數字檔案館建設合作者的選擇
數字檔案館建設的技術含量非常高,特別是以應用計算機、網絡、信息安全等信息技術為主要特征,顯然,僅僅依靠檔案部門本身的技術力量是很難完成的,必然要選擇優秀的、了解自身情況的IT廠商作為合作者來共同對數字檔案館進行規劃和建設并安全運行。
選擇合適的合作者非常重要,這不僅影響到數字檔案館的規劃、建設的水平和質量,而且關系到建成后數字檔案館的安全運行和系統的售后服務、軟件版本升級等一系列問題。現在從事檔案管理軟件開發和系統集成的IT廠商很多,要選擇真正適合自己的廠商,不僅要關注廠商的名氣、規模、技術人員數量等,還要結合數字檔案館建設的特點,從以下幾個方面加以分析、綜合考慮。
1 對數字檔案館的關注程度
數字檔案館不僅對檔案部門來說是新生事物,對IT廠商來說更是一個全新的領域。新的客戶、新的需求、新的開發服務手段,都需要廠商投入大量的資源和精力,不斷地研究和總結經驗。所以數字檔案館建設在廠商業務中的比重,廠商上下對數字檔案館建設的重視程度,是選擇數字檔案館合作者優先需要考慮的。
2 對檔案管理的認識程度
數字檔案館建設成功的主要標志是能夠真正被使用,能夠對數字檔案進行有效的科學管理,即有很強的實用性,而不看數字檔案館應用的技術手段有多么先進。如果在數字檔案館的規劃和建設中能形成一個穩定而成熟的數字檔案管理體系,即使將來因技術、設備等原因不得不升級,但整個系統仍能迅速轉向新的技術體系,數字檔案管理體系的構建是數字檔案館能否成功實施的關鍵。而合作者對檔案管理特別是數字檔案管理的認知程度又是能否構筑完善的管理體系的基礎。數字檔案館的作用、職能,檔案館的運行方式、工作人員的行為模式等都有著一定的特點,管理體系應該緊密結合這些特點來建設。因此,一個廠商是否對檔案部門有研究,是否了解檔案管理模式,先期是否對數字檔案館的規劃和建設作了相應的研究和投入,是否有相關的建設經驗如檔案館目錄管理系統建設、數字圖書館建設等,這些是能否幫助建立數字檔案管理體系的關鍵。
3 技術力量
數字檔案館系統對技術的先進性、復雜性,運行的安全性、可靠性等要求很高,數字檔案館的合作者必須具備相應的技術手段,如關鍵算法和重要接口的開發,同時要有成熟的技術路線,保證數字檔案館系統實施的可靠性。
4 集成能力
數字檔案館所涉及的技術范圍非常廣泛,例如信息的管理,數據的接收、存儲和管理,多媒體技術,安全保障技術等。可以說,沒有哪一個廠商能夠精通所有相關技術,每一個廠商往往是在某一方面有自己的特點和專長。但如果數字檔案館項目分成許多不同方面交給不同的廠商來建設,最終會形成一個個獨立體系的應用信息孤島,無法構成完整的體系。作為數字檔案館建設的合作者,應該有較強的軟件集成能力,能夠利用信息整合技術將不同的應用集成在一起,形成有機的整體。
5 服務能力
合作者要有一定的前瞻性,不僅僅是技術實現手段上的前瞻性,更重要的是在分析研究現有檔案管理情況的基礎上,對數字檔案管理的機制和方法的變化有一定的預見性,能夠為檔案部門的改革提供咨詢和幫助。在這樣基礎上建設的數字檔案館系統才是不斷拓展的和有活力的。有一些數字檔案館的建設需要合作的廠商幫助檔案部門提出建設的總體思路和技術方案等。
作為軟件應用系統,后期服務的重要性將越來越突出。數字檔案館系統本身不是一個靜態的產品,要隨著數字檔案的不斷增加、社會對數字檔案利用需求的不斷增加而發展變化。所以數字檔案館對后期服務將是動態的和連續的。這就要求合作者有能力響應這種動態的連續