現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案工作管理體制

——企業(yè)檔案工作發(fā)展研究之一

在企業(yè)逐步轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度之際，如何調(diào)整企業(yè)檔案工作的管理體制，使企業(yè)檔案工作適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，更好地為企業(yè)改革和國民經(jīng)濟(jì)服務(wù)，已成為我們面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文僅就此問題作一初步研討。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對現(xiàn)有企業(yè)檔案工作管理體制的影響

黨的十四大明確提出了我國經(jīng)濟(jì)體制改革的目標(biāo)是建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制。隨著經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變和改革的深化，企業(yè)在資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、組織形式、經(jīng)營機(jī)制和管理制度等方面都發(fā)生了重大變化，作為企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案工作的改革也正在進(jìn)行之中。管理體制是做好工作的基礎(chǔ)，而現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成的。因此，充分認(rèn)識現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)檔案管理體制的新要求，是深化企業(yè)檔案工作改革的前提。

(一)企業(yè)檔案管理的自主性與現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制不適應(yīng)

企業(yè)是否能成為獨(dú)立的法人和市場經(jīng)營的主體，這是市場經(jīng)濟(jì)區(qū)別于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的顯著標(biāo)志，也是企業(yè)能否煥發(fā)生機(jī)和活力，提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。現(xiàn)代企業(yè)制度的首要內(nèi)容就是完善企業(yè)法人制度，確立企業(yè)經(jīng)營管理自主權(quán)，企業(yè)應(yīng)由過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的政府附屬實(shí)體變?yōu)樯a(chǎn)經(jīng)營決策主體、執(zhí)行主體、利益主體，獨(dú)立享有民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)。因此，隨著改革深化和政企職責(zé)分開，政府部門不再直接管理企業(yè)，企業(yè)有權(quán)按市場機(jī)制決定企業(yè)的組織形式和經(jīng)營管理方式，其中包括企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和檔案管理體系的確定。企業(yè)檔案管理的自主性，對現(xiàn)有的單調(diào)劃一的機(jī)構(gòu)設(shè)置方式、行政色彩濃重的管理機(jī)制和規(guī)范化、法定化程度不高的管理制度無疑是一個很大的挑戰(zhàn)。在舊的秩序被打破，新的秩序尚未建立健全的情況下:尤其是一些企業(yè)片面追求眼前經(jīng)濟(jì)利益，缺乏檔案意識和法制觀念，缺乏對企業(yè)檔案工作應(yīng)有的重視和投人，企業(yè)檔案工作即被削弱:

一是機(jī)構(gòu)削弱，有的企業(yè)將企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)撤銷，檔案工作無分管領(lǐng)導(dǎo);有的企業(yè)將檔案機(jī)構(gòu)降格合并，且歸口不當(dāng)，管理關(guān)系不順，難以對企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理和對下屬各部門的檔案工作實(shí)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。

二是隊(duì)伍削弱，一些企業(yè)的檔案人員被精減，使原本不強(qiáng)的力量更顯單薄，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧，近乎取消;有的企業(yè)檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，常處于新手上崗的局面，其業(yè)務(wù)素質(zhì)難以提高，故使檔案工作水平下降。

三是制度削弱，一些企業(yè)在企業(yè)制度改革中忽視了檔案工作制度的建立，原有的與現(xiàn)代企業(yè)制度不相適應(yīng)的檔案管理制度被淘汰，而新的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的檔案管理制度未及時建立，造成檔案管理的混亂，甚至出現(xiàn)了國有企業(yè)檔案在企業(yè)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移過程中的大量流失。

因?yàn)槿绱耍腿珖裕髽I(yè)檔案工作出現(xiàn)了大面積滑坡，究其原因不能簡單地歸于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)觀念上的問題，不能以為只要加強(qiáng)宣傳教育或者加強(qiáng)行政干預(yù)，就能制止企業(yè)檔案工作滑坡的現(xiàn)象。因?yàn)楦镜脑蚴乾F(xiàn)有的企業(yè)檔案管理體制已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理自主性。

(二)企業(yè)檔案管理的靈活性與現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制不適應(yīng)

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)產(chǎn)權(quán)的多元化和組織形式的多樣化，使得有限責(zé)任公司、股份有限公司和企業(yè)集團(tuán)等企業(yè)形式，成為了國有大中型企業(yè)進(jìn)行企業(yè)公司化改造的主要趨勢。與此同時，由于對外開放政策的貫徹，大量的三資企業(yè)、跨國公司在中國出現(xiàn)。面對這一具有多種所有制形式、產(chǎn)權(quán)關(guān)系復(fù)雜、經(jīng)營機(jī)制各異、企業(yè)組織方式不同的企業(yè)的新格局，現(xiàn)行的僅以單一的國有獨(dú)資企業(yè)為對象的企業(yè)檔案工作管理體制顯然是無法適應(yīng)的。因?yàn)樗鼰o法滿足現(xiàn)代企業(yè)對檔案管理采取的靈活的管理模式的要求。例如，企業(yè)集團(tuán)的跨地區(qū)、跨行業(yè)的經(jīng)營方式和多層次的組織結(jié)構(gòu)，以及以資產(chǎn)為聯(lián)系紐帶的運(yùn)行機(jī)制，使原有條塊的、缺乏有機(jī)聯(lián)系的檔案工作管理體系和高度集中統(tǒng)一的檔案管理模式，也無法解決企業(yè)集團(tuán)檔案工作所面臨的一系列問題。這些年來，已有不少企業(yè)在努力探索檔案管理的新體制，例如橫店集團(tuán)采用了多級管理的新體制，也就是在堅(jiān)持相對集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，實(shí)行了三級管理:在集團(tuán)總部設(shè)置檔案館，在行業(yè)集團(tuán)和總公司設(shè)立檔案科(室)，在總廠或獨(dú)立核算企業(yè)設(shè)立綜合檔案室。而中原石油勘探局(集團(tuán))實(shí)行了以條條管理為主，塊塊監(jiān)督為輔的垂直領(lǐng)導(dǎo)新格局，在勘探局下設(shè)置檔案館(處)作為檔案管理的職能部門，把勘探局下屬各單位所設(shè)立和管理的檔案室劃歸為檔案館(處)的下屬單位，然后再根據(jù)單位的駐地區(qū)域、工作性質(zhì)、工作量的大小設(shè)立檔案管理室和檔案分室，這樣就形成了一個以檔案館(處)為核心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和具有專業(yè)化管理、區(qū)域化服務(wù)的新型管理體制。這些企業(yè)改革的實(shí)踐充分說明，企業(yè)檔案管理的靈活性要求現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制必須進(jìn)行相應(yīng)的改革。

(三)企業(yè)檔案管理的效益性與現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制不適應(yīng)

按系統(tǒng)論的觀點(diǎn)來看，企業(yè)是一個大系統(tǒng)。在這個大系統(tǒng)中，企業(yè)把人力、設(shè)備、材料、能源、資金、信息等資源合理地組織起來并有效地加以利用。簡言之，即通過人、物資、資金、信息等要素予以合理組織來實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，其目標(biāo)的確定必然要以企業(yè)總目標(biāo)為基礎(chǔ)，是不能脫離總目標(biāo)的要求的，否則，會影響整個企業(yè)系統(tǒng)功能的發(fā)揮，阻礙總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另一方面，企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)又是國家檔案信息管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，國家檔案信息管理系統(tǒng)的總目標(biāo)是保持整個社會的歷史原貌，保護(hù)人類的文化遺產(chǎn)，提供足夠的檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)。無論是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下還是在市場經(jīng)濟(jì)體制下，這個總目標(biāo)沒有變。企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)既然是國家檔案信息管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，其目標(biāo)的確定一定要服從于國家檔案信息管理系統(tǒng)的總目標(biāo)，而國家檔案行政管理部門在制定全局性系統(tǒng)目標(biāo)時，也要關(guān)注特定環(huán)境中的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建和其功能的發(fā)揮，區(qū)分政府檔案部門與非政府檔案部門在國家檔案信息管理系統(tǒng)中的不同職能。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)是政府的一個行政職能部門，是主管行政部門的附屬物，因此企業(yè)檔案部門的目標(biāo)同國家政府檔案部門的目標(biāo)是一致的。而在市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)作為具有獨(dú)立法人財產(chǎn)權(quán)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，它的行為目的與國家行政管理部門的行為目的有質(zhì)的不同，企業(yè)對檔案信息管理系統(tǒng)的要求與國家行政管理部門的要求也有質(zhì)的不同。企業(yè)管理系統(tǒng)的目標(biāo)是最大限度地利用企業(yè)的現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的根本目標(biāo)— 獲取最大限度的利潤。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和運(yùn)行也必須服從于企業(yè)的這個根本目標(biāo)。因此，企業(yè)效益性就成了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的顯著特點(diǎn)。但是，現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制忽略了企業(yè)是一個絕對講經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)銷機(jī)構(gòu)，而以與國家行政管理部門相同的要求來確定企業(yè)檔案部門的職能、目的和行為評價標(biāo)準(zhǔn)，這顯然是不合時宜的。現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案工作管理體制應(yīng)能協(xié)調(diào)好企業(yè)與國家對企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的要求，在總目標(biāo)的規(guī)范之下，采取與政府檔案部門有所不同的管理模式，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理對效益性的要求。

二、正確評價我國現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制

上面我們分析了現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理特點(diǎn)的種種不適應(yīng)，但是是否能得出這樣的結(jié)論:現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制必須徹底予以否定，建立起全新的企業(yè)檔案工作管理體制，這就涉及到了如何正確地評價現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制。

黨中央、國務(wù)院早就明確規(guī)定，我國檔案工作應(yīng)實(shí)行 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，并且在(檔案法》中又以法律的形式把它確定了下來。實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”，即指國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)。實(shí)行“分級管理”，即指地方各級檔案行政管理部門在同級人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在國家檔案行政管理部門或其上一級檔案行政管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。在這一原則的指導(dǎo)下，我國的企業(yè)檔案工作實(shí)行在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一掌管下，按照專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理的管理體制，也就是中央和地方的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)按照國家的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)的特點(diǎn)，制定本專業(yè)的檔案管理制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和檔案發(fā)展規(guī)劃，以對本專業(yè)系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，從而保證國家關(guān)于檔案工作的方針政策在本專業(yè)系統(tǒng)的貫徹執(zhí)行。檔案工作的這一管理原則和管理體制是由我國的政治制度和經(jīng)濟(jì)制度所決定的。建國以來的檔案工作實(shí)踐，也證明了這一管理原則和管理體制是完全符合我國的國情的，是行之有效的。

檔案工作的管理體制是由管理機(jī)構(gòu)、管理機(jī)制和管理制度組成的一個動態(tài)的、發(fā)展著的有機(jī)體。它處于一定的社會環(huán)境之中，既影響著社會的發(fā)展，又受到社會的影響和制約，并隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，隨著社會的變革而變革。因此，將管理體制視為靜態(tài)的、一成不變的觀點(diǎn)是不正確的。只有適應(yīng)變化著的環(huán)境，不斷改善自己的管理結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理機(jī)制，修正管理制度，才能符合客觀發(fā)展的需要。因此，企業(yè)檔案工作管理體制的改革是社會發(fā)展的必然。

我國正在進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)體制改革和政治體制改革，是在堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)制度和政治制度根本性質(zhì)不變的情況下的改革，是社會主義制度的自我完善。因此，檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的管理原則仍然是我國檔案工作必須遵循的。我國現(xiàn)行的檔案工作管理體制，必然會隨著經(jīng)濟(jì)體制和政治體制改革的深人而出現(xiàn)一系列的變化，但絕不能理解為要廢除現(xiàn)行的檔案工作管理體制，重新建立全新的管理體制，因?yàn)楣芾碓瓌t只要不變，管理體制就不會發(fā)生根本性的變化。我國現(xiàn)行的企業(yè)檔案工作管理體制是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的條件下形成的，因此帶有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的烙印，同時也存在著諸多與社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制不相適應(yīng)的地方。例如，過分強(qiáng)調(diào)行政隸屬關(guān)系，缺乏橫向聯(lián)系，于是形成了“條塊”分割;在實(shí)現(xiàn)宏觀管理目標(biāo)時主要采用行政手段，對企業(yè)檔案工作直接的行政干預(yù)過多;不能區(qū)分政府檔案部門與非政府檔案部門的不同職能和不同目的、評價標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行整齊劃一的管理模式，等等。但是，社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制是堅(jiān)持社會主義公有制為主體的經(jīng)濟(jì)體制，因此，企業(yè)檔案工作應(yīng)在執(zhí)行與維護(hù)原有管理原則的前提下，對現(xiàn)有的管理體制進(jìn)行必要的改革，而不是否定過去，推倒另搞一套。

目前 ，在檔案界流行著一種看法，即我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立是一個分權(quán)化的過程，是政府功能弱化的過程。因此，企業(yè)檔案工作在現(xiàn)代企業(yè)制度下，只能是一種松散的協(xié)會管理，而不再存有政府的行政管理職能，其實(shí)這是一種誤解。

首先，建立現(xiàn)代企業(yè)制度的目的是強(qiáng)化企業(yè)的競爭力，促進(jìn)企業(yè)與市場經(jīng)濟(jì)的結(jié)合，這本身并不排斥政府對企業(yè)的行政調(diào)控行為。我國建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度，其實(shí)質(zhì)就是生產(chǎn)關(guān)系的調(diào)整，即通過界定企業(yè)的產(chǎn)權(quán)關(guān)系、明確權(quán)責(zé)、做到政企分開、實(shí)行科學(xué)管理等等，最終使企業(yè)成為市場主體和利益主體，成為政企分開、自主經(jīng)營、機(jī)制健全、行為合理、管理科學(xué)、注意效率的現(xiàn)代企業(yè)。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)是以營利為目的的經(jīng)濟(jì)組織，它必須按照價值規(guī)律辦事，按照市場要求組織生產(chǎn)和經(jīng)營。但政府作為政權(quán)機(jī)關(guān)，對國家的經(jīng)濟(jì)具有宏觀管理的職能，當(dāng)然這種管理不是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的直接干預(yù)，而是實(shí)行間接調(diào)控，即主要通過經(jīng)濟(jì)手段、法律手段和發(fā)揮中介組織的作用對企業(yè)的活動和行為進(jìn)行調(diào)節(jié)、引導(dǎo)、服務(wù)和監(jiān)督，以保持宏觀經(jīng)濟(jì)總量的平衡和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化;保證公平競爭，使市場機(jī)制發(fā)揮正常的作用;健全社會保障體系，保持社會穩(wěn)定，維護(hù)社會公平;保護(hù)生活環(huán)境，提高生活質(zhì)量。如果說企業(yè)是市場這個競賽場上的運(yùn)動員，那么政府就是競賽場上的裁判員。因此，社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制并不排斥政府的行政調(diào)控行為。同樣的道理，為了維護(hù)企業(yè)的健康發(fā)展和國家全部檔案的完整與安全，企業(yè)檔案工作不能只有企業(yè)的市場行為，而沒有政府的宏觀調(diào)控行為。國家檔案行政管理部門也只有依法加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的宏觀管理，才能夠有效地防止可能出現(xiàn)的國有檔案資產(chǎn)流失與損毀的短期行為，更好地為國家積累企業(yè)檔案財富。

其次，建立現(xiàn)代企業(yè)制度不會徹底改變現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作管理體制，而是要改革政府對企業(yè)檔案工作的管理方式現(xiàn)代企業(yè)制度的一個主要特點(diǎn)就是政企分開，即政府的社會經(jīng)濟(jì)管理職能和國有資產(chǎn)所有者的職能分開。它具體表現(xiàn)在兩個方面，一方面是企業(yè)與政府機(jī)構(gòu)之間不再存在著行政隸屬關(guān)系;另一方面是政府對企業(yè)以國有資產(chǎn)出資者和監(jiān)管者的身份出現(xiàn)。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，國家加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的管理與政企分開的原則是不矛盾的。因?yàn)椋瑱n案作為企業(yè)國有資產(chǎn)的一部分，并未隨著企業(yè)改制而改變其所有權(quán)性質(zhì)。企業(yè)并不是企業(yè)檔案的完全擁有者和最后擁有者，企業(yè)法人財產(chǎn)權(quán)應(yīng)理解為是在保護(hù)國家所有權(quán)和保證國有資產(chǎn)增值的前提下，對出資者授予其經(jīng)營管理的財產(chǎn)享有獨(dú)立支配權(quán)，而不能理解為企業(yè)有權(quán)隨意處置屬于國家所有的檔案，所以，各級檔案行政管理部門有權(quán)依法對企業(yè)檔案工作進(jìn)行有效的管理和監(jiān)督，防止企業(yè)檔案的流失和損毀，這是其一。我國企業(yè)檔案工作實(shí)行的是，在國家檔案行政管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，地方各級檔案部門分級監(jiān)督指導(dǎo)的體制，這同現(xiàn)代企業(yè)制度下，國家對企業(yè)國有資產(chǎn)實(shí)行“國家所有、分級管理、分工監(jiān)督、企業(yè)經(jīng)營”的原則是相一致的，這是其二。所以，現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案工作改革的目的并不是要徹底改變我國現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作的管理體制，而是要改進(jìn)原體制下檔案行政管理方式。

第三，建立現(xiàn)代企業(yè)制度后，國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的管理，主要是堅(jiān)持依法行政和加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)與監(jiān)督。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的管理主要依靠行政手段，采用統(tǒng)一的管理模式，使企業(yè)檔案工作缺乏活力和動力。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的管理方式也要作相應(yīng)的改革，改革的內(nèi)容主要包括三個方面:一是要加強(qiáng)檔案行政立法，完善檔案行政執(zhí)法與監(jiān)督的程序;二是在對企業(yè)進(jìn)行宏觀指導(dǎo)時，要注意政策引導(dǎo)，注意企業(yè)檔案管理的特點(diǎn);三是要深人研究現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作面臨的新情況和新問題，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的手段來實(shí)施檔案行政管理。例如，現(xiàn)在出現(xiàn)的企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革，企業(yè)的破產(chǎn)、租賃與出售而引起的企業(yè)所有制結(jié)構(gòu)和企業(yè)檔案的歸屬等許多變化，為了有效地監(jiān)督與管理國有企業(yè)檔案，亟需以鄧小平同志提出的建設(shè)有中國特色社會主義的理論為指導(dǎo)，運(yùn)用市場經(jīng)濟(jì)與法制的原則，對改制企業(yè)中的檔案管理做出行政規(guī)定，對資產(chǎn)轉(zhuǎn)移時的企業(yè)檔案歸屬問題做出行政規(guī)定。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案工作管理體制

現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案工作管理體制包括管理機(jī)構(gòu)、管理機(jī)制和管理制度，因此企業(yè)檔案工作管理體制的改革應(yīng)從以下三個方面著手。

(一)各級檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的管理

在我國，政府是國家各級最高權(quán)力機(jī)關(guān)的執(zhí)行機(jī)關(guān)，即最高行政機(jī)關(guān)，各級檔案行政管理部門作為各級政府的一個職能機(jī)關(guān)行使著對本地區(qū)檔案工作的行政管理職能。關(guān)于這一點(diǎn)，在《檔案法》第六條中有明確的規(guī)定。因此，各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行《檔案法》所賦予的職責(zé)，加強(qiáng)對所轄行政區(qū)域內(nèi)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，而不管其隸屬關(guān)系(是中央所屬企業(yè)還是地方所屬企業(yè))、所有制性質(zhì)(是國有企業(yè)、集體企業(yè)、私人企業(yè)還是三資企業(yè))和組織形式(是國有獨(dú)資企業(yè)、公司制企業(yè)還是股份制合作企業(yè))如何。

隨著全國性機(jī)構(gòu)改革的具體實(shí)施，中央的一些專業(yè)主管部門改為了行業(yè)協(xié)會，行業(yè)協(xié)會不再直接管理企業(yè)，它在企業(yè)與政府之間處于中介地位。企業(yè)與政府同是市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，企業(yè)是市場的主體，屬于微觀經(jīng)營層，政府是市場的管理者，屬于宏觀調(diào)控層。隨著市場規(guī)模的擴(kuò)大，在構(gòu)成市場的兩個主要層面之間需要有一個由行業(yè)協(xié)會、商會等中介組織構(gòu)成的協(xié)調(diào)層。這個協(xié)調(diào)層既不從事經(jīng)營、又不介人管理，而是扎扎實(shí)實(shí)地為市場主體服務(wù)以促進(jìn)經(jīng)營，扎扎實(shí)實(shí)地為市場管理服務(wù)以配合宏觀調(diào)控。也就是說，行業(yè)協(xié)會不再具有政府行政管理的職能，而是發(fā)揮著中介、協(xié)調(diào)、自律的功能。因此，對于這些行業(yè)協(xié)會來講，管理和指導(dǎo)本專業(yè)系統(tǒng)檔案工作的職能也就不復(fù)存在了，對于這部分企業(yè)的檔案工作，應(yīng)當(dāng)由其所在地區(qū)的檔案行政管理部門加以指導(dǎo)和監(jiān)督。

在我國，國有企業(yè)的最基本形態(tài)是工廠，其典型的特征之就一是它只存在于某個特定的地點(diǎn)或地區(qū)內(nèi)，而不像現(xiàn)代公司那樣在很多地方有分公司或事務(wù)所。按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，我國將要發(fā)展一批以公有制為主體，以產(chǎn)權(quán)聯(lián)結(jié)為主要紐帶的跨地區(qū)、跨行業(yè)的大型企業(yè)集團(tuán)。在企業(yè)集團(tuán)的內(nèi)部，按照其關(guān)系的疏密程度可分為核心層、緊密層和松散層。緊密層和松散層企業(yè)的檔案工作因其跨地區(qū)、跨行業(yè)，不宜由企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一管理，而由這些企業(yè)所在地區(qū)的各級檔案行政管理部門加以監(jiān)督和指導(dǎo)則會更妥當(dāng)一些。

隨著外向型經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，“三資企業(yè)”在我國愈辦愈多，這些外商投資企業(yè)在所有制性質(zhì)、管理體制、組織形式等方面與國有企業(yè)有很大的差異，而在檔案的所有權(quán)、檔案的構(gòu)成方式、檔案的管理形式等方面也有其自身的特點(diǎn)。但是，《中華人民共和國中外合資經(jīng)營企業(yè)法》的第一條規(guī)定:‘’合營企業(yè)一切活動應(yīng)遵守中華人民共和國法律、法規(guī)和有關(guān)條例規(guī)定”，也就是說，外商投資企業(yè)也要按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定開展檔案工作。根據(jù)外商投資企業(yè)在行政上具有相對獨(dú)立性的特點(diǎn).強(qiáng)化以法治檔案是加強(qiáng)對外商投資企業(yè)檔案工作管理的有力措施。各級檔案行政管理部門作為執(zhí)法部門應(yīng)該依法對外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對違法者和違法行為給予嚴(yán)肅處理。而在有關(guān)上級專業(yè)主管機(jī)關(guān)對外商投資企業(yè)的檔案工作雖說也有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，但易被企業(yè)看成是“行政干預(yù)” 而拒絕接受。

以上種種情況可以得出這樣一個結(jié)論.在市場經(jīng)濟(jì)體制的條件下，企業(yè)檔案工作應(yīng)實(shí)行以國家和地方各級檔案行政管理部門為主的管理體制。對于那些專業(yè)性較強(qiáng)的專業(yè)系統(tǒng)，可根據(jù)本行業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本專業(yè)系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，但在決定本專業(yè)系統(tǒng)檔案工作的重大問題時，必須事先同國家檔案行政管理部門進(jìn)行協(xié)商。

(二)轉(zhuǎn)變機(jī)制，組成一個充滿生機(jī)的復(fù)合的管理機(jī)制體系

有了一個完善的管理機(jī)構(gòu)，還需要有管理機(jī)制作為動力。所謂管理機(jī)制，就是促使管理對象不斷向管理目標(biāo)趨近的客觀作用力。對于管理對象來說，管理機(jī)制的作用是客觀的，具有外在強(qiáng)制力;對于管理主體而言，管理機(jī)制是可選擇的，管理主體的任務(wù)之一就是如何合理選擇管理機(jī)制。

管理機(jī)制按其作用性質(zhì)的不同，可分為以下幾類:

權(quán)力機(jī)制，是指利用管理體制所規(guī)定的權(quán)力對管理對象施加影響的客觀作用力。權(quán)力機(jī)制又可分為行政性權(quán)力機(jī)制和法律性權(quán)力機(jī)制兩種。

利益機(jī)制，是指推動管理對象為獲得一定的物質(zhì)利益而向管理目標(biāo)趨近的客觀作用力。

競爭機(jī)制，是指管理對象為爭取有限的機(jī)會而產(chǎn)生的客觀作用力。

壓力機(jī)制，是指運(yùn)用一定的手段迫使管理對象趨于管理目標(biāo)的客觀作用力。

信仰機(jī)制，是指通過某種方式使管理對象出于對某種精神信念而產(chǎn)生的客觀作用力。

不同的管理機(jī)制由于作用性質(zhì)的不同，其作用的條件和對象也就不盡相同，因而單一使用某種管理機(jī)制是不能使管理體制充滿活力，只有把各種管理機(jī)制組成一個復(fù)合體，利用它們的復(fù)合作用才能形成強(qiáng)有力的推動力，以實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

目前，我國企業(yè)檔案工作的管理機(jī)制主要是行政性的權(quán)力機(jī)制，這種單一的管理機(jī)制不僅會使企業(yè)檔案工作的發(fā)展缺乏強(qiáng)大的動力，而且還容易產(chǎn)生瞎指揮、低效率的弊病，更加不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)。因此，在現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)檔案工作應(yīng)當(dāng)建立起一個充滿生機(jī)的復(fù)合型的管理機(jī)制體系。

(三)建立健全以《檔案法》為核心的企業(yè)檔案工作管理制度體系

企業(yè)檔案工作管理制度，是管理機(jī)構(gòu)在運(yùn)用管理機(jī)制時的方式方法的規(guī)范化和法定化，管理制度是管理體制的最基本組成部分，它的作用表現(xiàn)在兩個方面:一方面，管理制度是管理機(jī)構(gòu)和管理機(jī)制發(fā)揮作用的保證。管理機(jī)構(gòu)的運(yùn)行必須有管理機(jī)制作動力，但各類管理機(jī)制的作用性質(zhì)、作用條件與對象是不同的，因此，為了確保一定的管理機(jī)制發(fā)揮作用，防止濫用某種管理機(jī)制，必須通過一定的管理制度去保證這就是運(yùn)用管理機(jī)制的法定化;另一方面，由于管理制度是人們在長期的管理實(shí)踐中形成的，在一定程度上和一定范圍內(nèi)揭示了管理體制的規(guī)律性，這就是運(yùn)用管理機(jī)制的規(guī)范化。因此，管理制度可以簡化管理過程，提高管理效率。

企業(yè)檔案工作的管理制度包括檔案法、企業(yè)檔案工作行政法規(guī)和企業(yè)檔案工作規(guī)章制度。

檔案法是我國檔案法規(guī)體系的核心，是企業(yè)檔案工作必須依據(jù)的根本大法，無論是何種性質(zhì)、何種類型的企業(yè)都必須依據(jù)檔案法來開展檔案工作。

行政法規(guī)是指國家行政機(jī)關(guān)為了執(zhí)行憲法、法律和履行行政管理職能，在其職權(quán)范圍內(nèi)，根據(jù)憲法、法律而制定和發(fā)布的關(guān)于國家行政管理的各種規(guī)范性文件。行政法規(guī)作為一種社會規(guī)范為人們規(guī)定了一定的行為規(guī)范，指示人們在特定的條件下可以做什么，必須怎樣做，禁止做什么，從而調(diào)整人們的相互關(guān)系。市場經(jīng)濟(jì)從某種意義上講是法制經(jīng)濟(jì)，運(yùn)用法律手段是現(xiàn)代企業(yè)制度下加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作宏觀調(diào)控的重要措施。國家和地方各級檔案行政管理部門應(yīng)根據(jù)其職能和管理范圍，制定出切實(shí)可行的企業(yè)檔案工作管理辦法和實(shí)施細(xì)則，各專業(yè)主管部門應(yīng)制定出適用于本系統(tǒng)的企業(yè)檔案工作行政法規(guī)或在制定法規(guī)性文件時把對企業(yè)檔案工作的要求列人有關(guān)條款中。

規(guī)章制度是行政機(jī)關(guān)或管理機(jī)構(gòu)就本身主管的事項(xiàng)以憲法、法律、行政法規(guī)或上級授權(quán)為依據(jù)，并以行政命令的方式公開，也就是發(fā)布的一個要求人們共同遵守的辦事規(guī)程或行為準(zhǔn)則。規(guī)章制度的制定和發(fā)布必須有憲法、法律、行政法規(guī)或上級授權(quán)為依據(jù)，因此，規(guī)章制度無論在形式上或者實(shí)質(zhì)上均不得與憲法、法律、行政法規(guī)、上級命令相抵觸。現(xiàn)代企業(yè)制度使企業(yè)擁有很大的自主權(quán)，但并不意味著企業(yè)檔案工作就可以放任自流，國家和地方各級檔案行政管理部門有權(quán)督促企業(yè)依據(jù)《檔案法》和有關(guān)法規(guī)，制定好企業(yè)檔案工作的規(guī)章制度，并在檔案工作的實(shí)踐中加以貫徹、執(zhí)行