作者：王 嵐 編譯
來源：《中國檔案報》
編者按：目前，國家檔案局正在緊鑼密鼓地對我國《檔案法》進行修訂，現正處于關鍵時期，今年底將向國務院法制辦報送。本期《國際檔案界》特推介國家檔案局政策法規司司長王嵐編譯的《美國國會通過〈聯邦檔案責任法案〉》一文，這對于我國《檔案法》的修訂工作具有有力的法律支撐作用。
2014年9月17日，美國國會參、眾兩院通過H.R.5170號提案——2014年《聯邦檔案責任法案》。這是在信息技術發展的背景下，事關美國聯邦機關檔案管理轉型的一項重要法案。該法案通過后將對目前美國法律中有關聯邦檔案的收集、存儲和管理要求作出重大修訂，為聯邦機關檔案管理建立新常規。如聯邦雇員如果銷毀檔案將被停職和開除；電子檔案將依法保存，總統、副總統也不例外；美國國家檔案和文件管理局（NARA）的法規制定和監督職能得到進一步加強；聯邦雇員使用非公務電子郵件的習慣將受到約束；電子郵件的形成和使用也將受到聯邦機關檢察官的監管；聯邦機關必須確定一名部長助理以上的高級官員負責機關檔案管理等。
該法案的法條將對美國法典中的相關部分進行修訂，增加行政、民事及刑事處罰條款中有關檔案違法犯罪的內容。如對《美國法典》第五部分“政府組織和政府雇員”第七十五章“不良行為”，增加了一個“聯邦檔案”分章，其中明確銷毀檔案行為的處分。另外，還對《美國法典》第四十四部分“公共印刷與文件”中涉及檔案管理的第二十二章“總統檔案管理”、第二十九章“NARA與總務署檔案管理”和第三十一章“聯邦機關檔案管理”中的多處條款進行了修正和補充。
之所以能通過該項法案，是因為10多年來美國在信息技術環境下電子檔案管理的理論、技術、方法、系統、設施、法規的發展。一方面是對信息技術的認識和適應技術的發展創新。如美國國家電子檔案檔案館（ERA）項目從1998年由NARA投入啟動資金進行研究，2005年與洛克希德·馬丁公司簽訂建設合同，到2012年花費近10億美元后基本建成并開始運行，2014年所有聯邦機構都開始使用，極大推進了電子檔案管理的發展，并直接影響到檔案管理的立法和國家發展戰略。另一方面，相關法規也隨技術發展在逐步修正，如2011年4月27日，美國發布13571號總統令“一站式改善客戶服務”，要求聯邦政府改進政府服務方式。2011年9月20日，美國《開放政府國家行動計劃》關于“政府檔案管理現代化”一節中就明確提出：一個透明、負責任政府的基石，就是記載著聯邦政府的決策和行動、健全有效的檔案管理。2011年11月28日，奧巴馬簽署“聯邦政府檔案管理”總統備忘錄，被稱為是自杜魯門總統第9784號令頒布65年以來，關于聯邦機關檔案管理最具有意義的改革措施。2012年8月24日，美國總統辦公室以備忘錄形式，向聯邦各機關發布由管理預算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局制定的《政府檔案管理指令》，對電子檔案、電子郵件檔案替代紙質檔案的最后期限、重新全面修訂保管期限表的期限、機關高級官員負責檔案管理的責任等，都作出明確規定。
《聯邦檔案責任法》的通過，標志著檔案、法制、創新、治理的整體互動推進。檔案管理運用信息技術創新電子檔案管理，推動立法的修正，甚至被提到治理的高度。如，“指令國家檔案局局長，發布治理聯邦機關保存電子信息檔案的法規”。反過來又以法律形式推進檔案管理現代化的發展和電子檔案管理的新常規。
當前，法治中國、依法治國已成為國家發展的方向，我國《檔案法》的再次修改也處于進行時的重要時刻。在如何認識檔案信息化建設和電子檔案的形成和管理，如何讓法律適應信息化、推動信息化發展等方面，美國的2014年《聯邦檔案責任法案》對我們有重要的啟示，值得我們借鑒和思考。
美國《聯邦檔案責任法案》
第一節 本法名為“聯邦檔案責任法”
第二節 故意銷毀聯邦檔案的撤職
建立程序，對聯邦機關檢察官認定為有以下行為的政府雇員，視特定的程序要求，給予停職并調離處分：（1）故意且非法隱藏、轉移、損壞、刪除、偽造或銷毀檔案、賬冊，或該雇員保存的其他物品；（2）違反第三節對披露禁止的規定。
第三節 非公務電子信息系統郵箱賬戶的使用
禁止總統、副總統，辦公廳工作人員及顧問，使用非公務電子信息系統郵箱賬戶，形成或發送總統或副總統的檔案，除非他們：（1）擁有總統、副總統、辦公廳工作人員及顧問的公務電子信息郵箱賬戶，是作為電子信息原始形成或傳送的收件人，并且能在信息中確認所有收件人；（2）提交信息是專門用于總統辦公廳歸檔存儲。
禁止聯邦官員或雇員使用非公務電子信息系統郵箱賬戶形成和發送檔案，除非該官員或雇員：（1）擁有官員或雇員的公務電子信息郵箱賬戶，是作為電子信息原始形成或傳送的收件人，并且能在信息中確認所有收件人；（2）提交信息是專門用于機關歸檔存儲。
第四節 檔案丟失或潛在丟失的報告
對聯邦機關負責人的要求：（1）無論何時，發生非法隱藏、轉移、損壞、刪除、偽造或銷毀任何檔案、賬冊，或由其監管的機關其他物品時，應告知國家檔案局局長，并在機關網站上公示該檔案的情況說明；（2）經由大法官提起動議，恢復這些被非法轉移出機關的檔案，如果該機關負責人不能在合理的時限恢復檔案，要求國家檔案局局長采取措施恢復該檔案。
第五節 機關高級官員負責檔案的法規遵守
要求每一機關負責人于2014年11月15日前，指定一名高級官員負責檔案管理（并在今后每年11月15日前再次對其確認，或重新指定一名新的官員）。該官員應當確保機關遵守目前所有適用的檔案管理法律、法規，以及由國家檔案局制定發出的指南。授權機關負責人，如果確有必要的話，可再另外指定高級官員負責檔案管理。
第六節 電子信息及其他檔案的保存
指令國家檔案局局長，發布治理聯邦機關保存電子信息檔案的法規。法規應包括：按照檔案處置要求，規定以電子方式采集、管理和保存電子檔案；電子檔案必須能具備通過電子搜索方式檢索查詢要求；建立電子檔案管理系統強制的最低功能需求，制定能夠驗證系統是否滿足要求的程序；設定時間節點，確保聯邦機關于本節生效后兩年內達到法規遵從要求。
要求：（1）該法規應當包括采集、管理和保存其他電子檔案的要求；（2）國家檔案局局長應當定期審查、必要時修正該項法規；（3）每個聯邦機關負責人應就機關遵守該法規情況，向國家檔案局局長報告；國家檔案局局長應向國會專門委員會報告。
第七節 總統檔案
指令國家檔案局局長：（1）發布法規，規范每位總統在任期內經濟、有效地建立、管理總統電子檔案；（2）每年檢驗總統對電子檔案管理的控制，是否達到本法要求，并應就這些驗證情況向國會專門委員會報告；（3）每位總統在任期結束一年內，應就總統檔案庫中所保存的總統電子檔案數量和格式，以及總統掌控的電子檔案管理是否符合本法要求情況作出報告。
第八節 電子通信的保留
要求每個機關檔案管理工作應當滿足：（1）識別和自動保留電子信息郵箱賬戶，并應將其作為永久的聯邦檔案保存；（2）電子信息郵箱賬戶的電子采集、管理和保存，其電子檔案應能通過電子搜索方式檢索利用，并建有滿足強制性最低功能要求的電子檔案管理系統，能確保遵守工作要求。
指令總審計長每兩年向國會報告機關電子郵件檔案管理情況。
修改檢察法，增加機關檢察官審查有關保留機關工作及運行檔案的立法及法規的責任與職責，并在其遵守規定要求情況的半年報告中提出建議。本節生效日期為2016年12月31日。
原載于《中國檔案報》2014年10月23日 總第2675期 第三版
