美 国 一 级 A 片/午夜免费视频/久久riav/国产人妖 视频专区 - 1024亚洲精品国产

檔案之窗

掃一掃關注

當前位置: 首頁 » 技術 » 專門檔案 » 其它檔案 » 正文

現代企業制度下檔案工作的課題

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-08-18 19:17:28    來源:網絡    瀏覽次數:592    評論:0
導讀

于英香現代企業制度的建立,對企業檔案工作提出了挑戰,使得傳統企業檔案工作管理體制與市場經濟體制、傳統企業檔案管理模式與現代企業制度、薄弱的檔案基礎工作與檔案信息化管理、創新不足的服務機制與企業需求之間產生了矛盾。這些矛盾也給我國企業檔案工作帶來了發展機遇,要求我國的企業檔案工作以轉變觀念為基礎,與市場經濟接軌;以信息技術應用為契機,統領企業檔案工作改革;以深化服務為宗旨,創新檔案工作服務機制。①然

于英香
現代企業制度的建立,對企業檔案工作提出了挑戰,使得傳統企業檔案工作管理體制與市場經濟體制、傳統企業檔案管理模式與現代企業制度、薄弱的檔案基礎工作與檔案信息化管理、創新不足的服務機制與企業需求之間產生了矛盾。這些矛盾也給我國企業檔案工作帶來了發展機遇,要求我國的企業檔案工作以轉變觀念為基礎,與市場經濟接軌;以信息技術應用為契機,統領企業檔案工作改革;以深化服務為宗旨,創新檔案工作服務機制。①然而,抓住機遇不是一蹴而就的,還有很多課題需要整合各方面的力量共同研究完成。
   一、研究與現代企業制度相適應的企業檔案工作運行機制
   現代企業制度下企業檔案工作的運行機制有其明顯的個性,其中最顯著的區別是運行機制形態的多元性。在新形勢下外因推動企業檔案工作運行的作用、力度將明顯減小,更多的是企業自律行為。為此,我們應當研究現代企業制度下企業檔案工作運行機制的形式及其構成要素,研究其運行特征,探討建立新型運行機制的途徑與措施,為現代企業建立與其要求相適應的多元、靈活、高效的企業檔案工作運行機制提供借鑒,使企業檔案工作能與現代企業相協調發展。企業檔案工作運行機制的問題,既是一個理論問題,又是一個實踐問題,我們應從檔案工作一般理論出發,結合現代企業制度的實踐認真研究企業檔案工作運行機制的有關概念,科學地勾畫出其運行的模型,尋找其內在的工作方式,再概括出其構成因素,有針對性地解決與運行機制相關的一系列重大問題,使企業檔案工作能夠自主、有效、持久地運行。
   二、研究構建與市場經濟相適應的現代企業檔案工作管理體制
   首先,由于現代企業制度的一個重要特征是“政企分開”,這使得檔案行政管理部門與企業檔案部門的權力與角色關系發生了變化。以往檔案行政管理部門對企業檔案工作微觀業務指導過細的現象將得不到企業檔案部門的認可,而檔案行政管理部門由于習慣于依靠政府的權威進行發號施令,其角色轉變也需要時間。其次,企業總是以追求利益最大化為目標,由于企業檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益,很多企業決策者和管理者還未意識到企業檔案工作在企業的長遠利益中所起的重要作用,企業檔案工作極易被忽視。為了促使企業重視檔案工作,檔案行政管理部門需要完成的任務是:轉變職能,從行政管理為主轉向提供服務,在宏觀上形成一個新的與市場經濟相適應的現代企業檔案工作管理體制,從制度上改變企業檔案工作現狀。
   三、探討建立適應現代企業制度需要的企業檔案管理模式
   在現代企業制度下,企業檔案管理應采取什么樣的管理思想與方式很值得研究。由于企業規模形態、技術與經營形態的不同,顯然不能采取大一統式的管理模式,應當樹立管理模式多元化的觀念。為此,我們應當在調查研究的基礎上確定各類企業選擇相應檔案管理模式的原則、研究現代企業管理模式的基本內涵與特征,并以管理體制、管理制度、信息服務等方面深入研究,建立現代企業檔案管理模式的保障措施,為企業檔案工作者勾畫出可供參考的與現代企業制度相適應的現代企業檔案管理模式的藍圖。
   四、優化企業檔案信息資源
   首先,隨著現代企業制度的建立,企業檔案的形成大大超越了原來的范圍,其形成規律也發生了相應變化,產生了大量的新型企業檔案。企業轉制后,規模增大,機構層級增多,辦公地點分散,這就使得檔案管理工作范圍擴大。尤其是企業集團,不僅規模大,而且內部成員企業可以跨行業、跨地區、跨所有制,過去中央企業很少有在境外設機構和企業的,現在大多數企業都有涉外機構。相對單體大企業而言,集團公司檔案管理系統的跨度擴大了許多,給檔案的收集和歸檔工作帶來一定難度。其次,國有企業在轉換經營機制過程中,股份制企業大量增多,實行多種經營成為很多企業的發展方向。過去企業只管生產,銷售由國家來調控,現在企業是以營銷為主導來帶動生產。隨著企業活動范圍擴大和內容的變化,檔案形成的種類和數量激增,檔案成分復雜化,出現了許多新的檔案文件,因此,檔案資料的收集范圍也隨之擴大,將由企業內部延伸到企業外部。如此復雜多樣的檔案種類與類型的出現,要求企業檔案部門優化企業檔案文件材料的收集范圍,加強檔案價值鑒定,使企業保存的檔案內在質量和數量都能適應企業生產、經營的要求,這也是現代企業制度下企業檔案部門的一項重要任務。②
   五、如何構建大型企業集團內部檔案綜合管理體系
   現代企業制度的建立,促使企業的兼并與優化組合,催生出許多大型企業集團。大型企業集團的檔案管理工作相對于小型企業會遇到一些新情況。首先,大型企業集團市場開發和產品開發的周期比較短,資產運作比較快,因而產生的檔案數量多,內容豐富,管理方式必然多樣化。其次,大型企業集團常常跨地區、跨行業聯合,形成諸如企業聯盟、網絡企業等組織方式,分散的地域使得成員企業間檔案工作的發展很不平衡,水平有高有低,規范化、標準化和信息化的要求非常迫切。規范化、標準化最終要依賴信息化,而信息化則要通過網絡化實現。網絡化的信息服務方式可以最大限度地收集、保存和利用有關企業管理工作和科技生產成果的信息,并通過有效傳遞和合理擴散,實現不同地域間的企業檔案資源共享。因此,建立一個安全、高效、標準、規范的信息傳輸網絡是大型企業集團檔案管理者需著力完成的任務。由于企業信息化管理和知識管理的發展,在大型企業集團中建立圖、情、檔信息一體化的企業信息中心具有設備、人員、技術上的保障,也很有必要。該中心可以對企業內部的有關文件、數據實行集中式管理,包括收集、加工、傳遞、存儲等一系列工作。這種組織形式也便于建立計算機管理系統,實行信息化管理,同時也有利于信息資源的綜合開發和利用,提高企業信息管理的效率。信息傳輸網絡和企業信息中心構成大型企業集團內部檔案綜合管理體系。構建這樣一個綜合管理體系是大型企業集團在企業信息化和檔案信息化發展過程中的主要任務。
   六、制定外向型企業檔案管理新辦法
   外向型企業的一般含義是指直接面向國際市場,積極參與國際分工和國際競爭,以出口為導向的企業。隨著外向型企業面向世界、面向國際競爭的趨勢,其檔案工作不能固守國內的管理模式和管理方法,應逐漸與國際慣例接軌。因此,應制定適合于外向型企業、與國際慣例接軌的企業檔案管理新辦法。其中,要重點制定有關外向型企業反傾銷、反補貼工作等方面需要的文件材料以及關于企業法律事務、國際公共關系與信用方面的檔案材料。這些材料是外向型企業出現的新內容檔案,是企業中心工作產生的,因此都是非常重要的。正因為如此,外向型企業的檔案部門必須跟上企業改革的步伐,收集保管好外向型企業的各種檔案,尤其是對提高企業競爭力、提高企業在國際上的地位以及與國際合作伙伴的關系方面的檔案,為此,也應制定有利于外向型企業收集檔案的管理新辦法。簡言之,制定適合外向型企業檔案管理新辦法是現代企業制度下企業檔案工作的又一新任務。
   七、強化民營企業檔案管理之路
   隨著國家產業結構調整和改革,我國民營經濟得到快速發展。但我國的很多民營企業脫胎于鄉鎮企業,企業經營管理者的文化、管理水平不是很高,對企業檔案工作不了解,沒有認識到企業檔案和檔案工作在生產、經營和維護企業權益等活動中的重要作用,沒有對檔案管理引起足夠的重視。由于各企業發展水平不同、規模不同,民營企業檔案管理水平參差不齊。民營企業中屬國有或集體轉制而成的,大都沿襲了原有檔案管理模式,例如實行檔案綜合管理;由民間資本生成的民營企業中有一定規模者,檔案工作正走上正軌,大量中小型民營企業的檔案工作尚處于自發階段。又由于各企業信息化水平不同,企業檔案管理手段相差懸殊,少數信息化水平較高的企業實行了檔案信息化或信息一體化管理,大量中小企業尚處于“抽屜式”手工管理階段。從上海和江浙一帶的調研情況看,“尚有13%的民營企業的檔案完全處于無人管理的混亂狀態;有56.4%的企業未建檔案室僅有人兼管。在管理形式上,有44.9%的民營企業的檔案完全分散在部門內管理。但實際上民營企業的檔案兼職人員本來工作量就很大,檔案工作又是項具體而細致的工作,往往需要耗費大量的時間和精力來做好它,因此,兼職人員多半是無暇顧及,形同虛設。檔案完全分散由部門管理,實質也大多是無人管理。”③另外,由于一些民營企業的法制意識比較淡薄,加之檔案部門對其監督乏力,一些涉及商業機密的檔案、具有保存價值的檔案沒有合理地歸檔,致使有些部門、有些人員將其據為己有,使檔案嚴重流失。鑒于民營企業檔案工作的現狀,考慮到民營企業與國有企業相比在組織機構、決策管理、經營活動以及產生檔案的類別和內容構成的明顯區別,國有企業檔案管理模式不完全適合民營企業。因此,必須制定適應民營企業的檔案管理模式,加快民營企業檔案管理的步伐,挽救民營企業檔案,這是檔案行政管理部門在我國民營企業蓬勃發展時期的重要任務。
   八、解決境外企業檔案管理與國內融合、國際接軌的問題
   隨著我國改革開放的不斷深入和經濟全球化趨勢的不斷加強,我國境外企業的數量將越來越多。這些國有境外企業在創辦和發展過程中形成了大量珍貴的檔案,這些檔案記錄了企業自身初創、發展、壯大的過程,客觀反映了企業各項經營管理活動。管理好這些寶貴的國有檔案資產,不僅是國有境外企業自身經營和發展的需要,也是國家政策研究及經濟戰略發展的需要。盡管我國境外企業工作中形成的重要文件材料一般都報回國內,由國內主管部門進行整理歸檔,駐地除重份文件外,一般都是事務性的文件材料和收文,不需永久保存,但這部分材料在日常工作中仍需經常查找,有重要的參考價值。然而,境外企業檔案工作存在著很多管理漏洞,影響了境外企業對檔案的信息需求,妨礙了境外企業的發展。如信息交流不暢;檔案管理放任自流,檔案管理分散;國內行之有效的管理方法在國有境外企業中無法實施等等問題。④這些問題導致境外企業檔案工作正在被邊緣化。鑒于境外企業檔案工作不盡如人意的局面,檔案行政管理部門應將境外企業作為特殊案例,制定措施著力解決境外企業檔案的一系列問題。在遵循企業管理國際化、現代化的規律的基礎上,結合中國檔案工作實際,建立適合國際慣例要求、符合境外企業運作規律和管理特色的檔案管理模式。這也是現代企業制度下企業檔案工作的一項迫在眉睫的任務。
   九、企業檔案信息化建設的特點
   檔案信息作為企業內部運行系統必不可少的組成部分,其管理的信息化也是企業信息化的組成部分,與企業信息化同步進行。客觀地說,我國企業檔案信息化建設取得了一定的成就,尤其在應對電子文件方面,無論是理論研究還是實踐推進,我國企業已有了良好的開端。一些大型企業集團的檔案信息化工作更是為提高企業效益做出了巨大的貢獻。然而,企業檔案信息化過程中,工作的進展也是不平衡的。短期、面上的動作大,基礎、系統的東西少,檔案的信息服務質量不高,直接影響檔案有效需求;企業檔案信息化還存在著重系統開發輕資源建設、重建設輕利用、電子文件歸檔管理不規范等弊端;檔案部門對有些事物接受比較慢,特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等,使得我們缺少可以和國外企業對話的信息化平臺,失去和國際合作的機會;⑤信息化建設中專業人員的素質問題,仍然是企業檔案信息化建設的一個瓶頸。在這種情況下,檔案部門如何知難而上,使檔案信息化管理成為企業信息化的一個重要組成部分,使檔案信息化與企業信息化有機結合、同步發展,成為企業檔案管理工作中的一個主要任務。
   十、企業知識資源管理是企業檔案工作的重要議程
   現代企業為提升自己的核心競爭力,越來越重視企業知識的創新,越來越多的企業已把創新視作自己的立身之本,把市場資產、知識產權資產、人力資源資產、基礎結構資產視為一種參與競爭的不可或缺的資本形態,換言之,實行知識管理是企業管理的必然趨勢。從企業檔案要服從、服務于企業中心工作、要為企業增產增效提供服務看,企業檔案工作的發展趨勢必然也會向知識化管理發展,成為企業知識管理的一部分,即企業檔案知識化管理是企業檔案工作發展的必然結果。企業檔案的內容非常復雜,詳細記錄了企業生產經營的方方面面,這些信息雖然是一種編碼化的顯性知識,但是企業中還有很多沒有被挖掘出來的隱性知識,需要檔案知識者去挖掘。檔案知識者對這些信息的總結、分類,按關聯規則從中發現知識,從現有數據中挖掘出有用的知識,就是企業從傳統的檔案管理向企業知識管理轉變的過程。然而,目前我國大部分企業的檔案工作還沒有走出傳統檔案管理的模式,對企業檔案知識管理還沒有充分的認識。如何促使企業檔案工作向知識管理轉變,也是目前企業檔案工作的一項重要任務。
   注釋:
   ①上海市檔案局課題報告:《入世貿組織后我國檔案工作面臨的挑戰、機遇及其對策》
   ②⑤李和平:“企業檔案工作的主要情況”,《檔案學》2004年第2期
   ③徐奮:“從一次調研看民營企業檔案工作的現狀”,《上海檔案》2003年第6期
   ④吳廣平:“論國有境外企業檔案的管理”,《中國檔案》2003年第12期
(郭紅解、黃曉瑾摘自《檔案學》2005年第3期,原載《檔案與建設》)
 
 
(文/小編)
免責聲明
本文為小編原創作品,作者: 小編。歡迎轉載,轉載請注明原文出處:http://www.szsunz.com/tech/201808/568.html 。本文僅代表作者個人觀點,本站未對其內容進行核實,請讀者僅做參考,如若文中涉及有違公德、觸犯法律的內容,一經發現,立即刪除,作者需自行承擔相應責任。涉及到版權或其他問題,請及時聯系我們kf@dawindow.com。
 

Copyright ? 2018 檔案之窗(dawindow.com) ??? 深圳司捷科技有限公司? ? 版權所有       粵ICP備18047471號-1