適用于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的電子文件歸檔管理模式,總體上可稱之為“在線式歸檔模式”。網(wǎng)上的每個終端都能進行電子文件的歸檔設(shè)置和全文查詢,由計算機自動識別歸檔標識,并進行歸檔處理,整個歸檔過程都是在網(wǎng)上完成。歸檔后電子文件有脫機保存及在線保存兩種。如:他們規(guī)定文書檔案只在服務(wù)器上在線保存五年,五年以后卸載下來脫機保存。這樣做符合生產(chǎn)的實際需要和硬件設(shè)備的條件。但這種模式還有待于從技術(shù)和管理上進一步完善。
(4)運用專業(yè)軟件進行電子文件歸檔及管理
在課題研究的基礎(chǔ)上,上海市靜安區(qū)檔案局開始運用專門軟件完成電子文件收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用等管理工作的試點。他們于2000年5月用VB、ACCESS數(shù)據(jù)庫自行開發(fā)完成了《靜安區(qū)電子文件歸檔管理系統(tǒng)》的簡易軟件,在靜安區(qū)18家單位內(nèi)使用,通過運行軟件簡化操作過程,讓各種類型的電子文件歸檔后實現(xiàn)統(tǒng)一管理,試圖以最小投入,形成最佳效益。經(jīng)過一年的試用,總結(jié)了18家試點單位的情況以后,他們發(fā)現(xiàn)了該軟件存在的局限:對操作人員的計算機技術(shù)要求過高,不利于全面推廣。為此,他們又與專業(yè)軟件公司合作,開發(fā)操作更簡便、性能更優(yōu)越的產(chǎn)品化的軟件以全面推廣。于是,便有了他們與上海中信信息發(fā)展有限公司的合作。2002年5月軟件開發(fā)完成,之后在上海市西中學、靜安區(qū)計生委、靜安區(qū)江寧街道、靜安區(qū)檔案館、上海市監(jiān)獄管理局等單位試用。
8.開展講座,普及應用
為普及電子文件的相關(guān)知識、推廣相關(guān)理論成果,由上海市檔案局組織編撰了檔案信息化繼續(xù)教育講座講義大綱和幻燈片等課程材料,組織課題組專家在全市范圍內(nèi)巡回講授電子文件的基礎(chǔ)知識以及電子文件歸檔管理方面的問題和經(jīng)驗。
2 電子文件歸檔管理的幾點體會
1.加強研究
綜上所述可以看出,上海檔案部門對電子文件歸檔管理研究的時間不長,但已取得了一定成果。尤其最近兩年,成績可喜,但值得注意的是:有不少問題的研究還欠深入,一些解決問題的思路和方法還存在局限性,方法還不夠成熟,有些重要領(lǐng)域尚未涉及,存在研究上的空白點。
(1)進一步擴大電子文件歸檔管理問題的研究視野。
在課題調(diào)研、查考文獻時不應局限于國內(nèi)文獻,應盡可能地利用國外的研究成果。可以說,在一定意義上,國內(nèi)研究對舊有觀點的突破主要源自對國外研究成果的引入、借鑒和使用。上海承擔的幾個課題中就有由于調(diào)閱了國外學術(shù)論文使得研究思路豁然開朗的實例,其借鑒和啟發(fā)意義不容忽視,因此,在這方面應進一步加大工作的力度,引導研究人員在與國際接軌的基礎(chǔ)上形成自己的研究特色。
(2)進一步深化電子文件歸檔管理的研究內(nèi)容。
在電子文件歸檔管理的研究內(nèi)容上不宜大而全,面面俱到,而應有所側(cè)重,就某一關(guān)鍵點作深入研究。電子文件的歸檔管理涉及諸多技術(shù)和管理問題,想通過一個課題包容所有方面,沒有必要也不切實際,如若抱著這種指導思想去研究課題,后果往往是研究人員耗費了大量的精力卻無法提高課題研究質(zhì)量和成果水平,所形成的研究成果難免流于表面而缺乏深度。因此,檔案行政管理部門可從宏觀角度統(tǒng)籌規(guī)劃,組織一些有條件的單位和個人,依據(jù)其各自特長,有所分工,進行專題立項研究,逐步填補研究空白,最終形成有機體系。
(3)進一步鼓勵對電子文件歸檔管理的標準化課題研究。
從研究的現(xiàn)狀看,標準化這一重要課題的研究涉及還不多,如電子文件的著錄標準化問題,電子文件存儲格式的標準化問題,電子文件管理的元數(shù)據(jù)標準化問題等,都是電子文件標準化管理中的基本問題,這些問題不解決會阻礙電子文件的科學管理。因此,有必要積極鼓勵對電子文件管理的標準化課題研究,以求盡快使電子文件歸檔管理的全過程都有章可循,為最終確定電子文件的法律效力創(chuàng)造必要而充分的條件。
2.積極試點
經(jīng)驗只有在試點實踐的基礎(chǔ)上逐步積累,通過試點可以及時發(fā)現(xiàn)理論研究的弱點與不足,及時調(diào)整和改進工作方法或技術(shù)措施。但是,由于認識水平、基礎(chǔ)設(shè)備、財力等種種限制,檔案部門人員往往只能把著眼點放在對電子文件歸檔管理的理論探討上,著手實踐的不是很多。由于管理電子文件離不開計算機技術(shù)支持,一些單位長期以來將電子文件的管理權(quán)交由信息中心,檔案部門怕管不了,更怕管不好,所以干脆不管。這種客觀現(xiàn)狀阻礙了電子文件歸檔管理的推行,使得一些較好的理論成果由于找不到試點單位而無法進一步完善和發(fā)展。檔案行政管理部門肩負著組織和指導的職能,能夠及時發(fā)現(xiàn)并培養(yǎng)一批條件成熟的試點單位,調(diào)動檔案干部的積極性,將電子文件的歸檔管理方法真正試行下去。近些年來,上海市檔案局在國家檔案局及有關(guān)主管部門的指導下,大力開展試點工作,積極探索和實踐電子文件的歸檔管理,對于如何開展試點工作形成了一些認識,還有待探討:
(1)試點工作必須有組織地開展。
在試點工作內(nèi)容確立的同時應設(shè)立相應的組織機構(gòu),負責具體試點工作。在整個試點階段,組織機構(gòu)承擔了制訂計劃、指導工作、協(xié)調(diào)關(guān)系、掌握進度、及時調(diào)整工作內(nèi)容等重要職責。因此,由檔案行政管理部門牽頭組建比較合適。試點單位對具體試點內(nèi)容必然有一個逐步理解的過程,需要相應的組織機構(gòu)加以引導和督促,如若放任自流,對試點工作中的問題不聞不問,將會使試點流于形式,無法保證試點工作正常開展和順利進行。
(2)積極爭取試點單位領(lǐng)導的重視和支持。
電子文件歸檔管理是一項嶄新的、復雜的、涉及面廣的工作,如果離開各單位領(lǐng)導的重視和支持,試點工作是難以施行的。為此,檔案行政管理部門可以利用執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)指導等工作機會與各單位領(lǐng)導取得聯(lián)系,積極爭取他們的支持。有了檔案部門分管領(lǐng)導和系統(tǒng)主管領(lǐng)導的支持,人、財、物方面就有了保障,檔案干部的積極性也會進一步調(diào)動起來,從而推動試點工作的開展。
(3)積極組織試點單位開展活動,穩(wěn)步推進試點工作進程。
檔案行政管理部門不但要善于發(fā)現(xiàn)有條件的試點單位,還應積極培養(yǎng)和提高這些單位試點人員的工作能力和水平,以便提高試點工作的質(zhì)量,推進工作進程??梢远嘟M織他們外出參觀學習,請有關(guān)計算機專業(yè)人員上門培訓操作技術(shù),為他們更好地開展試點工作提供各項服務(wù)。同時,還可以組織各種形式的經(jīng)驗交流會和意見征求會,深入研究和討論試點工作中的各種問題,積極有效地推進試點工作的進程。
3.制定標準,明確要求
檔案部門歷來注重檔案實體管理的標準化、規(guī)范化建設(shè),對于電子文件歸檔管理也不應例外,從目前的情況看在制定標準時有幾點應予以充分重視:
(1)長遠規(guī)劃,分步實施。
鑒于涉及電子文件標準化管理的內(nèi)容很多,制訂的難度較大,因此,有必要深入調(diào)研國內(nèi)外的發(fā)展動態(tài)和現(xiàn)行標準的制定情況,集思廣益,廣泛收集標準化專業(yè)人員和科研、教學、實際工作者及其他有關(guān)人員的意見,制訂標準化體系研究規(guī)劃。目前急需攻關(guān)解決的標準有:電子文件的歸檔范圍標準、電子文件著錄格式標準、電子文件的存儲格式標準、電子文件的交換格式標準等等。應加大投入、重點攻關(guān)。
(2)有所為,有所不為。
檔案人員的知識結(jié)構(gòu)及專業(yè)特點決定了檔案部門很難依托自身力量,對電子文件所涉及的計算機技術(shù)領(lǐng)域進行深入研究。必須強調(diào)對檔案干部進行計算機和信息技術(shù)知識的教育,強調(diào)在實際工作中提高計算機應用水平。但檔案干部畢竟不是計算機專業(yè)人員,檔案部門不應把精力花費在純計算機技術(shù)問題的研究上,應擺準位子,明確職責。明確檔案部門在電子文件管理標準化建設(shè)中所承擔的角色和任務(wù),分清哪些標準必須由檔案部門制定(例如:電子文件的歸檔范圍標準、電子文件著錄格式標準等等),哪些標準需要與軟件公司或計算機專業(yè)人員聯(lián)手制定(例如:電子文件的存儲格式標準、電子文件的交換格式標準等等)。必須由檔案部門制定的規(guī)范應集中攻關(guān)制定,需要與計算機行業(yè)聯(lián)手制定的技術(shù)標準也要列入規(guī)劃,組織實施。
(3)內(nèi)容科學,切實可行。
制定科學的電子文件管理系列標準是我國檔案管理標準化工作的重點,也是推進電子文件管理的有力措施和必要保證。計算機應用已深入到檔案部門的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),計算機技術(shù)的發(fā)展變化很大,各檔案部門的應用水平都各不相同,如果所制定的標準不切合實際,難以操作,便會流于形式,強制推行只會帶來更多的浪費和更大的負擔。
因此,各項標準的制定應該充分考慮檔案部門的實際情況。在傳統(tǒng)檔案管理模式的標準化工作中,由于一些定義的界定比較模糊,造成了執(zhí)行者理解上的偏差,產(chǎn)生了同一標準下的多義性執(zhí)行結(jié)果。嚴格地講,這種現(xiàn)象在電子文件管理的標準化中是不容許出現(xiàn)的,為此,有必要對所制訂的標準反復推敲,對使用的術(shù)語明確界定,盡可能斟字酌句、滴水不漏。
4.統(tǒng)一推廣管理軟件,逐步推進標準執(zhí)行
經(jīng)過多年的努力,電子文件歸檔管理軟件從無到有,出現(xiàn)了以課題研究成果轉(zhuǎn)化而來的產(chǎn)品化應用軟件,通用性正逐步增強。起步階段為避免多走彎路,應提倡使用統(tǒng)一的軟件,通過使用統(tǒng)一的軟件將電子文件歸檔管理逐步納入規(guī)范化管理的軌道。由于開發(fā)電子文件歸檔管理軟件不可避免要涉及真實性保障、可讀性檢測以及軟硬件環(huán)境變更所引起的電子文件的遷移等技術(shù)問題,其研制難度較大,開發(fā)成本較高,宜集中攻關(guān)而不應遍地開花。由檔案行政管理部門與專業(yè)軟件公司共同進行技術(shù)攻關(guān),合作開發(fā)通用軟件并逐步在各級檔案部門中推廣使用將是一條切實可行的途徑。這樣做一方面保證了軟件的質(zhì)量,另一方面也使用戶以盡量少的投入得到盡量滿意的應用效果。從長遠來看,有利于電子文件歸檔管理的規(guī)范化和連貫性,便于今后歸檔電子文件的移交和接收。推廣工作所涉及的內(nèi)容很多,主要包括:
(1)檔案行政管理部門與軟件公司聯(lián)合推廣。前者負責業(yè)務(wù)指導而后者提供技術(shù)支持,明確雙方職責和權(quán)益,以書面協(xié)議加以約束。
(2)為確保推廣力度和實施有效監(jiān)督,可組織推廣領(lǐng)導小組并配備或指定專門推廣工作人員。
(3)兼顧社會效益和經(jīng)濟利益。由于軟件公司推廣軟件畢竟是以效益為生存發(fā)展手段的,因此軟件的銷售價格可由雙方共同商定,既考慮到檔案部門的承受能力,也要兼顧投入的開發(fā)成本。
(4)在推廣使用中應注重售后維護,不斷完善各項功能,不斷升級更新以確保軟件的實用性和技術(shù)上的先進性,使軟件更具有生命力和競爭力。
電子文件的產(chǎn)生、發(fā)展和應用是新事物。電子文件歸檔管理是一項綜合性的系統(tǒng)工程,技術(shù)含量高,涉及層面廣,在研究和實踐過程中需要集檔案專業(yè)和計算機專業(yè)兩方面人才的共同努力,深入研究,不斷創(chuàng)新,只有這樣才能使這項系統(tǒng)工程融入國家信息化建設(shè)的總體工程之中,為電子政務(wù)的推行和發(fā)展做好檔案部門應做的工作。