電子文件的概念和基本特征

1 電子文件的定義

由于電子文件產(chǎn)生的歷史不長，人們對它的認(rèn)識也不盡相同，而且隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和電子文件本身在產(chǎn)生、運(yùn)行中出現(xiàn)問題的不斷增多，對電子文件的認(rèn)識也會不斷深入和變化。

國際檔案理事會在檔案術(shù)語中將電子文件定義為：“通過代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來利用，并根據(jù)來源原則來進(jìn)行整理。”國際檔案理事會電子文件委員會將電子文件定義為“：電子文件是通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件，并具有文件的一般定義。”美國聯(lián)邦法規(guī)將電子文件定義為“：電子文件包括數(shù)字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并符合文件的定義。”

新近頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“：電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”

對電子文件的定義可以從兩個方面理解。首先，電子文件是文件，電子是文件的表現(xiàn)形式，這一點(diǎn)非常重要，關(guān)系到對電子文件本質(zhì)的認(rèn)識，關(guān)系到電子文件及其歸檔管理技術(shù)方法的研究和確定。電子文件如不具有文件的一般屬性，就不能納入文件管理的范疇，其作用以及歸檔后檔案的作用都不具有以往文件及其檔案的特性。因此，嚴(yán)格意義上的電子文件應(yīng)該是在完全辦公自動化、電子政務(wù)等環(huán)境下生成的文件。當(dāng)前許多單位應(yīng)用字處理、CAD、表格等軟件起草文件、輔助辦公，而本單位并沒有實(shí)現(xiàn)辦公自動化，沒有經(jīng)過在網(wǎng)上文件運(yùn)轉(zhuǎn)、簽發(fā)等過程，這些文件并不是真正的電子文件，不具有文件的基本特性。其次，從技術(shù)層面上理解電子文件的定義，電子文件是信息時代的產(chǎn)物，是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)設(shè)備普遍應(yīng)用的產(chǎn)物，與紙質(zhì)文件的區(qū)別主要是其產(chǎn)生的環(huán)境、外在表現(xiàn)形式等有本質(zhì)不同，這就決定了電子文件的許多特征，也決定了電子文件及其歸檔管理需要采取不同的技術(shù)方法。

從技術(shù)角度來區(qū)分，電子文件主要有：文本文件（字處理軟件形成的文件）、圖像文件（掃描等形成的文件）、圖形文件（ CAD、繪圖軟件等形成的文件）、音頻文件（音頻設(shè)備或軟件形成的文件）、多媒體文件（視頻或多媒體設(shè)備、軟件等形成的文件）、超媒體文件（由超媒體鏈接技術(shù)形成的文件）、程序文件（程序設(shè)計(jì)、編碼文件）、數(shù)據(jù)庫文件。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新的電子文件種類還會不斷產(chǎn)生，檔案部門應(yīng)該密切關(guān)注和了解不同種類電子文件的特性和運(yùn)行方式，為其歸檔管理做必要的準(zhǔn)備工作。

2 電子文件的基本特征

電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質(zhì)文件相比，還有一些自身的特性。主要有：

對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數(shù)字設(shè)備生成的，產(chǎn)生于一定的硬件和軟件環(huán)境。以前由于信息技術(shù)發(fā)展水平的制約，數(shù)字產(chǎn)品的硬件、軟件更新?lián)Q代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環(huán)境存在依賴性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實(shí)性保持方面的問題還需要從文件的生成運(yùn)行過程中采取管理和技術(shù)措施進(jìn)一步研究解決。

非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數(shù)字設(shè)備和相關(guān)軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。

信息與載體的相對分離性。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的載體與其信息的結(jié)合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內(nèi)容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。

結(jié)構(gòu)復(fù)雜性、對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。電子文件的種類、表現(xiàn)形式繁多，其結(jié)構(gòu)復(fù)雜，增加了電子文件歸檔管理的難度。電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)對保證電子文件的真實(shí)性、完整性、長期可讀性更加重要，而且與電子文件本身的結(jié)合也是松散的，需要采取人為干預(yù)措施和技術(shù)手段才能使背景信息和元數(shù)據(jù)同時歸檔。

信息共享的便利性和安全維護(hù)的復(fù)雜性。電子文件的信息共享相對比較便利，在標(biāo)準(zhǔn)化的前提下，信息共享可以無障礙實(shí)現(xiàn)。在信息共享便利的同時，保證電子文件的信息安全相對比較復(fù)雜，除了采取必要的管理措施外，還要有相應(yīng)的技術(shù)手段來保證信息利用、傳輸?shù)陌踩Ｃ堋?/span>

3 電子文件的產(chǎn)生和運(yùn)行過程

電子文件的產(chǎn)生和運(yùn)行都是在單位或部門的辦公自動化、電子政務(wù)、電子商務(wù)以及其它各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行的，其產(chǎn)生和運(yùn)行過程由于各單位的文件運(yùn)轉(zhuǎn)要求不同而不盡相同，但是和紙質(zhì)文件一樣，有一個基本的程序，一般都分發(fā)文和收文兩大類。發(fā)文的產(chǎn)生和運(yùn)行過程一般為：起草文件 →處室領(lǐng)導(dǎo)意見（修改）→報(bào)送部門領(lǐng)導(dǎo)簽批（修改）→文秘部門、辦公廳（室）登記、賦予發(fā)文號（文字或形式修改）→報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查→單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文秘部門加電子印章下發(fā)文件→文件暫存→文件歸檔；收文的產(chǎn)生和運(yùn)行過程為：文秘部門接收文件、登記 →報(bào)辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)→批轉(zhuǎn)有關(guān)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)→有關(guān)部門提出處理意見 →報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo) →報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo) →根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見辦理 →文件暫存→文件歸檔。

對于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的單位和部門，文件檔案一體化管理更有利于電子文件歸檔與管理的進(jìn)行。而許多單位文件和檔案在沒有實(shí)現(xiàn)一體化管理的情況下，要求檔案工作者盡早參與電子文件的管理，目的是保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整。目前，很多單位的辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔在管理方法和制度上存在著不少問題。如一些單位的電子文件在批辦過程中管理較嚴(yán)密，而歸檔后則管理不嚴(yán)，存在被刪改的可能；在多數(shù)單位，電子文件處于文秘部門和檔案部門分段管理狀態(tài)，造成歸檔時背景信息不全；有的單位由于存儲器的容量設(shè)置較小等問題，使新產(chǎn)生的電子文件不得不覆蓋舊的電子文件，造成電子文件不完整；有些部門對電子郵件形式的電子文件未明確收、發(fā)單位誰負(fù)責(zé)歸檔，致使這類電子文件處于管理混亂的狀態(tài)；有的電子文件存儲過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；少數(shù)單位已采用了“無紙化”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果；在部門內(nèi)部的封閉網(wǎng)絡(luò)中，電子文件的“法律”地位通常是處于被內(nèi)部“默認(rèn)”的狀態(tài)，而一旦面向社會，出示于法庭，其法律效力卻難以被認(rèn)可。以上種種問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經(jīng)無法挽回了，所以要求檔案工作者要提前介入電子文件的管理。

另外，對電子文件的管理工作必須從文件生成部門抓起，檔案部門必須協(xié)同其他部門采取綜合性措施，以求盡快使電子文件的管理全過程嚴(yán)密有效，做到有章可循。保證電子文件真實(shí)性的措施有：

（1）保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實(shí)性的基礎(chǔ)。必須從電子文件生成時就開始對其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對各項(xiàng)操作的跟蹤記錄。

（2）保證原始性的基礎(chǔ)上，建立真實(shí)性的認(rèn)定方法和手續(xù)。明確判定電子文件真實(shí)性的檢驗(yàn)要素。必要的檢驗(yàn)要素有：電子文件生成過程的不同版本、各位責(zé)任者的簽署手續(xù)、操作處理的權(quán)限核對、交接程序?qū)徍说取＿@些必要的檢驗(yàn)要素，總體上就構(gòu)成了電子文件真實(shí)性的充分條件。

（3）建立符合法律要求的電子文件真實(shí)性鑒定規(guī)則和程序。根據(jù)電子文件的運(yùn)作范圍及司法要求，分別制定相應(yīng)的鑒定規(guī)則和程序，來規(guī)范鑒定工作。

（4）明確電子文件真實(shí)性鑒定的執(zhí)行部門和責(zé)任者。具體操作鑒定的人或部門應(yīng)有合法的權(quán)限。

保證電子文件的完整性的要求有：

（1）建立電子文件的收集和積累制度。依靠完善的制度來明確收集和積累電子文件的責(zé)任是一種普遍有效的辦法。對于電子文件來說，收集的范圍應(yīng)盡量寬一些，這是因?yàn)殡娮游募资苷`操作的影響而被刪除，或因存儲分散而收集不全，所以比紙質(zhì)文件更易散失。

（2）在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間。電子文件辦理完畢后暫時保存的地址可能很分散，如果等到歸檔時再集中，可能已經(jīng)產(chǎn)生了混亂。最好的辦法是建立一個空間足夠大的共用存儲庫，隨時把辦理完畢但尚未歸檔的電子文件集中保存起來，以備統(tǒng)一進(jìn)行鑒定歸檔。

（3）在電子文件處理過程中對必要的背景信息項(xiàng)目作出規(guī)范化的要求，并隨時進(jìn)行登記。背景信息數(shù)量可能較多，甚至在形式上圖、文交錯，對其進(jìn)行規(guī)范化的管理尤其重要。在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)時應(yīng)使系統(tǒng)運(yùn)行過程中能自動把相關(guān)的背景信息和電子文件連接到一起，無論是文字還是圖形信息，即使存儲區(qū)域不同，也必須組成一體化管理的信息庫。

（4）制定電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范，并在電子文件歸檔或移交時按要求對元數(shù)據(jù)進(jìn)行登錄和說明。較好的方法是以電子表格的形式進(jìn)行登錄管理，使一些項(xiàng)目和數(shù)據(jù)登錄實(shí)現(xiàn)自動化，免除人工造成的差錯。

電子文件的產(chǎn)生和運(yùn)行完全是由相關(guān)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，不是靠文秘部門或檔案部門采取手工干預(yù)來實(shí)現(xiàn)的，因此，在單位辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)之初，檔案部門應(yīng)該協(xié)同相關(guān)部門參與到整個辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，提出相關(guān)要求，才能避免應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺陷造成歸檔電子文件的不完整、不真實(shí)和不可靠。

4 紙質(zhì)文件與電子文件的配套管理

當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用非常普及，許多單位雖然沒有實(shí)現(xiàn)完全意義上的辦公自動化，但文件的生成和運(yùn)行，有一部分是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的，也就是說，產(chǎn)生了電子文件與紙質(zhì)文件共存的情況。一般來說，存在這種情況的單位，紙質(zhì)文件還占主導(dǎo)地位，歸檔后起憑證作用的仍然是紙質(zhì)檔案，歸檔電子文件僅僅起便于利用的作用，這時候，電子文件作為紙質(zhì)文件的補(bǔ)充，其管理要求并不非常嚴(yán)格。但是，檔案部門不能因此任其發(fā)展，而是應(yīng)該加強(qiáng)管理。做好這個時期電子文件與紙質(zhì)文件的配套管理，可以起到兩個方面的作用：一是減少紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作量，利用信息內(nèi)容相同的歸檔電子文件，提高檔案利用效率；二是為今后單位實(shí)現(xiàn)真正辦公自動化后電子文件的歸檔工作積累寶貴經(jīng)驗(yàn)。

這種情況下電子文件的歸檔管理主要是收集齊全，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件配套，并不存在許多技術(shù)難題。主要需要解決以下一些問題：

（1）草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態(tài)。我國使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理的單位，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)只用計(jì)算機(jī)起草文件。一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。據(jù)了解，一些較大的部委或省級機(jī)關(guān)，每年產(chǎn)生大約萬份草稿性電子文件。這些電子文件的絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的文件不斷地覆蓋，或因其存儲介質(zhì)用于其他信息的存儲而被清洗。這是一種資源浪費(fèi)，因?yàn)椴簧賳挝辉陂_發(fā)利用檔案信息資源過程中，耗費(fèi)大量的人力、物力，把普通紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有的以圖形方式存儲，有的還被轉(zhuǎn)換成文本文件。如果草稿性電子文件被保留著，將來做這項(xiàng)工作就會方便得多。同時，在一些草稿性電子文件中，包含著許多重要的修改過程信息，具有查考價(jià)值，應(yīng)列為歸檔內(nèi)容進(jìn)行保存，不可任其清除。

（2）輔助性電子文件處于無人管理的狀態(tài)。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，雖然紙質(zhì)文件仍然是正式文件，但已開始把電子文件作為輔助性文件使用。如為提高效率，在發(fā)文時，先經(jīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。凡采用這種工作方式中的單位，人們對電子文件比較重視一些，但是，一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態(tài)。這些輔助性電子文件的數(shù)量比較大，有些單位由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的存儲容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原來的電子文件；多數(shù)單位對這部分電子文件未采取嚴(yán)格保管措施，人們甚至可以隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使其原始性、真實(shí)性、完整性受到威脅。

（3）正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔。我國已有一些單位開始將電子文件作為正式文件使用，而其紙質(zhì)拷貝件則作為輔助性文件。對這些電子文件在網(wǎng)絡(luò)中的安全保護(hù)，已引起一定程度的重視，但是就其歸檔管理來說，存在著很多問題。最突出的是大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時沒有檔案工作者參與意見，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，設(shè)計(jì)得不夠穩(wěn)妥，措施不夠嚴(yán)密。多數(shù)系統(tǒng)只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍未改變。只是把與其相關(guān)的目錄信息歸并到檔案工作者使用的終端上，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會被搞亂，甚至全部丟失。

（4）有些電子文件的存貯載體不安全，信息記錄格式不標(biāo)準(zhǔn)。由于沒有統(tǒng)一的規(guī)定，對電子文件的載體選擇難免帶有隨意性。很多單位的電子文件就直接存在硬盤存貯器上。一般情況下硬磁盤是可靠的且存取效率較高，但它不便于脫機(jī)保管。所以，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或被病毒感染，就極容易造成數(shù)據(jù)的損失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存貯介質(zhì)，由于軟磁盤極易損壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。還有一些單位的電子文件以光盤為存貯介質(zhì)，光盤有許多種，其中有不少種也存在一些不利于歸檔保存的問題。如多數(shù)光盤的存儲格式是非標(biāo)準(zhǔn)的，或者只是企業(yè)和廠商標(biāo)準(zhǔn)，互換性差；也有一些光盤在可靠性和保存壽命上存在問題等。

（5）電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記，一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保護(hù)措施。電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜的，而且電子文件對設(shè)備有依賴性。一些單位保留電子文件時，沒有注意保存其生成軟件及設(shè)備等方面的參數(shù)，如果某系統(tǒng)被毀，或被更新，那么由原系統(tǒng)生成的電子文件就可能難以讀取或恢復(fù)原貌，所以保留電子文件的同時，也應(yīng)特別注意保留其相關(guān)軟件及設(shè)備等各種必要的參數(shù)。

鑒于以上列舉的種種問題，必須從辦公自動化或計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM ）等系統(tǒng)設(shè)計(jì)及生成時，就采取措施，并與紙質(zhì)文件的規(guī)定協(xié)調(diào)起來，從歸檔角度提出一些要求，在此基礎(chǔ)上做好電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔等工作。