陳少松
知識(shí)檔案是指翔實(shí)地記載著企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成大量有知識(shí)和有保存價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)、成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)成果和科學(xué)理論。它既有感性知識(shí)，又有理性知識(shí)。知識(shí)檔案是一種知識(shí)（智力）產(chǎn)品，是通過(guò)知識(shí)生產(chǎn)轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這些知識(shí)是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累而薈萃起來(lái)的，所以，知識(shí)檔案成為歷史和知識(shí)的寶庫(kù)。
企業(yè)知識(shí)檔案是一種獨(dú)特的資源，因?yàn)橹R(shí)是無(wú)限的，所以它是寶貴的。如果得到分享和傳播，知識(shí)就能增加，財(cái)富才能創(chuàng)造。建立企業(yè)知識(shí)檔案有哪些主要好處？
第一，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。通過(guò)知識(shí)共享、運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，也是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供新的途徑。同時(shí)，將知識(shí)檔案轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)里，并利用計(jì)算機(jī)的聯(lián)網(wǎng)（企業(yè)局域網(wǎng)），便于員工獲得所需的知識(shí)資源。
第二，激勵(lì)員工參與。激勵(lì)員工參與知識(shí)共享，在設(shè)立或明確知識(shí)檔案歸口管理部門(mén)和建立知識(shí)檔案管理制度下，把員工所擁有的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、方法、訣竅、洞察力、靈感等，通過(guò)演講、交流、研討、總結(jié)、報(bào)告、備忘錄、簡(jiǎn)報(bào)和利用紙張、錄音帶等載體形式記錄并保存下來(lái)。真正發(fā)揮企業(yè)知識(shí)檔案的實(shí)際作用。
第三，推動(dòng)終身學(xué)習(xí)。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展逐漸從依靠資本積累轉(zhuǎn)向依賴(lài)于知識(shí)積累和更新。對(duì)學(xué)習(xí)的方式也提出了新的要求，即從學(xué)校學(xué)習(xí)將轉(zhuǎn)化為終身學(xué)習(xí)，以適應(yīng)知識(shí)的不斷更新。利用企業(yè)知識(shí)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和享用，經(jīng)常性地開(kāi)展培訓(xùn)教育活動(dòng)，不斷更新員工的知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
第四，防止知識(shí)流失。員工是企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無(wú)形資產(chǎn)和源泉，其知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。建立企業(yè)知識(shí)檔案就是要防止知識(shí)的流失，降低這種風(fēng)險(xiǎn)和成本。
第五，發(fā)揮服務(wù)導(dǎo)向。建立企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)服務(wù)知識(shí)或資料庫(kù)，在服務(wù)人員遇到任何問(wèn)題時(shí)，只要上網(wǎng)一查，所有的必要信息和相關(guān)作業(yè)流程、作業(yè)方法等都能了解和掌握，同時(shí)，員工也可以在網(wǎng)上隨時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)信息，并化為行動(dòng)。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶(hù)滿(mǎn)意度也會(huì)提升。
第六，利用外部知識(shí)。在發(fā)揮企業(yè)知識(shí)檔案作用的同時(shí)，開(kāi)發(fā)、利用和衡量企業(yè)外部的知識(shí)資源，借鑒他人的成果，利用他人的知識(shí)信息和資源。這就需要企業(yè)密切與供應(yīng)商、合伙人、聯(lián)盟、顧客和競(jìng)爭(zhēng)者或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及其他機(jī)構(gòu)（簡(jiǎn)稱(chēng)客戶(hù)）的關(guān)系，因此，在實(shí)際交往活動(dòng)中，有更多的學(xué)習(xí)和獲取知識(shí)的機(jī)會(huì)，通過(guò)挖掘客戶(hù)的知識(shí)庫(kù)，為我所用，更好地充實(shí)企業(yè)知識(shí)檔案和發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值作用。
第七，開(kāi)發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)是知識(shí)檔案中非常重要的檔案，知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為無(wú)形資產(chǎn)，它的實(shí)際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)在自身利用專(zhuān)利技術(shù)、注冊(cè)商標(biāo)、版權(quán)等的同時(shí)，通過(guò)履行一定的手續(xù)，轉(zhuǎn)讓和許可他人使用，或特許加盟經(jīng)營(yíng)，并獲得實(shí)在經(jīng)濟(jì)利益，產(chǎn)生有形的價(jià)值。。
第八，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)是知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)。通過(guò)從知識(shí)檔案和各種網(wǎng)絡(luò)上的資料庫(kù)或數(shù)據(jù)庫(kù)獲取所需的知識(shí)資源，這是更為迅速、省錢(qián)、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的獲取和積累對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。同時(shí)，不斷來(lái)提升企業(yè)文化的內(nèi)涵。
知識(shí)檔案是含金量很高的資源。在大多數(shù)企業(yè)中散存著豐富的知識(shí)檔案文件，但大都沒(méi)有加以分類(lèi)、整理、匯總，這樣既不便于開(kāi)發(fā)，又不利于共享和利用。而企業(yè)知識(shí)檔案管理的目的是為了提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，以利于進(jìn)一步共享和利用好具有保存價(jià)值的知識(shí)資源。企業(yè)知識(shí)檔案的管理首要工作是進(jìn)行知識(shí)分類(lèi)，企業(yè)知識(shí)檔案主要分類(lèi)有，按知識(shí)內(nèi)涵可分為：核心類(lèi)知識(shí)和一般類(lèi)知識(shí)；按檔案類(lèi)型可分為：文書(shū)類(lèi)知識(shí)、專(zhuān)門(mén)類(lèi)知識(shí)和特種類(lèi)知識(shí)；按知識(shí)形態(tài)可分為：顯性知識(shí)和隱性知識(shí)；按企業(yè)層次可分為：個(gè)人知識(shí)、團(tuán)隊(duì)知識(shí)、部門(mén)知識(shí)、組織知識(shí)、組織間知識(shí)；按知識(shí)生成可分為：購(gòu)置設(shè)備類(lèi)知識(shí)、知識(shí)生產(chǎn)類(lèi)知識(shí)、學(xué)習(xí)實(shí)踐類(lèi)知識(shí)和制度建設(shè)類(lèi)知識(shí)；按競(jìng)爭(zhēng)層次可分為：內(nèi)容類(lèi)知識(shí)、方法類(lèi)知識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)知識(shí)。
建立知識(shí)檔案，促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新。建立企業(yè)知識(shí)檔案其實(shí)并不是很困難、很復(fù)雜，它是在企業(yè)其它檔案管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)分類(lèi)和實(shí)體管理，其管理模式與企業(yè)文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案和特種檔案管理差不多。只要做到“收得齊、分得清、用得上”，才能在知識(shí)創(chuàng)新力、知識(shí)共享力、知識(shí)應(yīng)用力過(guò)程中發(fā)揮積極的作用。