電子文件的歸檔與管理

1 電子文件歸檔的組織管理

1.研究制訂電子文件歸檔管理制度

各級檔案行政管理部門對電子文件歸檔要研究制訂明確的規章制度、標準，對電子文件歸檔管理工作進行指導、幫助、督促、檢查。在此基礎上，各單位結合自己的具體情況，制訂本單位的電子文件歸檔管理辦法。管理辦法一般包括：電子文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔電子文件的保管期限、歸檔步驟、技術保證措施、管理機構、歸檔電子文件在本單位工作中的地位與作用、職責等。

2.明確電子文件歸檔管理機構

電子文件從形成到歸檔，涉及多個部門，這些部門通過計算機網絡聯成一個有機的整體，有些工作互有交錯，職責界限難以區分清楚。所以，應當由單位的綜合主管部門或主要負責人統一協調，指定專門機構或專人負責電子文件歸檔管理工作。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應當由電子文件形成部門負責，檔案部門予以指導監督，并對保管方法提出意見和建議。對歸檔電子文件的管理工作應由檔案部門負責，電子文件形成部門提供協助和支持。總之，整個過程既要有統一領導，明確分工，嚴格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實性和完整性。有條件的單位可以將文秘、檔案、信息等部門合一，承擔電子文件歸檔與管理工作。

2 電子文件歸檔的一般程序

電子文件歸檔不能盲目地套用紙質文件歸檔做法，必須按電子文件歸檔的工作程序進行。一般說來，電子文件歸檔的程序是：

確定電子文件是經過審批的最終“版本”→ 積累和整理→ 編制目錄 →整理歸檔的電子文件→ 鑒定歸檔的電子文件 →檢測歸檔的電子文件→ 編制歸檔說明 →給予歸檔標識 →存入磁光記錄介質 →復制備份并確定保存方法和地址→確定載體標識

3 電子文件的鑒定工作

電子文件歸檔時的鑒定工作，主要是指鑒別它的檔案價值，確定保管期限，并據此刪除已積累但無保存價值的電子文件，予以銷毀。這是保證歸檔的電子文件準確、完整，確定檔案屬性的工作。電子文件的檔案屬性主要體現在兩個方面：

第一，確定歸檔電子文件的原始性、真實性、完整性。所謂原始性，即是否是形成時的，或通過領導最后簽批的電子文件；所謂準確性，即是否是產品定型技術狀態，或經過事務處理并有結果的電子文件；所謂完整性，即是否是組成完整的一套電子文件，且背景信息與元數據是否完整。

第二，確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件所含信息的社會價值和經濟價值及社會對它的需要，確定其保管期限。這項工作主要參照紙質文件進行。

鑒定是通過兩個階段進行：第一階段是在歸檔前，即電子文件形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔電子文件的內容進行鑒定，鑒別電子文件的價值，同時對內容、載體進行檢查、檢測，確定存舍，對所需的軟硬件環境作出說明，并根據電子文件的價值劃分保管期限，提出在保管期限內配套的軟硬件環境要求。第二階段是在歸檔電子文件管理過程中進行的，其主要任務是對已到保管期限的歸檔電子文件重新審查鑒定，把失去保存價值的歸檔電子文件剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯系、相輔相成的。

關于電子文件在歸檔前的鑒定，往往是結合檢查進行的。因為電子文件是電子文件內容、電子文件內容的存儲和對電子文件內容讀取的計算機軟硬件平臺的組合。有了這樣的組合，才能知道電子文件的具體內容。如果沒有這個組合或組合不一致，如電子文件的記錄載體有病毒或損壞，軟件與硬件平臺不一致，計算機軟硬件平臺不能確認載體等問題，都會造成無法讀取電子文件內容。所以，鑒定和檢查往往是聯系在一起的。歸檔說明中注明電子文件存在的軟硬件平臺環境是否準確讀出歸檔的電子文件內容，存儲載體和軟硬件平臺技術條件的一致性，均應進行檢查。因為它們是保證電子文件內容在保管期限內存在、顯示的技術保障條件。

4 電子文件歸檔管理中需要明確的幾個問題

1.歸檔范圍

確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務，也是保證歸檔電子文件質量的關鍵。確定電子文件的歸檔范圍應遵守以下原則：按現行公文、科技等文件的有關歸檔范圍執行；要考慮電子文件的特殊性，根據電子文件的形成規律，盡量具體列出階段的、系統的、權威性的電子文件組合，保證電子文件的完整性；計算機的軟硬件環境、表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等也必須列入歸檔范圍。

2.歸檔時間

電子文件歸檔一般在文件完成運轉任務、辦理完畢后，及時歸檔。

3.歸檔份數

脫機保存三套。兩套異地保存，另一套提供借閱。因為電子文件在長期保存過程中可能會出現讀出錯誤，但兩套載體同時出錯的概率很低，所以封存兩套可以大大提高安全性和可靠性。另外，磁、光記錄介質的生產廠商常對記錄介質的壽命作許諾，對用戶來說，不能以此作為記錄介質壽命的依據，因為我們在記錄介質上存放數據，與出廠時記錄介質的技術狀態不同；存放的環境條件不同，有些單位達不到廠商提出的保存環境。因此，我們不僅要注意歸檔的份數，還要注意保存的方法和環境。

4.歸檔要求

對歸檔電子文件的要求，主要是真實、完整，達到檔案的功能價值。做到這一點，首先要遵從歸檔各階段的規定、標準，如收集、積累、整理、鑒定等環節的規定、標準；其次是準確說明配套的軟硬件環境；第三是歸檔電子文件格式應該標準化，在標準的用戶界面下操作，支持不同的平臺，與現有的設備兼容，能以標準的數據庫語言與數據庫相連，或者確定統一的標準在內部的計算機網絡上使用，以實現良好的轉換狀態。電子文件是由內容、存儲載體、相關軟硬件設備的組合，歸檔電子文件也必須考慮這三方面的組合問題。

5.歸檔方法

歸檔的最終標志是給予電子文件一個歸檔標識，在辦公自動化或其它產生電子文件的系統環境中，系統應該具有歸檔這個功能，在文件辦理完畢，其真實性、完整性等經過檢驗，需要歸檔的電子文件納入電子文件暫存庫，點擊“歸檔”功能鍵，給予歸檔標識，表示該文件已經歸檔。歸檔是采取在線歸檔還是卸載歸檔，系統功能可以設定。如果系統在設計之初，沒有設定歸檔功能，就需要掛接專門用于電子文件歸檔與管理的另外一個系統，來幫助實現歸檔功能。如果暫時沒有條件掛接，只能采取卸載歸檔的方式來過渡。歸檔電子文件如同紙質文件歸檔后一樣，任何操作都不應該對其內容信息有所改動。

歸檔電子文件一定要同時對電子文件背景信息和元數據、特殊電子文件的軟件硬件環境等同時歸檔。

電子文件歸檔后原系統內電子文件繼續保存的時間是一個重要問題，可以采取兩種方式：一是繼續保存一年或更長時間，目的是一旦歸檔電子文件出現問題，可以采取一定的補救措施，增加安全性。這種方式同時帶來的問題是，由于電子文件的使用權限由多個部門擁有，電子文件的保密責任不易確定，特別是有些單位還涉及到知識產權問題，這種方式的弊病更多。第二種方式是電子文件一旦給予歸檔標識后，原系統中的電子文件立刻刪除，或使用權限只能由檔案部門控制，安全、保密等責任完全由檔案部門承擔，這種方式一定程度上增加了檔案部門的管理難度和工作量。

5 電子文件歸檔載體的選擇

隨著計算機技術的發展，數字化信息記錄技術也在不斷地發展。目前，數字信息記錄載體有磁性的、光學性的和磁光性的等幾種類型。磁性的包括磁帶、硬磁盤和軟磁盤等；光學的有光盤、光帶等；磁光性的有磁光盤等。下面介紹幾種常用的數字信息存儲載體：

1.磁帶

磁帶是最早出現的磁記錄介質，在20世紀40年代以前，磁帶已作為錄音介質出現，記錄模擬信號。雖然數字記錄技術發展迅速，作為記錄介質的計算機磁帶仍大量用于數字存儲技術中。

磁帶的優點：存儲容量大，由于可以脫機存儲，磁帶機的容量可以說是無限的；占據空間小；價格低。

磁帶的缺點：是串行記錄，存取速度慢；是接觸式工作，易使磁帶、磁頭磨損；保存壽命短，需要定期倒帶，管理難度大。

磁帶作為存儲介質宜用在：數據存儲按順序進行處理，并且在每次處理過程中幾乎對文件的全部記錄都要讀取，數據存儲量大而讀取次數較少，適于作硬磁盤的備份載體。

2.硬磁盤

硬磁盤是幾乎所有計算機的主要外部存儲設備。

硬磁盤的優點：存儲容量大，硬磁盤的存儲容量一般為幾兆字節到幾千兆字節，甚至可高達上萬兆字節；隨機存儲方式，存取速度快，平均存取時間為25ms（毫秒）；數據傳輸率高，由于記錄密度高、磁盤轉速快，其數據傳輸率最高可達每秒15兆字節；可靠性高，通常硬磁盤與驅動器裝在一起，構成一個密閉系統，不易受周圍環境影響，所以工作穩定性好、可靠性高。

硬磁盤的缺點：價格較磁帶、軟磁盤相對較高。

硬磁盤宜作為網絡中聯機存儲與管理的電子文件歸檔載體。

3.軟磁盤

軟磁盤的優點：與硬磁盤相比成本低、價格便宜，驅動器結構簡單、價格便宜；與磁帶相比，它采用隨機存取方式，數據存取速度較高；體積小、重量輕，便于攜帶；因有國際標準，所以有良好的互換性，并能脫機存儲。

軟磁盤的缺點：與硬磁盤和磁帶相比，存儲容量低；與硬磁盤相比，數據傳輸率低；穩定性較差，易損壞。

軟磁盤多用在微機上，主要用于存儲軟件和信息。在電子文件積累過程中，可用軟磁盤存儲信息，但軟磁盤不宜作檔案的保存載體。因為軟磁盤的存儲容量低，要用若干張軟磁盤去存儲一盤磁帶或一張光盤存放的信息，不便于保管且易丟失；同時，軟磁盤受環境影響易變形，而發生讀寫錯誤，從而使數據丟失，所以軟磁盤不宜作為長期保存歸檔電子文件的載體。

4.光盤

光盤有許多種分類，但最常見的是按光盤的固有特性和功能分類。只讀式光盤：它是一種只能讀取不能作信息追加記錄的光盤，也就是說用戶只能讀取由制造光盤廠家刻錄好的光盤信息，而不能再向光盤刻錄任何信息。一次寫多次讀光盤：這種光盤允許用戶自行記錄一次但不可消去。這種光盤的信息記錄方式一般有凹坑記錄、起泡記錄、非反射記錄、光化學記錄“、光子一回聲”三維記錄等。用于電子文件歸檔存儲載體主要是這種光盤。可擦寫光盤：這種光盤不僅能用激光記錄信息，還可以擦除信息，也就是說可抹去所記錄信息并能重新寫入新的信息。可擦寫光盤主要有磁光型和相變型兩種。

光盤的優點：記錄密度高，存儲容量大；非接觸形式的記錄和讀取信息，因而光盤使用壽命較長；數據傳輸率高，存取速度快；存儲費用低，因容量大，從單位存儲容量角度看，存儲成本低；易保存，因有保護層，所以盤片不易損壞。

光盤的缺點：沒有完整的國際標準（CD盤除外），因而兼容性差。

光盤適用于存儲大容量和利用率高的歸檔電子文件，也適合作多媒體系統的記錄介質，如CD、VCD、DVD盤等。

5.優盤（閃存）

這是最近兩年才出現的新的存儲載體。

優盤的優點：與軟磁盤相比，存儲容量大，讀取速度快，穩定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驅動器，Windows2000以上的操作系統都自帶驅動程序。

優盤的缺點：目前價格相對較貴，保存壽命還不能完全確定，缺少通用標準。

從發展趨勢看，優盤可以完全取代軟磁盤作為小型移動存儲的介質。

電子文件的存儲及歸檔應使用的記錄介質，盡管從理論上講，數字信息不隨時間而衰減，但應意識到無論是磁記錄介質還是光記錄介質都不是存儲檔案的穩定載體。除載體本身性能外，其所依賴的寫入和讀取設備和技術的不斷發展、記錄工具和存儲格式及應用軟件的不斷發展也使信息保存壽命變得短暫，因此信息的復制將會比載體保存壽命顯得更重要。盡管如此，載體的選擇仍是一個重要問題，選擇不當會造成信息很快丟失，甚至給維護、轉換造成極大困難。