電子文件歸檔與管理系統(tǒng)

電子文件是在計算機、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生和運行的，電子文件的歸檔與管理也必須通過計算機來進行。采用紙質(zhì)文件的歸檔與管理方法和相關(guān)手段來進行電子文件的歸檔與管理，認識上是誤區(qū)，實踐中也無法進行。實現(xiàn)對電子文件歸檔與管理可采取兩種形式：一是在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計之初，檔案人員明確提出電子文件歸檔與管理的要求，在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)定電子文件歸檔與管理功能；二是研制開發(fā)專門用于電子文件歸檔與管理的軟件系統(tǒng)，與單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行掛接，從而實現(xiàn)對電子文件的歸檔與管理。兩種方式最重要的是檔案管理人員必須向計算機技術(shù)人員提出電子文件歸檔與管理的各項功能需求，計算機人員運用相關(guān)技術(shù)來實現(xiàn)。因此，檔案管理人員必須了解電子文件產(chǎn)生、運行的有關(guān)特征，了解國家和有關(guān)部門制訂的關(guān)于電子文件歸檔與管理的法規(guī)標準，了解本單位的業(yè)務(wù)工作流程，在保證歸檔電子文件真實性、完整性、可靠性的基礎(chǔ)上，提出本單位電子文件歸檔與管理的具體要求。

1 新管理理念的應(yīng)用

電子文件歸檔與管理采用的技術(shù)手段與紙質(zhì)文件有很大差別，在管理方法上也需要運用新的理念。上海市檔案局、上海市靜安區(qū)檔案局等單位的科研人員在開展電子文件歸檔與管理的研究和實踐中，提出“電子文件集”的概念和動態(tài)管理的方式，對于電子文件歸檔與管理系統(tǒng)的設(shè)計起著重要的作用。

1.電子文件集的概念和在電子文件歸檔與管理中的應(yīng)用

電子文件集是指對需要歸檔的電子文件依據(jù)產(chǎn)生的計算機環(huán)境為特征，進行定期的批量處理而形成的一組結(jié)合體。也就是把生成于同一計算機硬件、軟件（操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)）環(huán)境下的電子文件組合在一起。電子文件集是電子文件歸檔與管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能，或者說是對歸檔電子文件的組織、遷移和保存等采取的一種管理方法。

電子文件集主要是按照電子文件的特征進行分類，首先按照計算機的硬件設(shè)備，其次是計算機的操作系統(tǒng)，再次是產(chǎn)生電子文件的應(yīng)用件以及版本。

電子文件集是由計算機自動產(chǎn)生的一種邏輯結(jié)構(gòu)，由三部分組成：歸檔電子文件登記表、集內(nèi)文件的目錄信息、集內(nèi)文件的背景信息（元數(shù)據(jù)）。集內(nèi)文件內(nèi)容與文件集只是一種鏈接關(guān)系，集內(nèi)文件在物理上并不強求與文件集存放在一起。

電子文件集管理方式的運用最主要是為了方便歸檔電子文件“遷移”工作的實現(xiàn)。信息技術(shù)飛速發(fā)展，計算機軟硬件的更新?lián)Q代周期越來越短，電子文件集最顯著的作用是把相同軟硬件環(huán)境下產(chǎn)生的電子文件集合在一起，當單位的計算機設(shè)備發(fā)生淘汰更新時，檔案人員可以很方便地找到在這些將要淘汰的設(shè)備中產(chǎn)生的歸檔電子文件，進行遷移。

2.動態(tài)管理方式

在電子文件歸檔與管理中需要采取基于電子文件集的動態(tài)管理方式，動態(tài)管理是指電子文件歸檔后，始終都對應(yīng)其可運行的軟硬件環(huán)境，保證歸檔電子文件的可讀取。也就是運用計算機資源管理和電子文件集的對應(yīng)，通過管理和技術(shù)措施把計算機軟硬件的變更和電子文件集的遷移緊密結(jié)合起來。動態(tài)管理方式是檔案人員對本單位產(chǎn)生并運行電子文件的計算機軟硬件設(shè)備的一種監(jiān)控，保證歸檔電子文件始終都有相應(yīng)的計算機軟硬件設(shè)備的支撐。對于一個具體的單位來說，其計算機軟硬件設(shè)備的種類是有限的，其設(shè)備更新的周期相對是穩(wěn)定的。檔案部門可以對單位內(nèi)部計算機設(shè)備進行登記，掌握本單位計算機設(shè)備的變動情況。電子文件歸檔時必須注明產(chǎn)生或可以運行的軟硬件環(huán)境和部門，若干年后，一旦本單位要淘汰這些設(shè)備，必須先通知檔案部門，檔案部門可以找出在這些即將淘汰的環(huán)境中運行的歸檔電子文件，進行遷移，使之有新的運行環(huán)境繼續(xù)支撐這些歸檔電子文件。在具體操作時，尋找需要遷移的歸檔電子文件，用手工方式是困難的，因為歸檔電子文件的數(shù)量可能是成千上萬，又可能是很多種數(shù)據(jù)格式，要對應(yīng)各種各樣的軟硬件環(huán)境和運行平臺，用手工方式去一個一個查找將會費時費力，所以電子文件歸檔與管理系統(tǒng)必須具備自動查找需要遷移的歸檔電子文件的功能。

2 系統(tǒng)總體設(shè)計

1.系統(tǒng)整體架構(gòu)

根據(jù)目前技術(shù)發(fā)展情況，系統(tǒng)應(yīng)采用B/S結(jié)構(gòu)。在當前普遍應(yīng)用的Windows操作系統(tǒng)界面下，系統(tǒng)可以采用瀏覽器／Web服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫（XML技術(shù)）三層架構(gòu)設(shè)計方式。這種方式可以使用戶操作完全在瀏覽器中進行，不需要另配置客戶端軟件，減少后期維護及費用；應(yīng)用軟件放在中間層（Web服務(wù)器）上，在Web服務(wù)器上集中運行和管理，可提高數(shù)據(jù)傳輸效率、提高系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性；數(shù)據(jù)可集中存放在數(shù)據(jù)庫中，增加了系統(tǒng)的安全性。

2.系統(tǒng)總體流程

第一，接收電子文件，包括兩個部分：一是電子文件形成部門將辦理完畢符合歸檔范圍的電子文件向檔案部門移交，二是檔案部門接收應(yīng)歸檔的電子文件。

第二，電子文件鑒定、整理。檔案部門對接收來的電子文件進行真實性、完整性、保管期限等鑒定，進行相關(guān)信息輸入、整理。

第三，電子文件歸檔，檔案部門將經(jīng)過整理、鑒定，符合歸檔范圍的電子文件送交文件形成部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（視各單位規(guī)定情況而定）后，給予歸檔標識，表明電子文件已轉(zhuǎn)換成歸檔電子文件，管理權(quán)限已移交檔案部門。電子文件形成部門對電子文件已沒有管理權(quán)。

第四，歸檔電子文件管理，運用電子文件集和相關(guān)技術(shù)方法對歸檔電子文件進行有效管理。

第五，歸檔電子文件利用，根據(jù)利用者的要求以在線等方式提供登記、查詢、借閱、審批等各項利用服務(wù)。

3 系統(tǒng)功能要求

1.電子文件形成部門移交屬于歸檔范圍的電子文件。

電子文件辦理完畢后，形成部門可采用在線或卸載兩種方式將文件傳送或移交至服務(wù)器中的指定目錄，應(yīng)同時傳送電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息。

2.檔案部門接收屬于歸檔范圍的電子文件。

檔案部門隨時在指定目錄和地址中查看是否有電子文件移交，檢查其完整性、有效性、唯一性，是否屬于歸檔范圍等，如發(fā)現(xiàn)問題，由文件形成部門補充或修改相關(guān)信息。

3.給予電子文件歸檔標識。

經(jīng)過檔案部門檢查合格的電子文件經(jīng)過一段時間積累，可將電子文件傳送至相關(guān)責任人審定，采取電子簽章、權(quán)限設(shè)定等方式對應(yīng)歸檔的電子文件進行審定，之后由檔案部門給予審定后的電子文件歸檔標識，傳送至新的指定目錄和地址。給予歸檔標識后電子文件內(nèi)容將無法再修改。

4.對歸檔電子文件進行整理。

組建電子文件集，就是將運行軟硬件環(huán)境完全相同的歸檔電子文件邏輯上放在一起，主要目的是為了便于歸檔電子文件的“遷移”操作。

歸檔電子文件編目，對已歸檔電子文件按一定條件（如部門、時間、保管期限等）進行編目。

5.歸檔電子文件遷移。

遷移是指在歸檔電子文件保存過程中，本單位的計算機軟硬件環(huán)境發(fā)生變化后，需要將歸檔電子文件轉(zhuǎn)移到新的軟硬件環(huán)境中。系統(tǒng)需要設(shè)定資源變更登記來記錄業(yè)務(wù)部門軟硬件環(huán)境的變化情況，設(shè)定“遷出”“、遷入”功能鍵來進行遷移操作。

6.卸載保存。

歸檔電子文件一方面在服務(wù)器中進行日常管理，另一方面還需要卸載至光盤，進行異地備份保存。

卸載時可采取按照電子文件集、部門文件、時間大流水、保管期限等幾種方式或者組合式的方式進行組盤。

7.查詢利用。

查詢利用分在線瀏覽和光盤借閱兩種。

在線瀏覽是查詢利用的主要方式，需要采取權(quán)限控制手段。光盤借閱由利用者到檔案部門辦理借閱手續(xù)，一般在利用時間較長、利用量較大的情況下采取這種方式。

權(quán)限劃分一般分為領(lǐng)導(dǎo)、特許、文件產(chǎn)生者、普通利用者四類。查詢利用時，系統(tǒng)會首先驗證用戶身份，根據(jù)不同用戶提供相應(yīng)需要利用的歸檔電子文件。

領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限：可以任意查詢文件目錄、內(nèi)容，無限制。

特許：先到檔案部門進行申請，檔案管理人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)審批特許授權(quán)。獲得特許授權(quán)的利用者可以在規(guī)定時間段查閱經(jīng)過授權(quán)的檔案目錄和內(nèi)容。

文件產(chǎn)生者：可以查看本部門或本人產(chǎn)生文件的目錄和內(nèi)容。

普通利用者：對目錄查詢必須受兩個條件制約，即密級和劃控標志，只能查看沒有任何權(quán)限設(shè)定的檔案目錄及內(nèi)容。

4 系統(tǒng)管理

歸檔電子文件的管理必須是歸檔電子文件的數(shù)據(jù)（文件內(nèi)容）、載體（服務(wù)器硬盤、光盤）和賴以生存的計算機軟硬件環(huán)境三者的統(tǒng)一管理。所謂系統(tǒng)管理就是電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對歸檔電子文件賴以生存的計算機軟硬件環(huán)境進行管理。

1.計算機信息管理

輸入電子文件形成部門所有計算機軟硬件的信息，該數(shù)據(jù)可以根據(jù)相關(guān)設(shè)備是否淘汰不斷進行維護。信息內(nèi)容主要包括：計算機型號、系統(tǒng)環(huán)境、應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫以及IP變化后的記錄更新。

2.用戶信息管理

部門管理：輸入單位的各個部門名稱和代號。

用戶管理：對使用該系統(tǒng)的用戶進行登記并設(shè)置密碼，其內(nèi)容有部門、姓名、密碼、注冊時間權(quán)限。

功能管理：可以建立并輸入或刪除功能信息。