周林興
一個數字檔案館應該包含哪些要素、具備哪些特征？怎樣才算得上是好的數字檔案館？要回答這樣的問題，必須以一定的評價標準為依據。但是，由于數字檔案館本身的跨學科性和應用領域的多樣性，不同領域的人會基于不同的目的，提出不同的評價標準。總體而言，數字檔案館評價研究尚未形成氣候，只是零散在單個的項目中，相對于如火如荼的數字檔案館研究和實踐而言是滯后的。
建立科學、合理的評價指標體系既是進行數字檔案館評價的前提，也是目前數字檔案館評價研究面臨的一個重大挑戰。本文試對目前數字檔案館建設中的各種因素進行通盤考慮，提出一套用于數字檔案館評價的一般性指標體系，并對評價體系的相關問題進行討論。
一、數字檔案館評價指標體系的構建原則
任何一個指標體系的構建都以一定的構建原則為前提，離開了這個原則，這個指標體系也就失去了構建的意義。數字檔案館的評價指標也必須以一定的原則為前提，筆者認為數字檔案館評價指標應遵循以下幾項原則：
1.確定性。由于人們對數字檔案館在認識存在著差距，因而，目前還沒有形成一個統一的有關數字檔案館的定義。目前可見到的說法歸納起來主要有以下幾種：①認為數字檔案館是指用二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案網絡信息系統；②認為數字檔案館是傳統檔案館的延伸，是傳統檔案館利用現代信息技術獲得自身發展的產物；③認為數字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。數字檔案館認識的分歧，給數字檔案館評價體系的構建帶來了一定困難。筆者認為，數字檔案館是以傳統檔案館為基礎，以網絡技術為依托，采用各種相關標準構建的檔案信息資源基地。
2.開放性。數字檔案館在我國的建設還處在初創階段，不可能完全預見將來數字檔案館的運行模式，設想同現實之間總是有一段距離，預設的僵化的評價指標有可能抑制數字檔案館的發展，因此，評價體系還應該具備一定的開放性，為數字檔案館留出一個必要的創新空間，使其具備容納不可預知因素的能力。
3.可靠性。即要求數字檔案館系統是穩定的，館藏資源本身是客觀的，數據原創者的個人信息是真實的。
4.客觀性。數字檔案館的評價體系必須盡量客觀，盡量減少主觀因素的于擾作用。在客觀性的前提下得到的結論才具有說服力，才可以作為評價檔案館的依據，主觀因素過多，必然影響評價結果的公正性。只有堅持客觀性原則，評價結果才具有公正性、科學性，才能得到各方的認同，對數字檔案館的發展起到積極的促進作用。
5.可行性。數字檔案館評價體系必須具有切實的針對性，簡便易行、可操作性強，繁瑣的體系會給工作人員增加不必要的負擔，遭到各方的抵制，結果適得其反。
6.通用性。數字檔案館評價體系不僅要對單個數字檔案館的狀況進行評估，而且要在不同的數字檔案館之間進行比較。只有在同一評價標準下，數字檔案館之間才具有可比性。因此，數字檔案館評價體系必須具有通用性，適合對各種數字檔案館的評價，只有這樣才能區分優劣，使檔案工作者能夠根據評價結果揚長避短，促進數字檔案館的不斷完善。
二、評價指標體系構成要素的確定和分析
筆者將數字檔案館評價指標體系分為館藏、技術、服務、管理四個方面，每個方面有其具體的評價要素和指標。
1.館藏指標
館藏資源是數字檔案館存在的基礎，評價數字檔案館首先要評價館藏資源。
(1)館藏自然情況
①豐富性。只有館藏豐富的數字檔案才能形成資源規模效應，有堅實的發展基礎，吸引更多的用戶。衡量館藏豐富性的主要指標有：主題范圍；時間范圍；可用的資源數量；完整性；系統性；文件類型和格式的多樣型性等方面。②優化性。數字檔案館應該以最低限度的消耗，保存社會或機關單位所需要利用的最大限度的檔案信息資源。在當今數字信息泛濫成災的時代，如果無法發揮出數字檔案館的優勢，數字檔案館也就失去了其存在的價值。衡量指標主要有：系統性；價值性；實踐性；特色性。③可靠性。可靠性是衡量館藏質量的一個重要指標，主要指酌是數字檔案館中所保存和所提供的檔案信息是否得到了應有的保護，這些數字信息的完整性、真實性是否與在傳統檔案館時期有相同的價值，具有法律認可的權威。④適用性。適用性是指館藏是否符合目標用戶的需求，對用戶是否具有較大的研究價值、參考價值、消費價值、利用價值等，這一指標可以通過分析館藏結構和用戶需求、用戶調查等方法加以評定。館藏是為特定的用戶群體建立的，必須對用戶適用。
(2)館藏組織情況
數字檔案館的館藏資源是對傳統檔案館分類、整理、著錄、標引等工作的繼承和發展，其中不可或缺的一部分就是檔案元數據的建設與管理。①組織方式多樣化。數字檔案館的檔案信息組織方式有文件方式、數據庫方式、主題樹方式和超媒體方式、超鏈接方式等，數字檔案館應該能根據其館藏特征來選擇合理的組織方式，使館藏便于檔案利用者以最快的、最及時地查找到所要的檔案信息資料。②組織工具現代化。傳統的館藏組織工具主要是全引目錄、案卷目錄、檢索卡片、全宗指南等，這些館藏組織工具在其特定的歷史時期，對館藏檔案信息的檢索發揮了很大的作用。但是隨著網絡技術的發展，現代技術的不斷應用于檔案事業，再加上人們對檔案信息查找速度要求越來越快，因此，必須使傳統的館藏組織工具現代化，即用現代化的技術設備來輔助館藏信息的查找。③元數據的標準化。元數據是描述某種類型資源的屬性，對這種資源進行定位和管理，有助于數據檢索的數據。元數據的標準化是指采用標準的元數據格式和編碼規則，編制成的元數據具有較強的通用性和可轉換性。如采用都柏林核心元數集(DC)、編碼檔案描述著錄(EAD)。④元數據的詳盡化。元數據的詳盡程度，一方面類似于檔案信息著錄、標引的深度，即要求對館藏數字資源進行全面深入地提示，另一個方面類似于檔案信息著錄、標引的廣度，即要求對館藏數字資源所涉及到的方方面面都要詳盡地考慮，不能遺漏，要從多個角度對相關數字檔案信息反映與闡釋。
(3)館藏管理情況
①資源更新速度。館藏資源需要不斷增加和調整，才能使內容更豐富，結構更合理。同時，來自網絡的資源多是動態信息，需要定期進行維護和更新。更新速度指標可以通過館藏資源不同部分的平均更新周期來反映。更新速度問題是目前我國數字檔案館建設中存在的一個比較突出的問題。有的檔案信息網站從其建成就從來沒有更新過，象這類檔案信息網站有與沒有基本沒有什么區別。②資源整合能力。數字檔案館的館藏建設通常是分成若干部分各自單獨進行的，當館藏達到一定規模時，需要對分散的各部分資源進行整合。資源整合能力考察的是對館藏進行重組，提供整體服務，從而促進館藏利用的能力。主要表現在是否能通過解剖與重組文件信息、數據庫信息、建立各種檔案信息的導航系統等方式為各部分館藏建立充分的關聯，使數字檔案館的信息資源能夠真正實現“一站式”檢索。
2、技術指標
(1)系統技術
①系統結構的合理性。它關系到知識倉庫的構建方式(如集中或分布式數據庫、關系或面向對象數據庫管理系統)和傳輸模式(如系統和用戶界面之間或系統各模塊之間交流協議)是否合理和符合用戶習慣。
②系統技術的先進性。隨著高技術產業的發展加快，更新周期在不斷縮短，越來越多的新技術、新工藝被投入到信息產業中來，如信息采集中涉及到圖像掃描與校正、漢字掃描識別，存儲技術中的數據壓縮技術、分層分級管理技術，網絡發布中的安全防護技術等等，從技術上說，高精準的程度離人們的理想要求越來越接近，而從設備本身來說，性能／價格比在逐漸加大，用戶目標實現的機會在增加。這就要求系統方案在設計時要有一定的前瞻性，盡量采用當前世界最新的技術、最佳的科技手段。
③系統技術的開放性。在高科技異常發達的今天，任何系統也不能完全料定未來，但它可以為未來的發展留下足夠的空間。即使若干年后技術更新換代了，用戶也不必完全更新現有技術設備，也可以通過必要的追加手段達到當時的先進水平，不至于太落后于時代。為了滿足這種需要，系統應該具備良好的開放性能，在原有的系統平臺上為用戶留有可供擴充的多種接口，用戶可根據實際的特定需要和未來發展，自己定義某些功能，或修改系統中的部分模塊。這種接口包括開發工具和主要的軟件標準，應識別多種數據格式，不排斥同類標準下其他商家的產品。
④系統技術的標準性。采用國際通行的技術標準是系統具備開放性和可擴充性的前提，系統應該使用標準的數據庫技術和元數據格式，這樣，不論系統功能如何改變，不會對數據產生不利的影響，而且有利于數據的不斷更新和積累。現行國際上通行的Orade、DBZ、sy-hase等都屬于標準數據庫，它們之間都具備互換的可能。都柏林核心集(DC)所規定的元數據格式目前已成為北美、歐洲和亞洲20多個國家普遍認可的數據標準，也是用于標識電子資源的一種簡要目錄模式。
⑤系統技術的安全性。任何信息系統都必須具備一定的安全性能，數字檔案館尤其重要，因此為了保證它的安全，必須考慮采用以下一些安全技術，如電子政務認證、調度系統認證、電子商務認證、密鑰技術、數字水印技術、電子簽名技術、身份識別與訪問權限控制、防寫技術、硬盤還原卡技術等。
(2)用戶服務技術
①用戶操作技術。是否支持最基本的用戶操作，是否做到以利用者的方便為第一原則，這是一個數字檔案館評價的重要指標。通常瀏覽器是數字檔案館的一個窗口，它把館藏的檔案信息資源以最真實的形式呈現給讀者。因此應該設計方便利用者利用瀏覽的瀏覽器，而且瀏覽器的功能要盡量全面。即要有閱覽、下載、打印、檢索等功能。②導航功能。它作為網絡信息資源節點的數字檔案館是必不可少的，主要指通過網站地圖、導航工具條、導游線路等各種技術對數字檔案館內外的各種資源進行整合顯示，引導利用者沿著正確線路查找到信息。③檢索性能。數字檔案館應該能夠為利用者提供多種檢索途經，包括簡單檢索、復雜檢索、自然語言檢索、圖像檢索、視頻檢索等，而且要考慮各種功能配置是否合理，是否能提供多個檢索人口或多個檢索通道。④界面設計。數字檔案館的訪問界面首先實現的是與利用者的交互功能，由于利用者對計算機知識的掌握程度參差不齊，數字檔案館的交互界面應該設計得簡單易操作，運行速度快。同一界面上應包含盡量多的檢索、導航功能和信息量。數字檔案館的訪問界面就如同傳統檔案館的閱讀環境，好的界面要簡潔、美觀，給人以美的享受。即界面的設計不但要友好，而且要富于美感。
3、服務指標
數字檔案館有著不同于傳統檔案館服務模式，對不斷增加新形式的數字檔案館服務的質量及其影響進行評價是一個艱難的任務。
(1)服務范圍
指的是數字檔案館服務的內容范圍，應該根據資源特征和利用者需求提供多種服務項目，主要包括信息瀏覽和檢索、利用者教育和培訓、使用幫助、利用者交流、多種方式的數字參考服務、聯系方式、留言區、意見反饋等。
(2)服務質量
①信息檢索效果。檔案信息檢索是數字檔案館最基本的服務項目，衡量信息檢索質量的具體指標是查全率、查準率、響應時間、檢索幫助(能否給予利用者檢索幫助)、檢索結果(是否可以由利用者調整顯示數量、顯示格式，是否提供多種排序方式等)。
②參考服務水平。參考服務是數字檔案館服務水平的最重要的體現，衡量參考服務的質量的具體指標包括反饋的及時性、問題的解答率、解答的滿意率、可靠程度、利用者的經濟負擔、是否提供及時參考、是否加入合作參考服務體系從而提高服務效益等。
③服務可獲取性。數字檔案館是否有穩定的URL，是否提供全天候服務，是否有迅速、可靠的鏈接和信息傳送，工作人員的業務水平是否能夠滿足利用者的利用要求。
三、研究數字檔案館評價體系的意義
1、有利于數字檔案館的研究建設
數字檔案館的建設還處于初級階段，對此還要做大量的研究工作，良好的評價體系有利于研究建設工作的進行。在數字檔案館的建沒過程中，需要理論工作者開展大量的基礎性研究工作，從模式構建、技術框架、基本定位等多角度、多方面進行深層次探討與思索，以指導數字檔案館建設實踐。數字檔案館評價體系的研究就是其中一個重要的方面，它是數字檔案館建設的基本目標，從某一角度決定著數字檔案館的建設走向，制約和影響著模式構建、技術采用等其他方面，與數字檔案館以什么樣的面貌呈現在世人面前具有直接的關系。因此，構建一個科學的評價體系，對于數字檔案館的發展完善具有重要意義。
2、促進數宇檔案館規范化和特色化建設
數字檔案館的建設應該逐漸趨于特色化，也就是說，一個好的數字檔案館必須有自己的特色館藏，形成特色以后就有目的地擴充館藏文獻資源，符合這一特色的資源也會相對集中于少數數字檔案館。這對于利用者來說將會更加方便，因為利用者使用文獻資源的種類是相對固定的。數字檔案館評價可以為規范數字檔案館建立特色檔案館提供依據。
總之，科學有效地開展數字檔案館的評價具有相當大的難度，但操作的困難不應該構成回避的理由，回避只會自我封閉，阻礙進步。應該積極實踐，不斷地探索，隨著數字檔案館建設的不斷推進，構建一個切實可行的數字檔案館評價指標體系已勢在必行。
另外，一個完善的指標體系還應該包括其權重分配和計分方法。本指標體系只是給出了評價要素和指標，沒有指出各指標的重要程度，實際評價過程中還需要根據不同類型、不同規模的數字檔案館的特征為各個評價要素確定不同的權重，設計一套合理的計分方法，得出量化的結果。
（牛角、樹人摘自《檔案學》2005年第4期）
一個數字檔案館應該包含哪些要素、具備哪些特征？怎樣才算得上是好的數字檔案館？要回答這樣的問題，必須以一定的評價標準為依據。但是，由于數字檔案館本身的跨學科性和應用領域的多樣性，不同領域的人會基于不同的目的，提出不同的評價標準。總體而言，數字檔案館評價研究尚未形成氣候，只是零散在單個的項目中，相對于如火如荼的數字檔案館研究和實踐而言是滯后的。
建立科學、合理的評價指標體系既是進行數字檔案館評價的前提，也是目前數字檔案館評價研究面臨的一個重大挑戰。本文試對目前數字檔案館建設中的各種因素進行通盤考慮，提出一套用于數字檔案館評價的一般性指標體系，并對評價體系的相關問題進行討論。
一、數字檔案館評價指標體系的構建原則
任何一個指標體系的構建都以一定的構建原則為前提，離開了這個原則，這個指標體系也就失去了構建的意義。數字檔案館的評價指標也必須以一定的原則為前提，筆者認為數字檔案館評價指標應遵循以下幾項原則：
1.確定性。由于人們對數字檔案館在認識存在著差距，因而，目前還沒有形成一個統一的有關數字檔案館的定義。目前可見到的說法歸納起來主要有以下幾種：①認為數字檔案館是指用二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案網絡信息系統；②認為數字檔案館是傳統檔案館的延伸，是傳統檔案館利用現代信息技術獲得自身發展的產物；③認為數字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。數字檔案館認識的分歧，給數字檔案館評價體系的構建帶來了一定困難。筆者認為，數字檔案館是以傳統檔案館為基礎，以網絡技術為依托，采用各種相關標準構建的檔案信息資源基地。
2.開放性。數字檔案館在我國的建設還處在初創階段，不可能完全預見將來數字檔案館的運行模式，設想同現實之間總是有一段距離，預設的僵化的評價指標有可能抑制數字檔案館的發展，因此，評價體系還應該具備一定的開放性，為數字檔案館留出一個必要的創新空間，使其具備容納不可預知因素的能力。
3.可靠性。即要求數字檔案館系統是穩定的，館藏資源本身是客觀的，數據原創者的個人信息是真實的。
4.客觀性。數字檔案館的評價體系必須盡量客觀，盡量減少主觀因素的于擾作用。在客觀性的前提下得到的結論才具有說服力，才可以作為評價檔案館的依據，主觀因素過多，必然影響評價結果的公正性。只有堅持客觀性原則，評價結果才具有公正性、科學性，才能得到各方的認同，對數字檔案館的發展起到積極的促進作用。
5.可行性。數字檔案館評價體系必須具有切實的針對性，簡便易行、可操作性強，繁瑣的體系會給工作人員增加不必要的負擔，遭到各方的抵制，結果適得其反。
6.通用性。數字檔案館評價體系不僅要對單個數字檔案館的狀況進行評估，而且要在不同的數字檔案館之間進行比較。只有在同一評價標準下，數字檔案館之間才具有可比性。因此，數字檔案館評價體系必須具有通用性，適合對各種數字檔案館的評價，只有這樣才能區分優劣，使檔案工作者能夠根據評價結果揚長避短，促進數字檔案館的不斷完善。
二、評價指標體系構成要素的確定和分析
筆者將數字檔案館評價指標體系分為館藏、技術、服務、管理四個方面，每個方面有其具體的評價要素和指標。
1.館藏指標
館藏資源是數字檔案館存在的基礎，評價數字檔案館首先要評價館藏資源。
(1)館藏自然情況
①豐富性。只有館藏豐富的數字檔案才能形成資源規模效應，有堅實的發展基礎，吸引更多的用戶。衡量館藏豐富性的主要指標有：主題范圍；時間范圍；可用的資源數量；完整性；系統性；文件類型和格式的多樣型性等方面。②優化性。數字檔案館應該以最低限度的消耗，保存社會或機關單位所需要利用的最大限度的檔案信息資源。在當今數字信息泛濫成災的時代，如果無法發揮出數字檔案館的優勢，數字檔案館也就失去了其存在的價值。衡量指標主要有：系統性；價值性；實踐性；特色性。③可靠性。可靠性是衡量館藏質量的一個重要指標，主要指酌是數字檔案館中所保存和所提供的檔案信息是否得到了應有的保護，這些數字信息的完整性、真實性是否與在傳統檔案館時期有相同的價值，具有法律認可的權威。④適用性。適用性是指館藏是否符合目標用戶的需求，對用戶是否具有較大的研究價值、參考價值、消費價值、利用價值等，這一指標可以通過分析館藏結構和用戶需求、用戶調查等方法加以評定。館藏是為特定的用戶群體建立的，必須對用戶適用。
(2)館藏組織情況
數字檔案館的館藏資源是對傳統檔案館分類、整理、著錄、標引等工作的繼承和發展，其中不可或缺的一部分就是檔案元數據的建設與管理。①組織方式多樣化。數字檔案館的檔案信息組織方式有文件方式、數據庫方式、主題樹方式和超媒體方式、超鏈接方式等，數字檔案館應該能根據其館藏特征來選擇合理的組織方式，使館藏便于檔案利用者以最快的、最及時地查找到所要的檔案信息資料。②組織工具現代化。傳統的館藏組織工具主要是全引目錄、案卷目錄、檢索卡片、全宗指南等，這些館藏組織工具在其特定的歷史時期，對館藏檔案信息的檢索發揮了很大的作用。但是隨著網絡技術的發展，現代技術的不斷應用于檔案事業，再加上人們對檔案信息查找速度要求越來越快，因此，必須使傳統的館藏組織工具現代化，即用現代化的技術設備來輔助館藏信息的查找。③元數據的標準化。元數據是描述某種類型資源的屬性，對這種資源進行定位和管理，有助于數據檢索的數據。元數據的標準化是指采用標準的元數據格式和編碼規則，編制成的元數據具有較強的通用性和可轉換性。如采用都柏林核心元數集(DC)、編碼檔案描述著錄(EAD)。④元數據的詳盡化。元數據的詳盡程度，一方面類似于檔案信息著錄、標引的深度，即要求對館藏數字資源進行全面深入地提示，另一個方面類似于檔案信息著錄、標引的廣度，即要求對館藏數字資源所涉及到的方方面面都要詳盡地考慮，不能遺漏，要從多個角度對相關數字檔案信息反映與闡釋。
(3)館藏管理情況
①資源更新速度。館藏資源需要不斷增加和調整，才能使內容更豐富，結構更合理。同時，來自網絡的資源多是動態信息，需要定期進行維護和更新。更新速度指標可以通過館藏資源不同部分的平均更新周期來反映。更新速度問題是目前我國數字檔案館建設中存在的一個比較突出的問題。有的檔案信息網站從其建成就從來沒有更新過，象這類檔案信息網站有與沒有基本沒有什么區別。②資源整合能力。數字檔案館的館藏建設通常是分成若干部分各自單獨進行的，當館藏達到一定規模時，需要對分散的各部分資源進行整合。資源整合能力考察的是對館藏進行重組，提供整體服務，從而促進館藏利用的能力。主要表現在是否能通過解剖與重組文件信息、數據庫信息、建立各種檔案信息的導航系統等方式為各部分館藏建立充分的關聯，使數字檔案館的信息資源能夠真正實現“一站式”檢索。
2、技術指標
(1)系統技術
①系統結構的合理性。它關系到知識倉庫的構建方式(如集中或分布式數據庫、關系或面向對象數據庫管理系統)和傳輸模式(如系統和用戶界面之間或系統各模塊之間交流協議)是否合理和符合用戶習慣。
②系統技術的先進性。隨著高技術產業的發展加快，更新周期在不斷縮短，越來越多的新技術、新工藝被投入到信息產業中來，如信息采集中涉及到圖像掃描與校正、漢字掃描識別，存儲技術中的數據壓縮技術、分層分級管理技術，網絡發布中的安全防護技術等等，從技術上說，高精準的程度離人們的理想要求越來越接近，而從設備本身來說，性能／價格比在逐漸加大，用戶目標實現的機會在增加。這就要求系統方案在設計時要有一定的前瞻性，盡量采用當前世界最新的技術、最佳的科技手段。
③系統技術的開放性。在高科技異常發達的今天，任何系統也不能完全料定未來，但它可以為未來的發展留下足夠的空間。即使若干年后技術更新換代了，用戶也不必完全更新現有技術設備，也可以通過必要的追加手段達到當時的先進水平，不至于太落后于時代。為了滿足這種需要，系統應該具備良好的開放性能，在原有的系統平臺上為用戶留有可供擴充的多種接口，用戶可根據實際的特定需要和未來發展，自己定義某些功能，或修改系統中的部分模塊。這種接口包括開發工具和主要的軟件標準，應識別多種數據格式，不排斥同類標準下其他商家的產品。
④系統技術的標準性。采用國際通行的技術標準是系統具備開放性和可擴充性的前提，系統應該使用標準的數據庫技術和元數據格式，這樣，不論系統功能如何改變，不會對數據產生不利的影響，而且有利于數據的不斷更新和積累。現行國際上通行的Orade、DBZ、sy-hase等都屬于標準數據庫，它們之間都具備互換的可能。都柏林核心集(DC)所規定的元數據格式目前已成為北美、歐洲和亞洲20多個國家普遍認可的數據標準，也是用于標識電子資源的一種簡要目錄模式。
⑤系統技術的安全性。任何信息系統都必須具備一定的安全性能，數字檔案館尤其重要，因此為了保證它的安全，必須考慮采用以下一些安全技術，如電子政務認證、調度系統認證、電子商務認證、密鑰技術、數字水印技術、電子簽名技術、身份識別與訪問權限控制、防寫技術、硬盤還原卡技術等。
(2)用戶服務技術
①用戶操作技術。是否支持最基本的用戶操作，是否做到以利用者的方便為第一原則，這是一個數字檔案館評價的重要指標。通常瀏覽器是數字檔案館的一個窗口，它把館藏的檔案信息資源以最真實的形式呈現給讀者。因此應該設計方便利用者利用瀏覽的瀏覽器，而且瀏覽器的功能要盡量全面。即要有閱覽、下載、打印、檢索等功能。②導航功能。它作為網絡信息資源節點的數字檔案館是必不可少的，主要指通過網站地圖、導航工具條、導游線路等各種技術對數字檔案館內外的各種資源進行整合顯示，引導利用者沿著正確線路查找到信息。③檢索性能。數字檔案館應該能夠為利用者提供多種檢索途經，包括簡單檢索、復雜檢索、自然語言檢索、圖像檢索、視頻檢索等，而且要考慮各種功能配置是否合理，是否能提供多個檢索人口或多個檢索通道。④界面設計。數字檔案館的訪問界面首先實現的是與利用者的交互功能，由于利用者對計算機知識的掌握程度參差不齊，數字檔案館的交互界面應該設計得簡單易操作，運行速度快。同一界面上應包含盡量多的檢索、導航功能和信息量。數字檔案館的訪問界面就如同傳統檔案館的閱讀環境，好的界面要簡潔、美觀，給人以美的享受。即界面的設計不但要友好，而且要富于美感。
3、服務指標
數字檔案館有著不同于傳統檔案館服務模式，對不斷增加新形式的數字檔案館服務的質量及其影響進行評價是一個艱難的任務。
(1)服務范圍
指的是數字檔案館服務的內容范圍，應該根據資源特征和利用者需求提供多種服務項目，主要包括信息瀏覽和檢索、利用者教育和培訓、使用幫助、利用者交流、多種方式的數字參考服務、聯系方式、留言區、意見反饋等。
(2)服務質量
①信息檢索效果。檔案信息檢索是數字檔案館最基本的服務項目，衡量信息檢索質量的具體指標是查全率、查準率、響應時間、檢索幫助(能否給予利用者檢索幫助)、檢索結果(是否可以由利用者調整顯示數量、顯示格式，是否提供多種排序方式等)。
②參考服務水平。參考服務是數字檔案館服務水平的最重要的體現，衡量參考服務的質量的具體指標包括反饋的及時性、問題的解答率、解答的滿意率、可靠程度、利用者的經濟負擔、是否提供及時參考、是否加入合作參考服務體系從而提高服務效益等。
③服務可獲取性。數字檔案館是否有穩定的URL，是否提供全天候服務，是否有迅速、可靠的鏈接和信息傳送，工作人員的業務水平是否能夠滿足利用者的利用要求。
三、研究數字檔案館評價體系的意義
1、有利于數字檔案館的研究建設
數字檔案館的建設還處于初級階段，對此還要做大量的研究工作，良好的評價體系有利于研究建設工作的進行。在數字檔案館的建沒過程中，需要理論工作者開展大量的基礎性研究工作，從模式構建、技術框架、基本定位等多角度、多方面進行深層次探討與思索，以指導數字檔案館建設實踐。數字檔案館評價體系的研究就是其中一個重要的方面，它是數字檔案館建設的基本目標，從某一角度決定著數字檔案館的建設走向，制約和影響著模式構建、技術采用等其他方面，與數字檔案館以什么樣的面貌呈現在世人面前具有直接的關系。因此，構建一個科學的評價體系，對于數字檔案館的發展完善具有重要意義。
2、促進數宇檔案館規范化和特色化建設
數字檔案館的建設應該逐漸趨于特色化，也就是說，一個好的數字檔案館必須有自己的特色館藏，形成特色以后就有目的地擴充館藏文獻資源，符合這一特色的資源也會相對集中于少數數字檔案館。這對于利用者來說將會更加方便，因為利用者使用文獻資源的種類是相對固定的。數字檔案館評價可以為規范數字檔案館建立特色檔案館提供依據。
總之，科學有效地開展數字檔案館的評價具有相當大的難度，但操作的困難不應該構成回避的理由，回避只會自我封閉，阻礙進步。應該積極實踐，不斷地探索，隨著數字檔案館建設的不斷推進，構建一個切實可行的數字檔案館評價指標體系已勢在必行。
另外，一個完善的指標體系還應該包括其權重分配和計分方法。本指標體系只是給出了評價要素和指標，沒有指出各指標的重要程度，實際評價過程中還需要根據不同類型、不同規模的數字檔案館的特征為各個評價要素確定不同的權重，設計一套合理的計分方法，得出量化的結果。
（牛角、樹人摘自《檔案學》2005年第4期）
