劉南山
1.建立運作機制規范
2001年中國上海APEC會議是迄今為止我國召開的規模最大、級別最高、影響最廣的多邊國際活動，建檔工作面廣量達、難度較高。早在2000年5月，APEC會議籌備工作全面啟動之初，市檔案局和市外辦就聯合發出了《關于做好2001年APEC會議上海籌備工作建檔工作的通知》，從明確分管領導、落實人員責任、列入工作環節、劃定歸檔范圍等多方面提出了要求。2001年9月，在APEC會議籌備工作進入最后階段時，市檔案局又和APEC會議上海籌備工作辦公室聯合召開會議，進一步提出了完成建檔工作的時間表。APEC會議各籌備小組的責任單位領導對建檔工作非常重視，從人、財、物等方面解決建檔工作所必需的條件。各有關人員和專、兼職檔案人員以高度的政治責任感和歷史使命感，克服種種困難，完整收集和認真整理有關文件材料、音像資料及實物，圓滿完成了APEC會議的建檔工作。
回顧APEC會議的建檔工作，我們深深地感到，做好重要會議、重大活動的建檔工作，必須有運作機制規范加以保障。APEC會議成功建檔的實踐證明了運作機制規范在重大活動建檔乃至國家檔案資源建設中的重要性。隨著改革開放和現代化建設的不斷深入，服務全國、面向世界的上海，各種重要會議、重大活動將日益增多。我們一定要以APEC會議建檔為新的起點，建立健全重要會議、重大活動建檔的運作機制，從溝通信息、主動聯系、提前介入、明確責任、落實措施、加強督導等方面加以規范，形成制度，確保重要會議、重大活動的建檔工作有條不紊、保質保量的開展。
2.深化檔案工作改革
2001年中國上海APEC會議的檔案，作為一個獨立全宗，在會議結束后及時接收進館，這一做法本身蘊含著改革檔案工作的深刻意義。按照傳統的檔案學理論，不僅以一項活動構成全宗是不允許的，而且由多個承辦單位形成的檔案從本單位檔案系統中分離出來提前移交進館也是不允許的。但發展中的檔案工作客觀上出現了新情況，發生了新變化。如果墨守成規，按不同的立檔單位形成的有關檔案，歸屬在不同的立檔單位內，還要等到滿20年再進館，那勢必影響重大活動檔案的完整性、系統性，既不便于管理，又不利于利用。因此有必要進行改革。
APEC會議的文件材料、音像資料及有關實物，以獨立的全宗進行整理，并及時移交進館，是有關各方解放思想，實事求是，與時俱進，開拓創新的結果。這一舉措說明，做好檔案工作必須隨著客觀情況和實際需求的變化，不斷更新觀念和思路，不斷調整和變革管理方式，否則，難免會陷入困境，甚至有可能被淘汰。因此，我們要抓住APEC會議檔案移交進館這件實事，結合實際，舉一反三，深入學習市委辦公廳、市政府辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》，推動檔案工作改革的不斷深入，以做好重要會議、重大活動檔案及時移交進館工作為抓手，切實加強國家檔案資源建設。
3.加強協調、督導、服務
2001年中國上海APEC會議建檔過程中，我們曾專門派員深入到籌備工作小組有關單位指導建檔工作，與有關單位建立了密切的聯系，也得到了有關單位的大力支持。這種互相理解、幫助、協作的精神是我們做好重要會議、重大活動建檔工作的基礎條件之一。特別是根據歷屆APEC會議的慣例，還要將2001年中國上海APEC會議一套完整的檔案資料，提供給下屆辦會城市作考察借鑒。同時這套檔案資料，也將被舉辦各種重要國際會議和重大國際活動的有關單位所關注。開發利用好2001年中國上海APEC會議的檔案資源，是我們義不容辭的職責。做好這項工作，同樣離不開形成這套檔案資料的有關單位的繼續支持和鼎力相助。我們要把這種協作精神發揚光大，不僅在建檔時協調一致，而且在開發利用中精誠合作，共同把這項工作做得更好。
市委辦公廳、市政府辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》指出，對在本市舉行的跨地區、跨行業，在國內外有重大政治、經濟和社會影響，并成立籌辦組織機構的各種重要的全國性、國際性會議和重大經貿、科技、文化、體育等活動，市檔案行政管理部門要提前介入，并參加重要會議和重大活動籌辦組織機構，以切實做好重要會議、重大活動的建檔、檔案進館的協調服務和監督指導工作。2001年中國上海APEC會議建檔工作的實踐，使我們對提前介入重大活動的建檔工作，有了更深刻的認識。提前介入、協調和監督指導有關建檔工作，實際上是一種超前服務。如果按步就班，等到接收檔案進館時再介入，不但會耽誤建檔的有利時機，而且將會造成檔案完整性、準確性方面難以彌補的損失。為了做好服務工作，我們檔案部門一定要根據新形勢的要求，創新服務機制。要建立必要的渠道和制度，深入重點部門和社會各界，主動了解領導工作、管理工作和社會的需求，及時調整工作思路和工作方法，使服務形成特點和特色。只有這樣，才能適應各方面的需要。
上海全面提高城市綜合競爭力，積極建設“一個龍頭、四個中心”的步伐正在加快，申辦世博會、申辦特奧會、綜合開發黃浦江兩岸、建設深水港和化工區等重大活動及重點工程建設項目一個接一個。按照市委、市政府的要求，我們檔案部門都要積極參與，做好建檔和服務工作。
(鄒偉農摘自《上海檔案工作創新文集》)
1.建立運作機制規范
2001年中國上海APEC會議是迄今為止我國召開的規模最大、級別最高、影響最廣的多邊國際活動，建檔工作面廣量達、難度較高。早在2000年5月，APEC會議籌備工作全面啟動之初，市檔案局和市外辦就聯合發出了《關于做好2001年APEC會議上海籌備工作建檔工作的通知》，從明確分管領導、落實人員責任、列入工作環節、劃定歸檔范圍等多方面提出了要求。2001年9月，在APEC會議籌備工作進入最后階段時，市檔案局又和APEC會議上海籌備工作辦公室聯合召開會議，進一步提出了完成建檔工作的時間表。APEC會議各籌備小組的責任單位領導對建檔工作非常重視，從人、財、物等方面解決建檔工作所必需的條件。各有關人員和專、兼職檔案人員以高度的政治責任感和歷史使命感，克服種種困難，完整收集和認真整理有關文件材料、音像資料及實物，圓滿完成了APEC會議的建檔工作。
回顧APEC會議的建檔工作，我們深深地感到，做好重要會議、重大活動的建檔工作，必須有運作機制規范加以保障。APEC會議成功建檔的實踐證明了運作機制規范在重大活動建檔乃至國家檔案資源建設中的重要性。隨著改革開放和現代化建設的不斷深入，服務全國、面向世界的上海，各種重要會議、重大活動將日益增多。我們一定要以APEC會議建檔為新的起點，建立健全重要會議、重大活動建檔的運作機制，從溝通信息、主動聯系、提前介入、明確責任、落實措施、加強督導等方面加以規范，形成制度，確保重要會議、重大活動的建檔工作有條不紊、保質保量的開展。
2.深化檔案工作改革
2001年中國上海APEC會議的檔案，作為一個獨立全宗，在會議結束后及時接收進館，這一做法本身蘊含著改革檔案工作的深刻意義。按照傳統的檔案學理論，不僅以一項活動構成全宗是不允許的，而且由多個承辦單位形成的檔案從本單位檔案系統中分離出來提前移交進館也是不允許的。但發展中的檔案工作客觀上出現了新情況，發生了新變化。如果墨守成規，按不同的立檔單位形成的有關檔案，歸屬在不同的立檔單位內，還要等到滿20年再進館，那勢必影響重大活動檔案的完整性、系統性，既不便于管理，又不利于利用。因此有必要進行改革。
APEC會議的文件材料、音像資料及有關實物，以獨立的全宗進行整理，并及時移交進館，是有關各方解放思想，實事求是，與時俱進，開拓創新的結果。這一舉措說明，做好檔案工作必須隨著客觀情況和實際需求的變化，不斷更新觀念和思路，不斷調整和變革管理方式，否則，難免會陷入困境，甚至有可能被淘汰。因此，我們要抓住APEC會議檔案移交進館這件實事，結合實際，舉一反三，深入學習市委辦公廳、市政府辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》，推動檔案工作改革的不斷深入，以做好重要會議、重大活動檔案及時移交進館工作為抓手，切實加強國家檔案資源建設。
3.加強協調、督導、服務
2001年中國上海APEC會議建檔過程中，我們曾專門派員深入到籌備工作小組有關單位指導建檔工作，與有關單位建立了密切的聯系，也得到了有關單位的大力支持。這種互相理解、幫助、協作的精神是我們做好重要會議、重大活動建檔工作的基礎條件之一。特別是根據歷屆APEC會議的慣例，還要將2001年中國上海APEC會議一套完整的檔案資料，提供給下屆辦會城市作考察借鑒。同時這套檔案資料，也將被舉辦各種重要國際會議和重大國際活動的有關單位所關注。開發利用好2001年中國上海APEC會議的檔案資源，是我們義不容辭的職責。做好這項工作，同樣離不開形成這套檔案資料的有關單位的繼續支持和鼎力相助。我們要把這種協作精神發揚光大，不僅在建檔時協調一致，而且在開發利用中精誠合作，共同把這項工作做得更好。
市委辦公廳、市政府辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》指出，對在本市舉行的跨地區、跨行業，在國內外有重大政治、經濟和社會影響，并成立籌辦組織機構的各種重要的全國性、國際性會議和重大經貿、科技、文化、體育等活動，市檔案行政管理部門要提前介入，并參加重要會議和重大活動籌辦組織機構，以切實做好重要會議、重大活動的建檔、檔案進館的協調服務和監督指導工作。2001年中國上海APEC會議建檔工作的實踐，使我們對提前介入重大活動的建檔工作，有了更深刻的認識。提前介入、協調和監督指導有關建檔工作，實際上是一種超前服務。如果按步就班，等到接收檔案進館時再介入，不但會耽誤建檔的有利時機，而且將會造成檔案完整性、準確性方面難以彌補的損失。為了做好服務工作，我們檔案部門一定要根據新形勢的要求，創新服務機制。要建立必要的渠道和制度，深入重點部門和社會各界，主動了解領導工作、管理工作和社會的需求，及時調整工作思路和工作方法，使服務形成特點和特色。只有這樣，才能適應各方面的需要。
上海全面提高城市綜合競爭力，積極建設“一個龍頭、四個中心”的步伐正在加快，申辦世博會、申辦特奧會、綜合開發黃浦江兩岸、建設深水港和化工區等重大活動及重點工程建設項目一個接一個。按照市委、市政府的要求，我們檔案部門都要積極參與，做好建檔和服務工作。
(鄒偉農摘自《上海檔案工作創新文集》)