信息社會(huì)化與檔案信息秘密的安全策略

在信息不斷社會(huì)化和社會(huì)不斷信息化的歷史進(jìn)程中，無論是人們的信息意識(shí)，還是社會(huì)的信息需求，乃至整個(gè)社會(huì)的信息能力都將發(fā)生巨大變化，這些變化對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略所產(chǎn)生的影響，我們應(yīng)有較為冷靜的思考與分析。

信息社會(huì)化和社會(huì)信息化，特別是前者，給人類的管理工作(包括信息管理工作)帶來了一些新的問題。信息作為一種社會(huì)化的資源，已吸引著越來越多的組織和部門投人巨大的人力、物力和財(cái)力來對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用。但在社會(huì)化的信息開發(fā)利用中必然會(huì)產(chǎn)生復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，因此，為了有效地調(diào)整信息開發(fā)利用中所產(chǎn)生的復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，就必須研究如何通過自我保護(hù)和社會(huì)保護(hù)機(jī)制維護(hù)有關(guān)信息所有者的權(quán)利，從而更有力地推動(dòng)信息的開發(fā)利用。信息所有者權(quán)利的保護(hù)，其核心問題就是對(duì)信息的安全保護(hù)。檔案信息作為信息的一種較為特殊的形式，其安全問題顯得尤為重要。隨著信息社會(huì)化過程的加快，將必然會(huì)促進(jìn)檔案信息的開放和開發(fā)。在這一背景下研究“檔案信息安全問題”更成為檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略這一軟科學(xué)研究課題中不可忽視的重要內(nèi)容。

從建國之初到目前為止，指導(dǎo)我國檔案工作的基本原則都對(duì)檔案的安全問題作了明確概括。根據(jù)一般理解，“維護(hù)檔案的安全”是指維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全，要求在檔案工作中盡量延長(zhǎng)檔案的自然壽命，并保證檔案內(nèi)容不泄密。但是，我們認(rèn)為，“檔案的安全”，不僅包括檔案的物質(zhì)安全和政治安全，而且也應(yīng)該包括檔案的秘密安全。如果說，過去強(qiáng)調(diào)檔案的政治安全更多的是側(cè)重于考察國防與國家安全和政務(wù)方面的信息秘密安全，那么，檔案信息的秘密安全則涉及到對(duì)人類社會(huì)活動(dòng)各方面的信息秘密安全的保護(hù)。

一、檔案信息秘密的含義

檔案信息秘密是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來一定利益，具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的各類檔案信息內(nèi)容。檔案信息秘密具有如下基本特征:

(一)秘密性

是指檔案信息未在國內(nèi)外公布、開放過，也未在國內(nèi)外公開使用過或以其它方式為公眾所知。檔案信息在很大程度上是依靠其原始記錄性和特定的秘密性維持其價(jià)值的。在大量的管理事務(wù)中，檔案信息持有者能夠利用檔案信息服務(wù)于管理活動(dòng)，為自己謀求經(jīng)濟(jì)的和社會(huì)的利益。檔案信息內(nèi)容一旦被公布或開放或以其它形式公開，就不能成為秘密，對(duì)檔案信息持有者來說，其價(jià)值就會(huì)喪失或減小，甚至還會(huì)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)、政治等方面的利益損失。

(二)價(jià)值性

檔案信息秘密必須能在人類社會(huì)活動(dòng)中實(shí)際利用。如科技檔案信息能夠作用于科研與生產(chǎn)，經(jīng)營管理檔案信息能夠作用于內(nèi)部管理與市場(chǎng)活動(dòng)，黨政檔案信息能夠作用于各類日常決策，人事檔案信息能夠作用于人際關(guān)系和個(gè)人發(fā)展等。上述各類檔案信息在使用后均能給權(quán)利人帶來效益，這種效益既可以是經(jīng)濟(jì)效益，也可以是社會(huì)效益;既可以是直接效益，也可以是間接效益。

(三)保密性

檔案信息的權(quán)利人是否對(duì)其所擁有或使用的信息采取保密措施，是認(rèn)定檔案信息能否成為信息秘密的核心條件。作為檔案信息秘密的擁有者或使用者，為了保護(hù)自己在社會(huì)活動(dòng)中的有利地位，為了在消費(fèi)檔案信息秘密的過程中獲取最大利益，必然會(huì)千方百計(jì)地、因地制宜地采取有效措施，以防止檔案信息秘密的外泄。如果權(quán)利人對(duì)其所稱的檔案信息秘密不采取任何措施加以保密，視為通用物，任何單位或個(gè)人都可以將其當(dāng)作人類一般信息了解它、掌握它、利用它，那么，它就不可能成為實(shí)質(zhì)意義上的檔案信息秘密。

二、檔案信息秘密的主體與客體

(一)檔案信息秘密的主體

檔案信息秘密的主體是指通過正當(dāng)手段獲得并掌握某一檔案信息秘密的法人或公民。由于檔案信息的共享性飛易傳播性、無形性及可能存在的秘密性決定了檔案信息可以同時(shí)被若干人占有，檔案信息秘密也就可以形成多種主體形態(tài)。

檔案信息秘密的主體形態(tài)一般有如下幾種情況:

一是單一主體。單一主體可以表現(xiàn)為:檔案信息秘密國家主體、集體單位主體和公民個(gè)人主體三種類型。檔案信息秘密的國家主體是指國家作為權(quán)利主體代表全國人民對(duì)國家檔案信息秘密行使占有、使用、處分和收益的權(quán)利。但是，由于檔案信息的來源廣泛，作用各異，因此，國家只能通過不同方式來行使其檔案信息秘密主體的權(quán)利。具體方式有:國家以信息秘密所有權(quán)人的身份直接行使權(quán)利;國家授權(quán)各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門代表國家行使權(quán)利;國家分級(jí)分專業(yè)地將國家檔案信息秘密交給各類檔案館行使權(quán)利。

檔案信息秘密的集體單位主體，是指集體所有制法人代表勞動(dòng)群眾集體對(duì)集體所有檔案信息秘密行使占有、使用、處分和收益的權(quán)利。

公民個(gè)人主體也就是指某項(xiàng)檔案信息秘密僅由公民單個(gè)掌握和了解，并依法行使占有、使用、處分和收益該信息秘密的權(quán)利。

二是共同主體。在這種情況下，檔案信息秘密的持有者既可以是兩個(gè)或兩個(gè)以上的集體單位組成的共同主體，也可以是兩個(gè)或兩個(gè)以上的公民組成的共同主體。當(dāng)某一檔案信息秘密的主體為共同主體時(shí)，通常需要就該檔案信息秘密的保密達(dá)成一致意見，同時(shí)，還需要就該檔案信息的歸屬、使用、收益的分享達(dá)成一致。

(二)檔案信息秘密的客體

檔案信息秘密的客體就是指需要保密的各種檔案信息內(nèi)容。可以成為檔案信息秘密的客體甚多，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分，會(huì)有不同的分類。如從檔案信息秘密涉及的主要內(nèi)容來劃分，可以分為黨群檔案信息秘密、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案信息秘密、行政管理檔案信息秘密、經(jīng)營管理檔案信息秘密、會(huì)計(jì)檔案信息秘密、科研檔案信息秘密等;從檔案信息秘密的載體形式來劃分，可以分為紙張、膠片、磁性材料等類型。

三、對(duì)檔案信息秘密的安全保護(hù)

(一)保護(hù)檔案信息秘密安全的策略設(shè)計(jì)(自我保護(hù))

所有企業(yè)或事業(yè)單位不論其規(guī)模大小、市場(chǎng)狀況、技術(shù)水平如何，都應(yīng)制定一個(gè)完整的保護(hù)檔案信息秘密的方案。這個(gè)方案可以分為兩個(gè)內(nèi)容:一是如何找出并確定檔案信息秘密的內(nèi)涵;二是檔案信息秘密的內(nèi)容一旦確定，就要制定具體的保護(hù)措施并加以實(shí)施。

1)找出并確定檔案信息秘密的內(nèi)涵并對(duì)其進(jìn)行分類。在企業(yè)單位內(nèi)部，確定檔案信息秘密的工作可以分為兩步走。

首先，確定檔案信息秘密的內(nèi)涵。在確定檔案信息秘密內(nèi)涵的過程中，可以直接運(yùn)用檔案信息秘密的兩個(gè)要素— 秘密性、價(jià)值性來評(píng)估所有檔案信息資料。在具體評(píng)估過程中，可以適當(dāng)將同類檔案信息資料作“新穎性” 比較，這有利于我們科學(xué)地認(rèn)識(shí)檔案信息的“價(jià)值性”。在確定檔案信息秘密的內(nèi)涵時(shí)，下述三類檔案信息應(yīng)重點(diǎn)、優(yōu)先考慮:

一類是技術(shù)檔案信息。針對(duì)技術(shù)檔案信息中的產(chǎn)品類、科研類、基建類、儀器設(shè)備類檔案信息，研究它們對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手是否具有秘密價(jià)值。一般說來，上述四類技術(shù)檔案信息中，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手而言，較有秘密價(jià)值的產(chǎn)品類、科研類檔案信息，檔案部門就應(yīng)重點(diǎn)從上述兩類技術(shù)檔案信息中篩選出屬于信息秘密的范圍。應(yīng)注意的是，目前我國絕大多數(shù)企業(yè)單位的檔案管理部門，在管理所有技術(shù)檔案信息時(shí)，往往是“平均用力”，這種“平均用力”現(xiàn)象應(yīng)避免出現(xiàn)在檔案信息秘密確定的過程中。如果把所有的技術(shù)檔案信息都當(dāng)作信息秘密對(duì)待，將會(huì)使保護(hù)失去價(jià)值。在確定技術(shù)檔案信息秘密的過程中，檔案管理部門如果能夠多問一問技術(shù)人員或是請(qǐng)技術(shù)人員參加，無疑會(huì)事半功倍，并能保證技術(shù)檔案信息秘密價(jià)值判斷的準(zhǔn)確。

另一類是經(jīng)營管理檔案信息。對(duì)企業(yè)單位而言，其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、客戶名單、銷售計(jì)劃等檔案信息往往都具有信息秘密保護(hù)的潛在價(jià)值。因而也應(yīng)將其列入檔案信息秘密的范疇。

第三類是會(huì)計(jì)檔案信息。在企業(yè)內(nèi)部，各種財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等都可能被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所掌握和利用，并給企業(yè)帶來巨大損失，因此它們也應(yīng)屬于保密的范圍。

其次，根據(jù)保密程度的不同對(duì)檔案信息秘密進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悺．?dāng)全面考查了單位所有類型的檔案信息資料后，就可將它們分為一般非保密性質(zhì)的檔案信息資料和隸屬于檔案信息秘密范圍的檔案信息資料。對(duì)屬于檔案信息秘密范圍的檔案信息資料可按其價(jià)值大小將其分為:關(guān)鍵性的檔案信息秘密、重要性的檔案信息秘密、一般性的檔案信息秘密。關(guān)鍵性的檔案信息秘密是指對(duì)本單位而言具有不同尋常價(jià)值的信息秘密，一旦泄密可能會(huì)給企業(yè)帶來災(zāi)難性后果。對(duì)這類檔案信息秘密限制的范圍越小，對(duì)其實(shí)施的保護(hù)機(jī)會(huì)往往越大;重要性的檔案信息秘密是指也有很大價(jià)值的信息秘密，一旦被泄露，不會(huì)給企業(yè)單位帶來災(zāi)難性后果。對(duì)這類檔案信息在數(shù)量上也應(yīng)給予限制，以便使接觸到這些檔案信息的員工意識(shí)到它的重要性;一般性檔案信息秘密，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者也是有價(jià)值的，即便競(jìng)爭(zhēng)者得到它們也不會(huì)給企業(yè)招致直接的、不可彌補(bǔ)的損害。

2)企業(yè)單位檔案信息秘密的保護(hù)方案。一個(gè)企業(yè)單位的檔案信息秘密保護(hù)方案可以考慮從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行設(shè)計(jì):

(1)對(duì)屬于秘密范疇的檔案信息資料施以統(tǒng)一標(biāo)記。這對(duì)于關(guān)鍵性的和重要性的檔案信息秘密來說尤為重要。

（2)確定保護(hù)檔案信息秘密的安全系統(tǒng)的作用。安全系統(tǒng)主要體現(xiàn)在:對(duì)員工接觸檔案信息秘密進(jìn)行限制，規(guī)定哪些員工可以在工作中接觸和使用檔案信息秘密資料;限制第三方的使用;防止將檔案信息秘密暴露給大眾;與雇員簽定保密協(xié)議;同雇員進(jìn)行雇用前和離職前的專訪談話，提醒并強(qiáng)調(diào)其對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)義務(wù)等。

（3)如何以較低風(fēng)險(xiǎn)向企業(yè)外部人員在某種程度上披露某些檔案信息秘密。企業(yè)的檔案信息秘密保護(hù)方案應(yīng)明確規(guī)定:在何種情況下可授權(quán)將檔案信息披露給外部人員，允許披露的范圍，在何種情況下必須與當(dāng)事人簽訂保密協(xié)議。

(4)在合營過程中檔案信息秘密的保護(hù)。當(dāng)企業(yè)要轉(zhuǎn)讓技術(shù)，或以技術(shù)入股參加合營，或直接出售檔案信息秘密時(shí)，掌握防止泄密的方法也是十分重要的。特別要強(qiáng)調(diào)的是:只要檔案信息秘密的披露是有限制的，并且是為了某種特殊的目的，這種披露就不影響該檔案信息秘密享有的法律保護(hù)。真正的危險(xiǎn)來自不加區(qū)別、不采取任何保護(hù)措施的披露。因此，作為檔案信息秘密的權(quán)利人，都承擔(dān)著對(duì)檔案信息加以保密的義務(wù)。

(二)檔案信息秘密的法律保護(hù) (社會(huì)保護(hù))

盡管我國目前還沒有保護(hù)檔案信息秘密的專門法律，但是，在現(xiàn)有的法律框架范圍內(nèi)，對(duì)為了某種政治的或商業(yè)的利益，采取不正當(dāng)?shù)氖侄危@取、披露或使用他人創(chuàng)造的未公開的有價(jià)值的檔案信息秘密而會(huì)造成的企業(yè)損失(或國家損失)，一樣可以尋求相應(yīng)的法律保護(hù)。

有關(guān)檔案信息秘密保護(hù)的現(xiàn)行法律包括以下幾個(gè)方面:

1)《保守國家秘密法》對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)。1989年5月1日起施行的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對(duì)檔案信息秘密加以保護(hù)所涉及的范圍最廣，保護(hù)措施與制度也最具體。例如在第8條中對(duì)保護(hù)范圍作了規(guī)定，在第17~30條中對(duì)保護(hù)方法作了說明。

2)《檔案法》對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)。《檔案法》對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)，側(cè)重是對(duì)檔案信息秘密的秘密期限和秘密公布權(quán)作了規(guī)定，并對(duì)違反上述規(guī)定的違法行為提出了處理、制裁的力、法。

3)現(xiàn)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)法對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)。利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)法保護(hù)檔案信息秘密，常體現(xiàn)在《專利法》和《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》上。《專利法》規(guī)定專利權(quán)的取得以發(fā)明人向社會(huì)公開其發(fā)明為條件，通過公開其發(fā)明來換取一定期限的壟斷權(quán)。在某些專利檔案中可以巧妙地保留一部分檔案信息秘密。若要達(dá)到實(shí)施專利技術(shù)的最佳效果，專利使用者就要獲得保存于專利檔案中的相應(yīng)信息秘密。這樣，包含于專利檔案之內(nèi)的若干未公開的信息也就獲得了保護(hù)。

《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》實(shí)際上就是保護(hù)技術(shù)信息和經(jīng)營信息秘密，這其中當(dāng)然也包括蘊(yùn)藏在檔案載體中的技術(shù)信息和經(jīng)營信息秘密。《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》對(duì)強(qiáng)化檔案管理部門的信息保密意識(shí)，推動(dòng)各單位檔案信息秘密保護(hù)措施的健全無疑具有重要的意義。

4)民法對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)。我國《民法通則》第118條規(guī)定:“公民、法人的著作權(quán)(版權(quán))、專利權(quán)、商標(biāo)使用權(quán)、發(fā)現(xiàn)權(quán)、發(fā)明權(quán)和其他科技成果權(quán)受到剿竊、篡改、假冒等侵害的，有權(quán)要求停止侵害，消除影響，賠償損失。”該條文中強(qiáng)調(diào)的“其他科技成果”，其中有相當(dāng)部分是未經(jīng)公開的科研檔案信息秘密，它們也受到民法的保護(hù)。

5)合同法對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)。1987年6月23日通過的《技術(shù)合同法》除保護(hù)專門檔案信息外，還保護(hù)其他各類檔案信息秘密，有關(guān)信息的出讓方和受讓方都有保護(hù)相應(yīng)非專利技術(shù)信息和經(jīng)營管理檔案信息秘密的義務(wù)。

此外，在現(xiàn)行法律中，《憲法》、《統(tǒng)計(jì)法》、《郵政法》、《技術(shù)進(jìn)出口管理法》等都對(duì)檔案信息秘密進(jìn)行直接或間接的保護(hù)。在研究檔案信息秘密的法律保護(hù)和社會(huì)保護(hù)機(jī)制時(shí)，應(yīng)注意到，現(xiàn)有法律對(duì)檔案信息秘密的保護(hù)還是較為零亂和分散的，有關(guān)法律對(duì)保護(hù)檔案信息秘密所設(shè)立的罪名也不一樣。因此，在21世紀(jì)的檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研究中，應(yīng)將檔案信息秘密的安全保護(hù)問題，特別是其法律保護(hù)問題規(guī)劃進(jìn)去，或是與其它有關(guān)部門加強(qiáng)協(xié)作，設(shè)立專門的信息產(chǎn)權(quán)法并針對(duì)檔案信息秘密的具體特點(diǎn)來研究其法律保護(hù)問題。