高玉霞 趙偉華 李森宜
隨著部分高校的合并，檔案工作在按照學校規劃同時進行合并整合的過程中，面臨著許多影響整合管理協同效應的重要問題，如管理主體、思想理念、管理體系、管理模式、資源分類與融合等，了解和把握各個界面的內在變化規律和特點，對于檔案工作整合管理科學有序、創新發展具有重要意義。
一、管理思想的整合
檔案工作管理思想，是?個檔案部門隨著社會的進步，經過工作實踐的長期積累、凝練、發展而形成的。它屬于一個檔案部門精神層面的東西。既是血脈淵源的沿襲，又是時代精神的伴生，是歷史價值與時代價值的雙重反映。因此，管理思想是一個檔案部門的追求和內在靈魂。
管理思想的整合，就是合并高校檔案部門要重新確定自己的管理理念。重新確定，即被合并的每一高校的檔案部門應放棄自己固有的管理思想，誕生一種新的管理思想。也就是說，統帥著管理主體精神層面的價值追求將得到重新塑造、確立，由此決定的物質層面的工作目標、模式等方面也必將隨著改變。然而，合并高校檔案部門面對原先固有的管理思想的放棄，全新管理思想的出現，管理主體在心理上是需要經過猶豫、沉默、接受、適應、融入等幾個漫長的過程。管理思想的融合，是需要經過?定時間的。對固有管理思想的放棄，管理主體不僅表現在精神層面的不適應，也將導致物質層面的不適應。實際上，管理思想的整合，既是對各高校原思想理念的一種放棄，也是對其理念的一種新的提升，既可保留各自原思想的特色，又可再現各自思想的精華。面對整合的困難和障礙，檔案人員關鍵是要提高自己的思想認識。高校合并是時代發展的需要，檔案部門作為高校合并的一個機構，有關人員必須有一種具有時代氣息的全新價值追求，自覺接受新的管理思想，在相互接受和適應中尋找認同感；其次，需要科學定位，即對合并高校檔案部門的實力、能力、管理范圍進行全方位了解后，確定屬于合并高校檔案部門應有的管理思想。
二、管理體系的整合
合并前任何一所高校的檔案部門，作為一個既具行政管理權，又具業務管理特色的一級機構，都有相對封閉而完整的管理體系，并以一定的規范維持著一種相對固定的模式，這種長期固化了的管理體系，往往與原學校精神層面的價值追求、利益關系緊緊聯系在一起，外在因素很難融入。而打破這種長期固化了的管理體系，僅僅是表面現象，新的管理體系、管理模式的真正建立，才是檔案工作改革發展的真正意蘊。
管理體系的整合，不能囿限于單單是一個新的體系的建立，否則，它就會缺乏創新與發展力。整合管理體系的目標，在于建立一種有序統一的管理結構、規章制度、利益保障體系，并盡快實現合并高校檔案工作的正常運轉。也就是說，在合并高校整體利益的約束下，要排除既有的價值觀念和習慣上的工作方式等障礙，從檔案工作的管理體系、模式、服務方式等方面迅速達到一體化的運轉狀態，而不是守攤觀望。整合管理體系，首先需要調整工作方向，調整方向取決于合并后新的高校的總體發展規劃和法規制度，并不是只作簡單的人員調整，要按照《檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》和新高校的總體發展規劃，從加強管理開發資源、靈活服務的目的出發，建立嚴謹、科學的管理體系。其次，面對多校區、多機構、多層次的實際情況，管理網絡要科學劃分，合理設置，保證建立一個科學合理、運行有序的有機整體，以實現檔案資源的優化管理和利用。再次，管理制度的整合管理，其目的在于建立新的科學統一的規范體系，統一管理主體的行為規范，使管理主體得到應有的導向和約束。
三、管理主體的整合
管理主體，即檔案管理者，這是檔案事業改革發展的關鍵因素。不同的高校檔案部門，綜合實力的差距大多表現為管理主體質和量的差別。整合管理主體，就是充分實現人的價值，讓主體能夠獲得發揮其才能的機會和平臺，提高對合并高校檔案工作的貢獻率。但就管理主體的內在需求來說，不同層面有不同的特點和需求，這就增加了整合管理主體的難度。如果他們對合并后所提供的機會條件不滿意，自身價值無法發揮，將會導致思想懈怠、工作停滯不前，甚至人才流失。人的需要是人的行為出發點的基礎和根本原因，因此，整合管理主體必須樹立以人為本的思想，努力尋求、創造“人”與工作的適應環境，在考慮學校整體利益、檔案工作目標實現的同時，要尊重個人追求內在價值的自我實現并關心其自我進取。
一般來說，合并高校檔案管理主體整合的主要對象有領導者、專業技術人員和一般管理人員三個層面。整合的目的就是要使其緊密融合在一起，發揮最大程度上的集體功效作用。對于領導者，要通過整合，使其中心地位得到進一步鞏固加強，核心作用得到充分的發揮；專業技術人員是檔案管理工作的中堅，對其要解決的主要問題是為他們提供機會和平臺，進一步調動他們的積極性和創造性，讓他們充分發揮自己的聰明才智，推動檔案工作的改革發展；一般管理人員是做好檔案工作的基礎層面，要合理調配、提供適宜條件，讓他們做好檔案管理基礎工作。
四、管理模式的整合
模式，是一個單位工作運行的脈絡，它關系到內部機構的設置和管理體制的確立，是合并高校檔案工作實現實質性合并的首要和關鍵因素，它以一定的規范，保證檔案工作秩序有序、有效運轉。合并前的各高校，都有一套經過多年不斷完善．且已經習慣了的管理模式。學校合并以后，檔案工作管理特征雖具有許多共同之處，但已遠遠不能適應合并高校辦學地點分散、辦學格局與辦學模式均發生根本變化的實際狀況。管理模式的整合，就是要打破原有學校、原有制度、原有模式和原有習慣，建立起與合并高校管理體制、管理模式相適應的檔案工作管理模式。一般來說，隨著學校合并后院系等方面的調整，應打破各校、院系檔案部門職能分散、各自為政的舊模式，建立以學校綜合檔案館為中心、以各院系檔案室為具體管理部門的縱向業務管理網絡，并統一制定發展現劃和制度，即采取統一規劃、統一制度、統一管理與分散負責制相結合的管理模式。院系檔案室可作為檔案館的二級機構。
五、檔案資源的整合
高校合并的目的之一就是要實現其資源優化和優勢互補。檔案作為重要的辦學資源和基礎，整合后將極大地促進其優勢互補。檔案資源的整合不能簡單地采取同類項合并。由于原各校檔案分類方案并非一致，如果簡單地把檔案合并集中起來，勢必給檔案利用帶來諸多不便，因而，高校合并以后，檔案資源的整合要針對合并前原各校不同歷史沿革的實際情況，確定全宗的設定。首先，把原各校的檔案作為一個封閉的全宗保留利用；其次，將合并高校所形成的檔案設置為新的全宗，如果存在多個校區，可在全宗下設子全宗。
參考文獻：
1．上官萍：高校重組后的檔案整合，《檔案學通訊》2002(4)
2．江凌：合并后的大學科學技術檔案管理工作研究，《檔案學通訊》2002(5)
(壹心摘自《中國檔案》2004年第9期)
隨著部分高校的合并，檔案工作在按照學校規劃同時進行合并整合的過程中，面臨著許多影響整合管理協同效應的重要問題，如管理主體、思想理念、管理體系、管理模式、資源分類與融合等，了解和把握各個界面的內在變化規律和特點，對于檔案工作整合管理科學有序、創新發展具有重要意義。
一、管理思想的整合
檔案工作管理思想，是?個檔案部門隨著社會的進步，經過工作實踐的長期積累、凝練、發展而形成的。它屬于一個檔案部門精神層面的東西。既是血脈淵源的沿襲，又是時代精神的伴生，是歷史價值與時代價值的雙重反映。因此，管理思想是一個檔案部門的追求和內在靈魂。
管理思想的整合，就是合并高校檔案部門要重新確定自己的管理理念。重新確定，即被合并的每一高校的檔案部門應放棄自己固有的管理思想，誕生一種新的管理思想。也就是說，統帥著管理主體精神層面的價值追求將得到重新塑造、確立，由此決定的物質層面的工作目標、模式等方面也必將隨著改變。然而，合并高校檔案部門面對原先固有的管理思想的放棄，全新管理思想的出現，管理主體在心理上是需要經過猶豫、沉默、接受、適應、融入等幾個漫長的過程。管理思想的融合，是需要經過?定時間的。對固有管理思想的放棄，管理主體不僅表現在精神層面的不適應，也將導致物質層面的不適應。實際上，管理思想的整合，既是對各高校原思想理念的一種放棄，也是對其理念的一種新的提升，既可保留各自原思想的特色，又可再現各自思想的精華。面對整合的困難和障礙，檔案人員關鍵是要提高自己的思想認識。高校合并是時代發展的需要，檔案部門作為高校合并的一個機構，有關人員必須有一種具有時代氣息的全新價值追求，自覺接受新的管理思想，在相互接受和適應中尋找認同感；其次，需要科學定位，即對合并高校檔案部門的實力、能力、管理范圍進行全方位了解后，確定屬于合并高校檔案部門應有的管理思想。
二、管理體系的整合
合并前任何一所高校的檔案部門，作為一個既具行政管理權，又具業務管理特色的一級機構，都有相對封閉而完整的管理體系，并以一定的規范維持著一種相對固定的模式，這種長期固化了的管理體系，往往與原學校精神層面的價值追求、利益關系緊緊聯系在一起，外在因素很難融入。而打破這種長期固化了的管理體系，僅僅是表面現象，新的管理體系、管理模式的真正建立，才是檔案工作改革發展的真正意蘊。
管理體系的整合，不能囿限于單單是一個新的體系的建立，否則，它就會缺乏創新與發展力。整合管理體系的目標，在于建立一種有序統一的管理結構、規章制度、利益保障體系，并盡快實現合并高校檔案工作的正常運轉。也就是說，在合并高校整體利益的約束下，要排除既有的價值觀念和習慣上的工作方式等障礙，從檔案工作的管理體系、模式、服務方式等方面迅速達到一體化的運轉狀態，而不是守攤觀望。整合管理體系，首先需要調整工作方向，調整方向取決于合并后新的高校的總體發展規劃和法規制度，并不是只作簡單的人員調整，要按照《檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》和新高校的總體發展規劃，從加強管理開發資源、靈活服務的目的出發，建立嚴謹、科學的管理體系。其次，面對多校區、多機構、多層次的實際情況，管理網絡要科學劃分，合理設置，保證建立一個科學合理、運行有序的有機整體，以實現檔案資源的優化管理和利用。再次，管理制度的整合管理，其目的在于建立新的科學統一的規范體系，統一管理主體的行為規范，使管理主體得到應有的導向和約束。
三、管理主體的整合
管理主體，即檔案管理者，這是檔案事業改革發展的關鍵因素。不同的高校檔案部門，綜合實力的差距大多表現為管理主體質和量的差別。整合管理主體，就是充分實現人的價值，讓主體能夠獲得發揮其才能的機會和平臺，提高對合并高校檔案工作的貢獻率。但就管理主體的內在需求來說，不同層面有不同的特點和需求，這就增加了整合管理主體的難度。如果他們對合并后所提供的機會條件不滿意，自身價值無法發揮，將會導致思想懈怠、工作停滯不前，甚至人才流失。人的需要是人的行為出發點的基礎和根本原因，因此，整合管理主體必須樹立以人為本的思想，努力尋求、創造“人”與工作的適應環境，在考慮學校整體利益、檔案工作目標實現的同時，要尊重個人追求內在價值的自我實現并關心其自我進取。
一般來說，合并高校檔案管理主體整合的主要對象有領導者、專業技術人員和一般管理人員三個層面。整合的目的就是要使其緊密融合在一起，發揮最大程度上的集體功效作用。對于領導者，要通過整合，使其中心地位得到進一步鞏固加強，核心作用得到充分的發揮；專業技術人員是檔案管理工作的中堅，對其要解決的主要問題是為他們提供機會和平臺，進一步調動他們的積極性和創造性，讓他們充分發揮自己的聰明才智，推動檔案工作的改革發展；一般管理人員是做好檔案工作的基礎層面，要合理調配、提供適宜條件，讓他們做好檔案管理基礎工作。
四、管理模式的整合
模式，是一個單位工作運行的脈絡，它關系到內部機構的設置和管理體制的確立，是合并高校檔案工作實現實質性合并的首要和關鍵因素，它以一定的規范，保證檔案工作秩序有序、有效運轉。合并前的各高校，都有一套經過多年不斷完善．且已經習慣了的管理模式。學校合并以后，檔案工作管理特征雖具有許多共同之處，但已遠遠不能適應合并高校辦學地點分散、辦學格局與辦學模式均發生根本變化的實際狀況。管理模式的整合，就是要打破原有學校、原有制度、原有模式和原有習慣，建立起與合并高校管理體制、管理模式相適應的檔案工作管理模式。一般來說，隨著學校合并后院系等方面的調整，應打破各校、院系檔案部門職能分散、各自為政的舊模式，建立以學校綜合檔案館為中心、以各院系檔案室為具體管理部門的縱向業務管理網絡，并統一制定發展現劃和制度，即采取統一規劃、統一制度、統一管理與分散負責制相結合的管理模式。院系檔案室可作為檔案館的二級機構。
五、檔案資源的整合
高校合并的目的之一就是要實現其資源優化和優勢互補。檔案作為重要的辦學資源和基礎，整合后將極大地促進其優勢互補。檔案資源的整合不能簡單地采取同類項合并。由于原各校檔案分類方案并非一致，如果簡單地把檔案合并集中起來，勢必給檔案利用帶來諸多不便，因而，高校合并以后，檔案資源的整合要針對合并前原各校不同歷史沿革的實際情況，確定全宗的設定。首先，把原各校的檔案作為一個封閉的全宗保留利用；其次，將合并高校所形成的檔案設置為新的全宗，如果存在多個校區，可在全宗下設子全宗。
參考文獻：
1．上官萍：高校重組后的檔案整合，《檔案學通訊》2002(4)
2．江凌：合并后的大學科學技術檔案管理工作研究，《檔案學通訊》2002(5)
(壹心摘自《中國檔案》2004年第9期)
