山西平朔煤炭工業公司 李麗芳
企業檔案鑒定工作已刻不容緩，優化館藏已勢在必行，此話不含任何夸張和虛偽的色彩，而是實實在在的一句話。檔案鑒定工作在檔案界來說，可謂是老生常談，然而此項工作的開展卻不盡如人意。筆者身為中外合資特大型現代企業的一名檔案工作者，認為根據檔案事業可持續發展的觀點，在科學技術突飛猛進，在改革開放發展社會主義市場經濟的今天，加強開展企業檔案鑒定工作，具有更加突出的現實意義和深遠的歷史意義。它不僅是優化館藏，實現檔案管理現代化的需要；也是有效開發檔案信息資源保證社會主義經濟建設、文化建設、科學技術健康發展的需要；同時也是為后代利用檔案可持續發展的需要。
1.企業檔案鑒定工作存在的問題
1.1檔案存而不鑒，鑒而不毀使館藏檔案數量急劇增長，給企業檔案的鑒定工作帶來很大的工作量和某種程度的被動。據統計，筆者所在企業檔案館藏量由1987年的700多卷增加到今天的17402卷，增加24.6倍；資料由500卷增加到今天的15174卷，增加30.3倍，這些只是鑒定保存利用的數量，而未鑒定整理的數量則是整理保存數量的9.6倍，數目驚人。我公司是個特殊企業，下屬三個礦，七個分公司，三十多個處室，現接收進館檔案數量僅占全公司檔案數量的65％，還有35％的檔案因種種原因未接收回來，如果把這35％的量接收回來，再按上述檔案數量增長速度計算，其數目是不可估量的。這些檔案長期不進行鑒定，不僅使檔案的內容龐雜，數量臃腫，還會造成檔案的玉石不分，搞得不好還會招致玉石俱焚之災，導致人力、物力、財力的不必要浪費，同時還制約著檔案工作效益的產出和檔案工作社會地位的提高。
1.2企業館藏檔案大量重復，檔案底稿占用率太高，銷重精煉的矛盾日益激化。原因一是由于檔案工作者的專業素質不高或責任心不強造成對進館檔案把關不嚴；二是由于現有關檔案規章制度對進館檔案的范圍、內容等問題的規定不盡完善，造成檔案館普遍存在檔案重復的問題；三是逐級轉發同一內容的同一份文件，造成大量重復文件積壓；四是受傳統管理和保管方法制約，造成底稿多于正本空間浪費的局面。
1.3檔案價值鑒定依據標準有一定的局限性，長期與短期的時間跨度較長，彈性較大。檔案法規不夠健全和完善，沒有相應的實施辦法，實際操作難以把握，已不適應現代企業對檔案鑒定工作的需要。
1.4受計劃經濟體制的影響和某些政策法規影響，在企業改革浪潮的沖擊下，為豐富館藏內容，擴充庫容量，增加機構編制和索取經費，導致偏重檔案數量的現象，給企業館藏檔案的鑒定留下隱患。
1.5企業的不斷發展，導致企業檔案由門類單一、內容貧匱的狀況發展為現在語言非單一性、載體形式多元化、種類繁多、內容多樣化、數量成倍增多的格局趨勢。
1.6科檔地形圖隨企業生產建設的變化而變化，不同比例、不同版本、不同年代的更新替換，使這部分檔案積壓成山。
2．企業檔案鑒定工作難以開展的原因
2.1目前，企業改革力度加大，進入攻堅階段，企業全部精力都集中到實行債轉股，實現總體扭虧上，很少有時間過問檔案工作。檔案部門人員少，任務重，業務經費不足，急需開展的工作也難以應付，已無能力對載體多樣化和種類繁多的檔案進行再鑒定。如果開展檔案鑒定工作，就是對以前的整理成果進行懷疑，對整個檔案工作帶來連鎖反映。因此，企業不愿組織開展這項工作。
2.2礙于企業檔案多為孤本而不敢進行鑒定，萬一失手，將負不起歷史責任。
2.3檔案工作在一些企業領導的思想中也只是無礙于機構編制和應付上級檢查而虛擬的一項工作，要時能查到就行，無需進行什么鑒定。
2.4檔案工作人員有畏難情緒，檔案鑒定工作又是一項難度大、責任大且又麻煩的工作，各單位領導怕擔責任，不敢拍板。
2.5企業檔案工作對口管理部門多，標準多，制度多，不知該聽誰的。
2.6企業內部管理體制不理順，管理機制不健全，管理難度較大。如筆者所在企業就存在三種管理形式，財務成本核算為三大塊，造成企業檔案管理分散，內容不全，價值大的檔案收不回，價值不大的或無價值的又不敢鑒定銷毀。
2.7檔案價值鑒定依據標準的局限性，使企業檔案鑒定難以把握，標準也難以統一。一些專業主管機關制定的各類檔案保管期限表中諸如“重要”、“一般”的模糊化規定與實際鑒定工作的具體要求難以協調，條款規定又過于籠統，過長或偏短也間或有之。如會計檔案“憑證”的保管期限，由于知識價值、反映對象價值及社會需要的時效不同，其保管年限應有所不同，如果一律劃分為15年，顯然有些不切實際。再如基建檔案的保管期限，從一項工程的立項，項目審批到工程竣工，不同階段形成不同文件材料，一般以單項工程為一套，如果一套文件材料的期限劃分有永、長、短三個檔次，這樣劃分僅破壞文件的成套性，割裂文件之間有機聯系，還會造成檔案人員操作中難以把握，只能就高不就低，使永久檔案比例增加。
2.8難以組織由領導、檔案人員、專業技術人員組成的“三結合”鑒定委員會。而臨時的鑒定組織又難以適應檔案工作的需要，因為檔案涉及的專業比較多，鑒定的時限又比較長，因此，想召集各類專業人才的鑒定委員會是難上加難，在時間上和人力上都難以保證，直接影響到企業檔案鑒定工作的正常開展。
2.9檔案政策法規不夠健全完善，檔案執法力度小，約束機制不夠，主要體現在三方面：一是檔案法規內容不具有可操作性。如：一些法規關于鑒定銷毀規定中提到的“有關部門”、“主管領導”兩個術語含義不明，實際操作中很難把握；二是檔案銷毀責任不明，使各級領導不敢擔負起銷毀檔案的責任；三是任何法規包括《檔案法》都沒有提到關于開展與不開展鑒定工作的約束機制，所以在輿論界喊一陣子，也就銷聲匿跡了。
2.10由于歷史和政治原因造成檔案工作者長期存在著鑒定從寬比從嚴保險的保守思想，因而寧寬勿窄，寧濫勿缺的保守思想是導致檔案鑒定過松，對到期檔案不作鑒定銷毀的主觀原因。
3．企業檔案鑒定工作的對策
針對企業檔案工作存在的問題和原因，筆者認為加強企業檔案鑒定工作必須采取以下對策：
3.1增強優化館藏檔案種類、結構的認識，端正館藏檔案的指導思想，正確處理檔案完整和精煉的關系。首先要明確檔案鑒定追求的目標是使館藏檔案既完整又精煉。其次，豐富館藏必須正確處理好質和量的關系、處理好與各項業務工作開展的關系、處理好與現代化建設的關系。最后，豐富館藏既要抓數量，也要抓質量，數量要服從質量，而質量又必須通過科學的鑒定來保障。
3.2加大檔案執法力度，制定并完善指導檔案鑒定工作的法規標準。首先，國家檔案行政管理機關應該在總結以往檔案鑒定工作經驗、教訓以及對檔案鑒定工作理論分析研究的基礎上，修改補充現行檔案規章中有關檔案鑒定的內容，完善檔案鑒定工作的法規制度，制定檔案資源配置規劃與政策。修改補充時盡量避免使用“重要的”、一般的”、“有關部門”、“主管領導”等含糊術語，要在已有的基礎上更細，更具操作性。
還要依法制定各行業、各部門、各種門類、各種載體檔案的價值鑒定工作共同遵循的依據標準。特別要在鑒定工作的組織、鑒定的原則與標準、鑒定的方法、銷毀的審批等方面作出單獨明確的規定，作為全國各部門文件取舍、歸檔范圍、保管期限劃分、檔案存毀的基本準則，同時要考慮一些專業檔案的特殊性。
3.3要建立專門的常設的鑒定組織，保證鑒定工作經常開展的連續性。要重視培養鑒定工作的人才，檔案培訓要加強這方面內容的知識。
3.4切實做好檔案進館(室)前的檔案鑒定工作，嚴把“入館關”。實踐證明，能否把好檔案進館前的鑒定關，直接關系到檔案館(室)各項業務工作的開展。對此，一要加強業務指導工作，做好收集接收前的檔案鑒定工作，把真正有價值的檔案接收進館；二要在平時的歸卷中，就應做好鑒定工作，分清哪些需要歸檔保存，哪些不需要歸檔；三要采取只接收能維護本企業本部門歷史面貌的，滿足歷史研究和各方面工作利用的永久和長期保存的檔案，短期或資料卷不接收進館，直接下放由各個業務歸口部門自行保管的辦法，并由其作出鑒定銷毀的意見。
3.5堅持依法治檔，下決心做好企業現有館藏檔案的鑒定和銷毀工作。要想搞好檔案的鑒定工作，首先是要解決一個“決心”問題，“決心”是能否開展檔案鑒定工作的精神支柱。要努力克服那種“得過且過”、“多一事不如少一事”等消極思想和畏難情緒，做到面對現實，知難而進。其次，要努力克服企業檔案館(室)人少、事多和經費不足的困難，制定一個切實可行的鑒定計劃，做到集中領導、集中力量、集中時間，完成對現有館藏檔案的鑒定工作。最后，切實做好鑒定后的銷毀工作。
3.6有條件的單位，可用縮微品、光盤復制件替代銷毀檔案的原件。
3.7建議對文件行文制度進行改革，對層層轉發的轉發文件能否盡量少些，減少文牘主義。檔案界要解放思想，更新觀念，改變舊的傳統管理方法，比如：對轉發文件多的只存留一份，保證正本，剔出底稿；或者僅對永久檔案的底稿、重要案件的底稿、領導簽發的底稿予以保留。
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2001年第3期）
企業檔案鑒定工作已刻不容緩，優化館藏已勢在必行，此話不含任何夸張和虛偽的色彩，而是實實在在的一句話。檔案鑒定工作在檔案界來說，可謂是老生常談，然而此項工作的開展卻不盡如人意。筆者身為中外合資特大型現代企業的一名檔案工作者，認為根據檔案事業可持續發展的觀點，在科學技術突飛猛進，在改革開放發展社會主義市場經濟的今天，加強開展企業檔案鑒定工作，具有更加突出的現實意義和深遠的歷史意義。它不僅是優化館藏，實現檔案管理現代化的需要；也是有效開發檔案信息資源保證社會主義經濟建設、文化建設、科學技術健康發展的需要；同時也是為后代利用檔案可持續發展的需要。
1.企業檔案鑒定工作存在的問題
1.1檔案存而不鑒，鑒而不毀使館藏檔案數量急劇增長，給企業檔案的鑒定工作帶來很大的工作量和某種程度的被動。據統計，筆者所在企業檔案館藏量由1987年的700多卷增加到今天的17402卷，增加24.6倍；資料由500卷增加到今天的15174卷，增加30.3倍，這些只是鑒定保存利用的數量，而未鑒定整理的數量則是整理保存數量的9.6倍，數目驚人。我公司是個特殊企業，下屬三個礦，七個分公司，三十多個處室，現接收進館檔案數量僅占全公司檔案數量的65％，還有35％的檔案因種種原因未接收回來，如果把這35％的量接收回來，再按上述檔案數量增長速度計算，其數目是不可估量的。這些檔案長期不進行鑒定，不僅使檔案的內容龐雜，數量臃腫，還會造成檔案的玉石不分，搞得不好還會招致玉石俱焚之災，導致人力、物力、財力的不必要浪費，同時還制約著檔案工作效益的產出和檔案工作社會地位的提高。
1.2企業館藏檔案大量重復，檔案底稿占用率太高，銷重精煉的矛盾日益激化。原因一是由于檔案工作者的專業素質不高或責任心不強造成對進館檔案把關不嚴；二是由于現有關檔案規章制度對進館檔案的范圍、內容等問題的規定不盡完善，造成檔案館普遍存在檔案重復的問題；三是逐級轉發同一內容的同一份文件，造成大量重復文件積壓；四是受傳統管理和保管方法制約，造成底稿多于正本空間浪費的局面。
1.3檔案價值鑒定依據標準有一定的局限性，長期與短期的時間跨度較長，彈性較大。檔案法規不夠健全和完善，沒有相應的實施辦法，實際操作難以把握，已不適應現代企業對檔案鑒定工作的需要。
1.4受計劃經濟體制的影響和某些政策法規影響，在企業改革浪潮的沖擊下，為豐富館藏內容，擴充庫容量，增加機構編制和索取經費，導致偏重檔案數量的現象，給企業館藏檔案的鑒定留下隱患。
1.5企業的不斷發展，導致企業檔案由門類單一、內容貧匱的狀況發展為現在語言非單一性、載體形式多元化、種類繁多、內容多樣化、數量成倍增多的格局趨勢。
1.6科檔地形圖隨企業生產建設的變化而變化，不同比例、不同版本、不同年代的更新替換，使這部分檔案積壓成山。
2．企業檔案鑒定工作難以開展的原因
2.1目前，企業改革力度加大，進入攻堅階段，企業全部精力都集中到實行債轉股，實現總體扭虧上，很少有時間過問檔案工作。檔案部門人員少，任務重，業務經費不足，急需開展的工作也難以應付，已無能力對載體多樣化和種類繁多的檔案進行再鑒定。如果開展檔案鑒定工作，就是對以前的整理成果進行懷疑，對整個檔案工作帶來連鎖反映。因此，企業不愿組織開展這項工作。
2.2礙于企業檔案多為孤本而不敢進行鑒定，萬一失手，將負不起歷史責任。
2.3檔案工作在一些企業領導的思想中也只是無礙于機構編制和應付上級檢查而虛擬的一項工作，要時能查到就行，無需進行什么鑒定。
2.4檔案工作人員有畏難情緒，檔案鑒定工作又是一項難度大、責任大且又麻煩的工作，各單位領導怕擔責任，不敢拍板。
2.5企業檔案工作對口管理部門多，標準多，制度多，不知該聽誰的。
2.6企業內部管理體制不理順，管理機制不健全，管理難度較大。如筆者所在企業就存在三種管理形式，財務成本核算為三大塊，造成企業檔案管理分散，內容不全，價值大的檔案收不回，價值不大的或無價值的又不敢鑒定銷毀。
2.7檔案價值鑒定依據標準的局限性，使企業檔案鑒定難以把握，標準也難以統一。一些專業主管機關制定的各類檔案保管期限表中諸如“重要”、“一般”的模糊化規定與實際鑒定工作的具體要求難以協調，條款規定又過于籠統，過長或偏短也間或有之。如會計檔案“憑證”的保管期限，由于知識價值、反映對象價值及社會需要的時效不同，其保管年限應有所不同，如果一律劃分為15年，顯然有些不切實際。再如基建檔案的保管期限，從一項工程的立項，項目審批到工程竣工，不同階段形成不同文件材料，一般以單項工程為一套，如果一套文件材料的期限劃分有永、長、短三個檔次，這樣劃分僅破壞文件的成套性，割裂文件之間有機聯系，還會造成檔案人員操作中難以把握，只能就高不就低，使永久檔案比例增加。
2.8難以組織由領導、檔案人員、專業技術人員組成的“三結合”鑒定委員會。而臨時的鑒定組織又難以適應檔案工作的需要，因為檔案涉及的專業比較多，鑒定的時限又比較長，因此，想召集各類專業人才的鑒定委員會是難上加難，在時間上和人力上都難以保證，直接影響到企業檔案鑒定工作的正常開展。
2.9檔案政策法規不夠健全完善，檔案執法力度小，約束機制不夠，主要體現在三方面：一是檔案法規內容不具有可操作性。如：一些法規關于鑒定銷毀規定中提到的“有關部門”、“主管領導”兩個術語含義不明，實際操作中很難把握；二是檔案銷毀責任不明，使各級領導不敢擔負起銷毀檔案的責任；三是任何法規包括《檔案法》都沒有提到關于開展與不開展鑒定工作的約束機制，所以在輿論界喊一陣子，也就銷聲匿跡了。
2.10由于歷史和政治原因造成檔案工作者長期存在著鑒定從寬比從嚴保險的保守思想，因而寧寬勿窄，寧濫勿缺的保守思想是導致檔案鑒定過松，對到期檔案不作鑒定銷毀的主觀原因。
3．企業檔案鑒定工作的對策
針對企業檔案工作存在的問題和原因，筆者認為加強企業檔案鑒定工作必須采取以下對策：
3.1增強優化館藏檔案種類、結構的認識，端正館藏檔案的指導思想，正確處理檔案完整和精煉的關系。首先要明確檔案鑒定追求的目標是使館藏檔案既完整又精煉。其次，豐富館藏必須正確處理好質和量的關系、處理好與各項業務工作開展的關系、處理好與現代化建設的關系。最后，豐富館藏既要抓數量，也要抓質量，數量要服從質量，而質量又必須通過科學的鑒定來保障。
3.2加大檔案執法力度，制定并完善指導檔案鑒定工作的法規標準。首先，國家檔案行政管理機關應該在總結以往檔案鑒定工作經驗、教訓以及對檔案鑒定工作理論分析研究的基礎上，修改補充現行檔案規章中有關檔案鑒定的內容，完善檔案鑒定工作的法規制度，制定檔案資源配置規劃與政策。修改補充時盡量避免使用“重要的”、一般的”、“有關部門”、“主管領導”等含糊術語，要在已有的基礎上更細，更具操作性。
還要依法制定各行業、各部門、各種門類、各種載體檔案的價值鑒定工作共同遵循的依據標準。特別要在鑒定工作的組織、鑒定的原則與標準、鑒定的方法、銷毀的審批等方面作出單獨明確的規定，作為全國各部門文件取舍、歸檔范圍、保管期限劃分、檔案存毀的基本準則，同時要考慮一些專業檔案的特殊性。
3.3要建立專門的常設的鑒定組織，保證鑒定工作經常開展的連續性。要重視培養鑒定工作的人才，檔案培訓要加強這方面內容的知識。
3.4切實做好檔案進館(室)前的檔案鑒定工作，嚴把“入館關”。實踐證明，能否把好檔案進館前的鑒定關，直接關系到檔案館(室)各項業務工作的開展。對此，一要加強業務指導工作，做好收集接收前的檔案鑒定工作，把真正有價值的檔案接收進館；二要在平時的歸卷中，就應做好鑒定工作，分清哪些需要歸檔保存，哪些不需要歸檔；三要采取只接收能維護本企業本部門歷史面貌的，滿足歷史研究和各方面工作利用的永久和長期保存的檔案，短期或資料卷不接收進館，直接下放由各個業務歸口部門自行保管的辦法，并由其作出鑒定銷毀的意見。
3.5堅持依法治檔，下決心做好企業現有館藏檔案的鑒定和銷毀工作。要想搞好檔案的鑒定工作，首先是要解決一個“決心”問題，“決心”是能否開展檔案鑒定工作的精神支柱。要努力克服那種“得過且過”、“多一事不如少一事”等消極思想和畏難情緒，做到面對現實，知難而進。其次，要努力克服企業檔案館(室)人少、事多和經費不足的困難，制定一個切實可行的鑒定計劃，做到集中領導、集中力量、集中時間，完成對現有館藏檔案的鑒定工作。最后，切實做好鑒定后的銷毀工作。
3.6有條件的單位，可用縮微品、光盤復制件替代銷毀檔案的原件。
3.7建議對文件行文制度進行改革，對層層轉發的轉發文件能否盡量少些，減少文牘主義。檔案界要解放思想，更新觀念，改變舊的傳統管理方法，比如：對轉發文件多的只存留一份，保證正本，剔出底稿；或者僅對永久檔案的底稿、重要案件的底稿、領導簽發的底稿予以保留。
（郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2001年第3期）
