編者按：目前電子文件的管理正成為國內檔案界研究的一個熱點，為了了解國外電子文件的管理的狀況，現特將美國國防部制定的電子文件管理軟件應用系統設計標準予以發表，以供參考。限于篇幅，本文略作刪節。
2002年6月19日頒布
美國國防部指揮、控制、通信、情報和智能（簡稱C3I）助理部長
美國國防部部長信息辦公室
美國國防部五角大樓6000號
華盛頓，20301-6000
前           言
2002年6月
本標準是根據美國國防部《5015.2國防部導則　國防部文件管理計劃》頒布的，5015.2國防部導則是于200年3月6日發布的，是美國國防部在各個過程環節上實施文件管理的指南。而本標準則規定了國防部各部門在實施其文件管理計劃而使用電子文件管理應用軟件時，則這些電子文件管理應用軟件必須滿足的強制性基本功能需求，并規定了文件管理軟件應用系統的接口與檢索要求，本標準還基于美國國家檔案與文件管理署的管理要求規定了國防部文件管理所必須滿足的最低功能需求。
本標準頒布后，美國國防部于1997年11月24日發布的《DoD5015.2電子文件管理軟件應用系統的設計標準》隨即廢止。
本標準適用于國防長辦公室、各軍兵種辦公室、參謀長聯席會議主席辦公室、戰場司
令部、國防部檢察長辦公室、國防部各派駐機構、國防部野戰機構、以及所有其他的國防部組織機構。
本標準一經頒布，立即生效，且對于所有國防部各機構而言，均是強制性的。現已經在使用中的電子文件管理信息系統必須在本標準的二年有效期內與本標準相兼容。在不影響國防部內部自動化信息系統的互操作性與兼容性的前提下，國防部還將適時發布補充性的細則以說明在某些機構內所需的獨特性的功能需求。
目         次
前言…………………………………………………………………………………………160
目次…………………………………………………………………………………………161
引用標準……………………………………………………………………………………162
縮略語………………………………………………………………………………………163
定義…………………………………………………………………………………………166
1．第一章 總則…………………………………………………………………………174
1.1. 用途 ………………………………………………………………………………174
1.2. 適用范圍 …………………………………………………………………………174
2.第一章 電子文件管理應用系統的強制性功能需求………………………………175
2.1. 電子文件管理應用系統的總體功能需求 ………………………………………175
2.2. 電子文件管理應用系統的詳細功能需求 ………………………………………175
3.第三章 電子文件管理應用系統的選擇性功能需求 ……………………………182
3.1  由電子文件的獲取或利用活動所規定的功能需求 ……………………………182
3.2  其他有效的電子文件管理應用系統的功能需求 ………………………………182
4．第四章 電子文件管理應用系統對密級電子文件管理的功能需求………………185
4．1對密級電子文件管理的功能需求…………………………………………………185
4．2對密級電子文件管理可選的安全功能需求………………………………………185
第一章 總 則
1．1 用途
  本標準規定了對設計電子文件管理應用系統軟件的強制性基本功能需求，但同時也規定了更為適合的非強制性需求。本標準是修訂版，其把密級標識、利用控制、密級調整和降密以及其他問題都有機地融合于本標準之中。美國國防部所屬的各機構應該在進行其各自的文件管理時使用本標準。本標準對文件管理的最低功能需求作了規定，這些需求是根據美國法典與美國國家文件與檔案管理署頒布的指南與執行條例規定的。本標準在強制性功能需求中所使用的“必須”一詞，表示的是強制性的需求，而在選擇性功能需求中所使用的“應該”一詞，則表示的是對于設計目的而言可能更合適，但是是非強制性的。
1．2 適用范圍
  本標準規定了適用于美國國防部所使用的文件管理應用系統所必須具備的最低基本功能需求，對于美國國防部信息系統局的聯合互操作測試司令部而言，其要測試一個文件管理應用系統是否符合本標準，那么首先必須測試這些最低基本功能需求是否得到滿足，而不能強調使用單位的或特殊的需要。但是，使用單位可以規定一些額外的附加功能需求以滿足其特定的需要，這些功能可以由聯合互操作測試司令部測試時不作為是否符合本標準的需求來測試。一些特定需要如根據美國聯邦信息法案可以注明受隱私法保護的數據而可不測試，此外，采用了本標準第三章所規定的可選特征的項目也可不受測試。附加功能需求將在本標準的以后版本中再作規定，此外，在本標準的以后版式本中還將規定文件管理應用系統與美國國防部報文系統的接口、與標準數據元集成系統的接口；還要規定與美國國防部的相關企業的信息環境的互操作性，以及在異構文件管理應用系統中的互操作性。
第二章 電子文件管理應用系統的強制性功能需求
2．1 電子文件管理應用系統的總體功能需求
2．1．1 管理文件 電子文件管理應用系統必須根據本標準來管理文件，而不考慮其是采用何種存貯載體和具有什么其他特征。
2．1．2 提供時間和時間邏輯 電子文件管理應用系統必須能準確地保存時間及當前處理信息的時間，以及公紀年。這種功能需求必須包括不局限于公元紀年的識別、計算，還要能提供相同的公元紀年和多種公元紀年的表達法和時間值的邏輯，以及在表達公元紀年時的時間接口值。電子文件管理應用系統必須能以4位數字格式存貯年代，并能進行閏年的計算，如1900年不是閏年，而2000年就是一個閏年。
2．1．3 實施對標準化數據的管理 電子文件管理系統對根據《DoD8320 1-M》規定所生成的標準化的數據必須具有兼容性，并可以對其實施操作。當選擇現有的軍工產品的系統來支持電子文件管理系統時，選擇標準應包括這些系統對于美國國防部所規定的標準化數據實施和維護的可行性及性能的情況。該需求實際上還包括了系統應具有增加用戶自定義元數據字段和修改現有字段標識的功能。
2．1．4 具有反向兼容性 電子文件管理系統必須具有利用舊版本數據庫信息的功能。這種功能至少能反向兼容最近的一個舊版本。
2．1．5 可利用性 電子文件管理系統中可利用的文件必須包括系統的信息，這些信息必須是根據美國聯邦法典條例《軟件應用系統與操作系統》和《功能實施標準》所規定的有關系統功能的信息。對于美國聯邦法典條例《基于萬維網的企業內聯網與基于因特網的信息應用系統》所規定的有關功能信息也必須被包括其中。
2．2 電子文件管理應用系統的詳細功能需求
2．2．1管理文件分類方案 
2．2．1．1 電子文件管理應用系統必須具有對唯一的特許人員可允許其創建、編緝或刪除文件分類方案中各個字段及分類號的功能。文件分類方案中的各個分類號必須與其相關類目的分類號及其所屬的上位類文件類目的分類號相聯結。在下列表1的“文件分類方案構成”的字段結構欄中，其“強制性”表示該字段對于用戶而言必須出現并可利用，其利用的方式既可以是讀／寫方式，也可以是只讀方式，這主要取決于數據存貯的類型；在下表1的“文件分類方案的構成”的用戶需求數據集欄中，其“強制性”表示電子文件管理應用系統必須確保插入的相關數據值不是空值；對于該表中的用戶需求數據集欄中的“非強制性”字段而言，當這些字段未被占用時，電子文件管理應用系統必須事先以一種可預測的查詢結果方式或其他操作方式的結果來處理。文件分類方案中的各個字段可以組織成一個邏輯的組合，即當利用文件分類方案時，其可以對于一份文件（或一個文件組合）提供文件分類方案中所必須的全部的參見。

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