James E．Forgety
主人邀請我談一談美國企業檔案館的發展情況以及企業文件管理的現狀。我想，最好的辦法是先介紹一下我們在管理企業文件方面的現狀以及我們是如何做的，然后再將它置于更加廣泛和準確的國際大框架內進行討論。全世界每個地方的檔案工作者都需要從煩雜浩瀚的文件中確定，鑒定和遴選有永久保存價值的檔案，僅工作量本身就足以說明這項工作的復雜性。
幾年前，我應邀參加了丹麥企業檔案館成立50周年的慶祝活動。丹麥企業檔案館是歐洲最大和最著名的企業檔案館。我給自己的發言起名為“漲潮和底線：企業的檔案和文件”，因為我認為，只有承認并認真地面對現實，我們才能看到企業檔案以及企業檔案研究的希望。“漲潮”指的是文件和文件格式的多樣性以壓倒之勢威脅著將要吞沒檔案工作者和他們的客戶，而他們將永遠不可能成功地應付這種局面。
我所指的“底線”是我們大家都面臨的現實——無論是否喜歡，無論是否承認。這個地方是那樣艱苦，冷酷和死板，我們的熱情和計劃受到有限資源的制約。利用有限的資源來解決紙質和電子格式多樣化給我們帶來的困惑對檔案工作者和他們的客戶而言是非常重要的。
明尼蘇達的經驗
為了便于大家討論，我先向大家介紹一下我的工作環境。明尼蘇達歷史協會和特拉華州的Hagley博物館和圖書館是美國館藏企業檔案最多的兩個機構。我們協會收藏的檔案有3M公司，西北航空公司，International Multifoods，Honeywell，American Crystal Sugar和Great Northern以及Soo Line鐵路的檔案。僅鐵路檔案就有10萬多立方英尺，記錄了美國第三鐵路的開拓和工業發展歷史。
企業歷史是協會工作的重點，但并不是全部。明尼蘇達歷史協會有400個雇員,業務網絡遍及全州20個歷史地點，有一個教育辦公室和一個博物館。協會于1992年搬到了位于圣保羅價值8000萬美金的新總部。許多同行都非常羨慕我們的業務范圍廣和資金支持充足，但我非常清楚真正的底線在哪里。與其他商業或文化機構一樣，我們必須面對資金不足和超出我們能力的服務要求等問題。而且我們也十分清楚，我們之所以能夠獲得資金支持與我們的工作業績有直接的關系。我們不能平庸，否則就要絞盡腦汁為工作和資金之間的矛盾發愁。
為了在漲潮和底線之間尋求平衡，我們與Hagley博物館和圖書館合作開展了“美國企業檔案”項目。該項目的目的是為了解決鑒定的各種問題和將企業檔案作為資源利用和開發等問題，因此項目重點放在了檔案的鑒定及其后果上面。“漲潮”對Hagley和我們協會而言都不是抽象的。擺在Hagley面前的是Seagram和雅芳公司的檔案，而擺在明尼蘇達歷史協會面前的是3M和西北航空公司的檔案，以及全球性公司的文件，我們必須明確哪些需要保存，哪些應該銷毀。這些決定不容易作出，但是事實上我們不可能什么都保存(可怕的想法)。我們不能假裝我們的決定誰都能接受；但不做決定則意味著我們的工作沒有意義而給讀者什么資料也留不下。
為了給這個艱難的工作提供指導和思想的源泉，該項目于去年請美國檔案工作者協會出版了一本書。書的名稱叫《美國企業檔案》，它收錄了14篇文章，濃縮了作者對一些問題的最新思考和實際建議。書中涉及的問題不僅僅是美國面臨的問題，它們其實是幾年前格拉斯格大學組織的研討會上已經被廣泛地討論。我相信從這些討論中我們可以找到自己的出路。
企業檔案和美國的經驗
在美國，企業和檔案館之間的關系不是很輕松。絕大多數美國的企業沒有檔案館。根據美國檔案工作者協會企業檔案處最近出版的名錄，美國有258家企業有檔案館，列入名錄的企業檔案工作者有83人。雖然最近幾年這個數字已經有了增長，而且經濟的迅速增長也使許多大公司建立了檔案部門，但在最近10年中，由于企業的兼并，裁員和業務外包，許多檔案館也關閉了。許多咨詢和檔案服務公司，如Winthrop集團，歷史工廠(History Factory)和歷史協會(History Associate)等在最近幾年不僅吸引了許多客戶也引來了不少批評，而只有Hagley博物館和圖書館以及明尼蘇達歷史協會的企業檔案館藏在繼續不斷增長，并且也受到了表揚和批評。
顯而易見，為企業管理檔案的服務公司之間的競爭也越來越激烈，其顯著特點是美國的企業檔案人員時常感到有被公司解雇的威脅。雖然從數字上看，這種威脅沒有想象的那么嚴重，但某些服務公司和檔案館的成功，如明尼蘇達歷史協會和Hagley,無疑加重了一些企業檔案人員的擔心。卡倫(KarenBenedict) 在她著名的充滿爭議的文章中提出了這個問題的解決辦法，即讓企業“建立一個企業檔案館以滿足當前的需求，并把舊檔案捐贈給某個檔案館作永久保存。”作者注意到，公司之外的人對企業檔案的利用需求非常廣泛，她補充說“或許我們應該開始考慮采取合作的方式來平衡企業界的利益和社會利用檔案進行研究之間的矛盾。”
事實上，福特汽車公司已經采取了這種做法。人們可以通過獨立的亨利·福特博物館檔案館來利用公司的歷史檔案，而公司的業務檔案仍保存在公司里面。雖然我們還不清楚這種做法最終是否能夠成功，但它很有創意，而且目前是可行的。
漲 潮
在二十世紀下半葉，文件的格式迅速變得多樣化，出現了紙張，膠片，錄像帶，照片和電子格式等。信息洪水和它們生成和儲存格式的多樣性也使我們每個人都受到了影響。而檔案人員是受影響最大的專業團體，盡管他們的確在認識和接受挑戰時非常遲緩。他們不愿意應付變化和挑戰的真正原因是因為對付一個移動目標非常困難，而且還需要不把檔案館當做技術和文獻漲潮時的看客——或有些人所說的受害者。但是，檔案工作者不應該冷眼旁觀，眼看被洪水吞沒，他們不應該成為受害者。
然而，有些批評家，如充滿爭議且能言善辯的大衛·貝爾曼(David Bearman)先生認為這種情況已經出現了。檔案工作者沒有能夠認識到自己所處的困境，則意味著他們有被淘汰的可能。美國某檔案教育項目的負責人里查德·考克斯先生認為檔案工作者只有不再留戀“過去那個只有紙，檔案柜和文件箱的美好時光”，才能應付目前和未來的現實。
今天，大多數檔案人員，至少是那些想生存并且繁榮下去的檔案人員，認識到了他們所面臨的巨大挑戰。但認識到挑戰和有效地應對挑戰是兩回事。當然，認識是關鍵，但只有有效的行動才能將認識轉變成戰略并最終有所成就。
在GLASGOW召開的國際企業歷史大會的幾次晚餐上，專家們透徹地探討了歷史學家和其他用戶在解決文獻格式多樣化問題方面的困難。當談到歷史研究和文獻管理問題時，鑒定這個敏感問題就被提了出來。人們還同時談到了明尼蘇達歷史協會在某公司鑒定檔案的“明尼蘇達方法”。
“明尼蘇達方法”在當晚的討論中幾乎沒有引起轟動，但其中一個歷史學家的反應也許說明了許多檔案人員在觀察自己不同客戶的反饋時的矛盾心理。這位美國的企業歷史學家對于檔案人員事實上參與了檔案的鑒定——即決定保留什么，銷毀什么——感到震驚和憤怒。
我必須承認，我同桌的檔案界同行當晚對歷史學家們的談話感到很好玩，但除此之外，對于爭論本身，大多數企業檔案人員都有一種悲喜交加的復雜感情。不管怎么說，鑒定工作向來是檔案工作的一部分，并且文獻不斷漲潮的趨勢也迫使我們采取更嚴格的鑒定標準，這也使得它變得更加重要。我們肯定不能靠撞大運來判斷未來的讀者可能需要某份文件。鑒定標準必須建立在可能的利用，利用的固定方式以及對保管這些資料所需資源的評價上。
底 線
漲潮在底線時所隱含的意義引起了檔案工作者極大的擔心。對于一種從來沒有靠生產力和商業價值來判斷其存在價值的行業，檔案工作者時常會感到不自在，有時甚至對于需要這么做(用生產力和商業價值來判斷其價值)感到不滿。然而，除了那些專注的鴕鳥般的檔案人員(自以為不正視危險就可避免危險的人)，所有人都很清楚我們越來越需要這么做。可口可樂公司檔案館館長菲利普·穆尼在談到企業檔案時指出，“只有當一個檔案項目能夠與當前的市場推廣項目在工作和資金方面密切配合時，它才能期待獲得適當地支持。”為了支持他的觀點，他說，“商品注冊……在可口可樂公司，每年靠從檔案中尋找意像而制成的產品可以產生超過700萬美元的利潤。”其他檔案館也存在這種潛力。
Intraprise的概念，即在單位內部從一個部門向另外一個部門推銷產品和服務，正在大行其道。我們可以將這個概念應用到檔案部門。“自由intraprise的理念準許普通雇員在單位內部開始一項“業務”或intraprise，只要他能夠找到客戶和資金。”加拿大皇家銀行已經采用了這種方法而且很成功。在我供職的非盈利機構，如明尼蘇達歷史協會，這個概念也運用得非常成功。我的部門利用任何機會向我們的部門辦公室，教育和展覽部以及高層管理提供產品和服務。我們把自己的館藏——大部分都是企業檔案——作為自己的資產，并利用它們給我們的工作帶來真正的回報。
外包的幽靈也常常在許多檔案館，尤其是企業檔案館上空徘徊。外包——一個相對較新并且有些不雅的詞——指的是每個職能部門都應該向單位提供效益。與檔案人員相比，文件管理人員對外包的威脅應對得要迅速得多。在談到文件管理人員的求生技巧時，一位作者寫道：“文件管理已經被明確地界定為已經并且將繼續被密切監督的部門……”。她進一步指出，許多“企業目前正按照某些標準來評價讓公司以外的人來管理文件是否會更經濟。”
無論一個企業檔案館是否從屬于一個追求效益的聯合企業，將檔案服務與理解企業文化聯系起來都是非常重要的。這種理解可以部分解釋為要認識到許多組織，包括企業，已經轉變成了皮特·德魯克所說的“以信息為基礎的組織”。他預測未來的企業在某些方面將類似于大學或醫院——即以知識為基礎，并主要由專家們組成。他們根據從同事、顧客和總部得到的反饋意見來指導和規范自己的行為。檔案傳播知識和信息，正如我們的文件管理同行們所指出的，“的確，現在是我們這些自稱為在信息行業工作的人，決定我們是繼續呆在紙張環境中無所作為呢，還是應該真正參與信息的管理的時候了。”
為了更好地管理和傳播信息，檔案工作者必須既是信息的生成者，又是信息的管理者。這個角色對許多人來說都不容易。但是，如果企業檔案館以及他們所擁有的信息想在這個日益注重價值的社會取得實際的價值的話，我們就應該搞清楚，檔案管理的真正底線價值。“這并不意味著每個公司都將在檔案或保護公司歷史方面投資，但是當建立了這種聯系以后，我們向管理層推銷這種投資的機會就會大大地增加。當然，我們不能只靠語言和承諾來支持這種聯系：檔案管理本身必須支持這種聯系。如果一個企業檔案館是根據公司職員和其他讀者的需求并充滿想象和關注而建立起來的話，它是能夠做到這一點的。
在美國，不僅檔案館關心底線問題，而且這種擔心也不僅僅存在于企業檔案館。蘇格蘭企業檔案中心的麥克·莫斯和萊斯利·里士曼在《美國企業檔案文件》一書中寫道，“歐洲國家一直都有各階級合作的傳統”，但與美國同行相比，他們的檔案工作人員所感受到的財政壓力也不輕。中央和地方政府一直是檔案館經費的最大來源，但在有些時候，政府的財政緊縮也非常嚴重。這種情況也迫使許多檔案館通過利用自己的館藏來尋找生財之路。”我認為，這種財政壓力在未來只可能增加。
企業檔案館和他們的客戶
任何檔案館都必須有客戶才能成功。如果沒有人關心檔案人員保存了什么文件，或者沒人愿意去利用檔案的話，檔案人員就將失去工作，而檔案館也將無法生存。在檔案界，企業檔案工作者對尋找和服務不同客戶的重要性理解得最深刻。收集，保護和提供利用企業檔案的費用非常龐大。如果沒有看重這些檔案的客戶，這些費用將無從落實。在任何一個企業，保存和保管企業檔案的效益必須與它所帶來的真正和可能收益相平衡。提供資金通常是為了滿足需要，如果某項工作看似不重要的話，那么它就常常得不到支持。
尋找用戶并保證他們找到自己所需要的資料是檔案部門的一項主要工作。我們當初開始實施“美國企業文件”項目時，就認為我們需要超越這樣一個古老但不太正確的認識，即企業歷史——一個被狹窄化的概念——是讀者利用企業檔案的主要動機。哈佛商學院的里納德和斯文德羅夫在最近的一篇文章中清楚地承認，Hagley博物館和圖書館和明尼蘇達歷史協會很早就認識到：企業歷史，即使不是(讀者利用企業檔案的)次要動機，至少不再是主要動機。非傳統用戶才是主要客戶。里納德和斯文德羅夫說，“我們處在一個跨學科研究的時代。對岸的學者正在跨越傳統的界限……”他們還指出，在他們的用戶中，有些人“研究土耳其市場購物連拱廊的變遷，而那些研究簡·奧斯丁的學者則從檔案中尋找她的小說中暗指的人和事。”
在其他一些企業檔案館，從事戰略管理，企業通訊，管理心理學，行政和雇員賠償工作的人員已經成為企業文件的主要用戶。他們給檔案館帶來了信譽，也帶來了從企業和基金會獲得資金支持的機會。對檔案館而言，更有用的檔案利用——雖然在一些檔案人員和歷史學家的眼里還是個問題——是檔案，特別是企業檔案的商業利用。最近一個有爭議的例子是歷史頻道有線電視網制作的企業歷史系列電視片。的確，有些人對歷史頻道的理念，即歷史是最好的產品，持批評態度，而有些人則持歡迎態度。歷史頻道在美國本土有二千五百萬注冊用戶，它的宣傳效果是檔案工作者在幾年前夢寐以求的。推廣檔案的商業利用，也說明檔案館非常需要永不停歇的尋找資源。
在明尼蘇達歷史協會，我們的客戶中有當地和地區電視和廣播新聞和文獻片的制作人，如藝術和娛樂和歷史頻道有線網。他們制作的系列片如《人物志》和《美國的城堡》等。的確，對這些利用者的收費已經成為我們的一個重要收入來源——這是檔案工作者必須認識到并且去挖掘的。
在企業界工作的檔案人員向來都知道，他們工作的價值直接依賴于他們對公司的價值。向公司內部客戶提供服務的好壞對企業檔案館而言至關重要。通常，衡量服務好壞在很大程度上表現在檔案館或檔案館與其他部門合作舉辦的展覽，出版物和錄像制品中采用的照片，藝術品和文獻數量。
企業文獻管理的全球化
世界比以前更小了，而且注定要變得越來越小。我去丹麥旅行所花費的時間雖然較多，但卻與在美國國內旅行一樣方便。我看電視最多的時候是奧運會期間。在這種時候，我們可以清楚地看到商業和體育的全球化——其實體育本身就是商業。我常常驚嘆于體育贊助商，如豐田公司和可口可樂公司的全球推廣活動，兩家公司的業務都已經沒有了國際界限，同樣它們的檔案管理也是國際化的。我在管理3M，Honeywell和美國西北航空公司的檔案時，每天都面臨這種問題。3M公司的業務涉及83個國家，Honeywell涉及64個國家。美國西北航空公司在控股大陸航空公司之前就是美國在大平洋航線最大的公司。與大陸公司合并，并成功與KLM荷蘭皇家航空公司聯盟以后，美國西北航空公司已經成為了一個真正的國際化公司。
全球化業務給檔案館帶來的影響也表現在其他方面。這些企業越來越重視國際標準化組織制定的9000系列標準。目前與歐盟做生意時必須執行這些標準。同樣，加拿大，墨西哥和美國之間簽署的北美自由貿易協議也要求對產品做大范圍的文獻記錄。跨國業務的發展并不只是美國才有的現象。它是一個國際現象而且對全球企業檔案工作者都產生了影響。去年夏天在Glasgow的發言中我講到，當美國最大的食品公司被總部設在倫敦的一家聯合企業收購，當位于英國中部的一家電器公司被美國中西部的一家公司收購時，我們可以清楚地感受到國際化經濟對我們的影響。我想補充一點，實際上每個明尼蘇達人都非常熟悉Maersk——每天出現在大型卡車和火車車廂上的醒目標志。在這樣一個世界，檔案館所面臨的問題是全球化的，因此需要我們合作以制定統一的標準。
事情的關鍵：在真實的世界做出決定
最終，所有的爭論和擔心都歸結為一個簡單事實，即需要我們決定保存什么，銷毀什么。Charles Babbage計算機歷史研究所的布魯曼先生強烈反對在檔案工作中采用由來已久——但并不總是被承認的——碰運氣的方法。在談到電子數據對檔案的影響時，他說“如果我們把商務定義為交易和交流，那么交流技術正在發生的變革將很快通過事件證據讓機構檔案館的發展落空。在這種變革中計算機是主犯。通過計算機，信息處理不僅改變了文件的定義，而且似乎正在改變業務交流和企業內部交流的性質。”他直接了當地預測“在櫥柜，地下室和墓穴中發現事件證據的日子不多了”，同時，他還注意到“歷史學家和檔案工作者都想文件數量不多，不管是否是最適合的文件，則意味著檔案人員不用做太多困難的抉擇，而歷史學家也不用面對太多的相互矛盾的一手資料。”
也許美國企業管理領袖皮特·德魯克的話最能概括我們的上述討論以及它們對企業檔案人員和他們的用戶的重要性。德魯克先生不僅重視企業而且重視企業的歷史，這對我們的工作是極大的支持。他注意到我們處在一個不安定的時代，企業未來的結構也遠遠沒有確定，他明確地給企業檔案人員提出了一個我們無法忽視的建議。他寫道：“動蕩的時代是一個危險的時代，但最大的危險是拒絕承認現實。”德魯克先生認為，動蕩不一定是一個負面的因素，而是“對那些理解，接受和探索新事物的人而言是極好的機會。最重要的，它是一個產生領導者的機會，”德魯克指出，“每個企業制定(檔案)決定的人非常有必要面對現實，并拒絕一成不變的昨天的誘惑。”檔案工作者，尤其是企業檔案工作者，就是這些決定的制訂者，他們的決定將影響未來的企業文獻管理和利用。但是，只有參與游戲才能施加影響——不要當觀眾，也不要當變革的犧牲品。只有聽從德魯克先生的建議，接受現實并積極應對，檔案工組者才能成為游戲的參與者。商業——盡管有人歡喜有人憂——是我們這個世界的中心力量。成為這個力量的一部分，記錄它的歷史并為未來做準備，這種機會值得我們去試一試。
福特汽車公司的檔案館館長和全球信息管理員伊麗莎白·阿阿德金斯(Elizabeth Adkins)曾經說，在有些時候，保護美國企業文件的挑戰似乎是無法戰勝的。對于美國企業界而言，設立一個企業檔案館不是通常的做法，而是個別案例。而美國檔案專業相對而言也是一個較新的行業，主要出現在20世紀。雖然企業在國家的發展和建設中舉足輕重，但許多檔案館都缺少資金和人員，無法收集和處理數量龐大的美國企業檔案。
然而，美國企業檔案工作也有幾個成功的例子，而且充滿了活力。通過60多年的學習，歷史學家和檔案人員已經知道如何讓企業管理人員認識到保護企業檔案的重要性，而且取得了不小的成績。雖然迫于經濟的不穩定性和壓力，以及為了追求最大利益討好股東，許多企業被迫關閉了自己的檔案館，但同時，也有企業新設立了檔案館，或者將檔案捐獻給公共檔案館保存。從這里，我們可以看出美國企業檔案工作的未來。
美國凡世通輪胎和橡膠公司檔案館成立于1943年，是美國最早實施專業化管理的企業檔案館。1937至1938年，凡世通家族聘請了俄亥俄州檔案館館長奧佛曼(William D．Overman)先生整理公司的創始人哈維·凡世通和他的兒子的文件。這件事說明他們非常重視保護自己企業的歷史。
1942，凡世通公司的產品主要用于支持美國的戰爭。小哈維·凡世通認識到公司正在給美國作出重要貢獻，因此需要記錄并認真地把資料保護下來，以作為軍隊的功績。同時，他還正在準備于1950年慶祝公司成立50周年。
因此，1943年3月，公司聘請了奧佛曼來建立公司的檔案館。奧佛曼先生在1953年發表于《美國檔案工作者》雜志的文章中，介紹了凡世通先生希望通過建立檔案館給公司帶來一些實際的好處。
除了記錄公司的成長和發展歷程以外，小凡世通還希望檔案館整理一套準確記錄公司所經歷過的困難以及所采取的應對策略的資料。他認為，這套資料對他處理日常事務以及規劃公司的未來都非常有價值。
這種觀點有助于回應行政人員們的擔心，即檔案只是回顧過去，的確，它也支持了那個顛撲不破的觀念，即一個公司如果要成功就必須向前看。
也許部分是由于檔案人員不懈的游說，企業檔案工作在美國開始扎下根來。上世紀40年代至50年代，美國許多著名的大公司都相繼建立了檔案館。然而，到了60年代，這個相對緩慢但穩步前進的企業檔案工作出現了停滯，十年只建立了4個企業檔案館。
然而，爆發性成長的種子也是在60年代種下的。1964年，美國檔案工作者協會向402家公司散發了一份調查表，只有40個公司答復說他們正在設法保護自己的文件。5年之后，協會又向700家公司散發了調查表，這一次，有133家企業答復說他們已經積累了一些文件，并把這些文件稱作檔案。雖然在這些企業中，只有十分之一的企業有專職的檔案人員，但他們努力保護自己歷史資料的做法預示著一個美好的未來。
70年代，美國企業檔案工作得到了迅猛發展。每一年至少有一個大企業建立檔案工作。迪斯尼公司檔案館館長大衛·史密斯(David Smith)在發表于《美國檔案工作者》雜志1982年期的文章中分析了其中的原因：
懷舊的情緒使我們公司更加重視相對較古或“可收集的”東西。大量從歷史系畢業的學生無法在教育界找到工作，轉而游說企業老板，想在檔案方面謀求一職。美國兩百周年大慶活動也重新激發了人們對歷史的興趣。許多公司也面臨周年慶典，需要整理資料以便撰寫公司歷史。另外，公司吃官司的事情也越來越多，律師們也需要方便地查到資料。
雖然歷史系畢業生不可能像史密斯先生所說的那樣對美國企業檔案館的建立起到了深遠的影響，但200周年大慶的確激發了人們對歷史的濃厚興趣。許多公司開始認識到重視企業歷史將給公司帶來正面的公共關系形象。到了70年代，另外三個因素也促進了企業檔案工作的發展。
第一個因素是經濟的發展。雖然在70年代中期出現了通貨膨脹和短暫的衰退，在那個10年，經濟的確取得了實實在在的增長。由于經濟的增長，許多企業可以負擔得起那些在某些人眼里有用但并不絕對需要的事情。
第二，許多公司在企業文化方面也開始進行調整，從像“家庭”似的，職員終身制的企業開始向更加松散的方向轉變。當終身制職員退休后，公司集體的記憶開始瓦解，因而需要用系統的文件管理來替代以前的做法。
第三，也是最重要的一點，檔案人員和歷史學家為保護企業檔案提出了越來越充分的證據。一些企業檔案項目不斷取得成功，它們給企業管理帶來的好處也被整理出來并廣泛介紹。
我們可以從Eli Lilly公司檔案館館長海倫·戴維森(Helen Davidson)發表于1969年ARMA Quarterly的文章中找到這樣的例子。以前關于企業檔案的文章都強調檔案管理對撰寫企業歷史的重要性。戴維森的文章介紹了Lilly檔案對公司管理的作用，如保護Lilly商標，成功反擊政府對公司在醫藥行業實行價格壟斷地指控，以及給公司的出版物供稿等。
一年以后，戴維森的觀點得到了可口可樂公司檔案館館長庫爾茨(Wilbur George Kurtz,Jr.)的響應。在1970年4月期的ARMA Quarterly題為“公司業務檔案”的文章中，庫爾茨認為公司檔案對制定政策，向公司的深度報告提供信息以及向公司廣告和推廣活動提供背景資料等方面都起著至關重要的作用。他指出，檔案資料是市場推廣工具，它可以幫助公司挖掘歷史或開發產品。
庫爾茨和戴維森順應了企業界的需求，在公司檔案人員中代表了一種新思維。他們非常希望用檔案資料幫助公司滿足業務發展的需要；他們與那些只想用檔案撰寫論文的企業歷史學家完全不同。1969年，美國檔案工作者協會出版的《企業檔案館名錄》收錄了133個檔案館和13個專職檔案人員的地址，到了1980年，企業檔案館的數量增加到了200個，專職檔案人員60人。
在這個時期，許多公司將自己的文件交給了公共檔案館。早在第一個公司檔案館建立之前十年，許多大學和歷史協會已經在收集企業檔案。1916年，當Arthur CoLe獲得Slater公司文件的時候，哈佛大學就開始系統地收集企業檔案。一些大學也緊隨其后，盡管大多數大學在50年代才開始收集企業文件。
70年代企業檔案館取得的成功使檔案人員有了更多的通過保護和利用歷史資料為公司帶來實際好處，降低費用的例子。1981年歷史學家和顧問大為·史密斯和企業顧問斯特德曼(Laurence E．Steadman)共同發表了一篇文章支持對企業檔案進行保護。文章為企業檔案工作提供了有力的論據。
文章的題目是《企業歷史的現實價值》。文章引用了許多公司的例子來說明企業檔案對公司計劃，管理，發展，市場開發和法律事務方面的意義。值得一提的是，這篇文章不是發表在歷史或檔案刊物上，而是發表在《哈佛商業評論》(Harvard Bsiness Review)上。它使企業的管理人員直接看到了作者的觀點，而這些人的支持對開展新的檔案項目至關重要。
幾年前，福特公司的阿德金斯在加拿大檔案工作者協會的一次關于企業檔案鑒定的會議上作了一次發言。她談到了一些值得深刻研究的復雜問題——包括潛在利用價值是唯一最重要鑒定標準等。她還談到了她的觀點，即在一個聯合企業，在鑒定文件的時候應該更加重視它們的信息價值而不是證據價值。根據她在Kraft(卡夫)公司和福特公司的經驗，公司管理人員和雇員在利用檔案時主要是為了獲得一些信息，而不是查找關于過去如何開展業務的證據。
她還談到在卡夫公司擔任檔案館館長時遇到的問題——即如何處理關于公司出售晶牌方面的文件。雖然在商界財產出售是很常見的事情，但企業檔案人員對于如何處理這類檔案卻沒有統一的認識。這些檔案是應該保留在出售方手里呢，還是應該移交給購買方呢?雙方都有充分的論據。一方面，一個企業的檔案應該盡可能全面反應母公司的業務。而另一方面，購買方有權利了解它所購買的品牌的完整歷史。
在卡夫時，她傾向于將檔案交給購買方，但對這種做法她也很矛盾。從實際角度來看，當一個品牌被賣出去之后，卡夫公司就不再需要知道太多關于它的歷史。如果保留這些檔案，阿德金斯和她的同事們都感覺是在為購買方提供信息，而不是給自己的公司做事——這樣做就會分散他們完成本職工作的精力。而另一方面，每一次當他們將關于那個品牌的檔案移交給新東家時，都發現對方沒有建立檔案工作。這使她意識到自己辛辛苦苦整理，著錄和保護的資料將面臨不可知的未來，新公司沒有能力來照管它們。
國際市場越來越激烈的競爭使美國的工業發生了許多變革，這種趨勢也影響了歐洲和亞洲的工業。的確，二戰以后日本經濟的崛起在很大程度上促使了美國工業結構發生革命性的變化。美國的市場與其他任何國家的市場一樣，都對產品質量，品種和價格很敏感。美國的產品不僅在本土很暢銷，在其他國家也取得了同樣的成功。這個事實使美國公司迅速地向全球擴張。你只要去上海，廣州或雅加達看一看就知道了，為應對這種局面，阿德金斯督促美國的企業檔案人員在適應電子通訊，保護口述歷史和聲像資料方面要有創新精神。
檔案人員與跨國業務文件
檔案人員在解讀和記錄跨國業務文件時所面臨的挑戰比幾年前更加嚴峻。雖然這些挑戰并沒有什么特殊之處，但它們給檔案人員不僅帶來了挑戰也造成了影響。它們的程序與任何未經嘗試過的新軟件一樣讓人手足無措。稅法，市場限制以及對ISO9000系列標準的執行情況等。這些事情既復雜又增加了檔案人員的工作量。鑒于一個跨國企業可以在多種國家利益的國家里做生意。各國按照并利用地方法律而采取的補助措施也是為了維護對地方經濟的控制。例如1994年制定的挪威法律規定“企業文件屬于文化資源，因此屬于挪威國家檔案館的管轄范圍。”這個法律雖然超越了其他法律的范圍，但它與其他國家那些試圖保護國家利益的法律有相似之處。當我們用文獻記錄國際公司的歷史時，這些法律很容易被理解，但很難實施，并且使檔案人員的日子更不好過。
國際企業的國際性質和面臨的危機決定了它的檔案工作也具有同樣的問題。吞并的強烈要求在全球掀起了一股瘋狂的收購浪潮。美國電子通訊巨頭(MCI)已經被英國電訊(British Telecom)收購，以形成一個具有全球競爭力的公司并占有更大市場份額。美國電子和煤氣設施公司也拋開了以前的地域和邏輯概念，收購了英國的公司。國家航空公司正在建立國際聯盟，這樣做將擠垮許多小航空公司。
諸如此類的變化對檔案人員而言有很大的影響。在我的工作中，我可以列舉許多例子來說明全球化對檔案管理的影響。雖然明尼蘇達歷史協會在美國保存的公司檔案數量最多，但它同時還參與了許多公司建立和維護自己的檔案館的工作。幾年以前，我花了一年的時間幫助Pillsbury公司整理檔案。Pillsbury公司總部設在明尼蘇達，是該州和美國主要的經營食品加工的公司。在我們的幫助下，該公司建立了自己的檔案館，聘用了一位專業的檔案人員，并完整地記錄了公司的歷史。對此我非常高興，它同我幾年前幫助General Mills，Inc．(另外一家設在明尼蘇達州的國際食品公司)建立檔案館的工作一樣成功。
80年代中期，國際上出現了購并狂潮，一個入侵者也踏入了Pillsbury公司的門檻。Grand Metropolitan公司(一家英國的食品和酒類巨頭)在1987年向Pillsbury開出了驚人的價錢，最終不顧當地人民的反對收購了該公司。就在收購以后的最初幾周之內，Grand Met解雇了554名Pillsbury的員工，包括那名檔案人員，并關閉了檔案館。去年下半年，General Mills又從Grand Met手里收購了Pillsbury，并接收了它的檔案。
在我的工作中，美國西北航空公司和荷蘭皇家航空公司(KLM)的市場聯盟是令我高興的事情。明尼蘇達歷史協會保存著美國西北航空公司及其前身的所有檔案，我們非常愿意繼續記錄這個已經成為美國第四的航空公司的歷史。
以上例子說明，管理跨國公司的檔案這項工作所面臨的挑戰是具體而真實的。雖然每個具體情況都有具體的問題，但它們對檔案工作的影響是顯而易見的。提前作計劃，照顧公司的需求并出色的作出反應是干好工作所必須的。
不斷的變革使我們在美國公司的工作比20年前更困難，因此我們必須理解這種變革才能作出出色的反應。這些變革同時也在影響著歐洲和亞洲的跨國公司。檔案人員在適應工作和調整產品時應該認識到這些變革并用文獻記錄這些變革。
管理工作在公司職能中地位的上升，以及它對產品開發，營銷和其他決策活動的影響，對公司的持續發展產生了深遠的影響。艾爾弗雷德·錢德勒(Alfred Chandler)對此描述得最準確；雖然進一步分析“事實上，每個人都必須認識到，雖然錢德勒所講的情況并不是美國獨有的，但我們必須承認大公司所具有的前所未有的影響力推動歷史前進的力量。”對檔案人員而言，用文獻記錄發生在管理，結構和信息的產生渠道等方面的變化，就是對公司最好的理解和服務。
另外，我們還應該理解公司的工作環境相比十幾，二十幾年前也發生了巨大的變化。工作的穩定性在國際競爭的壓力和追求回報的做法面前大打折扣，公司和雇員的關系也發生了變化。“最直接的結果是出現了高度活躍的人才市場。這個市場不再強調對雇主的忠誠，而是更加強調有效交流，團體精神，解決問題的能力，談判能力和解決沖突的能力等。”雖然檔案人員比其他雇員更不喜歡這種環境，但他們可以了解公司發生變化的程度，并讓自己的工作和產品滿足公司的需求，從而從中受益。有些產品可以直接與傳統的檔案工作聯系起來，讓公司認識到一定的雇員忠誠度是需要的，并且可以利用公司的歷史讓雇員產生一種歸屬感。“為了在這種環境中更加具有競爭力，公司需要吸引高質量的工人，制定一套可以讓他們充分發揮才干的工作制度，并鼓勵雇員盡量留在公司以享受公司的培訓計劃”，并把它作為自己工作經歷的一部分。檔案人員肯定能在這個世界找到自己的位子。
“機會與適應”成為檔案人員的座右銘
檔案館從來都不是創新的前沿之地，而且檔案人員也從來沒有被推崇為適應環境的模范。直至今天，我們還經常痛苦地聽到檔案同行們責怪時間和環境的變化給檔案工作帶來的破壞。檔案人員一直不得不與變革抗爭。但在過去的20年中，這一次的變革來勢太迅猛。電子交流和信息的出現改變了檔案人員與客戶的關系，也改變了他們與自己的主要產品的關系，因為信息技術將許多“wares”帶入了他們共同的詞典，如軟件，硬件和組件等。這些變化對所有檔案人員都產生了影響，但對企業檔案人員的影響最大，最直接。
現在很時髦把挑戰稱作“機遇”，并且把適應無窮無盡的變化視為令人興奮的事情。因為在當今這個信息生成和傳送的世界，它們提供的機會和要求的調整給檔案人員提供了前所未有的機會來控制他們最重要的產品——信息。當檔案人員認識到了他們應該提供什么并且為誰服務，檔案人員就抓住了機遇。
電子交流的方式之一——電子郵件——可以作為一個例證。電子郵件已經變得無處不在——它已經成為人們在公務內外交流的主要途徑。人們喜歡它，是因為它很方便，可以節約以前等電話，打印，發傳真，閱讀和等答復的時間。電子郵件很容易被存儲和銷毀，這也給檔案人員帶來了挑戰。電話和傳真機都沒有被淘汰，隨著電子文件的到來，它們又都有了新的角色。電子郵件很容易被生成和銷毀的特點是檔案人員遇到的最新的技術挑戰。電話不留記錄，傳真機生成的記錄在質量上通常比原件要差，但電子郵件帶來的挑戰卻是完全不同的。電子郵件還加重了檔案人員在保護企業文獻時面臨的其他挑戰——從法律角度講害怕被識破的擔心。公司，工會和政府在看待公司的文件時都抱有懷疑的態度——而電子郵件又增加了人們的驚惶。“每天，上億的電子郵件信息在公司的網絡上運行，其中的許多信息都非常重要。”電子郵件信息一半像電話，一半像信件，使人們很難界定，而且給公司和檔案人員都帶來了許多管理上的困難。“讀者對于它具體代表什么缺乏統一的認識，這是電子郵件的問題之一。電子郵件信息事實上是一份相當于書信或辦公室之間的書面備忘的郵件?或者我們應該把它們看作是隨手寫下的話?”這些問題在某種程度上反映了電子信息的總的狀況。它的數量是驚人的，媒介的壽命是短暫的，而同時它并不象人們想象的那樣容易被銷毀。“雖然有些人把電子郵件看作是用馬上消失的墨水書寫的信息，但電子信息所留下的蹤跡是可以重新回來糾纏你的輕率行為的。”
害怕被發現銷毀信息的恐懼一直都在糾纏著檔案人員和他們的客戶。雖然人們常說保存檔案的目的是讓人們了解信息中的事實，但實際上所有檔案館——無論是屬于公司，工會，聯邦和地方政府，還是宗教和教育機構，如果它撥動了那顆還未爆炸但有可能致命的信息的時間炸彈的話，那么這個檔案館將無法生存下去。現實支配著檔案人員對信息(無論是哪種形式的信息)的控制和管理的理解，也決定了他們對信息分類的規則的理解。
雖然煩惱和希望伴隨著問題，計算機時代給檔案人員帶來了文獻管理的新機遇和探索的新工具。它使我們可以將公司的信息捕獲在不同的格式上，使讀者更容易檢索和利用，它還使我們能夠更廣泛地推銷檔案產品。公司的網絡使檔案人員在與公司的經營保持聯系的同時，捕獲并將信息組織起來以備將來使用。萬維網技術也給我們提供了將公司信息向公司內部和外部發布的機會，也使檔案館提供信息的作用得到應有的尊重和宣傳。
國際時代的國際思維
大多數動物都喜歡熟悉的東西，不信任不熟悉和不同的東西；人類在這個方面與動物沒有什么區別。檔案人員一直被歸類為不愿意接受——更不愿意迎合——變化及其帶來的機會的人。其中的部分原因是因為檔案人員的工作經費有限，如果一個人好不容易積累的資金只能夠用于經常性事務時，很難讓他去應付變化。但是在我們今天所生存和工作的世界里，沒有什么東西是不變的，只有變化是永恒的。
除了要面對堆積如山的紙質文件以外，檔案人員還需要應付電子信息。這個現實迫使許多檔案人員在電子文件方面倉惶撤退。當然，也有其他人——而且越來越多——正在研究電子文件帶來的老問題，如鑒定和利用。全球一體化在企業界也引起了類似的反應。
隨著全球一體化的規模越來越大，檔案人員在面對為公司管理文件和服務的任務時似乎在有些時候也選擇了后退而不是前進。許多人還盡可能地躲避國際挑戰。負責管理跨國公司文件的檔案人員應該擺脫自己既有經驗的束縛，主動與其他國家的同行們進行交流和探討。在當今這個時代，即使地區級的公司都與國外有業務聯系，生活于這個時代的檔案人員不能忽視其中的含義。
想要擺脫——或至少減緩——國際交流和探討的趨勢并不是件容易的事。有些公司甚至心照不宣地鼓勵這種目光短淺的做法。“由跨國公司組成的全球經濟必須屈服于由國家組成的世界。在這個由國家組成的全球系統中，由不同民族構成的網絡在應對共同策略時將充滿潛在的矛盾。”但是，在不遠處，你將會看到短視思維造成的嚴重不良后果。
在這樣一個世界，檔案工作者之間必須開展合作。在國際公司工作的檔案人員所面臨的問題要求他們必須跨部門跨地域開展合作。如果這算是個挑戰的話，它也同時給檔案館和從事檔案工作的人提供了很好的機會。
國際時代的檔案館和企業
世界非常小，而且注定會變得越來越小。企業將仍然是這種變化的主要動力，而且將決定它的規模。公司管理人員的作為和反應將影響全球和當地的經濟發展。檔案人員能否使他們的工作和產品適應新世界的現實和需要決定了他們能否生存。歷史不只是過去的編年史；檔案館也不能只是沾滿灰塵的庫房，儲存很少使用的信息。我們必須把歷史推向市場，不能只把歷史作為周年慶典中懷舊的東西，檔案館必須是提供對日常的管理和業務工作有用的信息的地方。檔案人員必須積極參與企業的工作并努力去了解并服務于它的需求。他們不能讓自己被隔離在企業主流之外，應該把自己塑造成企業業務的全部參與者。每當企業為了適應競爭而進行變革時，檔案人員總是試圖將頭埋在地溝里不被人看見，希望變革不要觸及自己。而這一招往往不奏效。不被觸及也就是不參與，而把自己視為局外人也面臨被公司視為無用之人的危險。
我們不可能靠一次行動來解決全球化時代檔案工作如何為企業服務的問題。跨國企業的需要與純粹地方和國家企業的需求既相同又不同。在為兩種企業服務時，檔案人員都面臨挑戰和機遇，但跨國企業的檔案管理工作給檔案人員提供了極大的機遇。未來是屬于我們的，如果它的每個方向還不完全清楚的話，它對檔案的影響卻是清楚的。
下面我把話題轉到與我的工作關系比較密切的方面，即口述歷史。20多年前，我們很少看見檔案人員參與倡導口述歷史，而今天，它已經成為了檔案工作的一部分。其中的原因我們不難發現。
企業文件(現在越來越多的是電子形式)中包含的信息比我們想象的要少得多。在今天這個生活頻率非常快的年代，這種情況更加突出。面對這個現實，為了增加企業檔案對企業本身和其他組織的價值，口述歷史在許多方面提供了解決問題的方法。
當企業檔案與企業聯系起來的時候，它的真正的最基本的價值就被凸現出來。當然，我們不能光靠口頭的保證來支持這種聯系，我們應該用文獻來支持這種聯系。如果一個企業檔案館把企業上下的真正需求掛在心上的話，它是能做到這一點的。
現實中我們有很多實例。Lance Easley和Leif Soderberg曾經注意到了本田公司創造性地利用公司記憶的做法。他們發現，“那些沒有建立有效機制來‘記住’過去成功和失敗案例的公司肯定會重蹈覆轍，其結果就是增加了公司的成本。他們的工作不僅對公司的管理很重要而且對那些為公司的管理服務的檔案工作者也很重要。他們注意到“在一家汽車配件供應商里，40％以上的新產品設計問題都在以前被解決過。由于工程師沒有去了解公司里其他人以前的設計作品，因此他們浪費了30％的時間解決已經被解決的問題。”他們還發現其他一些大公司也有類似的“設計健忘癥”。當然，為了幫助工程師使用這些資料，我們應該把信息組織起來，使它們容易被找到，而且在需要的時候就能提供利用。這里應該是檔案人員的切入點。
除此之外，今天的檔案人員還應該反思傳統的鑒定方法是否能夠為讀者保存他們所需要的檔案。以前被認為是永久保存的那些檔案是否能夠應付不斷變化的機構和調整?它們是否能夠反映現在和將來都在變化的公司文化和決策過程?我認為，如果沒有使用口述史這個工具的話，這些檔案還不足以做到這一點。
不管你信不信，許多在傳統上被認為是永久的文件在鑒定和保管上變得越來越困難和昂貴，而且它們的讀者也越來越少。電子數據和信息系統的出現以及無紙辦公室的到來都沒有減少企業文件的數量。隨著信息的細節和范圍的增加，它們的鑒定，儲存和使用也開始變得更加復雜。無論檔案人員是否公司的職員，如果沒有來自公司內部的指導，他們都不可能掌握不斷變化的管理結構或技術網絡。檔案人員沒有直接參與公司產品的生產也沒有直接向客戶提供服務，因此，他們需要公司內部人員給他們提供信息和指導以使他們能夠為企業服務。
口述史在企業檔案館的工作中不僅是必不可少的工具也是一個催化劑，而且它有兩個方面的重要作用。它的第一個作用是它能夠時實地捕獲公司的信息，發現某些文件的特殊意義或缺失的部分。口述史等于是提供了一份探察公司活動的地圖。由于該地圖是由熟悉情況的內部人員繪制，因此它可以幫助我們根據實際情況來鑒定文件，而不是根據傳統意義上的假設的價值。
口述史的第二個作用表現在信息的生成方面。無論是哪一種格式的企業文件都不可能總是提供充分的信息，使我們了解公司的實際情況，尤其是關于某些動機和非正規活動的信息。諸如公司機構組織圖之類的文件能夠幫助我們了解公司的運轉和信息流程，但正如水遇到阻力就改變方向一樣，公司十有八九會沿著圖上未標注的方向運行。
這里的問題是用文獻記錄歷史本身。我們如何用文獻來記錄企業這類機構的組織呢?誰是這些被收集資料的目標客戶呢?我們收集文獻的目的是為了了解企業做了些什么，如何做，以及通過誰來做的嗎?如果是后者，那么我們應該動態地定義企業的文獻收集工作，參考傳統做法的同時要以現實為指導。我們不應該用傳統的觀點來確定文件的永久價值，而應該根據它們對讀者的實際用途來確定。
技術革新和企業對環境變化的迅速調整迫使我們作出這樣的決定，盡管許多人已經習慣于按傳統行事，習慣于安于現狀。“盡管人類慣于保持現狀，技術卻對情感依賴免疫。”
如果我們有必要從各個方面，包括從產品開發到對市場的適應來了解信息生成和使用之間的關系，決策過程與企業文化之間的關系，那么我們就必須改變對企業文件永久價值的鑒定方式。維護企業檔案館的費用應該平攤在一個更加廣泛的讀者群上，因此鑒定時必須考慮這些新客戶的需求，這也就意味著我們必須與他們接觸，了解他們的工作和需求。
如果我們用新客戶來增加檔案的利用率，那么我們就必須根據他們的需求來鑒定企業的文件。在這個方面，口述史可以幫助我們了解企業的運轉，以及信息是如何生成，捕獲和使用的，決策是如何制定的。與此同時，口述史也將給我們提供以前無從獲得的文獻線索。
口述史的另外一個好處就是它所生成的信息能夠很快地以電子形式向讀者提供利用。比如，訪問時作的記錄可以以紙張的形式或電子形式提供利用，如果與圖像結合起來話將會更加吸引人。
在美國，許多企業檔案人員已經慢慢接受了口述史這個工具。phillips Petroleum,Ford Motor Company和INA等公司都在利用口述史來記錄其國內和國外企業的歷史。我所供職的單位利用口述史記錄很多事情，如農事和醫藥工業的發展等。如果用文獻記錄歷史是檔案館的目標，那么口述史在今天就是必不可少的工具。
在前面的發言中，我不僅多次提到檔案館，檔案人員，也提到了他們的客戶。如果想在這些概念中給各位留下一個最深刻的，那應該是：檔案館必須考慮他們將要服務的客戶。為了贏得別人對你工作的支持，檔案人員必須了解檔案館用戶的需求，而且要對這些需求很敏感。在人們的印象中，檔案館總是在被動地接收舊文件，而不是積極地參與他們所服務的公司和機關的工作。如果檔案人員想要贏得別人對你工作的支持，獲得工作所需要的資金的話，這種狀況一定要改變。因此，檔案人員不能再把自己看成儲藏舊文件的文書，而應該做點什么來促進對自己館藏檔案的利用。
在任何環境，尤其是企業工作的檔案人員必須了解企業正在開展的工作，項目和發展方向。這樣就可以使我們看出它們可能產生的需求，并利用自己掌握的館藏來服務于這種需求。同時，我們還可以了解什么樣的文件將會被生成，并盡快的參與這些文件的鑒定和處置。
檔案人員必須先發制人——尋找機會來提供服務，并持續地參與企業的工作。美國最成功的企業檔案館，如可口可樂公司，福特汽車公司和卡夫食品公司的檔案人員都直接參與了自己公司的工作。同樣，由于明尼蘇達歷史協會的檔案人員也直接參與了一些公司的活動，協會和這些公司的關系也變得更加密切。在3M公司去年的百年慶典活動，西北航空公司50年泛太平洋空中服務慶典以及其他一些公司的市場推廣活動中，檔案人員都直接參與了公司的主流活動，并提升了檔案館的價值，這對它們獲得支持非常重要。
其他地方也有類似的例子。蘇格蘭皇家銀行的檔案人員參與了為小學生編寫教材的工作，加拿大皇家銀行的檔案人員協助公司做會議和其他活動計劃。就長久而言，檔案館應該成為自己母公司日常工作不可或缺的部門。檔案人員只有抓住每個機會，積極參與公司的工作，才能實現這個目標。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯：王紅敏）
主人邀請我談一談美國企業檔案館的發展情況以及企業文件管理的現狀。我想，最好的辦法是先介紹一下我們在管理企業文件方面的現狀以及我們是如何做的，然后再將它置于更加廣泛和準確的國際大框架內進行討論。全世界每個地方的檔案工作者都需要從煩雜浩瀚的文件中確定，鑒定和遴選有永久保存價值的檔案，僅工作量本身就足以說明這項工作的復雜性。
幾年前，我應邀參加了丹麥企業檔案館成立50周年的慶祝活動。丹麥企業檔案館是歐洲最大和最著名的企業檔案館。我給自己的發言起名為“漲潮和底線：企業的檔案和文件”，因為我認為，只有承認并認真地面對現實，我們才能看到企業檔案以及企業檔案研究的希望。“漲潮”指的是文件和文件格式的多樣性以壓倒之勢威脅著將要吞沒檔案工作者和他們的客戶，而他們將永遠不可能成功地應付這種局面。
我所指的“底線”是我們大家都面臨的現實——無論是否喜歡，無論是否承認。這個地方是那樣艱苦，冷酷和死板，我們的熱情和計劃受到有限資源的制約。利用有限的資源來解決紙質和電子格式多樣化給我們帶來的困惑對檔案工作者和他們的客戶而言是非常重要的。
明尼蘇達的經驗
為了便于大家討論，我先向大家介紹一下我的工作環境。明尼蘇達歷史協會和特拉華州的Hagley博物館和圖書館是美國館藏企業檔案最多的兩個機構。我們協會收藏的檔案有3M公司，西北航空公司，International Multifoods，Honeywell，American Crystal Sugar和Great Northern以及Soo Line鐵路的檔案。僅鐵路檔案就有10萬多立方英尺，記錄了美國第三鐵路的開拓和工業發展歷史。
企業歷史是協會工作的重點，但并不是全部。明尼蘇達歷史協會有400個雇員,業務網絡遍及全州20個歷史地點，有一個教育辦公室和一個博物館。協會于1992年搬到了位于圣保羅價值8000萬美金的新總部。許多同行都非常羨慕我們的業務范圍廣和資金支持充足，但我非常清楚真正的底線在哪里。與其他商業或文化機構一樣，我們必須面對資金不足和超出我們能力的服務要求等問題。而且我們也十分清楚，我們之所以能夠獲得資金支持與我們的工作業績有直接的關系。我們不能平庸，否則就要絞盡腦汁為工作和資金之間的矛盾發愁。
為了在漲潮和底線之間尋求平衡，我們與Hagley博物館和圖書館合作開展了“美國企業檔案”項目。該項目的目的是為了解決鑒定的各種問題和將企業檔案作為資源利用和開發等問題，因此項目重點放在了檔案的鑒定及其后果上面。“漲潮”對Hagley和我們協會而言都不是抽象的。擺在Hagley面前的是Seagram和雅芳公司的檔案，而擺在明尼蘇達歷史協會面前的是3M和西北航空公司的檔案，以及全球性公司的文件，我們必須明確哪些需要保存，哪些應該銷毀。這些決定不容易作出，但是事實上我們不可能什么都保存(可怕的想法)。我們不能假裝我們的決定誰都能接受；但不做決定則意味著我們的工作沒有意義而給讀者什么資料也留不下。
為了給這個艱難的工作提供指導和思想的源泉，該項目于去年請美國檔案工作者協會出版了一本書。書的名稱叫《美國企業檔案》，它收錄了14篇文章，濃縮了作者對一些問題的最新思考和實際建議。書中涉及的問題不僅僅是美國面臨的問題，它們其實是幾年前格拉斯格大學組織的研討會上已經被廣泛地討論。我相信從這些討論中我們可以找到自己的出路。
企業檔案和美國的經驗
在美國，企業和檔案館之間的關系不是很輕松。絕大多數美國的企業沒有檔案館。根據美國檔案工作者協會企業檔案處最近出版的名錄，美國有258家企業有檔案館，列入名錄的企業檔案工作者有83人。雖然最近幾年這個數字已經有了增長，而且經濟的迅速增長也使許多大公司建立了檔案部門，但在最近10年中，由于企業的兼并，裁員和業務外包，許多檔案館也關閉了。許多咨詢和檔案服務公司，如Winthrop集團，歷史工廠(History Factory)和歷史協會(History Associate)等在最近幾年不僅吸引了許多客戶也引來了不少批評，而只有Hagley博物館和圖書館以及明尼蘇達歷史協會的企業檔案館藏在繼續不斷增長，并且也受到了表揚和批評。
顯而易見，為企業管理檔案的服務公司之間的競爭也越來越激烈，其顯著特點是美國的企業檔案人員時常感到有被公司解雇的威脅。雖然從數字上看，這種威脅沒有想象的那么嚴重，但某些服務公司和檔案館的成功，如明尼蘇達歷史協會和Hagley,無疑加重了一些企業檔案人員的擔心。卡倫(KarenBenedict) 在她著名的充滿爭議的文章中提出了這個問題的解決辦法，即讓企業“建立一個企業檔案館以滿足當前的需求，并把舊檔案捐贈給某個檔案館作永久保存。”作者注意到，公司之外的人對企業檔案的利用需求非常廣泛，她補充說“或許我們應該開始考慮采取合作的方式來平衡企業界的利益和社會利用檔案進行研究之間的矛盾。”
事實上，福特汽車公司已經采取了這種做法。人們可以通過獨立的亨利·福特博物館檔案館來利用公司的歷史檔案，而公司的業務檔案仍保存在公司里面。雖然我們還不清楚這種做法最終是否能夠成功，但它很有創意，而且目前是可行的。
漲 潮
在二十世紀下半葉，文件的格式迅速變得多樣化，出現了紙張，膠片，錄像帶，照片和電子格式等。信息洪水和它們生成和儲存格式的多樣性也使我們每個人都受到了影響。而檔案人員是受影響最大的專業團體，盡管他們的確在認識和接受挑戰時非常遲緩。他們不愿意應付變化和挑戰的真正原因是因為對付一個移動目標非常困難，而且還需要不把檔案館當做技術和文獻漲潮時的看客——或有些人所說的受害者。但是，檔案工作者不應該冷眼旁觀，眼看被洪水吞沒，他們不應該成為受害者。
然而，有些批評家，如充滿爭議且能言善辯的大衛·貝爾曼(David Bearman)先生認為這種情況已經出現了。檔案工作者沒有能夠認識到自己所處的困境，則意味著他們有被淘汰的可能。美國某檔案教育項目的負責人里查德·考克斯先生認為檔案工作者只有不再留戀“過去那個只有紙，檔案柜和文件箱的美好時光”，才能應付目前和未來的現實。
今天，大多數檔案人員，至少是那些想生存并且繁榮下去的檔案人員，認識到了他們所面臨的巨大挑戰。但認識到挑戰和有效地應對挑戰是兩回事。當然，認識是關鍵，但只有有效的行動才能將認識轉變成戰略并最終有所成就。
在GLASGOW召開的國際企業歷史大會的幾次晚餐上，專家們透徹地探討了歷史學家和其他用戶在解決文獻格式多樣化問題方面的困難。當談到歷史研究和文獻管理問題時，鑒定這個敏感問題就被提了出來。人們還同時談到了明尼蘇達歷史協會在某公司鑒定檔案的“明尼蘇達方法”。
“明尼蘇達方法”在當晚的討論中幾乎沒有引起轟動，但其中一個歷史學家的反應也許說明了許多檔案人員在觀察自己不同客戶的反饋時的矛盾心理。這位美國的企業歷史學家對于檔案人員事實上參與了檔案的鑒定——即決定保留什么，銷毀什么——感到震驚和憤怒。
我必須承認，我同桌的檔案界同行當晚對歷史學家們的談話感到很好玩，但除此之外，對于爭論本身，大多數企業檔案人員都有一種悲喜交加的復雜感情。不管怎么說，鑒定工作向來是檔案工作的一部分，并且文獻不斷漲潮的趨勢也迫使我們采取更嚴格的鑒定標準，這也使得它變得更加重要。我們肯定不能靠撞大運來判斷未來的讀者可能需要某份文件。鑒定標準必須建立在可能的利用，利用的固定方式以及對保管這些資料所需資源的評價上。
底 線
漲潮在底線時所隱含的意義引起了檔案工作者極大的擔心。對于一種從來沒有靠生產力和商業價值來判斷其存在價值的行業，檔案工作者時常會感到不自在，有時甚至對于需要這么做(用生產力和商業價值來判斷其價值)感到不滿。然而，除了那些專注的鴕鳥般的檔案人員(自以為不正視危險就可避免危險的人)，所有人都很清楚我們越來越需要這么做。可口可樂公司檔案館館長菲利普·穆尼在談到企業檔案時指出，“只有當一個檔案項目能夠與當前的市場推廣項目在工作和資金方面密切配合時，它才能期待獲得適當地支持。”為了支持他的觀點，他說，“商品注冊……在可口可樂公司，每年靠從檔案中尋找意像而制成的產品可以產生超過700萬美元的利潤。”其他檔案館也存在這種潛力。
Intraprise的概念，即在單位內部從一個部門向另外一個部門推銷產品和服務，正在大行其道。我們可以將這個概念應用到檔案部門。“自由intraprise的理念準許普通雇員在單位內部開始一項“業務”或intraprise，只要他能夠找到客戶和資金。”加拿大皇家銀行已經采用了這種方法而且很成功。在我供職的非盈利機構，如明尼蘇達歷史協會，這個概念也運用得非常成功。我的部門利用任何機會向我們的部門辦公室，教育和展覽部以及高層管理提供產品和服務。我們把自己的館藏——大部分都是企業檔案——作為自己的資產，并利用它們給我們的工作帶來真正的回報。
外包的幽靈也常常在許多檔案館，尤其是企業檔案館上空徘徊。外包——一個相對較新并且有些不雅的詞——指的是每個職能部門都應該向單位提供效益。與檔案人員相比，文件管理人員對外包的威脅應對得要迅速得多。在談到文件管理人員的求生技巧時，一位作者寫道：“文件管理已經被明確地界定為已經并且將繼續被密切監督的部門……”。她進一步指出，許多“企業目前正按照某些標準來評價讓公司以外的人來管理文件是否會更經濟。”
無論一個企業檔案館是否從屬于一個追求效益的聯合企業，將檔案服務與理解企業文化聯系起來都是非常重要的。這種理解可以部分解釋為要認識到許多組織，包括企業，已經轉變成了皮特·德魯克所說的“以信息為基礎的組織”。他預測未來的企業在某些方面將類似于大學或醫院——即以知識為基礎，并主要由專家們組成。他們根據從同事、顧客和總部得到的反饋意見來指導和規范自己的行為。檔案傳播知識和信息，正如我們的文件管理同行們所指出的，“的確，現在是我們這些自稱為在信息行業工作的人，決定我們是繼續呆在紙張環境中無所作為呢，還是應該真正參與信息的管理的時候了。”
為了更好地管理和傳播信息，檔案工作者必須既是信息的生成者，又是信息的管理者。這個角色對許多人來說都不容易。但是，如果企業檔案館以及他們所擁有的信息想在這個日益注重價值的社會取得實際的價值的話，我們就應該搞清楚，檔案管理的真正底線價值。“這并不意味著每個公司都將在檔案或保護公司歷史方面投資，但是當建立了這種聯系以后，我們向管理層推銷這種投資的機會就會大大地增加。當然，我們不能只靠語言和承諾來支持這種聯系：檔案管理本身必須支持這種聯系。如果一個企業檔案館是根據公司職員和其他讀者的需求并充滿想象和關注而建立起來的話，它是能夠做到這一點的。
在美國，不僅檔案館關心底線問題，而且這種擔心也不僅僅存在于企業檔案館。蘇格蘭企業檔案中心的麥克·莫斯和萊斯利·里士曼在《美國企業檔案文件》一書中寫道，“歐洲國家一直都有各階級合作的傳統”，但與美國同行相比，他們的檔案工作人員所感受到的財政壓力也不輕。中央和地方政府一直是檔案館經費的最大來源，但在有些時候，政府的財政緊縮也非常嚴重。這種情況也迫使許多檔案館通過利用自己的館藏來尋找生財之路。”我認為，這種財政壓力在未來只可能增加。
企業檔案館和他們的客戶
任何檔案館都必須有客戶才能成功。如果沒有人關心檔案人員保存了什么文件，或者沒人愿意去利用檔案的話，檔案人員就將失去工作，而檔案館也將無法生存。在檔案界，企業檔案工作者對尋找和服務不同客戶的重要性理解得最深刻。收集，保護和提供利用企業檔案的費用非常龐大。如果沒有看重這些檔案的客戶，這些費用將無從落實。在任何一個企業，保存和保管企業檔案的效益必須與它所帶來的真正和可能收益相平衡。提供資金通常是為了滿足需要，如果某項工作看似不重要的話，那么它就常常得不到支持。
尋找用戶并保證他們找到自己所需要的資料是檔案部門的一項主要工作。我們當初開始實施“美國企業文件”項目時，就認為我們需要超越這樣一個古老但不太正確的認識，即企業歷史——一個被狹窄化的概念——是讀者利用企業檔案的主要動機。哈佛商學院的里納德和斯文德羅夫在最近的一篇文章中清楚地承認，Hagley博物館和圖書館和明尼蘇達歷史協會很早就認識到：企業歷史，即使不是(讀者利用企業檔案的)次要動機，至少不再是主要動機。非傳統用戶才是主要客戶。里納德和斯文德羅夫說，“我們處在一個跨學科研究的時代。對岸的學者正在跨越傳統的界限……”他們還指出，在他們的用戶中，有些人“研究土耳其市場購物連拱廊的變遷，而那些研究簡·奧斯丁的學者則從檔案中尋找她的小說中暗指的人和事。”
在其他一些企業檔案館，從事戰略管理，企業通訊，管理心理學，行政和雇員賠償工作的人員已經成為企業文件的主要用戶。他們給檔案館帶來了信譽，也帶來了從企業和基金會獲得資金支持的機會。對檔案館而言，更有用的檔案利用——雖然在一些檔案人員和歷史學家的眼里還是個問題——是檔案，特別是企業檔案的商業利用。最近一個有爭議的例子是歷史頻道有線電視網制作的企業歷史系列電視片。的確，有些人對歷史頻道的理念，即歷史是最好的產品，持批評態度，而有些人則持歡迎態度。歷史頻道在美國本土有二千五百萬注冊用戶，它的宣傳效果是檔案工作者在幾年前夢寐以求的。推廣檔案的商業利用，也說明檔案館非常需要永不停歇的尋找資源。
在明尼蘇達歷史協會，我們的客戶中有當地和地區電視和廣播新聞和文獻片的制作人，如藝術和娛樂和歷史頻道有線網。他們制作的系列片如《人物志》和《美國的城堡》等。的確，對這些利用者的收費已經成為我們的一個重要收入來源——這是檔案工作者必須認識到并且去挖掘的。
在企業界工作的檔案人員向來都知道，他們工作的價值直接依賴于他們對公司的價值。向公司內部客戶提供服務的好壞對企業檔案館而言至關重要。通常，衡量服務好壞在很大程度上表現在檔案館或檔案館與其他部門合作舉辦的展覽，出版物和錄像制品中采用的照片，藝術品和文獻數量。
企業文獻管理的全球化
世界比以前更小了，而且注定要變得越來越小。我去丹麥旅行所花費的時間雖然較多，但卻與在美國國內旅行一樣方便。我看電視最多的時候是奧運會期間。在這種時候，我們可以清楚地看到商業和體育的全球化——其實體育本身就是商業。我常常驚嘆于體育贊助商，如豐田公司和可口可樂公司的全球推廣活動，兩家公司的業務都已經沒有了國際界限，同樣它們的檔案管理也是國際化的。我在管理3M，Honeywell和美國西北航空公司的檔案時，每天都面臨這種問題。3M公司的業務涉及83個國家，Honeywell涉及64個國家。美國西北航空公司在控股大陸航空公司之前就是美國在大平洋航線最大的公司。與大陸公司合并，并成功與KLM荷蘭皇家航空公司聯盟以后，美國西北航空公司已經成為了一個真正的國際化公司。
全球化業務給檔案館帶來的影響也表現在其他方面。這些企業越來越重視國際標準化組織制定的9000系列標準。目前與歐盟做生意時必須執行這些標準。同樣，加拿大，墨西哥和美國之間簽署的北美自由貿易協議也要求對產品做大范圍的文獻記錄。跨國業務的發展并不只是美國才有的現象。它是一個國際現象而且對全球企業檔案工作者都產生了影響。去年夏天在Glasgow的發言中我講到，當美國最大的食品公司被總部設在倫敦的一家聯合企業收購，當位于英國中部的一家電器公司被美國中西部的一家公司收購時，我們可以清楚地感受到國際化經濟對我們的影響。我想補充一點，實際上每個明尼蘇達人都非常熟悉Maersk——每天出現在大型卡車和火車車廂上的醒目標志。在這樣一個世界，檔案館所面臨的問題是全球化的，因此需要我們合作以制定統一的標準。
事情的關鍵：在真實的世界做出決定
最終，所有的爭論和擔心都歸結為一個簡單事實，即需要我們決定保存什么，銷毀什么。Charles Babbage計算機歷史研究所的布魯曼先生強烈反對在檔案工作中采用由來已久——但并不總是被承認的——碰運氣的方法。在談到電子數據對檔案的影響時，他說“如果我們把商務定義為交易和交流，那么交流技術正在發生的變革將很快通過事件證據讓機構檔案館的發展落空。在這種變革中計算機是主犯。通過計算機，信息處理不僅改變了文件的定義，而且似乎正在改變業務交流和企業內部交流的性質。”他直接了當地預測“在櫥柜，地下室和墓穴中發現事件證據的日子不多了”，同時，他還注意到“歷史學家和檔案工作者都想文件數量不多，不管是否是最適合的文件，則意味著檔案人員不用做太多困難的抉擇，而歷史學家也不用面對太多的相互矛盾的一手資料。”
也許美國企業管理領袖皮特·德魯克的話最能概括我們的上述討論以及它們對企業檔案人員和他們的用戶的重要性。德魯克先生不僅重視企業而且重視企業的歷史，這對我們的工作是極大的支持。他注意到我們處在一個不安定的時代，企業未來的結構也遠遠沒有確定，他明確地給企業檔案人員提出了一個我們無法忽視的建議。他寫道：“動蕩的時代是一個危險的時代，但最大的危險是拒絕承認現實。”德魯克先生認為，動蕩不一定是一個負面的因素，而是“對那些理解，接受和探索新事物的人而言是極好的機會。最重要的，它是一個產生領導者的機會，”德魯克指出，“每個企業制定(檔案)決定的人非常有必要面對現實，并拒絕一成不變的昨天的誘惑。”檔案工作者，尤其是企業檔案工作者，就是這些決定的制訂者，他們的決定將影響未來的企業文獻管理和利用。但是，只有參與游戲才能施加影響——不要當觀眾，也不要當變革的犧牲品。只有聽從德魯克先生的建議，接受現實并積極應對，檔案工組者才能成為游戲的參與者。商業——盡管有人歡喜有人憂——是我們這個世界的中心力量。成為這個力量的一部分，記錄它的歷史并為未來做準備，這種機會值得我們去試一試。
福特汽車公司的檔案館館長和全球信息管理員伊麗莎白·阿阿德金斯(Elizabeth Adkins)曾經說，在有些時候，保護美國企業文件的挑戰似乎是無法戰勝的。對于美國企業界而言，設立一個企業檔案館不是通常的做法，而是個別案例。而美國檔案專業相對而言也是一個較新的行業，主要出現在20世紀。雖然企業在國家的發展和建設中舉足輕重，但許多檔案館都缺少資金和人員，無法收集和處理數量龐大的美國企業檔案。
然而，美國企業檔案工作也有幾個成功的例子，而且充滿了活力。通過60多年的學習，歷史學家和檔案人員已經知道如何讓企業管理人員認識到保護企業檔案的重要性，而且取得了不小的成績。雖然迫于經濟的不穩定性和壓力，以及為了追求最大利益討好股東，許多企業被迫關閉了自己的檔案館，但同時，也有企業新設立了檔案館，或者將檔案捐獻給公共檔案館保存。從這里，我們可以看出美國企業檔案工作的未來。
美國凡世通輪胎和橡膠公司檔案館成立于1943年，是美國最早實施專業化管理的企業檔案館。1937至1938年，凡世通家族聘請了俄亥俄州檔案館館長奧佛曼(William D．Overman)先生整理公司的創始人哈維·凡世通和他的兒子的文件。這件事說明他們非常重視保護自己企業的歷史。
1942，凡世通公司的產品主要用于支持美國的戰爭。小哈維·凡世通認識到公司正在給美國作出重要貢獻，因此需要記錄并認真地把資料保護下來，以作為軍隊的功績。同時，他還正在準備于1950年慶祝公司成立50周年。
因此，1943年3月，公司聘請了奧佛曼來建立公司的檔案館。奧佛曼先生在1953年發表于《美國檔案工作者》雜志的文章中，介紹了凡世通先生希望通過建立檔案館給公司帶來一些實際的好處。
除了記錄公司的成長和發展歷程以外，小凡世通還希望檔案館整理一套準確記錄公司所經歷過的困難以及所采取的應對策略的資料。他認為，這套資料對他處理日常事務以及規劃公司的未來都非常有價值。
這種觀點有助于回應行政人員們的擔心，即檔案只是回顧過去，的確，它也支持了那個顛撲不破的觀念，即一個公司如果要成功就必須向前看。
也許部分是由于檔案人員不懈的游說，企業檔案工作在美國開始扎下根來。上世紀40年代至50年代，美國許多著名的大公司都相繼建立了檔案館。然而，到了60年代，這個相對緩慢但穩步前進的企業檔案工作出現了停滯，十年只建立了4個企業檔案館。
然而，爆發性成長的種子也是在60年代種下的。1964年，美國檔案工作者協會向402家公司散發了一份調查表，只有40個公司答復說他們正在設法保護自己的文件。5年之后，協會又向700家公司散發了調查表，這一次，有133家企業答復說他們已經積累了一些文件，并把這些文件稱作檔案。雖然在這些企業中，只有十分之一的企業有專職的檔案人員，但他們努力保護自己歷史資料的做法預示著一個美好的未來。
70年代，美國企業檔案工作得到了迅猛發展。每一年至少有一個大企業建立檔案工作。迪斯尼公司檔案館館長大衛·史密斯(David Smith)在發表于《美國檔案工作者》雜志1982年期的文章中分析了其中的原因：
懷舊的情緒使我們公司更加重視相對較古或“可收集的”東西。大量從歷史系畢業的學生無法在教育界找到工作，轉而游說企業老板，想在檔案方面謀求一職。美國兩百周年大慶活動也重新激發了人們對歷史的興趣。許多公司也面臨周年慶典，需要整理資料以便撰寫公司歷史。另外，公司吃官司的事情也越來越多，律師們也需要方便地查到資料。
雖然歷史系畢業生不可能像史密斯先生所說的那樣對美國企業檔案館的建立起到了深遠的影響，但200周年大慶的確激發了人們對歷史的濃厚興趣。許多公司開始認識到重視企業歷史將給公司帶來正面的公共關系形象。到了70年代，另外三個因素也促進了企業檔案工作的發展。
第一個因素是經濟的發展。雖然在70年代中期出現了通貨膨脹和短暫的衰退，在那個10年，經濟的確取得了實實在在的增長。由于經濟的增長，許多企業可以負擔得起那些在某些人眼里有用但并不絕對需要的事情。
第二，許多公司在企業文化方面也開始進行調整，從像“家庭”似的，職員終身制的企業開始向更加松散的方向轉變。當終身制職員退休后，公司集體的記憶開始瓦解，因而需要用系統的文件管理來替代以前的做法。
第三，也是最重要的一點，檔案人員和歷史學家為保護企業檔案提出了越來越充分的證據。一些企業檔案項目不斷取得成功，它們給企業管理帶來的好處也被整理出來并廣泛介紹。
我們可以從Eli Lilly公司檔案館館長海倫·戴維森(Helen Davidson)發表于1969年ARMA Quarterly的文章中找到這樣的例子。以前關于企業檔案的文章都強調檔案管理對撰寫企業歷史的重要性。戴維森的文章介紹了Lilly檔案對公司管理的作用，如保護Lilly商標，成功反擊政府對公司在醫藥行業實行價格壟斷地指控，以及給公司的出版物供稿等。
一年以后，戴維森的觀點得到了可口可樂公司檔案館館長庫爾茨(Wilbur George Kurtz,Jr.)的響應。在1970年4月期的ARMA Quarterly題為“公司業務檔案”的文章中，庫爾茨認為公司檔案對制定政策，向公司的深度報告提供信息以及向公司廣告和推廣活動提供背景資料等方面都起著至關重要的作用。他指出，檔案資料是市場推廣工具，它可以幫助公司挖掘歷史或開發產品。
庫爾茨和戴維森順應了企業界的需求，在公司檔案人員中代表了一種新思維。他們非常希望用檔案資料幫助公司滿足業務發展的需要；他們與那些只想用檔案撰寫論文的企業歷史學家完全不同。1969年，美國檔案工作者協會出版的《企業檔案館名錄》收錄了133個檔案館和13個專職檔案人員的地址，到了1980年，企業檔案館的數量增加到了200個，專職檔案人員60人。
在這個時期，許多公司將自己的文件交給了公共檔案館。早在第一個公司檔案館建立之前十年，許多大學和歷史協會已經在收集企業檔案。1916年，當Arthur CoLe獲得Slater公司文件的時候，哈佛大學就開始系統地收集企業檔案。一些大學也緊隨其后，盡管大多數大學在50年代才開始收集企業文件。
70年代企業檔案館取得的成功使檔案人員有了更多的通過保護和利用歷史資料為公司帶來實際好處，降低費用的例子。1981年歷史學家和顧問大為·史密斯和企業顧問斯特德曼(Laurence E．Steadman)共同發表了一篇文章支持對企業檔案進行保護。文章為企業檔案工作提供了有力的論據。
文章的題目是《企業歷史的現實價值》。文章引用了許多公司的例子來說明企業檔案對公司計劃，管理，發展，市場開發和法律事務方面的意義。值得一提的是，這篇文章不是發表在歷史或檔案刊物上，而是發表在《哈佛商業評論》(Harvard Bsiness Review)上。它使企業的管理人員直接看到了作者的觀點，而這些人的支持對開展新的檔案項目至關重要。
幾年前，福特公司的阿德金斯在加拿大檔案工作者協會的一次關于企業檔案鑒定的會議上作了一次發言。她談到了一些值得深刻研究的復雜問題——包括潛在利用價值是唯一最重要鑒定標準等。她還談到了她的觀點，即在一個聯合企業，在鑒定文件的時候應該更加重視它們的信息價值而不是證據價值。根據她在Kraft(卡夫)公司和福特公司的經驗，公司管理人員和雇員在利用檔案時主要是為了獲得一些信息，而不是查找關于過去如何開展業務的證據。
她還談到在卡夫公司擔任檔案館館長時遇到的問題——即如何處理關于公司出售晶牌方面的文件。雖然在商界財產出售是很常見的事情，但企業檔案人員對于如何處理這類檔案卻沒有統一的認識。這些檔案是應該保留在出售方手里呢，還是應該移交給購買方呢?雙方都有充分的論據。一方面，一個企業的檔案應該盡可能全面反應母公司的業務。而另一方面，購買方有權利了解它所購買的品牌的完整歷史。
在卡夫時，她傾向于將檔案交給購買方，但對這種做法她也很矛盾。從實際角度來看，當一個品牌被賣出去之后，卡夫公司就不再需要知道太多關于它的歷史。如果保留這些檔案，阿德金斯和她的同事們都感覺是在為購買方提供信息，而不是給自己的公司做事——這樣做就會分散他們完成本職工作的精力。而另一方面，每一次當他們將關于那個品牌的檔案移交給新東家時，都發現對方沒有建立檔案工作。這使她意識到自己辛辛苦苦整理，著錄和保護的資料將面臨不可知的未來，新公司沒有能力來照管它們。
國際市場越來越激烈的競爭使美國的工業發生了許多變革，這種趨勢也影響了歐洲和亞洲的工業。的確，二戰以后日本經濟的崛起在很大程度上促使了美國工業結構發生革命性的變化。美國的市場與其他任何國家的市場一樣，都對產品質量，品種和價格很敏感。美國的產品不僅在本土很暢銷，在其他國家也取得了同樣的成功。這個事實使美國公司迅速地向全球擴張。你只要去上海，廣州或雅加達看一看就知道了，為應對這種局面，阿德金斯督促美國的企業檔案人員在適應電子通訊，保護口述歷史和聲像資料方面要有創新精神。
檔案人員與跨國業務文件
檔案人員在解讀和記錄跨國業務文件時所面臨的挑戰比幾年前更加嚴峻。雖然這些挑戰并沒有什么特殊之處，但它們給檔案人員不僅帶來了挑戰也造成了影響。它們的程序與任何未經嘗試過的新軟件一樣讓人手足無措。稅法，市場限制以及對ISO9000系列標準的執行情況等。這些事情既復雜又增加了檔案人員的工作量。鑒于一個跨國企業可以在多種國家利益的國家里做生意。各國按照并利用地方法律而采取的補助措施也是為了維護對地方經濟的控制。例如1994年制定的挪威法律規定“企業文件屬于文化資源，因此屬于挪威國家檔案館的管轄范圍。”這個法律雖然超越了其他法律的范圍，但它與其他國家那些試圖保護國家利益的法律有相似之處。當我們用文獻記錄國際公司的歷史時，這些法律很容易被理解，但很難實施，并且使檔案人員的日子更不好過。
國際企業的國際性質和面臨的危機決定了它的檔案工作也具有同樣的問題。吞并的強烈要求在全球掀起了一股瘋狂的收購浪潮。美國電子通訊巨頭(MCI)已經被英國電訊(British Telecom)收購，以形成一個具有全球競爭力的公司并占有更大市場份額。美國電子和煤氣設施公司也拋開了以前的地域和邏輯概念，收購了英國的公司。國家航空公司正在建立國際聯盟，這樣做將擠垮許多小航空公司。
諸如此類的變化對檔案人員而言有很大的影響。在我的工作中，我可以列舉許多例子來說明全球化對檔案管理的影響。雖然明尼蘇達歷史協會在美國保存的公司檔案數量最多，但它同時還參與了許多公司建立和維護自己的檔案館的工作。幾年以前，我花了一年的時間幫助Pillsbury公司整理檔案。Pillsbury公司總部設在明尼蘇達，是該州和美國主要的經營食品加工的公司。在我們的幫助下，該公司建立了自己的檔案館，聘用了一位專業的檔案人員，并完整地記錄了公司的歷史。對此我非常高興，它同我幾年前幫助General Mills，Inc．(另外一家設在明尼蘇達州的國際食品公司)建立檔案館的工作一樣成功。
80年代中期，國際上出現了購并狂潮，一個入侵者也踏入了Pillsbury公司的門檻。Grand Metropolitan公司(一家英國的食品和酒類巨頭)在1987年向Pillsbury開出了驚人的價錢，最終不顧當地人民的反對收購了該公司。就在收購以后的最初幾周之內，Grand Met解雇了554名Pillsbury的員工，包括那名檔案人員，并關閉了檔案館。去年下半年，General Mills又從Grand Met手里收購了Pillsbury，并接收了它的檔案。
在我的工作中，美國西北航空公司和荷蘭皇家航空公司(KLM)的市場聯盟是令我高興的事情。明尼蘇達歷史協會保存著美國西北航空公司及其前身的所有檔案，我們非常愿意繼續記錄這個已經成為美國第四的航空公司的歷史。
以上例子說明，管理跨國公司的檔案這項工作所面臨的挑戰是具體而真實的。雖然每個具體情況都有具體的問題，但它們對檔案工作的影響是顯而易見的。提前作計劃，照顧公司的需求并出色的作出反應是干好工作所必須的。
不斷的變革使我們在美國公司的工作比20年前更困難，因此我們必須理解這種變革才能作出出色的反應。這些變革同時也在影響著歐洲和亞洲的跨國公司。檔案人員在適應工作和調整產品時應該認識到這些變革并用文獻記錄這些變革。
管理工作在公司職能中地位的上升，以及它對產品開發，營銷和其他決策活動的影響，對公司的持續發展產生了深遠的影響。艾爾弗雷德·錢德勒(Alfred Chandler)對此描述得最準確；雖然進一步分析“事實上，每個人都必須認識到，雖然錢德勒所講的情況并不是美國獨有的，但我們必須承認大公司所具有的前所未有的影響力推動歷史前進的力量。”對檔案人員而言，用文獻記錄發生在管理，結構和信息的產生渠道等方面的變化，就是對公司最好的理解和服務。
另外，我們還應該理解公司的工作環境相比十幾，二十幾年前也發生了巨大的變化。工作的穩定性在國際競爭的壓力和追求回報的做法面前大打折扣，公司和雇員的關系也發生了變化。“最直接的結果是出現了高度活躍的人才市場。這個市場不再強調對雇主的忠誠，而是更加強調有效交流，團體精神，解決問題的能力，談判能力和解決沖突的能力等。”雖然檔案人員比其他雇員更不喜歡這種環境，但他們可以了解公司發生變化的程度，并讓自己的工作和產品滿足公司的需求，從而從中受益。有些產品可以直接與傳統的檔案工作聯系起來，讓公司認識到一定的雇員忠誠度是需要的，并且可以利用公司的歷史讓雇員產生一種歸屬感。“為了在這種環境中更加具有競爭力，公司需要吸引高質量的工人，制定一套可以讓他們充分發揮才干的工作制度，并鼓勵雇員盡量留在公司以享受公司的培訓計劃”，并把它作為自己工作經歷的一部分。檔案人員肯定能在這個世界找到自己的位子。
“機會與適應”成為檔案人員的座右銘
檔案館從來都不是創新的前沿之地，而且檔案人員也從來沒有被推崇為適應環境的模范。直至今天，我們還經常痛苦地聽到檔案同行們責怪時間和環境的變化給檔案工作帶來的破壞。檔案人員一直不得不與變革抗爭。但在過去的20年中，這一次的變革來勢太迅猛。電子交流和信息的出現改變了檔案人員與客戶的關系，也改變了他們與自己的主要產品的關系，因為信息技術將許多“wares”帶入了他們共同的詞典，如軟件，硬件和組件等。這些變化對所有檔案人員都產生了影響，但對企業檔案人員的影響最大，最直接。
現在很時髦把挑戰稱作“機遇”，并且把適應無窮無盡的變化視為令人興奮的事情。因為在當今這個信息生成和傳送的世界，它們提供的機會和要求的調整給檔案人員提供了前所未有的機會來控制他們最重要的產品——信息。當檔案人員認識到了他們應該提供什么并且為誰服務，檔案人員就抓住了機遇。
電子交流的方式之一——電子郵件——可以作為一個例證。電子郵件已經變得無處不在——它已經成為人們在公務內外交流的主要途徑。人們喜歡它，是因為它很方便，可以節約以前等電話，打印，發傳真，閱讀和等答復的時間。電子郵件很容易被存儲和銷毀，這也給檔案人員帶來了挑戰。電話和傳真機都沒有被淘汰，隨著電子文件的到來，它們又都有了新的角色。電子郵件很容易被生成和銷毀的特點是檔案人員遇到的最新的技術挑戰。電話不留記錄，傳真機生成的記錄在質量上通常比原件要差，但電子郵件帶來的挑戰卻是完全不同的。電子郵件還加重了檔案人員在保護企業文獻時面臨的其他挑戰——從法律角度講害怕被識破的擔心。公司，工會和政府在看待公司的文件時都抱有懷疑的態度——而電子郵件又增加了人們的驚惶。“每天，上億的電子郵件信息在公司的網絡上運行，其中的許多信息都非常重要。”電子郵件信息一半像電話，一半像信件，使人們很難界定，而且給公司和檔案人員都帶來了許多管理上的困難。“讀者對于它具體代表什么缺乏統一的認識，這是電子郵件的問題之一。電子郵件信息事實上是一份相當于書信或辦公室之間的書面備忘的郵件?或者我們應該把它們看作是隨手寫下的話?”這些問題在某種程度上反映了電子信息的總的狀況。它的數量是驚人的，媒介的壽命是短暫的，而同時它并不象人們想象的那樣容易被銷毀。“雖然有些人把電子郵件看作是用馬上消失的墨水書寫的信息，但電子信息所留下的蹤跡是可以重新回來糾纏你的輕率行為的。”
害怕被發現銷毀信息的恐懼一直都在糾纏著檔案人員和他們的客戶。雖然人們常說保存檔案的目的是讓人們了解信息中的事實，但實際上所有檔案館——無論是屬于公司，工會，聯邦和地方政府，還是宗教和教育機構，如果它撥動了那顆還未爆炸但有可能致命的信息的時間炸彈的話，那么這個檔案館將無法生存下去。現實支配著檔案人員對信息(無論是哪種形式的信息)的控制和管理的理解，也決定了他們對信息分類的規則的理解。
雖然煩惱和希望伴隨著問題，計算機時代給檔案人員帶來了文獻管理的新機遇和探索的新工具。它使我們可以將公司的信息捕獲在不同的格式上，使讀者更容易檢索和利用，它還使我們能夠更廣泛地推銷檔案產品。公司的網絡使檔案人員在與公司的經營保持聯系的同時，捕獲并將信息組織起來以備將來使用。萬維網技術也給我們提供了將公司信息向公司內部和外部發布的機會，也使檔案館提供信息的作用得到應有的尊重和宣傳。
國際時代的國際思維
大多數動物都喜歡熟悉的東西，不信任不熟悉和不同的東西；人類在這個方面與動物沒有什么區別。檔案人員一直被歸類為不愿意接受——更不愿意迎合——變化及其帶來的機會的人。其中的部分原因是因為檔案人員的工作經費有限，如果一個人好不容易積累的資金只能夠用于經常性事務時，很難讓他去應付變化。但是在我們今天所生存和工作的世界里，沒有什么東西是不變的，只有變化是永恒的。
除了要面對堆積如山的紙質文件以外，檔案人員還需要應付電子信息。這個現實迫使許多檔案人員在電子文件方面倉惶撤退。當然，也有其他人——而且越來越多——正在研究電子文件帶來的老問題，如鑒定和利用。全球一體化在企業界也引起了類似的反應。
隨著全球一體化的規模越來越大，檔案人員在面對為公司管理文件和服務的任務時似乎在有些時候也選擇了后退而不是前進。許多人還盡可能地躲避國際挑戰。負責管理跨國公司文件的檔案人員應該擺脫自己既有經驗的束縛，主動與其他國家的同行們進行交流和探討。在當今這個時代，即使地區級的公司都與國外有業務聯系，生活于這個時代的檔案人員不能忽視其中的含義。
想要擺脫——或至少減緩——國際交流和探討的趨勢并不是件容易的事。有些公司甚至心照不宣地鼓勵這種目光短淺的做法。“由跨國公司組成的全球經濟必須屈服于由國家組成的世界。在這個由國家組成的全球系統中，由不同民族構成的網絡在應對共同策略時將充滿潛在的矛盾。”但是，在不遠處，你將會看到短視思維造成的嚴重不良后果。
在這樣一個世界，檔案工作者之間必須開展合作。在國際公司工作的檔案人員所面臨的問題要求他們必須跨部門跨地域開展合作。如果這算是個挑戰的話，它也同時給檔案館和從事檔案工作的人提供了很好的機會。
國際時代的檔案館和企業
世界非常小，而且注定會變得越來越小。企業將仍然是這種變化的主要動力，而且將決定它的規模。公司管理人員的作為和反應將影響全球和當地的經濟發展。檔案人員能否使他們的工作和產品適應新世界的現實和需要決定了他們能否生存。歷史不只是過去的編年史；檔案館也不能只是沾滿灰塵的庫房，儲存很少使用的信息。我們必須把歷史推向市場，不能只把歷史作為周年慶典中懷舊的東西，檔案館必須是提供對日常的管理和業務工作有用的信息的地方。檔案人員必須積極參與企業的工作并努力去了解并服務于它的需求。他們不能讓自己被隔離在企業主流之外，應該把自己塑造成企業業務的全部參與者。每當企業為了適應競爭而進行變革時，檔案人員總是試圖將頭埋在地溝里不被人看見，希望變革不要觸及自己。而這一招往往不奏效。不被觸及也就是不參與，而把自己視為局外人也面臨被公司視為無用之人的危險。
我們不可能靠一次行動來解決全球化時代檔案工作如何為企業服務的問題。跨國企業的需要與純粹地方和國家企業的需求既相同又不同。在為兩種企業服務時，檔案人員都面臨挑戰和機遇，但跨國企業的檔案管理工作給檔案人員提供了極大的機遇。未來是屬于我們的，如果它的每個方向還不完全清楚的話，它對檔案的影響卻是清楚的。
下面我把話題轉到與我的工作關系比較密切的方面，即口述歷史。20多年前，我們很少看見檔案人員參與倡導口述歷史，而今天，它已經成為了檔案工作的一部分。其中的原因我們不難發現。
企業文件(現在越來越多的是電子形式)中包含的信息比我們想象的要少得多。在今天這個生活頻率非常快的年代，這種情況更加突出。面對這個現實，為了增加企業檔案對企業本身和其他組織的價值，口述歷史在許多方面提供了解決問題的方法。
當企業檔案與企業聯系起來的時候，它的真正的最基本的價值就被凸現出來。當然，我們不能光靠口頭的保證來支持這種聯系，我們應該用文獻來支持這種聯系。如果一個企業檔案館把企業上下的真正需求掛在心上的話，它是能做到這一點的。
現實中我們有很多實例。Lance Easley和Leif Soderberg曾經注意到了本田公司創造性地利用公司記憶的做法。他們發現，“那些沒有建立有效機制來‘記住’過去成功和失敗案例的公司肯定會重蹈覆轍，其結果就是增加了公司的成本。他們的工作不僅對公司的管理很重要而且對那些為公司的管理服務的檔案工作者也很重要。他們注意到“在一家汽車配件供應商里，40％以上的新產品設計問題都在以前被解決過。由于工程師沒有去了解公司里其他人以前的設計作品，因此他們浪費了30％的時間解決已經被解決的問題。”他們還發現其他一些大公司也有類似的“設計健忘癥”。當然，為了幫助工程師使用這些資料，我們應該把信息組織起來，使它們容易被找到，而且在需要的時候就能提供利用。這里應該是檔案人員的切入點。
除此之外，今天的檔案人員還應該反思傳統的鑒定方法是否能夠為讀者保存他們所需要的檔案。以前被認為是永久保存的那些檔案是否能夠應付不斷變化的機構和調整?它們是否能夠反映現在和將來都在變化的公司文化和決策過程?我認為，如果沒有使用口述史這個工具的話，這些檔案還不足以做到這一點。
不管你信不信，許多在傳統上被認為是永久的文件在鑒定和保管上變得越來越困難和昂貴，而且它們的讀者也越來越少。電子數據和信息系統的出現以及無紙辦公室的到來都沒有減少企業文件的數量。隨著信息的細節和范圍的增加，它們的鑒定，儲存和使用也開始變得更加復雜。無論檔案人員是否公司的職員，如果沒有來自公司內部的指導，他們都不可能掌握不斷變化的管理結構或技術網絡。檔案人員沒有直接參與公司產品的生產也沒有直接向客戶提供服務，因此，他們需要公司內部人員給他們提供信息和指導以使他們能夠為企業服務。
口述史在企業檔案館的工作中不僅是必不可少的工具也是一個催化劑，而且它有兩個方面的重要作用。它的第一個作用是它能夠時實地捕獲公司的信息，發現某些文件的特殊意義或缺失的部分。口述史等于是提供了一份探察公司活動的地圖。由于該地圖是由熟悉情況的內部人員繪制，因此它可以幫助我們根據實際情況來鑒定文件，而不是根據傳統意義上的假設的價值。
口述史的第二個作用表現在信息的生成方面。無論是哪一種格式的企業文件都不可能總是提供充分的信息，使我們了解公司的實際情況，尤其是關于某些動機和非正規活動的信息。諸如公司機構組織圖之類的文件能夠幫助我們了解公司的運轉和信息流程，但正如水遇到阻力就改變方向一樣，公司十有八九會沿著圖上未標注的方向運行。
這里的問題是用文獻記錄歷史本身。我們如何用文獻來記錄企業這類機構的組織呢?誰是這些被收集資料的目標客戶呢?我們收集文獻的目的是為了了解企業做了些什么，如何做，以及通過誰來做的嗎?如果是后者，那么我們應該動態地定義企業的文獻收集工作，參考傳統做法的同時要以現實為指導。我們不應該用傳統的觀點來確定文件的永久價值，而應該根據它們對讀者的實際用途來確定。
技術革新和企業對環境變化的迅速調整迫使我們作出這樣的決定，盡管許多人已經習慣于按傳統行事，習慣于安于現狀。“盡管人類慣于保持現狀，技術卻對情感依賴免疫。”
如果我們有必要從各個方面，包括從產品開發到對市場的適應來了解信息生成和使用之間的關系，決策過程與企業文化之間的關系，那么我們就必須改變對企業文件永久價值的鑒定方式。維護企業檔案館的費用應該平攤在一個更加廣泛的讀者群上，因此鑒定時必須考慮這些新客戶的需求，這也就意味著我們必須與他們接觸，了解他們的工作和需求。
如果我們用新客戶來增加檔案的利用率，那么我們就必須根據他們的需求來鑒定企業的文件。在這個方面，口述史可以幫助我們了解企業的運轉，以及信息是如何生成，捕獲和使用的，決策是如何制定的。與此同時，口述史也將給我們提供以前無從獲得的文獻線索。
口述史的另外一個好處就是它所生成的信息能夠很快地以電子形式向讀者提供利用。比如，訪問時作的記錄可以以紙張的形式或電子形式提供利用，如果與圖像結合起來話將會更加吸引人。
在美國，許多企業檔案人員已經慢慢接受了口述史這個工具。phillips Petroleum,Ford Motor Company和INA等公司都在利用口述史來記錄其國內和國外企業的歷史。我所供職的單位利用口述史記錄很多事情，如農事和醫藥工業的發展等。如果用文獻記錄歷史是檔案館的目標，那么口述史在今天就是必不可少的工具。
在前面的發言中，我不僅多次提到檔案館，檔案人員，也提到了他們的客戶。如果想在這些概念中給各位留下一個最深刻的，那應該是：檔案館必須考慮他們將要服務的客戶。為了贏得別人對你工作的支持，檔案人員必須了解檔案館用戶的需求，而且要對這些需求很敏感。在人們的印象中，檔案館總是在被動地接收舊文件，而不是積極地參與他們所服務的公司和機關的工作。如果檔案人員想要贏得別人對你工作的支持，獲得工作所需要的資金的話，這種狀況一定要改變。因此，檔案人員不能再把自己看成儲藏舊文件的文書，而應該做點什么來促進對自己館藏檔案的利用。
在任何環境，尤其是企業工作的檔案人員必須了解企業正在開展的工作，項目和發展方向。這樣就可以使我們看出它們可能產生的需求，并利用自己掌握的館藏來服務于這種需求。同時，我們還可以了解什么樣的文件將會被生成，并盡快的參與這些文件的鑒定和處置。
檔案人員必須先發制人——尋找機會來提供服務，并持續地參與企業的工作。美國最成功的企業檔案館，如可口可樂公司，福特汽車公司和卡夫食品公司的檔案人員都直接參與了自己公司的工作。同樣，由于明尼蘇達歷史協會的檔案人員也直接參與了一些公司的活動，協會和這些公司的關系也變得更加密切。在3M公司去年的百年慶典活動，西北航空公司50年泛太平洋空中服務慶典以及其他一些公司的市場推廣活動中，檔案人員都直接參與了公司的主流活動，并提升了檔案館的價值，這對它們獲得支持非常重要。
其他地方也有類似的例子。蘇格蘭皇家銀行的檔案人員參與了為小學生編寫教材的工作，加拿大皇家銀行的檔案人員協助公司做會議和其他活動計劃。就長久而言，檔案館應該成為自己母公司日常工作不可或缺的部門。檔案人員只有抓住每個機會，積極參與公司的工作，才能實現這個目標。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯：王紅敏）
