重慶大學(xué)檔案館 鄭善學(xué)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，我國在科教興國戰(zhàn)略的實(shí)踐中狠抓了高等教育體制改革，一批中央部屬院校下放地方或合并到教育部直屬高校，一些地方院校按照優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)合作的辦學(xué)思路走上了院校合并之路。這些高校合并之后，學(xué)科更加優(yōu)化、規(guī)模更加擴(kuò)大、實(shí)力更加增強(qiáng)，原來分散的有限的教育資源得到充分利用。在院校合并的實(shí)踐中，加強(qiáng)與高校辦學(xué)改革、發(fā)展息息相關(guān)的檔案信息資源的收集、管理、利用工作意義十分重大，弄不好會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展。如何加強(qiáng)合并院校檔案管理，當(dāng)前仍然是檔案工作者值得深入研究的一個(gè)重要課題。本文試從以下幾個(gè)方面進(jìn)行研究和探討。

一、加強(qiáng)合并院校的檔案管理，在指導(dǎo)思想上要貫徹實(shí)質(zhì)性融合的精神

現(xiàn)階段，合并院校檔案管理的主要差距在于：部分合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關(guān)系，在運(yùn)行機(jī)制上各自為陣、自成體系，沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一。導(dǎo)致合并院校檔案管理差距的原因是多方面的，主要有以下三種情況。

其一，受學(xué)校合并總體格局的影響。學(xué)校的檔案管理部門是學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)組成部分，學(xué)校合并的深度決定了學(xué)校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識(shí)的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時(shí)常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經(jīng)過一個(gè)階段的磨合之后，實(shí)質(zhì)性融合的程度由淺入深，有一個(gè)發(fā)展過程，合并院校的檔案管理也不得不順應(yīng)這一客觀規(guī)律。但是，合并院校的檔案管理在指導(dǎo)思想上不得降格以求，必須始終堅(jiān)持貫徹中央對(duì)合并院校的“實(shí)質(zhì)性融合”、“深度融合”的精神。

其二，受館舍條件的限制。尤其是多校合并的合并院校，匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館（室）的館舍適應(yīng)不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實(shí)體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。因此，部分高校的檔案管理，并未實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性融合。

其三，受校區(qū)距離的制約。合并院校中，有的是鄰近數(shù)校的合并，有的是遠(yuǎn)距離數(shù)校合并，有的是遠(yuǎn)、近距離皆有的數(shù)校合并。對(duì)于第二、第三兩種情況的合并院校，檔案管理的集中統(tǒng)一，嚴(yán)重受制于校區(qū)距離。這是不可回避的客觀因素。

盡管上述三種情況都是影響合并院校檔案管理的客觀因素，但都是外因，屬于外界條件。外因只是事物變化的條件，內(nèi)因才是事物變化的根本。加強(qiáng)合并院校檔案管理的內(nèi)因，在于用什么樣的思想去指導(dǎo)檔案工作者的行為。教育部周濟(jì)部長曾在一所合并院校反復(fù)強(qiáng)調(diào)“深度融合”，這應(yīng)當(dāng)作為合并院校檔案管理的行動(dòng)指南。確立了實(shí)質(zhì)融合、深度融合的指導(dǎo)思想，檔案工作者就會(huì)主動(dòng)去動(dòng)腦筋、想辦法，實(shí)事求是地提出全面加強(qiáng)合并院校檔案管理的對(duì)策性措施。

二、加強(qiáng)合并院校的檔案管理，在管理體制和檔案實(shí)體、人財(cái)物方面要實(shí)現(xiàn)相對(duì)集中

在合校過程中，國家對(duì)檔案管理有明確要求，強(qiáng)調(diào)“堅(jiān)持集中統(tǒng)管原則，確保安全保管”，因?yàn)闄n案是國家的寶貴財(cái)富，是高校師生員工集體智慧的結(jié)晶，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)進(jìn)步、教育發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件，必須確保檔案的齊全完整，萬無一失。

在具體操作實(shí)踐中，我們既要堅(jiān)持“集中統(tǒng)管、安全保管”的原則性，又要從實(shí)際出發(fā)，兼顧查閱利用的靈活性。因此，筆者提出實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和人財(cái)物“相對(duì)集中管理”的概念。

第一，對(duì)于鄰近數(shù)校合并組建的新學(xué)校，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的高度集中和人財(cái)物的深度融合。這樣做的理論根據(jù)主要有三條：(1)符合國家對(duì)合并院校檔案管理堅(jiān)持集中統(tǒng)管和確保安全保管的要求。(2)有利于學(xué)校今后教學(xué)、科研、體制改革及其他各項(xiàng)管理工作查閱利用。由于合并組建的新學(xué)校管理機(jī)關(guān)主要集中在一個(gè)校區(qū)辦公，他們是檔案利用的基本服務(wù)對(duì)象，檔案實(shí)體分散保管不便提供利用。(3)有利于檔案館(室)人財(cái)物資源的優(yōu)化配置。以重慶大學(xué)為例，新的重慶大學(xué)由鄰近的三所高等院校按實(shí)質(zhì)融合的精神合并組建，合并后對(duì)原三校分為A、B、C校區(qū)，學(xué)校黨政高度重視檔案館的建設(shè)和布局，將檔案館布局在A、C校區(qū)之間較為適中的B校區(qū)，新建館舍兩千多平方米，三個(gè)校區(qū)共14萬余卷（袋）檔案實(shí)體、20位檔案管理人員、檔案裝具與設(shè)備、財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)等，已全面實(shí)現(xiàn)深度融合。融合后的重慶大學(xué)檔案館，已經(jīng)遠(yuǎn)不是原三個(gè)校區(qū)檔案館(室)的簡單相加，而是實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置，檔案管理工作正在跨越式地發(fā)展，檔案利用的對(duì)象日益增多。

第二，對(duì)于遠(yuǎn)距離合并的院校，應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，按相對(duì)集中的思路進(jìn)行融合。所謂“遠(yuǎn)距離”，是指合校后校區(qū)與校區(qū)之間的距離超過日常辦公時(shí)間所能抵達(dá)的程度。所謂相對(duì)集中，其內(nèi)涵：(1)在管理體制上實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，理順管理關(guān)系；(2)對(duì)于檔案實(shí)體，按照有利于提供利用和有利于收集指導(dǎo)的原則區(qū)別對(duì)待，必要時(shí)可設(shè)學(xué)校檔案館的校區(qū)分部和學(xué)校檔案庫的校區(qū)分庫；(3)人財(cái)物的配置在集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的前提下酌情分配。

第三，對(duì)于遠(yuǎn)、近距離皆有的數(shù)校合并學(xué)校，檔案實(shí)體和人、財(cái)、物的集中應(yīng)當(dāng)分別處理。對(duì)于鄰近校區(qū)的檔案實(shí)體和人財(cái)物實(shí)行集中統(tǒng)管，參照第一，種情況進(jìn)行深度融合；對(duì)于遠(yuǎn)距離校區(qū)的檔案實(shí)體和人財(cái)物管理，參照第二種情況按相對(duì)集中的思路進(jìn)行融合。

三、加強(qiáng)合并院校的檔案管理，在運(yùn)行機(jī)制上要實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一

統(tǒng)一合并院校各校區(qū)的檔案管理規(guī)范，不受校區(qū)距離的限制。合并院校在合校前，各校區(qū)以前執(zhí)行的檔案管理規(guī)章、制度、分類辦法等管理規(guī)范，不可避免地存在差異，檔案管理的質(zhì)量和水平也不盡相同。合校后采用任何一個(gè)校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當(dāng)，這就要出臺(tái)新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范。合并院校在實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)著重把握以下幾個(gè)要點(diǎn)。

第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。統(tǒng)一規(guī)章制度的依據(jù)：(1)國家的檔案法律、法規(guī)和教育部的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》。(2)各校區(qū)行之有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印發(fā)適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。

第二，起點(diǎn)要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。合校是檔案管理工作者改革創(chuàng)新，超越自我，提升檔案管理層次的一個(gè)不可多得的契機(jī)，應(yīng)當(dāng)抓住院校合并的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。統(tǒng)一規(guī)范，就是統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一檔案管理規(guī)范的依據(jù)：(1)教育部頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》；(2)國家檔案局一系列檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)；(3)兼顧各校區(qū)現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。

第三，面向未來，加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)步伐。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，隨著電子政務(wù)和文檔一體化的推行，網(wǎng)上開放檔案和授權(quán)查閱檔案成為檔案管理利用的一個(gè)新的發(fā)展趨勢(shì)。合并院校的檔案管理，首先要適應(yīng)多校區(qū)利用檔案的遠(yuǎn)程查檔需求，加快檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)步伐。

綜上所述，加強(qiáng)合并院校的檔案管理，是檔案管理工作者值得深入研究和不斷探索的一個(gè)重要課題。在現(xiàn)階段，針對(duì)客觀存在的一些問題，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)在指導(dǎo)思想上貫徹實(shí)質(zhì)性融合和深度融合的精神，在檔案實(shí)體和人、財(cái)、物資源的配置上要實(shí)現(xiàn)相對(duì)集中，在檔案管理工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)等運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制上要實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。這樣，才能適應(yīng)高等教育體制改革和教育創(chuàng)新的辦學(xué)發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)：

1、教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》

2、教育部《高等學(xué)校檔案管理工作規(guī)范》